طرز نوشتن صورتجلسه یا صورت مجلس

بخش ­های اصلی صورتجلسه

هر صورتجلسه­ ای 7 بخش اصلی دارد:

1– دستور جلسه: موضوعی است که در جلسه بر سر آن بحث می­ شود و مورد تبادل نظر قرار می­ گیرد.
2–  زمان جلسه: تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسه است.
3– مکان جلسه: مکان برگزاری جلسه نوشته می شود.
4– اعضای جلسه: نام افرادی که در جلسه حضور دارند قید می­ گردد.
5– مباحث جلسه: آنچه توسط اعضا گفته شده است به صورت کامل یا خلاصه نوشته می­ شود.
6– تصمیمات جلسه: منظور تصمیم­ هایی است که حین جلسه یا پایان جلسه گرفته می­ شود.
7– امضای اعضا: اعضا پایین صفحات صورتجلسه را امضا می­ کنند.

دستور جلسه در صورتجلسه

در واقع همان موضوعی است که قرار است در جلسه بر سر آن بحث شود. دبیر یا منشی جلسه، دستور جلسه را در دعوتنامه­ یا ابلاغیه ­ای، حدود 72 ساعت پیش از جلسه به اعضا اعلام می­ کند تا با آمادگی ذهنی و مدارک لازم در جلسه حاضر شوند.

دقت در تعیین و بیان دستور جلسه

دستور جلسه بایستی دقیق و کاملاً واضح تعیین گردد و به اعضا ابلاغ شود. بدیهی است یک دستور جلسه­ ی مبهم و ناواضح سبب کژتابی و بدفهمی اعضا می­ شود، بنابراین باعث می­ گردد اعضا در وهله­ ی اول آمادگی ذهنی نداشته و در وهله­ ی دوم، بحثی پراکنده و حتی بی هدف در جلسه داشته باشند.

((کاهش ضایعات کارخانه)) یا ((چگونه ضایعات بخش پرسکاری را کاهش دهیم؟))، کدامیک به عنوان دستور جلسه مناسب است؟

 اشاره به جوانب و حدود موضوع در دستور جلسه

به مثال­ های زیر توجه نمایید:

1- بررسی بودجه­
2- بررسی تأمین بودجه
3- بررسی تأمین بودجه از طریق وام
4- بررسی تأمین بودجه از طریق دریافت وام از خیرین
5- بررسی جنبه­ های جبران  کسری بودجه­ ی تجهیز کارگاه قالی بافی با دریافت وام از خیرین کارآفرینی

اگر 5 عبارت بالا را دستور جلسه بدانیم، هر چه از بالا به پایین می آییم دقیق ­تر و مشخص ­تر به باطن موضوع اشاره شده است. به گونه­ ای که در عبارت اول معلوم نیست بر سر چه چیزی از بودجه قرار است بحث انجام شود؟! کمبود بودجه؟ تقسیم یا تخصیص بودجه؟، در عبارت سوم نسبت به عبارت دوم موضوع بحث، محدودتر شده است. زیرا مشخص شده که برای این کار وام مدنظر است و لازم نیست  راه­ های دیگر تأمین بودجه مورد بحث قرار گیرد. در عبارت چهارم نیز محدوده­ ی بحث متمرکزتر شده و متوجه می­ شویم قرار است در رابطه با دریافت وام از خیرین، در جلسه تبادل نظر صورت گیرد.

و اما در عبارت 5 می فهمیم بودجه برای تجهیز کارگاه قالی بافی است و حتی آگاه می ­شویم که بودجه وجود دارد ولی کم است. پس می ­خواهیم بر سر جبران کسری آن بحث کنیم.

البته گاهی لازم است بحث خیلی کلی­ تر صورت پذیرد، بنابراین دستور جلسه با محدودیت کمتری تعیین می­ شود ولی باید کلی بودن آن نیز مشخص باشد. برای مثال:

به جای “بررسی جبران کسری بودجه” این گونه بیان کنیم: “بررسی راه­ های مختلف جبران کسری بودجه”

اعلام دستور جلسه توسط دبیر جلسه به اعضا به صورت تلفنی یا حضوری

گاهی بنا به رسمیت کمتر یا پایین بودن سطح بروکراسی در یک شرکت (که به طور معمول شرکت­ های خصوصی این طور هستند) نیازی نمی­ بینند دعوتنامه یا ابلاغیه ­ای نوشتاری برای آگاه­سازی از جلسه به اعضا ارایه دهند. گاهی هم ممکن است جلسه به صورت فوری یا ناگهانی برگزار شود و فرصت نگارش نباشد. اما همچنان باید دستور جلسه بسیار واضح و روشن برای اعضا بیان شود.
از این رو توصیه می­ گردد در صورت اعلام دستور جلسه به صورت تلفنی، که ارتباط دیداری وجود ندارد دستور جلسه را واضح و واژگان مهم را با تأکید برای اعضا بیان نمایید.

جایگاه دستور جلسه در صورتجلسه

به طور معمول در صورتجلسه­ های فرمی جایی برای دستور جلسه در قسمت­های ابتدایی در نظر گرفته می­ شود. گاهی این جایگاه پیش از زمان و مکان جلسه است، گاهی پس از آن. اما در صورتجلسه­ های غیرفرمی که از نوشتاری چند بندی (پاراگراف) تشکیل شده ­اند در اوایل بند ابتدایی به دستور جلسه اشاره می­ گردد. به مثال الف توجه نمایید.

مثال الف:
به موجب دعوتنامه ­ی شماره ­ی 1523 مورخ 88/2/15 جلسه­ ی شورای اداری آموزش و پرورش منطقه (ب) به منظور بحث و تبادل نظر در مورد نحوه­ ی برگزاری امتحانات پایان سال تحصیلی و برنامه ­ریزی جهت اوقات فراغت دانش آموزان، در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و نود و دو، با حضور رییس، معاونان، مسئولان دوایر و نمایندگان مدیران آموزشگاه ­های آموزش و پرورش منطقه­ ی (ب) به شرح پیوست، در سالن اجتماعات اداره ­ی آموزش و پرورش تشکیل گردید.

 زمان جلسه در صورتجلسه

قید زمان در تمام نوشتارهای اداری امری اجتناب ناپذیر است. گاهی جلساتی با دستور جلسات مشابه تشکیل می­ شود که با استفاده از تاریخ آن می­توان به پس و پیش بودن آن­ها پی برد؛ و یا در مواقعی می­ خواهیم بدانیم فلان جلسه پیش از فلان اتفاق بوده یا پس از آن. حتی به ساعت آن جلسه نیز نیاز پیدا می­ کنیم.

جایگاه زمان در صورتجلسه

در صورت­جلسات، زمان جلسه در قالب تاریخ روز، ماه و سال و ساعت آغاز و پایان جلسه آورده می­ شود. تاریخ و ساعت شروع جلسه در ابتدا و ساعت پایان در انتهای صورتجلسه آورده می­ شود. نه تنها باید ساعت شروع و پایان جلسه دقیق قید گردد بلکه گاهی برای رسمیت بیشتر و به نوعی برای جلوگیری از جعل و یا بازخوانی نادرست، تاریخ به حروف نوشته می­ شود. مانند مثال الف

… در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و نود و دو …

شماره جلسه در صورتجلسه

گاهی پیش می­ آید یک دستور جلسه نیاز به برگزاری چندین جلسه در زمان­های مختلف دارد زیرا حجم مباحث بیش از آن است که در یک جلسه گنجانده شود. در این شرایط جلسات شماره گذاری می­ شوند. جایگاه شماره ­ی جلسه در صورت­جلسات فرمی در ردیف زمان و مکان جلسه است.

شماره ­ی جلسه در صورت­جلسات غیرفرمی در ابتدای دستور جلسه بیان می­ شود.

مثال:    … جلسه­ ی سوم بررسی دلایل عدم وجود انضباط سازمانی …

مکان جلسه در صورتجلسه

در صورت­جلسات، قید مکان جلسه همچون زمان جلسه اهمیت دارد. مکان جلسه در برخی موارد نشان­ دهنده ­ی ارتباط نزدیک یا دور با موضوع دارد. مانند: جلسه ­ای که برای سروسامان دادن به یک بنای تاریخی در همان عمارت برگزار می­ شود. گاهی هم وجود مکان جلسه در صورتجلسه همچون دیگر ویژگی­ های ظاهری جلسه، به نوعی یادآور چند و چون اتفاقات آن جلسه خواهد بود.

نشانی مکان جلسه در صورتجلسه

نیازی نیست مکان جلسه همچون یک آدرس پستی، دقیق قید شود. بلکه تا حدی که برای اعضای جلسه تداعی کننده باشد کافیست. برای مثال: اتاق جلسات آموزشگاه رازی – حوالی روستای احمدآباد

جایگاه مکان در صورتجلسه

مکان نیز در صورتجلسه­ های فرمی بخش خاص خود را دارد که به طور معمول کنار زمان و پس از آن قرار می گیرد. مکان در صورتجلسه­ های فرمی در انتهای بند اول پس از بیان اعضای جلسه قید می­ گردد. به مثال الف توجه نمایید.

اعضای جلسه در صورتجلسه

منظور از اعضای جلسه، حاضرینی است که حق رأی یا تبادل نظر دارند. یک جلسه با حضور مدیر (رییس) جلسه، افراد صاحب­نظر و دبیر (منشی) جلسه برگزار می ­شود که دبیر می­ تواند از اعضا (صاحب­نظران) باشد یا نباشد.

مدیر جلسه

در بسیاری از منابع از این نقش به عنوان رییس یاد شده که از نظر معنای واژگانی با نقش وی که اداره­ ی جلسه است نزدیک نیست. مدیر جلسه هدایت و کنترل بحث را بر عهده دارد که از دستور جلسه خارج نشود. قطعاً تسلط ایشان بر مباحث و اعضا، بر اداره­ ی جلسه کمک شایانی می ­کند. همواره آغاز و پایان جلسه با سخنان مدیر جلسه همراه است. مدیر در ابتدای جلسه با یادآوری دستور جلسه و بیان مقدماتی به آماده شدن ذهن اعضا کمک می­ کند.

دبیر جلسه

دبیر جلسه مسئولیت هماهنگی و مستندسازی جلسه را بر عهده دارد، که در بخش­های بعد بیشتر بدان خواهیم پرداخت. اینکه دبیر جلسه از اعضا نباشد از آن جهت خوب است که صورتجلسه را بی­طرفانه و بدون جبهه­ گیری می­ نویسد. تجربه نشان داده در بیشتر مواقع دبیر جلسه که خود از اعضا بوده نتوانسته صورتجلسه را بدون جهت­گیری بنویسید و روی نگاه دبیرانه­ ی او تأثیرگذار بوده است.

سایر اعضای جلسه

اعضای جلسه یا صاحب­نظران کسانی هستند که برای تبادل نظر و رأی به تصمیمات یا مصوبات به جلسه دعوت شده ­اند. گاهی هویت اعضا از پیش مشخص است، گاهی هم این طور نیست، مانند زمانی که دبیر جلسه دعوتنامه را به بخش­های مختلف سازمان می­ فرستد و مدیران هر بخش بنا به صلاحدید خویش تصمیم می گیرند کدام کارمندشان را به نمایندگی از بخش به جلسه بفرستند. در برخی اوقات هم شخص دعوت شده امکان حضور در جلسه را ندارد و از طرف خود، نماینده ­ای با در دست داشتن معرفی­ نامه یا دعوت­نامه می­ فرستد. بنابراین اعضای جلسه می­ توانند افرادی باشند که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم توسط دبیر دعوت شده­ اند.

 بیان اعضای جلسه در صورتجلسه

در صورت جلسات فرمی، محل نوشتن اعضای جلسه پس از جایگاه زمان و مکان است. در حالت ساده برای ثبت اعضا، فقط به نام و نام خانوادگی و نقش آنان در جلسه بسنده می­ شود.

اما در صورتجلسات رسمی ­تر مشخصات بیشتری از هر عضو نگاشته می­ شود.

به نمایندگی از شخص/سازمان: همان­طور که پیش­تر اشاره شد ممکن است برخی از اعضای جلسه به نمایندگی از شخص یا سازمانی حضور یابند. در این صورت نام شخص یا سازمان یا هر دو نوشته می ­شود. به طور معمول از بردن نام سازمان میزبان خودداری می­ شود. مانند فرد شماره ­ی 1 جدول بالا

سمت دعوت شده/نماینده: در این قسمت سمت شخص دعوت شده در سازمان را می­ نویسیم. حال می تواند سازمان میزبان باشد یا سازمانی دیگر. اگر عضو جلسه به نمایندگی از شخصی دیگر حضور یافته بود، هم سِمت دعوت شده و هم سِمت نماینده را می­ نویسیم.

شماره مجوز حضور: این قسمت مربوط می­ شود به شماره­ ی ابلاغیه یا دعوتنامه­ ای که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم جهت آگاهی از جلسه به شخص یا بخش مربوط فرستاده شده است. گاهی این شماره به صورت مجزا به هر عضو طی یک نامه ابلاغ می ­شود.

* مدیر جلسه: ستاره (*) کنار هر نام می ­تواند نشان ­دهنده­ ی نقش وی به عنوان مدیر جلسه باشد. که به طور معمول نام مدیر جلسه صدر تمام اعضا نوشته می­ شود. اگر از ستاره (*) برای نشان دادن مدیر جلسه استفاده کرده ­اید در انتهای ردیف­ ها به این موضوع اشاره کنید.

دبیرجلسه: در آخرین ردیف بدون نیاز به جایگاه­ های دیگر (تک ستون) نام دبیر جلسه را می نویسیم؛ حتی اگر ایشان از جمله اعضای جلسه باشند.

دبیر جلسه می­ تواند با توجه به مقررات سازمان، شرایط و رسمیت جلسه مشخصات کمتر یا بیشتری از اعضای جلسه در صورتجلسه درج کند.

در صورت جلسات غیرفرمی در بند (پاراگراف) یکم (که به مشخصات جلسه پرداخته می­ شود)، اعضای جلسه را معمولاً پس از عبارت دستور جلسه و پیش از مکان جلسه شرح می­ دهیم (زمان جلسه می ­تواند پیش یا پس از شرح اعضا قرار گیرد). در صورت لزوم، مشخصات هر عضو را درون پرانتز کنار نام هر شخص قید می کنیم.

… جلسه­ ی بررسی افزایش حقوق بخش تحقیق و توسعه در نیمه­ ی دوم سال با حضور مهندس حبیب خدادادی (مدیر عامل)، مهندس اشکان ملکی (مدیر تحقیق و توسعه)، سجاد عزیزی (مدیر کارگزینی) و هوشنگ جباریان (مدیر مالی) در تاریخ 98/6/17 در اتاق جلسات شرکت برگزار می­ گردد.

اعضای جلسه به شرح پیوست

برخی اوقات به دلیل جمعیت زیاد اعضای جلسه امکان نوشتن لیستی بلند بالا در  پیکره­ ی صورتجلسه نیست، به همین خاطر، اعضا در برگه­ ای در پیوست شرح داده می­ شود. از این رو در بند یکم با اشاره ­ی کلی بر سمت اعضای جلسه از بردن نام خودداری کرده و با عبارت ” به شرح پیوست” نظر خواننده را به پیوست جلب می­ نماییم.

ترتیب نام اعضا

ترتیب نام اعضا بر اساس مقام سازمانی آنهاست. ولی اگر در مواردی مقام­ های سازمانی همسطح یا بسیار نزدیک بودند می­ توان بر اساس ترتیب حروف الفبا نوشت.

مباحث جلسه در صورتجلسه

بدیهی است در هر جلسه­ ای سخنانی مرتبط با دستور جلسه گفته می­ شود و نظراتی تبادل می ­گردد. گاهی اوقات صحبت­ها از دستور جلسه منحرف شده و باز می گردد. در واقع اهمیت یک صورتجلسه ثبت همین مباحث و تصمیمات و هنر دبیر جلسه تشخیص و پالایش مباحث مرتبط نسبت به گفته­ های نامرتبط است. صورت جلسات از نظر طرز بیان مباحث مطرح شده به سه نوع تقسیم می­ شوند:

1- مشروح   2- عضو محور  3- خلاصه

صورتجلسه مشروح

در این نوع صورتجلسه تمام سخنان اعضا مو به­ مو ثبت می­ شود؛ حتی سخنان نامرتبط با دستور جلسه. صورت جلسات مشروح در سازمان­ های کمی نگاشته شده و بیشتر تابع رسومات است. مانند جلسات دادگاه و مجلس نمایندگان

صورتجلسه عضو محور (نیمه مشروح)

در این نوع صورتجلسه مباحث به صورت خلاصه ثبت می­ شود، اما صاحب سخن مشخص است. حال می ­توان برای هر شخص بندی (پاراگرافی) جدا در نظر گرفت یا اینکه نظرات افراد را در ادامه­ ی یکدیگر نوشت و با تغییر جهت بحث به بند جدید رفت.

در بخش مباحث مطرح شده­ ی صورتجلسه ­ای عضو محور (با دستور جلسه­ ی “بررسی دلایل به تعویق افتادن خرید تجهیزات کشاورزی فاز 5 “) چنین آمده است:

محمد رجبی در پاره ­ای از توضیحات دلیل اصلی به تعویق افتادن خریدها را تأخیر در آزادسازی بخش دوم بودجه دانست. ایشان اظهار داشتند که قرار بود بخش دوم بودجه در تاریخ 97/4/4 در اختیار مجری قرار گیرد تا به خرید تجهیزات باقی مانده بپردازند. اما متأسفانه مبلغ بودجه در تاریخ 97/4/29 آزاد گردید. محمد رجبی برای ادعای خود به ارایه مدارک مربوط و تاریخ قید شده برای آزادسازی بخش دوم، در صورتجلسه­ ی برآورد هزینه و تصویب بودجه و از طرفی نامه­ ی آزادسازی بخش دوم اشاره کرد.

این دلیل توسط خانم مهناز سجاوندی با اشاره بر اینکه مبلغ بخش اول بودجه برای خرید تجهیزات کافی بود مورد تردید قرار گرفت. ایشان بیان نمودند: بودجه­ ی لازم برای پیش پرداخت خرید تجهیزات در بخش اول بودجه در نظر گرفته شده بود و به موقع آزادسازی شد و نیازی به بخش دوم بودجه نبود. اما متأسفانه سفارش خرید برخی تجهیزات به موقع به شرکت فروشنده ارسال نشد. خانم سجاوندی نیز برای اثبات بیانات خود به مصوبات جلسه­ ی تصویب بودجه اشاره کرد.

در مقابل بیانات خانم سجاوندی، محمد رجبی ادعا نمود بخش اول بودجه برای خرید تجهیزات کافی نبود و در برآورد هزینه ایراداتی داشته است. برای این منظور پیش فاکتورهایی از تجهیزات را (با اشاره به تاریخ آنها که در زمان مناسب بوده) ارایه کرد. در ادامه نوید کلانی خاطر نشان کرد ایرادی در برآورد هزینه وجود نداشت و این ناهماهنگی برآورد و قیمت تجهیزات به افزایش قیمت دلار مربوط است که قرار شد با آزادسازی بخش دوم، کمبود بودجه جبران گردد. در واقع افزایش ناگهانی قیمت دلار در زمان بین جلسه­ ی برآورد هزینه و آزادسازی بخش اول بودجه اتفاق افتاد و بدیهی است که این مسأله در برآورد هزینه لحاظ نشده باشد. خانم مهناز سجاوندی نیز در مقابل ابراز نمودند که خریدها می­توانست با ارز مرجع انجام شود و اختلاف بین ارز مرجع و ارز سابق با  هزینه­ های پیشبینی نشده قابل جبران بود. ناصر کریمی در پاسخ به سجاوندی بیان نمودند که تصویب خرید با ارز مرجع تقریباً 2 ماه به طول انجامید و بخشنامه­ ی آن موجود است.

صورتجلسه خلاصه

این نوع از صورتجلسه همانطور که از نامش پیداست به طور خلاصه به مباحث مطرح شده در جلسه می­پردازد. گفتنی است در صورتجلسه­ ی خلاصه­، اشاره به مباحث، صرفاً مقدمه­ ای است برای بیان تصمیمات گرفته شده. در این نوع صورتجلسه بر خلاف دو نوع دیگر صاحبان سخن مشخص نیست و فقط یک جمع­ بندی کلی ارایه می­ شود. در بخش مباحث مطرح شده­ ی صورتجلسه­ ای خلاصه (با دستور جلسه­ ی ” چگونگی رفع موانع تأمین به موقع مواد اولیه کارخانه محصولات پروتئینی آرمان گوشت”) چنین آمده است:

با توجه به گفتگوهای صورت گرفته همانطور که فرض شده بود، مشکل اصلی در ناحیه تأمین به چشم می­ خورد. عدم ارایه به موقع پیش فاکتور توسط تأمین­ کنندگان سنتی مثل تأمین­ کننده ­ی پسته، عدم حضور همیشگی مدیرعامل برای دریافت تأییدیه خرید که برخی اوقات به غیبت چند روزه ختم می­ شود، بی نظمی تأمین کنندگان گوشت و مرغ در تحویل بار و زمان زیاد برای تحویل بوقلمون توسط تأمین­ کننده­ ی آن از جمله عوامل پدید آورنده ­ی این مسأله است.

 تصمیمات جلسه در صورتجلسه

همواره در یک جلسه پس از گفتگو و تبادل نظر بین اعضا، تصمیماتی گرفته می­ شود که در جهت حل مشکلات و بهبود وضعیت باشد. این تصمیمات همچون سایر ابعاد جلسه در صورتجلسه ثبت می­ شود تا در آینده قابل پیگیری باشند. طبیعتاً محل ثبت تصمیمات در صورتجلسه پس از بخش مباحث مطرح شده خواهد بود.

جایگاه ثبت تصمیمات جلسه در صورتجلسه

تصمیمات در صورت جلسات فرمی پس از بخش مباحث مطرح شده و پیش از امضای اعضا جای می­گیرد. این جایگاه در صورت جلسات غیرفرمی نیز حفظ می ­شود اما بدون مرزبندیِ جدولی یا تیترِ مشخصی خواهد بود. به گونه­ ای که در ابتدای پاراگرافی جدا از مباحث با عبارت­هایی مانند: “پس از گفتگوهای بسیار مصوب گردید:” یا “پس از تبادل نظر اعضا مقرر گردید:” به شرح تصمیمات گرفته شده (سطر به سطر) اشاره می­ شود. گاهی تصمیم گرفته شده یک مورد است. در این حالت نیاز نیست پس از “مصوب گردید” یا “مقرر گردید” دو نقطه ((:)) گذاشته شود و به سطر بعد برویم. بلکه ویرگول می گذاریم ((،)) و در ادامه می­ نویسیم.

برای مثال:
تصمیمات جلسه­ ی مربوط به “دلیل خرابی بیش از حد دستگاه لیبل زن بطری آب معدنی و راه جلوگیری از آن” می­ تواند این گونه باشد:

تصمیمات گرفته شده:

1- مدیر تولید اپراتوری مسئولیت پذیر و با دقت را جایگزین اپراتور فعلی نماید و اپراتور جدید را نسبت به اهمیت نظارت دقیق آگاه گرداند.
2- بخش تدارکات قیمت دستگاه­ های مجهز به حسگر را استعلام نموده و راجع به تخصص مورد نیاز جهت کار با دستگاه بررسی­ های لازم را به عمل آورد.

به نمونه­ ای دیگر از ثبت تصمیمات در صورتجلسه توجه نمایید. در نظر داشته باشید که دستور جلسه “چگونگی رفع موانع تأمین به موقع مواد اولیه کارخانه محصولات پروتئینی” بوده و پس از شرح مباحث، متن زیر آمده است:

…

با توجه به نظرهای پیشنهادی برای حل این مسأله توسط مسئولان کارخانه و کارشناسان مدیریت در خارج از شرکت، به تفکیک برای هر یک از مواد اولیه اقداماتی مقرر می­ گردد:

گوشت گوساله و مرغ: تأمین کننده­ ی جایگزین یا پشتیبان تعیین گردد. تا در صورت عدم تحویل به موقع، مواد اولیه در آن بازه­ ی زمانی از تأمین کننده پشتیبان تأمین شود. به عبارتی نیمی از بار به تأمین کننده ­ی اصلی و نیمی دیگر به تأمین کننده­ ی پشتیبان سفارش داده شود.

گوشت بوقلون: گوشت بوقلمون در محصولاتی خاص استفاده می­ شود و طبیعتاً فهرست اجناس اصلی فروشگاه­ ها نیست. پس شاید بتوان مشتریان را توجیه نمود که محصولات مرتبط با گوشت بوقلمون نیاز به زمان 10 روزه تا تحویل دارند.

پسته: بهتر است از گرفتن پیش فاکتور در هر خرید صرف نظر گردد و فقط در صورت افزایش قیمت بیش از حد معیّن نسبت به گرفتن پیش فاکتور اقدام شود. مثلاً افزایش قیمت بیش از 20 درصد. برای این منظور پیش از مراجعه­ ی مأمور خرید به تأمین ­کننده با یک تماس تلفنی از قیمت روز اطلاع یافته و اگر افزایش قیمت آن بیش از حد نبود مراجعه ­ی حضوری برای خرید انجام شود.

وکیوم بسته ­بندی: در این مورد انباردار بایستی مقدار مرزی برای اعلام خرید را افزایش داده تا فرصت بیشتری برای تأمین فراهم گردد. 5 رول برای برخی محصولات با تولید زیاد، در 5 روز مصرف می­ شود. از آنجایی که تأمین­ کننده به 10 روز زمان نیاز دارد پس وقتی 10 الی 15 رول مانده تا تمام شود باید ثبت سفارش نزد تأمین کننده صورت پذیرد.

 زمان پایان جلسه در صورتجلسه

زمان پایان جلسه پس از بخش تصمیمات ذکر می­ گردد.

در صورتجلسه­ ی فرمی:

پایان جلسه: 12:30

در صورتجلسه­ ی غیرفرمی:

این جلسه در ساعت 12:45 دقیقه به پایان رسید.

امضای اعضا در صورتجلسه

تمام اسناد اداری نیاز به اعتباربخشی دارند که این اعتباربخشی با توجه به درجه­ ی اهمیت و رسمیت به شکل­های مختلف انجام می ­پذیرد. صورتجلسه نیز از این قاعده جدا نیست و با امضای اعضای جلسه (افراد دارای حق رأی) اعتبار می ­یابد. جایگاه امضا در صورتجلسه همچون سایر برگه­ های رسمی و قانونی، در آخرین بخش زیر تمام مطالب است. اعضای جلسه با قید نام و نام خانوادگی به طور منظم پایین برگه ­ی صورتجلسه را امضا می­ نمایند.

گفتنی است در جلسات پر جمعیت که عملاً امضا گرفتن از همه کار دشواری است، تنها مدیر جلسه، دبیر و ناظرانی منتخب اعضا، صورتجلسه را امضا می­ کنند.

 تنظیم صورتجلسه

مهم­ترین وظیفه ­ی دبیر جلسه تنظیم صورتجلسه است. تنظیم صورتجلسه مراحلی دارد که بایستی همراه با رعایت نکات طی شود.

1- ثبت مشخصات اعضای جلسه 2- ضبط صدا یا تصویر و تهیه ­ی فهرست گفتگوها  3- نگارش پیش­نویس    4- ماشین­ نویسی

ثبت مشخصات اعضای جلسه

دبیر جلسه پیش از آن که جلسه شروع شود، مشخصات حاضرین را طبق فرمی معین ثبت می­ نماید. در رابطه با چگونگی فرم و جزئیات مشخصات حاضرین پیشتر توضیحاتی ارایه شد. (مراجعه شود به تیتر بیان اعضای جلسه در صورتجلسه)

ضبط صدا یا تصویر

در گذشته دبیران جلسات مجبور بودند گفتگوهای جلسه را بسیار سریع بنویسند و نباید چیزی از قلم می­ انداختند. از همین رو این شغل را به کسانی می­ دادند که در تندنویسی مهارت داشته باشند. اما امروزه به لطف پیشرفت فناوری دیگر لازم نیست دبیران به تندنویسی وارد باشند. بلکه با استفاده از ضبط صدا و یا ضبط تصویر (در جلسات بسیار رسمی) گفتگو را ثبت کرده و پس از جلسه با دقت بیشتر و استرس کمتر مطالب را استخراج می­ نمایند. به خاطر داشته باشیم که برای ضبط جلسات از 2 ضبط­ کننده بهره گیریم که خطاهای ناگهانی در دستگاه­ های الکترونیکی (مانند پاک شدن) باعث از دست دادن محتوای ضبط شده نشود.

تهیه­ ی فهرست گفتگوها

دبیر، حین جلسه فهرستی از گفتگوهای اعضا با قید نام صاحب سخن و زمان حدودی آن می­ نویسد. این کار جهت پیدا کردن راحت و سریع سخنان هر عضو در صدای ضبط شده است. به عبارتی با استفاده از این فهرست، می­توان پس از جلسه هنگام نگارش پیش ­نویس، به راحتی هر قسمت از جلسه را که برای استخراج اطلاعات نیاز است پیدا کرد. دبیر جلسه زمان بیان سخنان را با نگاه بر روی دستگاه ضبط­ کننده آنچه نشان می­ دهد یادداشت می­ نماید. برای مثال:

 نگارش پیش­ نویس

دبیر پس از برگزاری جلسه پیش­ نویسی از آنچه قرار است در صورتجلسه بیاورد تهیه می ­کند. این مرحله بیش از بقیه کارها نیازمند مهارت ادبی است. ابتدا دبیر، بیانات جلسه را با استفاده از فهرستی که حین برگزاری جلسه نوشته است دسته­ بندی می­ کند. به عبارتی مشخص می­ کند ;i کدام سخنان مربوط به مباحث جلسه می­ شود، کدامیک جزو تصمیمات و حتی کدامیک نامرتبط با دستور جلسه هستند و باید حذف شوند. سپس اگر قرار بود مباحث جلسه به صورت پشت سر هم نگاشته شود، آنگاه با استفاده از عبارات و اصطلاحاتی که در بخش دوم گفته شد، مطالب را به رشته تحریر در می­ آورد. اگر هم قرار بود مباحث به صورت سطر به سطر بیان شوند به ترتیب با اشاره بر صاحب سخن در سطرهای مجزا نوشته می­ شود. اما همیشه شرح تصمیمات جلسه در صورتجلسه به صورت سطر به سطر بوده است.

ماشین­ نویسی

دبیر جلسه پس از تهیه­ ی پیش ­نویس با توجه به فرمی یا غیرفرمی بودن صورتجلسه مطالب را با نرم­ افزارهایی مانند Microsoft Word یا نرم­ فزارهای اتوماسیونی تایپ و تنظیم می­ کند. صورت­جلسات در برگه ­های قطع A4 و معمولاً نوشته ­ای با فونت Zar و سایز 12 تایپ می­ شوند.

نمونه­ ی صورتجلسه­ ی گردهمایی اداری

به نام خدا

صورتجلسه شورای اداری آموزش وپرورش منطقه ((ب))

به موجب دعوتنامه­ ی شماره 1523 مورخ 15/2/88، جلسه­ ی شورای اداری آموزش و پرورش منطقه ((ب)) در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و هشتاد و هشت، به منظور بحث و تبادل نظر در مورد نحوه­ ی برگزاری امتحانات پایان سال تحصیلی و برنامه­ ریزی جهت اوقات فراغت دانش ­آموزان، با حضور رییس، معاونان، مسئولان دوایر و نمایندگان مدیران آموزشگاه­ های آموزش و پرورش منطقه­ ی ((ب)) به شرح پیوست، در سالن اجتماعات اداره­ آموزش و پرورش تشکیل گردید و با تلاوت آیاتی از کلام­ الله مجید کار خود را آغاز نمود.

ابتدا آقای حمید فرازمند رییس آموزش و پرورش منطقه ­ی ((ب)) به حاضران خوشامد گفت و با تبریک ولادت با سعادت حضرت امام محمد باقر (ع)، رسمیت جلسه را اعلام داشت و بیان اهمیت برگزاری امتحانات پایان سال در محیطی آرام و منظم پرداخت و گفت: حاصل زحمات معلمان و تلاش و کوشش دانش ­آموزان در امتحانات پایان سال تحصیلی به دست می­ آید. بنابراین ما باید بکوشیم تا فضایی مناسب را برای معلمان زحمتکش و دانش ­آموزان پرتلاش فراهم آوریم تا بتوانند حاصل کار خود را به نحو احسن ارایه دهند. وی سپس به محدودیت ­های شهرستان و کمبود امکانات تفریحی اشاره کرد و با تأکید بر نقش تفریحات سالم در بازداشتن جوانان از انحرافات اخلاقی، از همکاران خواست که نظرات خود را در مورد بهره ­گیری از امکانات آموزش و پرورش برای پر کردن اوقات فراغت دانش ­آموزان در فصل تابستان ابراز دارند.

آنگاه حاضران هر یک نظرات و پیشنهادهای خود را درباره­ ی مباحث مطرح شده بیان داشتند و پس از بحث و تبادل نظر کافی مقرر شد:

1- معاونت آموزشی به مدیران کلیه­ ی آموزشگاه ­ها، ابلاغ و تأکید کند که با برگزاری جلساتی با معلمان، آنان را نسبت به اجرای دقیق و صحیح برنامه ­ی امتحانات توجیه و در صورت نیاز برای تنظیم و تکثیر سؤالات امتحانی برنامه­ ریزی و به موقع اقدام نمایند.
2- معاونت اداری و مالی نسبت به تأمین نیازهای تدارکاتی آموزشگاه ­ها برای برگزاری امتحانات سریعاً اقدام کند.
3- مسئول امور تربیتی با برگزاری جلساتی با مربیان تربیتی آموزشگاه ­ها، رئوس برنامه­ های ورزشی، هنری و فرهنگی را که امکان اجرای آن­ها در ساختمان مدارس فراهم است، تهیه و با نظر و هدایت ریاست منطقه، همکاری مدیران آموزشگاه­ ها را برای اجرای این برنامه­ ها جلب نماید.
4- ریاست منطقه در جلسه­ ی شورای اداری شهرستان، نظر جناب آقای فرماندار و رؤسا و مسئولان ادارات شهرستان را به اهمیت تدارک امکانات برای اوقات فراغت دانش ­آموزان جلب و از آن­ها درخواست کند تا در این زمینه آموزش و پرورش را یاری و امکانات خود را برای هر چه پربارتر شدن اوقات فراغت نوجوانان و جوانان شهرستان عرضه کنند.
5- با برگزاری جلسه و گفت­ وگو، نظر معتمدان محلی و افراد متمکن به مسایل تربیتی جوانان جلب و تمایل آنان برای مشارکت در این امر خطیر برانگیخته شود.

این جلسه در ساعت 11:30 با صلوات حاضران به پایان رسید.

فهرست نام و امضای حاضران در جلسه، پیوست است.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399