استفاده نادرست واژگان در نامه اداری (9 نکته مهم)
در استفاده واژگان در نامه اداری، گاهی اوقات مشاهده میشود که نویسنده به جای استفاده از واژگان ساده و مفهوم، به پیچیده نویسی یا “قلمبه سلمبه نوشتن” روی آورده و از اصطلاحات یا واژگانی استفاده میکند که ممکن است تعبیر نادرست یا پیچیده برای مخاطبان باشد.
این امر ممکن است باعث ایجاد سوءتفاهم، کاهش شفافیت، و حتی افت کیفیت ارتباطات اداری گردد.
در پایین جدولی از مثال های این چنینی گرد هم آورده ایم که در نامه های اداری به نادرست استفاده شده بودند.
![واژگان در نامه اداری](https://e-ferdowsi.ir/wp-content/uploads/2022/06/واژگان-در-نامه-اداری.jpg)
با نگاه به موارد زیر بیش از پیش مراقب این گونه نادرستی ها باشید.
رسوخ کردن به جای تأثیر گذاشتن | حرف هایم در ذهنش رسوخ نکرد. | حرف هایم در ذهنش اثر نکرد |
مفهوم به جای واژه | مفهوم ((عملی)) به معنی ماترلیاستی است. | واژه ی ((عملی)) به معنی ماتریالیستی است. |
تعمیق به جای تثبیت | تعمیق برخی ارزش ها در کودکان دشوار است. | تثبیت برخی ارزش ها در کودکان دشوار است. |
ابزار به جای امکانات/ راهها | اگر سرمربی تیم از تمامی ابزارها به خوبی استفاده کند. | اگر سرمربی تیم از تمام راه ها به خوبی استفاده کند.. |
آثار تورمی به جای آثار تورم زا | این راهکارها آثار تورمی ندارد. | این راهکارها آثار تورم زا ندارد |
رئیس جمهوری به جای رئیس جمهور | رئیس جمهوری تأکید کرد … | رئیس جمهور تأکید کرد … |
پیرامون به جای درباره | پیرامون این موضوع با او گفت و گو کرد. | درباره این موضوع با او گفت و گو کرد. |
مطرح به جای شاخص | او از افراد مطرح است. | او از افراد شاخص است. |
چهره به جای شخصیت | او از چهره های مشهور است. | او از شخصیت های مشهور است. |
پیاده شدن به جای اجرا کردن | پیاده کردن اصل چهل | اجرا کردن اصل چهل |
مواجه شدن به جای دچار شدن/گرفتار شدن | کارگردان ها همواره با سانسور مواجه می شوند. | کارگردان ها همیشه گرفتار سانسور می شوند. |
خرید محصول آموزش مجازی نامهنگاری اداری و ادبیات رسمی
![دوره مجازی نامه نگاری اداری](https://e-ferdowsi.ir/wp-content/uploads/2021/11/Shop-goods-Namenegary-majazy1-1024x931.jpg)
مشکلات استفاده نادرست از واژگان در نامه اداری:
- سرعت درک محتوا:
استفاده از اصطلاحات نادرست ممکن است باعث کاهش سرعت درک محتوا توسط مخاطبان شود. واژگان ساده و روشن تر، مطلب را برای خواننده قابل فهمتر میسازند. - سوءتفاهم:
استفاده از اصطلاحات نادرست میتواند به سوءتفاهم و تفسیرهای نادرست منجر شود. این امر ممکن است باعث ایجاد مشکلات در ارتباطات و تداخل در تبادل اطلاعات شود. - افت شفافیت:
استفاده از واژگان پیچیده ممکن است باعث افت شفافیت در ارتباطات اداری شود. وقتی که مخاطبان نمیتوانند به راحتی محتوای پیام را درک کنند، شفافیت کلی پیام کاهش مییابد.
![واژگان در نامه اداری](https://e-ferdowsi.ir/wp-content/uploads/2022/06/واژگان-در-نامه-اداری1.jpg)
راهحلها و توصیهها برای استفاده بهتر واژگان در نامه اداری:
- استفاده از واژگان ساده و معانی روشن:
نویسندگان نامههای اداری باید از واژگان ساده و مفهوم استفاده کنند تا مطالب به درستی و بدون ایجاد سوءتفاهم به مخاطبان منتقل شود. - تجنب اصطلاحات فنی بیمورد:
در صورتی که استفاده از اصطلاحات فنی لازم نیست، بهتر است از آنها خودداری شود و از واژگانی استفاده شود که توسط همه مخاطبان درک شوند. - استفاده از مثالها و توضیحات:
برای توضیح واضح مفاهیم، میتوان از مثالها و توضیحات استفاده کرد تا اطلاعات بهتری به مخاطبان منتقل شود.
به کمک این راهحلها، نویسندگان نامههای اداری میتوانند از جایگزینی نادرست واژگان خودداری کنند و ارتباطات خود را بهبود بخشند.
نکات مهم برای استفاده از واژگان در نامه اداری:
- وضوح و روشنی:
واژگان باید واضح و روشن باشند تا مخاطبان بتوانند مطلب را به سادگی درک کنند. از واژگان ساده و معانی روشن استفاده کنید و از اصطلاحات نادرست یا پیچیدهتر خودداری کنید. - تناسب با مخاطب:
هنگام نوشتن نامه اداری، واژگان را به شکلی انتخاب کنید که با سطح دانش و شغف مخاطبان شما تطابق داشته باشد. این امر به ایجاد ارتباط موثرتر کمک میکند. - استفاده از لغات فنی به میزان لازم:
اگر نامه اداری مربوط به حوزهای خاص باشد، استفاده از لغات فنی ممکن است لازم باشد، اما این لغات باید با دقت و در میزان لازم بهکار رفته و در صورت امکان همراه با توضیحات و تعاریف مختصر باشند. - استفاده از اصطلاحات متداول در صنعت:
در صورت نیاز به استفاده از اصطلاحات متداول در صنعت یا حوزه مرتبط با نامه، بهتر است از اصطلاحات شناختهشده و در حد متوسط استفاده شود تا مخاطبان به مشکل برنخورند. - استفاده از لغات مناسب فرمالیته:
نوع فرمالیته نامه میتواند تعیینکننده در انتخاب واژگان باشد.
در نامههای رسمی و اداری، به استفاده از واژگانی با فرمالیته مناسب توجه کنید تا ارتباط شما با گیرنده نامه به نحوی باشد که در محیطهای اداری مورد تقدیر قرار گیرد. - اصلاح و تصحیح:
هر نامه اداری باید پس از نوشته شدن، مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد. تصحیح نهایی شامل بررسی واژگان، اصطلاحات و ساختار جملات است تا اطمینان حاصل شود که مطلب به درستی و با اصول ارتباطات اداری منتقل شده است.
استفاده صحیح از واژگان در نامه اداری میتواند تأثیر مهمی در افزایش شفافیت، درک بهتر مطلب، و بهبود ارتباطات اداری داشته باشد. (1)