انواع گزارش اداری و تفاوت آنها
امروز آگاهی از انواع گزارش اداری و تفاوت آنها، یک نیاز سازمانی است. دنیای کسب و کار هر روز در حال تکامل است و با وجود صنایع رقابتی‌تر، نیاز به تولید گزارش‌های سریع و دقیق بیش از پیش، احساس می‌شود. این امر امروزه برای بسیاری از سازمان‌های مُدرن یک چالش به شمار می‌رود، زیرا عدم آشنایی با انواع گزارش اداری سبب شود ایراداتی در نگارش گزارش ها رخ دهد یا در خوشبینانه ترین حالت تهیه گزارش‌های اداری زمانبر شده و از ساعت‌ها تا چند روز طول بکشد. بنابراین، آشنایی شما با انواع گزارش اداری و تفاوت آنها می‌تواند به رشد کارمندان و توسعه سازمان‌تان کمک کند.
جهت آشنایی با انواع گزارش اداری و تفاوت آنها ابتدا ببینیم گزارش چیست؟ گزارش، سندی است که اطلاعات مربوط به کسب و کارها را در قالبی سازمان‌یافته و قابل فهم ارائه می‌کند. هر گزارش، مخاطب خاص و هدف خاصی را دنبال می‌نماید و عملکرد فعالیت‌های مختلف را بر اساس اهداف و مقاصد سازمان‌ها، خلاصه می‌کند.
انواع گزارش
برای شناخت دقیق‌ترِ انواع گزارش اداری و تفاوت آنها، باید بدانید که می‌توان انواع گزارش از نظر محتوا را به گزارش‌های تحلیلی، توصیفی، حل مساله، شفاهی و کتبی تقسیم‌بندی کرد. در ادامه به بررسی انواع گزارش اداری و تفاوت آنها می‌پردازیم.
اگر کارمندی بپرسد گزارش تحلیلی چیست می‌توان گفت در این نوع گزارش، گزارشنویس مسائل سازمانی را شفاف و کوتاه توضیح می‌دهد، مفصل نتیجه گیری کرده و راه‌حل‌هایی را پیشنهاد می‌کند. در نمونه متن گزارش عملکرد، معمولا نحوه عملکرد فرد یا سازمان طی یک بازه زمانی گزارش می‌شود.
در زمینه نحوه نوشتن گزارش تحلیلی مراحل زیر باید انجام شود:
- شناسایی مشکل؛ با شناسایی یک مشکل در شرکت شروع کنید و توضیح دهید که آن مشکل چه تأثیراتی بر جای می گذارد. شرح دهید مشکل از کجا شروع شده است، چه اقداماتی برای رسیدگی به آن انجام شده است، و اینکه آیا این رویکردها مؤثر بوده‌اند یا خیر.
- روش‌های توضیحی؛ روشی را که قبلاً برای رسیدگی به این مساله استفاده شده است با جزئیات توضیح دهید و تعیین کنید که کدام روش‌های جایگزین را می‌توان برای حل مجموعه مسائل پیش‌آمده به کار برد.
- تجزیه و تحلیل داده‌ها؛ این بخش بر موفقیت و شکست روش‌های قبلی که برای حل مشکل به کار گرفته شده‌اند، تمرکز دارد.
در هر صورت نوشتن گزارش تحلیلی درباره موضوعات سازمانی کار آسانی نیست، بنابراین قبل از نگارش باید حتما با انواع گزارش اداری و تفاوت آنها آشنا بود.
در پاسخ به این سوال که گزارش توصیفی چیست، باید گفت که در این نوع گزارش، گزارشنویس وقایع و اتفاقات را همانگونه که رخ داده است گزارش می‌کند و حقایق را به شکل داده‌ها و اطلاعات دسته‌بندی کرده و ارائه می‌دهد.
در زمینه یک نمونه گزارش‌نویسی از بازدید، بدانید که این نوع گزارش‌نویسی کوتاه است و براساس بازدید انجام شده از یک مکان سیاسی، اجتماعی و یا فرهنگی نگاشته می‌شود.
در گزارش‌نویسی حل مساله پس از بررسی دقیق مساله، گزارشگر باید مشکل را به خوبی توصیف کند و ابعاد مساله را مورد بررسی و تحلیل قرار دهد، سپس به ارائه راه‌حل‌هایی به منظور رفع مساله بپردازد.
توضیح انواع گزارش
اگر جمع‌آوری اطلاعات، تحقیقات و بررسی‌ها به شکل نوشتاری باشد، این گزارش کتبی نامیده می‌شود و چنانچه به شکل بحث و گفتگو و سخنرانی ارائه گردد، آن را گزارش شفاهی می‌نامند. تا اینجا به معرفی انواع گزارش اداری و تفاوت آنها پرداختیم، در ادامه آنها را با هم مقایسه می‌کنیم.
مقایسه انواع گزارش
در یک نمونه گزارش توصیفی ، گزارشنویس به بررسی حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع و بیان آن به همان شکل موجود می‌پردازد. درحالی که گزارش تحلیلی به درک بیشتر و تجزیه تحلیل داده ها متمرکز است. اما در گزارش‌های حل مساله، راه‌حل‌هایی پیشنهاد می‌شوند که زاییده ذهن گزارش نویس یا حاصل تحقیقات اوست.
اگر کم‌تجربه هستید و قصد دارید با انواع گزارش اداری و تفاوت آنها جهت تهیه گزارش آشنا شوید، می‌توانید از نرم‌افزارهای گزارش‌‌ساز (Power BI) استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند انواع گزارش‌ها را به راحتی نگارش کنید و خطاهای انسانی و استفاده از منابع زمانبر را به حداقل برسانید.
برای یادگیری کامل اصول گزارش نویسی اداری و پژوهش های مرتبط می توانید کتاب گزارش نویسی اداری را از همین وبسایت تهیه فرمایید.
