فارسی نویسی نامه اداری (نکات مهم + متن نمونه)

یکی از مسایل پیش رو در نگارش مکاتبات اداری استفاده از واژگان غیرفارسی است.
این مساله تا جایی است که حتی واژگانی که جایگزین فارسی پسندیده ای دارند به بهانه ی رسمیت بیشتر کنار گذاشته نمی شوند.
در پایین سه نمونه متن با ویرایش فارسی آنها آورده ایم.

قضاوت با شما که آیا فارسی نویسی نامه اداری باعث کاهش رسمیت و زیبایی متن می شود یا خیر؟

متن نمونه نامه	ویرایش (فارسی)
احتراماً، به ضمیمه درخواست صدور جواز تأسیس / تمدید / اصلاحیه / طرح… آقای / خانم… شرکت… منضم به پرونده ی تنظیمی جهت بررسی و هرگونه اقدام ایفاد می گردد. مستدعی است دستور فرمایید از نتیجه ی اقدامات، این مدیریت را مطلع نمایند.	با احترام، به یوست درخواست صدور جواز تأسیس / تمدید/ اصلاحیه / طرح… آقای / خانم… شرکت… همراه پرونده ی تنظیمی برای بررسی و هر گونه اقدام بازگردانده می شود. خواهشمند است دستور فرمایید نتیجه به آگاهی این مدیریت برسد.
احتراماً، بدین وسیله آقای / خانم / شرکت… دارنده ی مجوز تأسیس طرح… قابل اجرا در روستای… از توابع بخش… شهرستان… جهت اخذ استعلام برآورد هزینه ی حق انشعاب برق مورد نیاز طرح خود به میزان… کیلووات معرفی می گردد. مستدعی است دستور فرمایید اقدامات لازم را در اینخصوص معمول و از نتیجه این، مدیریت را مطلع نمایند.	با احترام آقای / خانم / شرکت… دارنده ی مجوز تأسیس طرح… قابل اجرا در روستای… از توابع… بخش… شهرستان… برای گرفتن استعلام برآورد هزینه ی حق انشعاب برق مورد نیاز طرح خود به میزان… کیلووات معرفی می شود. خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم را انجام دهید و این مدیریت را از نتیجه آگاه کنید.
احتراماً، پیرو دعوتنامه ی شماره ی… مورخ… مقتضی است با در دست داشتن مدارک خواسته شده ی ذیل جهت بررس آخرین وضعیت پرونده و پیشرفت فیزیکی طرح تا تاریخ… به این مدیریت مراجعه نمایید. بدیهی است عدم مراجعه به موقع، موجب اخذ تصمیمات لازم در خصوص پرونده برابر مقررات خواهد شد و حق هیچ گونه اعتراضی را نخواهید داشت.	با احترام، پیرو دعوتنامه شماره ی… به تاریخ… لازم است با در دست داشتن مدارک خواسته شده ی زیر برای بررسی آخرین وضعیت پرونده و پیشرفت فیزیکی طرح تا تاریخ… به این مدیریت مراجعه نمایید. بدیهی است مراجعه نکردن به موقع، موجب گرفتن تصمیم لازم در مورد پرونده برابر مقررات خواهد شد و حق هیچ گونه اعتراضی را نخواهید داشت.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری

نکات مهم در فارسی نویسی نامه اداری

فارسی نویسی نامه اداری، یک هنر است که تأثیر آن بر ارتقاء ارتباطات و تبادل اطلاعات در محیط کاری چشمگیر است.
در این مقاله، به بررسی اصول و مبانی فارسی نویسی نامه اداری خواهیم پرداخت.

• اصول ابتدایی فارسی نویسی نامه اداری
  استفاده صحیح از عناصر تشخیصی نامه و رعایت قوانین نوشتاری، پایه‌ای استوار برای نگارش یک نامه اداری حرفه‌ای محسوب می‌شود.
• استفاده از زبان مناسب
   برگزیدن لغات و اصطلاحات مناسب، جذابیت و اثربخشی در ارتباطات اداری را افزایش می‌دهد. همچنین، جلب توجه با استفاده از کلماتی متنوع و شیوا نقش مهمی در نگارش نامه اداری دارد.
• انتخاب فرم مناسب
  تناسب فرم نامه با موضوع و مخاطب، از جمله اصولی است که در مکاتبات اداری باید به آن توجه شود. استفاده از فرم‌های استاندارد نیز، به یکپارچگی و هماهنگی نامه کمک می‌کند.
• تدوین موضوع نامه
   تعریف دقیق اهداف نامه و استفاده از زبان موجز و مؤثر در توضیح موضوع، از مراحل مهم در فارسی نویسی نامه اداری است.
• ساختاردهی محتوا
   ساختاردهی صحیح با معرفی، بدنه و ختم نامه، باعث جلب توجه و درک آسان مخاطبان می‌شود. ترتیب منطقی و جذابیت در ساختار نیز نقش اساسی دارد.
• استفاده از نمونه‌ها و مثال‌ها
  استفاده از نمونه‌ها و مثال‌های واقعی، اطلاعات را زنده و قابل فهم‌تر می‌کند. این ابزار موثر در توجیه و توضیح مفاهیم مورد بحث است.
• بررسی تناسب لغوی و ادبیاتی
   تعادل بین لحن رسمی و ملاقاتی، و جلب توجه با انتخاب کلمات مناسب، از اصول مهم در نگارش نامه های اداری است.
• اصلاح و ویرایش
   نگاه دوباره به نامه و استفاده از ابزارهای ویرایش متن، از جلوگیری از اشتباهات نگارشی و ارتقاء کیفیت متن کمک می‌کند.

جمع بندی

در این مقاله درباره‌ی “فارسی نویسی نامه اداری” پرداختیم و به چند نمونه از متون نامه‌های اداری ویرایش شده به زبان فارسی اشاره کردیم.
این متون به خوبی نشان می‌دهند که آیا استفاده از زبان فارسی در نوشتارهای اداری، به افزایش رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند یا خیر.

با توجه به نمونه‌های مورد بررسی، به نظر می‌رسد که فارسی نویسی نامه اداری، به وضوح به رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند.
از آنجایی که نامه‌های اداری مهم‌ترین رسانه‌های ارتباطی در محیط کاری هستند، اهمیت استفاده از زبان فارسی صحیح و مؤثر در نوشتارهای اداری بسیار احساس می‌شود.