وظایف منشی در سازمان

مهمترین وظایف یک منشی عبارت است از:

1- تند نویسی و یادداشت برداری از مطالبی که دیکته می شود.

2- سرعت و دقت در یادداشت برداری از مطالبی که قبلا ضبط شده اند.

3- بایگانی مکاتبات و اسناد خصوصی یا محرمانه اداری.

4- دریافت، تفکیک و دسته بندی نامه های پستی.

5- توانایی در استفاده از تلفن و ارتباط صحیح با طرف مکالمه.

6- تعیین قرار ملاقات و نگه داشتن و یادداشت این اوقات.

7- در صورت لزوم تهیه پاسخ مکالمات با سلیقه و ابتکار شخصی خود.

8- تنظیم پاسخ مکاتبات از طریق دریافت پیش نویس تهیه شده یا دستورات شفاهی.

9- حسن برخورد با مراجعین و ارتباط صحیح با آن ها.

10- انجام وظایف عادی اداری بدون نیاز به سرپرستی.

11- ترتیب دادن امور مربوط به مسافرت رئیس خود.

12- کمک به مراجعان یا کارکنان سازمان در مورد مکاتبات، تلفن ها و مسافرت های اداری و رزرو هتل.

13- تایپ نامه ها و گزارش ها و غیره.

14- جمع آوری اطلاعات لازم برای گزارش ها و سخنرانی ها.

15- کمک به تهیه گزارش ها مربوط به امور مالی یا امور پژوهشی و غیره.

16- تنظیم اطلاعاتی که هنوز مرتب نشده اند و تایپ آن ها.

17- نگهداری مدارک شخصی یا مالی و سایر اسناد کارفرما.

18- همکاری در تهیه گزارش مربوط به مالیات بر درآمد کارفرما.

19- سرپرستی و نظارت بر فعالیت سایر کارکنان مانند ماشین نویس ها، بایگان ها و غیره.

20- ترتیب مقدمات کنفرانس ها و جلسات، یادداشت برداری و تهیه خلاصه مذاکرات.

21- گرفتن فتوکپی یا چاپ اطلاعات در صورت لزوم.

22- تنظیم برنامه ملاقات ها و تهیه جدول برنامه ریزی زمانبندی شده.

23- دریافت رونوشت دستورالعمل ها و سفارشات و تایپ کردن آن ها.

24- ارتباط با اتاق کارمندان و ابلاغ برنامه ها، دستورالعمل و ابلاغ ها.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی