خصوصیات و ویژگی های منشی موفق
1-وضع ظاهری مناسب: وضع ظاهری منشی اولین عاملی است که دیگران مبنای قضاوت اولیه خود را بر آن قرار می دهند، چه بسا دارا بودن آرامش و ملایمت در برخورد با دیگران، طرز گفتار خوب و معلومات کافی نتواند اثری را که طرز لباس پوشیدن نامناسب به جای گذاشته برطرف کند. استفاده از لباس ساده، چهره ای گشاده و ظاهری مناسب از عوامل مهمی است که موجب جلب احترام دیگران می شود.
2-اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت: یکی از خصوصیات بارز منشی، اعتماد به نفس و قدرت تطبیق دادن خود با محیط است، کسی که اعتماد به نفس ندارد از معاشرت با دیگران دوری می جوید و از هرگونه تغییر چه در محیط کار و چه در زندگی شخصی خود وحشت دارد. کسانی که در موقع محاوره به سادگی و روانی صحبت می کنند و بر کلمات و گفتار خود تسلط دارند، کسانی که خوددار و راز نگه دار هستند و با مردم به سادگی آشنا می شوند و آن ها را آنطور که هستند می پذیرند، زودتر از دیگران به موفقیت دست می یابند و دارای اعتماد به نفس بیشتری هستند. اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی سبب می شود شخص در مواجهه با دیگران راحت تر عمل کند و به آسانی خود را با اشخاص جدید از طریق نشان دادن علاقه به حل مشکلات آنها وفق دهد و در مقابل مشکلات دیگران با رفتار ناراحت کننده واکنش نشان ندهد.
3-حس همکاری و حسن سلیقه: کارهای یک سازمان، زمانی به بهترین نحو پیشرفت می کند که دوستی و همکاری بین کارکنان برقرار باشد. در اختیار قرار دادن اطلاعات مورد نیاز کارمندان؛ انعطاف و کمک به همکاران و رعایت نزاکت و احترام، نقش مهمی در سازمان دارد.
4-رفتار اجتماعی مناسب: یکی از روش های موفقیت در کارها، خو گرفتن به محیط جدید و انطباق با آن است. در هر محیطی ممکن است چیزهایی وجود داشته باشد که با سلیقه افراد سازگار نباشد. در ابتدای کار واکنش در مقابل آن پسندیده نیست. بهتر است در زمان مناسب بدون اینکه احساسات دیگران جریحه دار شود، یه تدریج معایب را گوشزد کرد.
یک منشی به دوستان و اقوام خود اجازه نمی دهد وقت او را با تلفن های بیجا تلف کنند یا در محل کارش حضور یابند و محل کار تبدیل به محفل دوستانه شود. اشغالی خط تلفن هم مراجعین مؤسسه را معطل می گذارد و هم در کارهای اداری خلل وارد می کند که ممکن است در یک زمان باعث زیان شدید به یک واحد بازرگانی شود.
5-حافظه خوب و حضور ذهن: حافظه عبارتست از نگهداری وقایع گذشته و یادآدری آن در مواقع لزوم. حساسیت شغل منشی گری ایجاب می کند که منشی از حافظه خوبی برخوردار باشد. بهترین معیار هوشیاری در کار، داشتن قدرت درک تشخیص اولویت ها و پیگیری دستورالعمل های کتبی یا شفاهی است.
6-رازداری و متعهد بودن: منشی ترجمه کلمه (secretary) است که از اصل Secret به معنی محرمانه گرفته شده است. بنابراین واژه منشی به معنی رازدار یا کسی است که محرم اسرار اداره است. معتمد یا امین کسی است که قابل اعتماد، سِرنگه دار، وظیفه شناس، درستکار و دقیق باشد. از آنجایی که اکثریت کارها از طریق منشی به مدیریت ارجاع داده می شود، بنابراین منشی از طریق مطالعه پرونده ها و برنامه ها، شنیدن مذاکرات تلفنی، شرکت در جلسات کنفرانس ها، از نکاتی مطلع می شود که نه در محیط کار و نه در خارج از اداره حتی با نزدیکان خود نباید آن ها را بازگو کند. مذاکرات محرمانه و شخصی مدیر مسائلی نیست که بتوان آنها را به عنوان خبر مورد بحث قرار داد. حفظ مسائل اداری و محرمانه یک مدیر جزء وظایف اولیه هر مسئول دفتری است. بنابراین یکی از مهمترین صفاتی که یک منشی باید داشته باشد، رازداری است. کسانی که توانایی نگهداری اسرار محیط کار خود را نداشته باشند، در موقعیتی نامناسب قرار گرفته و نه تنها ارزش خود را در محیط کار از دست می دهند، بلکه به علت یک غفلت کوچک با افشای یکی از اسرار، باعث ورشکستگی سازمان می شوند.
7-قدرت تصمیم گیری و ابتکار: ابتکار و نوگرایی منشی و کارمندان در یک سازمان، مدیران را در حل مشکلات یاری کرده و امکان ترقی آنان را در مؤسسه فراهم می آورد. ابتکار، باعث افزایش تحرک و دقت می شود. کارمندان مبتکر یکی از منابع نیروی فعال مؤسسات برای رسیدن به هدف هستند. یک منشی مبتکر می تواند محیط کاری خود را با ابتکار و نوگرایی متنوع و مطبوع کرده، سبب ایجاد رضایت خاطر مافوق خود، همکاران و ارباب رجوع شود.
تصمیم گیری، یعنی انتخاب بهترین راه حل از بین راه حل های مختلف در ارتباط با مسأله مورد نظر. قبل از تصمیم گیری باید شرایط و مقتضیات کاملا مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد که منتج به نتایج مطلوب شود.
8- نرمی در گفتار: روانشناسان سخن گفتن را نوعی رفتار که مظهری از شخصیت فرد است تلقی می کنند. نحوه سخن گفتن با همکاران و ارباب رجوع باید توأم با مهربانی، نرمی لحن و حاکی از احترام و قاطعیت کلام باشد. لغات باید شمرده و صحیح تلفظ شوند، نه آنقدر تند و بلند که حمل بر اهانت شود و نه آنقدر کوتاه که شنیده نشوند. تسلط بر زبان معیار، به کار بردن لغات مناسب و استفاده نکردن از لغات عامیانه از نکات مهم در نحوه سخن گفتن است.
9-صبر و تحمل: منشی و سرپرست با توجه به وظایفی که به او محول شده است، در پیش آمدن مشکلات و ناملایمات احتمالی در محیط کار باید بر اعصاب خود مسلط بوده و از خود خونسردی نشان دهد. کنترل بر هیجانات و عصبانیت در مواقع حساس نقش مهمی دارد زیرا رفتار افراد در هنگام عصبانیت دور از تحمل و غالبا به زیان فرد است.
10- صمیمی و خوشرو بودن: دوست داشتن اطرافیان، نشان دادن عواطف انسانی، خوشرو و در عین حال جدی بودن، اعتقاد به اصل برابری، تواضع و فروتنی، از ارکان مهم موفقیت و رضایت خاطر به شمار می رود. لبخند زدن نه تنها از ارزش اجتماعی شخص نمی کاهد، بلکه باعث خوشحالی باطن فرد و دیگران نیز می شود. نکته مهم این است که همراه با لبخند باید قدرت خود را نشان داده و اجازه ندهد که اطرافیان کوچک ترین سوءاستفاده ای کنند.
11- وقت شناسی و انضباط در کار: یک منشی موظف است زودتر از مدیر در سر کار حاضر و دیرتر از دیگران محل کار خود را ترک کند تا بتواند نسبت به تنظیم برنامه های ملاقات، یادداشت پیام ها، تلفن ها و آماده کردن مکاتبات برای امضا اقدام کند. انجام کار منشی باید به روز باشد. کار امروز را به فردا افکندن روش درستی نیست و باعث می شود کارهای متنوع و متعدد روی هم انباشته شده و در نتیجه کارها به موقع و درست انجام نگیرد. استفاده صحیح از میز و قفسه ها و لوازم کار، داشتن نقشه و برنامه کاری، دسترسی سریع به منابع و مراجع مورد نیاز، انضباط در کار محسوب می شود. انجام کارهای شخصی در ساعات اداری و استفاده شخصی از ملزومات اداری صحیح نیست.
12- قدرت آموزش دهی: یکی از مهمترین صفات یک منشی مسئول، آموزش یکی از کارکنان قسمت هاست که این عمل باید با اطلاع و موافقت قبلی مدیر مربوطه انجام گیرد. به این دلیل که در شرایط خاص (بیماری، مأموریت،خاتمه خدمت و …) فرد آموزش یافته بتواند با آشنایی و آگاهی کامل، وظایف او را بر عهده بگیرد و در این صورت نه تنها سازمان را متکی به خود نکرده است، بلکه در غیاب وی نیز وقفه ای در کار سازمان ایجاد نشود.
برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی
