“رونوشت نامه اداری” یک قسمت مهم از کارهای اداریه. امضا نه تنها نشاندهنده پایان نامه هست، بلکه نشون‌دهنده مسئولیت فرستنده نامه هم هست.
امضا و رونوشت نامه اداری
امضای نامه اداری
امضا نشانه ی اتمام نامه است و هر نامه ای با امضا اعتبار می یابد.
در نگارش نامههای اداری، یکی از مراحل بسیار حیاتی، لحظه امضاء نامه است. امضاء نه تنها نمایانگر فرآیند اتمام نامه است، بلکه نمادی از اعتبار و مسئولیت فرستنده نامه به شمار می‌آید.
در صورتی که امکان امضاء نامه توسط مقام بالاترین اداره (مانند رئیس) وجود نداشته باشد، وظیفه امضاء به عهده معاون یا دیگر فردانتخاب شده با صلاحیت امضاء می‌باشد.
شخص امضاء‌کننده، به عنوان مسئول محتوا و نگارش نامه، مسئولیت مطالعه دقیق و تفهیم محتوای نامه را بر عهده دارد.
وی باید از صحت و اطمینان مطلب نامه و تطابق آن با استانداردها و قوانین مرتبط اطمینان حاصل کند. همچنین، مسئولیت برطرفکردن هر گونه مشکلات محتوایی ممکنه و تعهدات مندرج در نامه را به عهده دارد.
امضای نامه ها در سمت چپ نامه است. نام و نام خانوادگی کامل امضاکننده بالای پست سازمانی وی نوشته می شود:
….
مدیر کل امور اداری و استخدامی
عناوین و القاب در محلِ امضا درج نمی شود، لیکن در برخی از نامه ها عنوان ((دکتر))، ((مهندس))، ((حجت الاسلام)) و … می آید. آوردن نام و نام خانوادگی امضاکننده نیز بسته به عرف اداری و سازمانی می تواند در زیر پست سازمانی ذکر شود.
برخی از نامه های اداری غیر از گیرنده ی اصلی به واحد یا واحدهای دیگری نیز به دلایل خاصی جهت اطلاع یا پیگیری و اقدام ارسال می شود.
نگارش نامه ها، اگر درخواستی باشد ((جهت آگاهی)) به افراد رونوشت می شود. اگر جنبه ی امری داشته باشد، ((جهت اقدام)). اسامی پست های سازمانی یا افراد به ترتیب اهمیت و اولویت و در موردی که تفاوتی نداشته باشد، به صورت الفبایی تنظیم و در سمت راست نامه زیر امضا می آیند.
در مقابل نام هر شخص یا پست سازمانی وظیفه ای یا نوع اقدام گیرنده ی رونوشت همانند نامه ی اصلی قید می شود، مثال:
– اداره ی کل امور اداری برای اطلاع و آمادگی لازم؛ – آقای اسدی رئیس امور پرسنلی برای اطّلاع و تنظیم نمایه ی پرسنل مشمول؛ – مدیر کل آموزش های ضمن خدمت جهت تهیه ی محتوا و آماده سازی مقدمات؛ – مسئول امور مالی برای تأمین اعتبار لازم دوره؛ – کارگزینی جهت صدور گواهی پایان دوره.
نکات مهم در رونوشت نامه اداری
نکات مهم در رونوشت نامه اداری
به یاد داشته باشیم:
1- از دادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری کنیم.
2- اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده در رونوشت نامه اداری را به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکر کنیم.
در نامه ی اصلی مربوط به بایگانی لازم است در عنوان نامه (گیرنده) نام تمامی گیرندگان ذکر شود. این نامه ها با یک شماره ی واحد دبیرخانه ارسال می شوند.
در نامه های برون سازمانی، روی نسخه ی اصلی عنوان گیرندگان رونوشت ماشین نمی شود، بلکه در سایر نسخه ها عناوین گیرندگان درج می گردد. در نامه های درون سازمانی ممکن است روی نسخه ی اصلی و رونوشت های آن عنوان گیرندگان رونوشت ماشین شود.
برای ارسال رونوشت نامه اداری به مقامات بلندپایه، نامه ای جداگانه تهیه و رونوشت با فتوکپی نامه ضمیمه می شود.
1- در کلیه ی نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضای اصل داشته باشند.
2- نام کلّی گیرندگان رونوشت (به استثنای گیرندگان داخلی نظیر بایگانی و اقدام کننده) در نسخه ی اوّل درج شود.
نشانی در نامه اداری
در تمام سربرگ ها نشانی دقیق پستی، صندوق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره ی تلفن و نمابر و رایانامه ی اداره ی مربوط ذکز می شود.
چنان چه سربرگ نشانی پستی ندارد، حروفچین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله ی نیم سانتیمتر از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه حروف نگاری کند.
رونوشت نامه اداری نقش مهمی در فرآیند اداری ایفا میکند و امضا نیز نماد اعتبار و مسئولیت فرستنده نامه است.
امضا نشانه اتمام نامه است و هر نامه با امضا اعتبار می‌یابد. امضا توسط مقام بالاترین اداره یا معاون در صورت غیاب او انجام میشود.
شخص امضاکننده مسئولیت مطالعه دقیق و تفهیم محتوای نامه را بر عهده دارد و باید از صحت و اطمینان مطلب نامه اطمینان حاصل کند. همچنین، مسئولیت برطرفکردن مشکلات محتوایی و تعهدات نامه نیز به او واگذار شده است.
در رونوشت نامه اداری، نامهها برای افراد یا واحدهای دیگر ارسال میشوند و درخواستی باشد رونوشت ((جهت آگاهی)) و اگر جنبه امری داشته باشد، رونوشت ((جهت اقدام)) میشود.
نامهها بر اساس اهمیت و الویت الفبایی مرتب میشوند و در سمت راست نامه زیر امضا قرار می‌گیرند.
نشانی در نامه اداری نیز حائز اهمیت است و اطلاعات دقیق پستی و ارتباطی اداره یا سازمان را فراهم میکند. در صورتی که سربرگ نشانی پستی نداشته باشد، آن را در انتهای نامه قید و با استفاده از قلم متفاوت از متن نامه وارد می‌کنیم. (1)
