5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه‌ی اداری
نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست چگونه است؟
به عبارت دیگر، چگونه درخواست خود را در یک نامه اداری مطرح کنیم؟
در جواب باید گفت: نکات زیادی در نگارش یک نامه اداری وجود دارد که باید رعایت شود.
البته نامه اداری همان طور که از نام آن مشخص است، نامه‌ای با ساختار و ویژگیهای خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌های مختلف نوشته می‌شود.
اگر چه نامه اداری در بسیاری از مواقع، یک نامه درخواست اداری است، با این حال متن نامه اداری و نحوه نگارش آن با سایر درخواست ها متفاوت است.
در واقع در متن نامه درخواست مطالبات اداری باید نکاتی را رعایت کنید؛ در ادامه با 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه‌ی اداری آشنا می شوید.
نحوه نوشتن متن خواسته در نامه‌ی اداری
بی مقدمه به سراغ 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه‌ی اداری می رویم:
1-صفحه آرایی نامه درخواست اداری
یک نامه اداری از قسمت های مختلف تشکیل شده است، سربرگ مهم ترین قسمت نامه اداری را تشکیل می دهد.
برای آشنایی با نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست باید بدانید که سربرگ نامه اداری باید شامل تاریخ و پیوست و متن یا محتوا باشد.
از سوی دیگر پابرگ نامه اداری هم اهمیت خاصی دارد؛ معمولا در پابرگ، نام و سمت فرستنده نامه به همراه امضاء و مهر شرکت یا اداره درج می شود.
بین سربرگ و پابرگ، متن نامه درخواست مطالبات قرار می گیرد.
2-استفاده از چرک نویس
همان طور که گفتیم نکات زیادی در نوشتن نامه اداری و نحوه نوشتن نامه درخواست وجود دارد؛ استفاده از چرک نویس قبل از نامه اصلی را فراموش نکنید.
اگر بخواهید همان ابتدا نامه را در سربرگ اصلی بنویسید، ممکن است هر لحظه واژه جدیدی به ذهن شما برسد.
به همین دلیل بهتر است ابتدا تمرکز کنید و در یک چرک نویس نامه را بنویسید و سپس متن نامه درخواست مطالبات را پاک نویس کنید. (1)
3-متن نامه درخواست مطالبات
فرض کنیم نامه اداری ما یک نامه درخواست است.
نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست یکی از آن 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه‌ی اداری به شمار می رود.
رعایت ادب و احترام و استفاده از واژه های محترمانه در ابتدای درخواست، تاثیر بسیار زیادی دارد.
سپس نوبت به مقدمه چینی بسیار کوتاه درباره خواسته می رسد.
مثلا اگر متن نامه درخواست مطالبات باشد، به نوعی بسیار مودبانه باید درخواست مطرح شود.
در انتهای نامه اداری هم احترام و ادب مجدد نباید فراموش شود.
4-نداشتن غلط املایی و رعایت علائم نگارشی
اهمیت نداشتن غلط املایی:
یکی از جوانب حیاتی جهت نگارش خواسته در نامه‌ی اداری، نگارش صحیح املای کلمات می‌باشد. در اینجا تعدادی از دلایل این اهمیت را مطرح می‌کنیم:
۱. حفظ اعتبار:
- املای صحیح نشانه‌ای از دقت و حرفه‌ای‌تر بودن نویسنده است. در محیط اداری، حفظ اعتبار فرد بسیار اهمیت دارد و املای صحیح به عنوان یک نشانه از دقت و توجه به جزئیات مورد توجه قرار می‌گیرد.
۲. افزایش قدرت اظهار نظر:
- نویسندگانی که املای صحیح را رعایت می‌کنند، قدرت بهتری در اظهار نظر و انتقال پیام به خواننده دارند. املای صحیح باعث می‌شود که متن واضح‌تر و قابل فهم‌تری داشته باشد.
۳. پیشگیری از ابهامات:
- غلط‌های املایی می‌توانند منجر به ابهامات در فهم متن شوند. املای صحیح کلمات کمک می‌کند تا پیام به صورت واضح و بدون ابهام به گیرنده منتقل شود و از مشکلات احتمالی جلوگیری کند.
۴. ارتقاء خوانایی:
- املای صحیح به خوانایی متن کمک می‌کند. خوانندگان به راحتی‌تر و سریع‌تر متونی را که بدون غلط املایی نوشته شده‌اند متوجه می‌شوند و این امر باعث می‌شود تا تبادل اطلاعات بین افراد بهبود یابد.
۵. حفظ حرفه‌ای‌ترین حالت:
- در محیط اداری، حفظ حالت حرفه‌ای بودن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. نویسندگانی که از املای صحیح بهره‌مندند، به نظر حرفه‌ای‌تر و معتبرتر می‌آیند و این باعث ارتقاء جایگاه شخصی و شغلی آنان می‌شود.
۶. جلب توجه مثبت:
- املای صحیح نشانه‌ای از انگیزه و اعتنای نویسنده به کار ادبیات است. این موضوع می‌تواند جلب توجه مثبت بیشتری از سوی مدیران و همکاران را به همراه داشته باشد.
با توجه به این دلایل، نویسندگان در نامه‌نویسی اداری به توجه به املای صحیح کلمات بسیاری از مشکلات احتمالی را حل و پیشگیری می‌کنند و موفقیت بیشتری در ارتباطات اداری خواهند داشت.
رعایت نکات علائم نگارشی:
برای نگارش خواسته در نامه‌ی اداری، رعایت علائم نگارشی یکی از اصول اساسی است که تأثیر زیادی در خوانایی و درک متن دارد. در ادامه به توضیح نکات مهم در این زمینه پرداخته می‌شود:
۱. نقطه (.)
- نقطه معمولاً پس از جمله‌ها در نامه‌نویسی استفاده می‌شود. توجیه این است که هر جمله جدید با یک نقطه شروع شود. همچنین، نقطه برای نشان دادن پایان جمله یا جملات مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۲. ویرگول (،)
- ویرگول در اداره علائم نگارشی یک وظیفه جداگانه دارد. از ویرگول برای جدا کردن عبارات درون یک جمله یا برای نشان دادن ارتباط میان جملات مرتبط استفاده می‌شود.
۳. کاما (،)
- کاما برای جدا کردن عبارات درون جمله و ایجاد توقف‌های کوتاه بین کلمات یا اعداد مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده درست از کاما کمک می‌کند تا جمله واضح‌تر و قابل فهم‌تر شود.
۴. فاصله ( )
- فاصله نیز به عنوان یک علامت نگارشی حائز اهمیت است. استفاده صحیح از فاصله بین کلمات و جملات کمک به جلب توجه، بهبود خوانایی، و ارتقاء زیبایی و آراستگی متن دارد.
۵. علامت سوال و تعجب (? و !)
- علامت سوال برای نشان دادن پرسش‌ها و علامت تعجب برای نشان دادن احساسات یا تعجب به کار می‌روند. رعایت صحیح این علائم نیز برای افزایش درک و صحت پیام اهمیت دارد.
به طور کلی، رعایت علائم نگارشی به نویسنده کمک می‌کند تا متن را به شکلی منظم و واضح بنویسد و خواننده به راحتی مطلب را درک کند. این اصول در نوشتارهای اداری بهبود فرآیند ارتباطی و انتقال اطلاعات را فراهم می‌کنند.
5-استفاده از کلمات مودبانه در درخواست و خلاصه نویسی
خواسته در نامه‌ی اداری جای کلمات مبتذل و کوچه بازاری نیست؛ از ادامه دادن بی جهت موضوع هم خودداری نمایید.
نحوه نوشتن نامه درخواست باید به گونه ای باشد که لپ کلام در کمترین تعداد واژگان بیان شود.
نکته مهم دیگر استفاده از یک طرف صفحه است.
البته با توجه به اینکه برای نوشتن نامه اداری معمولا از سربرگ استفاده می شود، کمتر این مشکل پیش می آید.
ولی در هر حال اگر درخواست تان طولانی است، به یاد داشته باشید که نحوه نوشتن نامه درخواست به گونه ای باشد که حتی الامکان در یک برگ A5 یا A4 گنجانده شود.
در صورت نیاز حتماً از یک برگ دیگر استفاده کنید و در پشت صفحه چیزی ننویسید.
در درجه اول تایپ و اگر امکانش نبود خط زیبا را فراموش نکنید.
استفاده از واژه های عطف، پیرو و بازگشت و … در جای مناسب خود هم نکته ای است که نباید آن را فراموش کنید. راستی حواستان به پیوست نامه هم باشد.
همان طور که در ابتدا گفتیم نکات زیادی برای نگارش یک نامه درخواست اداری وجود دارد که در اینجا به 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه‌ی اداری اشاره کردیم، امیدواریم مورد استفاده شما واقع شده باشد.
دانلود دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری (اصول، اصطلاحات و ادبیات رسمی)
