چگونه نامه درخواست مرخصی بنویسیم؟
نامه درخواست مرخصی یکی از نوع‌های مهم نامه های رسمی است که در حوزه مکاتبات اداری به کار می‌رود.
برای نوشتن یک نامه درخواست مرخصی موثر، لازم است به قواعد و اصول خاصی توجه کنیم.
در این نوع نامه، ابتدا باید با سلام و احوال‌پرسی شروع شود.
سپس، به صورت رسمی و واضح دلایل درخواست مرخصی بیان می‌شود.
این دلایل میتواند شامل بیماری، امور خانوادگی یا مسائل شخصی دیگر باشد.
در این قسمت، توجه به جزئیات و اطلاعات دقیق از اهمیت بالایی برخوردار است.
پس از بیان دلایل، تاریخ دقیق شروع و پایان مرخصی درخواستی باید به صورت واضح مشخص شود.
همچنین، درخواست کننده باید تعهدات خود را نسبت به وظایف و مسئولیت‌هایش در طول مدت مرخصی ذکر کند.
در پایان نامه، با ابراز احترام و تشکر از توجه مخاطب به درخواست، این نامه به امضاء و ارسال آماده می‌شود.
لازم به ذکر است که بهتر است از اصطلاحات رسمی و ادبیات مناسب برای نامههای اداری استفاده شود تا تأثیر مثبت و حرفه‌ای به نامه افزوده شود.
نامه های اداری می بایست با حفظ احترام و رعایت ادب بوده، فقط به اصل موضوع اشاره کرده و عاری از توضیح فرعیات باشد.
این نامه ها با توجه به سازمان مدنظر و نوع درخواست تنظیم می شوند.
در این صورت ادارات نیز پاسخگویی بهتر و سریع تری به آن ها خواهند داشت.
به بیان دیگر اگر از این امر مهم صرف نظر نمایید، ممکن است در روند اجرایی درخواست شما اختلال به وجود بیاید.
تعریف مرخصی در قانون اداره کار
تعریف مرخصی در قوانین اداره کار به عنوان یکی از جنبه‌های حقوق اساسی کارگران و کارمندان مطرح می‌شود.
آیین نامه مرخصی در قانون استخدام کشوری تعیین میکند که مرخصی به عنوان حقی است که کارگران می‌توانند از آن به منظور عدم حضور در محل کار یا ترک آن، در روزهای رسمی و غیر تعطیل استفاده کنند.
در این قوانین، انواع مختلف مرخصی‌ها به دقت تعریف شده‌اند.
این انواع شامل:
- مرخصی استحقاقی
- مرخصی استعلاجی
- مرخصی بدون حقوق می‌شوند.
هرکدام از این اقسام مرخصی با توجه به مواد 47، 48 و 49 قانون، جزئیات و شرایط خاصی دارند که باید به دقت رعایت شوند.
علاوه بر این موارد، آیین نامه مرخصی در قانون استخدام کشوری به علل مختلفی که می‌توانند باعث درخواست مرخصی شوند، اشاره میکند.
این علل شامل ازدواج، فوت یا بیماری اقوام نزدیک، فرزند دار شدن و سایر موارد مشابه هستند.
همچنین، برای هر یک از این علل، چارچوب زمانی خاصی تعیین شده است تا مدت مرخصی مشخص گردد و کارگران بتوانند از این حقوق بهینه بهره‌مند شوند.
اصول و قواعد نامه مرخصی
نامه مرخصی یکی از متداول ترین نامه های اداری است. شما بسته به نوع مرخصی، باید از مدتی قبل با کارفرمای خود هماهنگی لازم را داشته باشید و به این منظور می توانید از نامه مرخصی استفاده کنید.
ابتدا باید به موارد زیر توجه شود:
- مقدمه نامه:
- با ذکر نام خدا یا اصطلاحات متداولی مثل “با احترام” یا “با سلام”، مقدمه نامه شروع می‌شود.
- اطلاعات فردی:
- تاریخ درخواست مرخصی، نام و نام خانوادگی درخواست‌کننده و مقام بالاتر یا رئیس مستقیم باید در این قسمت دقیقاً ذکر شوند.
- اطلاعات سازمانی:
- نام سازمان یا محل کار و مقام مرتبط با مرخصی باید در نامه قید شود.
- جزئیات مرخصی:
- علت مرخصی، مدت مرخصی، تاریخ شروع و پایان آن باید به صورت دقیق و روشن در نامه ذکر شود.
- تشکر و امضا:
- نامه باید با اظهار اراده تشکر از مقام مربوطه به پایان برسد و در نهایت، تاریخ درخواست و امضای درخواست‌کننده نیز آورده می‌شود.
با اعتنای به این اصول، نامه مرخصی به شکلی مناسب و فرمالیته آماده می‌شود و بهترین تأثیر را در فرآیند مرخصی و ارتباط با کارفرما خواهد داشت.
بررسی چند نمونه نامه درخواست مرخصی
در ادامه توجه شما را به 3 نمونه از نامه های مرخصی جلب می کنم و در پس از آن شباهت ها و تفاوت های آن ها را بیان می کنیم.
نمونه نامه درخواست مرخصی
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام
به استحضار می رساند اینجانب …..(3) به علت مراسم ازدواج فرزندم (4)، نیاز به سه روز (5) مرخصی از تاریخ ….. لغایت ….. (6) دارم . بنابراین خواهشمند است در صورت موافقت دستورات لازم را مبذول بفرمایید.
پیشاپیش از مساعدت شما کمال تشکر و قدردانی را دارم.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) علت مرخصی
(5) مدت مرخصی
(6) تاریخ آغاز و پایان مرخصی
کتاب الکترونیکی PDF گنجینه 70 نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)
نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام
به استحضار میرساند اینجانب ….. به شماره پرسنلی ….. (3) با توجه به بروز برخی مشکلات خانوادگی/تحصیلی/شخصی (4) متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت ….. روز/ماه (5) از تاریخ …… (6) می باشم. خواهشمند است در صورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت موضوع با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید.
پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر دارم.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(4) دلیل درخواست مرخصی
(5) مدت مرخصی به روز یا ماه
(6) تاریخ شروع مرخصی
نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی
به نام خدا
از سرباز وظیفه ….. (1)
به فرمانده گروهان ….. (2)
با سلام
فرمانده محترم گروهان ….. از گردان ….. پادگان ….. (3) با کمال احترام به عرض میرسانم. اینجانب ….. جمعی یگان ….. مدت ….. ماه (4) است که مشغول به خدمت سربازی در یگان مذکور می باشم. حال به علت حضور در مراسم ازدواج برادرم (5) خواهشمندم دستور فرمایید مجوز مرخصی به مدت ….. (6) روز از تاریخ ….. تا ….. (7) برای اینجانب صادر فرمایند.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی سرباز درخواست کننده مرخصی
(2) گروهان فرماندگی
(3) عنوان گروهان، گردان و پادگان
(4) نام، نام خانوادگی و سایر مشخصات سرباز
(5) علت مرخصی
(6) مدت مرخصی
(7) تاریخ آغاز و پایان مرخصی
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی
نمونه نامه درخواست مرخصی برای مراسم خاص:
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام به استحضار می رساند اینجانب ….. (3) به مناسبت جشن تولد گرامی فرزندانمان (4) نیاز به مرخصی برای حضور در این مراسم دارم. مدت مرخصی پیشنهادی تا تاریخ ….. (5) می باشد. خواهشمند است اجازه مرخصی را برای این مدت برایم صادر فرمایید. با تشکر از توجه و همکاری شما.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) علت مرخصی
(5) تاریخ آغاز مرخصی
نمونه نامه درخواست مرخصی برای امور تحصیلی:
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام اینجانب ….. (3) به عنوان دانشجوی مقطع دکتری در دانشگاه ….. (4) به علت شرکت در کنفرانس بین‌المللی رشته تحقیقات پایان‌نامه خود، نیاز به مرخصی دارم. مدت مرخصی مورد نیاز برای حضور در این کنفرانس از تاریخ ….. (5) تا تاریخ ….. (6) است. خواهشمندم اجازه مرخصی با پرداخت حقوق برای این مدت را برایم صادر فرمایید. با تشکر از لطف و همکاری شما.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) نام دانشگاه و رشته تحصیلی
(5) تاریخ شروع مرخصی
(6) تاریخ پایان مرخصی
نمونه نامه درخواست مرخصی به دلیل بیماری:
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام اینجانب ….. (3) به علت بیماری ….. (4) نیاز به مرخصی دارم. مدت مرخصی پیشنهادی برای بهبودی و بازگشت به محل کار از تاریخ ….. (5) تا تاریخ ….. (6) می‌باشد. خواهشمندم اجازه مرخصی را برای این مدت به اینجانب اعطا فرمایید. با تشکر از توجه و درک شما.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) نوع بیماری
(5) تاریخ شروع مرخصی
(6) تاریخ پایان مرخصی
شباهت های موجود در نمونه نامه های مرخصی فوق
- در هر سه نمونه نامه درخواست مرخصی از ادبیات رسمی استفاده شده است.
- هر سه نمونه نامه، درخواست را به صورت تقاضای محترمانه بیان نموده و دستوری نیستند.
- جمله بندی و علائم نگارشی در هر سه نمونه نامه به درستی رعایت شده است.
- ساختمان اصلی متون نامه های نمونه فوق یکسان بوده و ترتیب ذکر موارد بیان شده (مانند مشخصات درخواست کننده، علت مرخصی، مدت مرخصی و…) مشابه می باشد.
- در همه ی نمونه نامه ها وجود امضا درخواست کننده الزامی بوده و نامه ی فاقد امضا، فاقد اعتبار خواهد بود. (1)
تفاوت های موجود در نمونه نامه های مرخصی فوق
- سازمان هدف در این نمونه نامه های مرخصی متفاوت می باشد.
- هرچند که همه ی این درخواست ها از مقام بالاتر خواهد بود اما سمت مقام مورد نظر در این نمونه نامه ها با یکدیگر متفاوت است.
- مشخصات درخواست کننده مرخصی مطابق اطلاعات شخصی هر فرد بوده و متفاوت از یکدیگر است.
- ذکر نام و نام خانوادگی سرباز درخواست کننده مرخصی پیش از نام بردن مقام بالاتر یکی دیگر از تفاوت های این سه نمونه نامه می باشد.
- در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی مشخصات بیشتری درباره درخواست کننده، مقام بالاتر و سازمان مورد نظر بیان می دارد.
- علت مرخصی نیز میتواند تفاوت داشته باشد. این علت با توجه به آنچه گفته شد، باید بر اساس آیین نامه مرخصی در قانون استخدام کشوری باشد. برای مثال در نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق علت به صورت کلی تر گفته شده است. اما در دو نمونه نامه ی دیگر علت شفاف تر بیان شده است.
- یکی دیگر از اجزای متغیر نمونه نامه های مرخصی فوق که میتواند در تفاوت های آن ها قرار بگیرد، مدت مرخصی و تاریخ آغاز و پایان آن می باشد. به طور مثال در نمونه نامه مربوط به درخواست مرخصی بدون حقوق این مدت طولانی تر در نظر گرفته شده است. اما در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی، مدت مرخصی کمتر می باشد.
- تفاوت دیگری که در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی با دو نمونه نامه دیگر به چشم میخورد، عدم وجود تشکر انتهایی در متن آن می باشد.
