پیکره و پایان نامه اداری

پیام اصلی نامه اداری

مهم ترین بخش هر نامه است و هسته ی اصلی نوشته محسوب می شود. تمام ارکان نامه، مقدمه و مؤخره هایی هستند که باید در خدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. رسیدگی به نامه و گرفتن پاسخ مثیت در گرو تنظیم درست و بیان پیام اصلی است. شاید عدم رعایت تمامی بخش های نامه آن قدر در پاسخ گیری و هدف دهی نامه مؤثر نباشد که متن نامه مؤثر است. امروزه یکی از مهم ترین ایرادهای نامه های اداری، نارسا و مبهم بودن متن اصلی نامه است. چون نویسنده نامه نمی تواند درخواست یا پیام خود را بیان کند، در نتیجه مسئولان پیگیری نیز به خوبی نمی توانند به وظیفه ی خود عمل کنند. به خاطر داشته باشیم هنگام نوشتن پیام اصلی:

1- همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید. آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید. پیش از نوشتن نامه بیندیشید. نوشتن حاصل اندیشه و تفکّر است، پس اندیشه قبل از نوشتن انجام می گیرد و کلام یا نوشتار محصول تفکر و تخیل است، که با ابزار سخن یا با واژگان و حروف ثبت و درج می شود. نوشته ی خوب و مؤثر، نتیجه ی فکر تیز، اندیشه ی قوی، نظم ذهنی و قدرت استنباط دقیق است. حال اگر دقیق تر به موضوع نوشتن بیندیشید هر نوشته ای از دو مرحله ی اساسی تشکیل می شود؛ اول تفکّر؛ دوم بیان فکر. کار نویسنده به نقّاش شبیه است؛ نقّاش ابتدا طرح اوّلیه و کم رنگی به عنوان زیرساز می ریزد. سپس نقش خود را می نگارد. نویسنده نیز طرح اولیه را در ذهن خود فراهم می کند؛ سپس به کمک عواملی چند آن ها را بر صفحه می آورد.

2- مختصر بنویسید و جمله ها را بی دلیل طولانی نکنید. کاربرد لغات مشکل برای اظهار فضل یا خوشایند رئیس نه تنها مؤثر نیست؛ بلکه موجب کندی فهم خواننده و بی اثر بودن نوشته و کسالت آور خواهد بود. اگر نامه ی اداری وسیله ی ارتباطی است، باید ساده، روشن و دقیق باشد و به وضوح هدف را برساند. (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

3- هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آن ها دچار مشکل و خواننده ی اصلی را سردرگم می کند. اگر به ناگزیر در پیام اصلی باید چند مسأله را طرح کنید، ابتدا مساله ی مهم و اصلی ذکر شود؛ در این صورت بهتر است موضوع های مختلف را در بند (پاراگراف)ها و با اختصاص شماره به هر یک از هم جدا کنید.

4- گویا، رسا و بدون ابهام بنویسید؛ هنگام تنظیم نامه باید چنان بنویسیم که نامه نگاری اداری به حداقل کاهش یابد و مجبور نباشیم برای توضیح نامه ی قبل، دو یا چندباره مکاتبه کنیم.

5- از عیوب زبانی و بیانی خالی باشد. ضعف پیام رسانی ناشی از دو مسأله ی اساسی است: ضعف بیانی در انتقال پیام به این معنی که نویسنده ی نامه نمی داند چگونه مفهوم مورد نظر را به ساده ترین بیان بازگوید؛ ضعف زبانی که باعث می شود نویسنده ی نامه نتواند مقصود خود را بیان دارد. ضعف هایی نظیر درازنویسی، کاربردهای نابجا، کاربرد کلمات دشوار و … (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

6- هنگام نوشتن نامه، تملّق و ریا، چاپلوسی و تعارفات و مبالغه های تحقیرآمیز را به کنار می زنیم. امروزه عبارت پردازی هایی چون ((منوط به رأی مبارک))، ((به عرض مبارک حضرت عالی می رسد))، ((هر گونه که مقرر فرمایند)) و ((به طوری که خاطر آن جانب مستحضر است)) دیگر در عرف اداری ما جایی ندارد.

7- نامه باید با صراحت و قاطعیت نوشته شود. نامه های دوپهلو، محافظه کارانه و کلّی گره گشا نیست. موضوع نامه را کوتاه و روشن بیان کنیم. اگر موضوع نامه پیچیده و مبهم است آن را به بخش های مختلف تقسیم کنیم تا بهتر قابل فهم باشد. به خواننده هم نیم نگاهی داشته باشیم. ممکن است او مانند ما به سابقه ی موضوع آگاهی نداشته باشد و اگر لازم است به زمینه های قبلی هم اشاره شود. در ابتدای نامه اطلاعات کلی و لازم را ارائه دهیم.

مطالب را بر اساس اهمیت تنظیم کنیم، در آغاز نامه از ذکر مطالب جزئی خودداری کنیم؛ زیرا خواننده را از مطلب اصلی بازمی دارد.

پایان و نتیجه گیری نامه اداری

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد. اغلب عبارت پایانی نامه ها را سپاس و تشکر، توفیق برای گیرنده، درخواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد. صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند:

…… لذا خواهشمند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورید.

…… بنابراین، از متقاضیان خواهشمند است مدارک خود را تا پایان وقت اداری …… به این اداره ارسال دارند.

…… بدیهی است اعمال قانون پیش گفته، اثرات مطلوبی را در روند مدیریتی بر جای خواهد گذاشت، انتظار می رود یک یک اعضای آن سازمان خود را موظف به رعایت آن نمایند.

به یاد داشته باشیم در پایان نامه:

1- بر آن چه خواسته ایم تأکید می ورزیم؛

2- گیرندگان را به انجام درخواست خود تشویق می کنیم؛

3- پیام یا خواسته ی خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه می کنیم؛

4- مدّت زمان پاسخ گویی و اثرات موضوع را یادآور می شویم؛