امضا و رونوشت نامه اداری

امضای نامه اداری

امضا نشانه ی اتمام نامه است و هر نامه ای با امضا اعتبار می یابد. نامه های اداری را بالاترین مقام مسئول هر اداره و در غیاب او معاون یا معاونین وی و یا هر مقام مسئول دیگری که حق امضا داشته باشد، امضا می کند. امضا کننده هر کس که باشد مسئول نوشته ها و محتوا است، پس خواندن نامه و دقّت در محتوای آن و رفع مشکلات محتوایی نامه و برعهده گرفتن تعهدات آن لازم است.

امضای نامه ها در سمت چپ نامه است. نام و نام خانوادگی کامل امضاکننده بالای پست سازمانی وی نوشته می شود:

….

مدیر کل امور اداری و استخدامی

عناوین و القاب در محلِ امضا درج نمی شود، لیکن در برخی از نامه ها عنوان ((دکتر))، ((مهندس))، ((حجت الاسلام)) و … می آید. آوردن نام و نام خانوادگی امضاکننده نیز بسته به عرف اداری و سازمانی می تواند در زیر پست سازمانی ذکر شود.

آموزش نامه نگاری اداری

رونوشت (گیرندگان) نامه اداری

برخی از نامه های اداری غیر از گیرنده ی اصلی به واحد یا واحدهای دیگری نیز به دلایل خاصی جهت اطلاع یا پیگیری و اقدام ارسال می شود. نگارش نامه ها، اگر درخواستی باشد ((جهت آگاهی)) به افراد رونوشت می شود. اگر جنبه ی امری داشته باشد، ((جهت اقدام)). اسامی پست های سازمانی یا افراد به ترتیب اهمیت و اولویت و در موردی که تفاوتی نداشته باشد، به صورت الفبایی تنظیم و در سمت راست نامه زیر امضا می آیند. در مقابل نام هر شخص یا پست سازمانی وظیفه ای یا نوع اقدام گیرنده ی رونوشت همانند نامه ی اصلی قید می شود:

– اداره ی کل امور اداری برای اطلاع و آمادگی لازم؛
– آقای اسدی رئیس امور پرسنلی برای اطّلاع و تنظیم نمایه ی پرسنل مشمول؛
– مدیر کل آموزش های ضمن خدمت جهت تهیه ی محتوا و آماده سازی مقدمات؛
– مسئول امور مالی برای تأمین اعتبار لازم دوره؛
– کارگزینی جهت صدور گواهی پایان دوره.

به یاد داشته باشیم:

1- از دادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری کنیم.

2- اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت را به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکر کنیم.

در نامه ی اصلی مربوط به بایگانی لازم است در عنوان نامه (گیرنده) نام تمامی گیرندگان ذکر شود. این نامه ها با یک شماره ی واحد دبیرخانه ارسال می شوند.

در نامه های برون سازمانی، روی نسخه ی اصلی عنوان گیرندگان رونوشت ماشین نمی شود، بلکه در سایر نسخه ها عناوین گیرندگان درج می گردد. در نامه های درون سازمانی ممکن است روی نسخه ی اصلی و رونوشت های آن عنوان گیرندگان رونوشت ماشین شود.

برای ارسال رونوشت به مقامات بلندپایه، نامه ای جداگانه تهیه و رونوشت با فتوکپی نامه ضمیمه می شود.

1- در کلیه ی نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضای اصل داشته باشند.

2- نام کلّی گیرندگان رونوشت (به استثنای گیرندگان داخلی نظیر بایگانی و اقدام کننده) در نسخه ی اوّل درج شود.

نشانی در نامه اداری

در تمام سربرگ ها نشانی دقیق پستی، صندوق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره ی تلفن و نمابر و رایانامه ی اداره ی مربوط ذکز می شود، چنان چه سربرگ نشانی پستی ندارد، حروفچین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله ی نیم سانتیمتر از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه حروف نگاری کند.

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید محصول دوره مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی