ثبت و تنظیم برنامه های کاری مدیر توسط مسئول دفتر

به پیش بینی عملیات و اجرای آن در زمان مشخص ((برنامه ریزی)) می گویند.

مسئول دفتر مدیر نیز از انجام این مهم نباید غافل بماند، بخصوص این که اکثر وظایف مدیریتی نیاز به برنامه انجام کار، نشان دهنده نظم و انضباط مدیر است و باعث بالا رفتن شأن مدیر می شود.

رعایت نکات زیر در تنظیم برنامه کاری مسئول دفتر توصیه می شود:

• باید به خاطر سپرد که کارهای فوری نسبت به کارهایی که از اهمیت بالایی برخوردارند، در اولویت هستند. بنابراین کارهای جاری را باید به سه قسمت یعنی کارهای فوری، مهم و عادی تقسیم کرده و به ترتیب حق تقدم، در مورد هر یک اقدام کرد.
• کارتابل مدیر را با توجه به اولویت های یاد شده تنظیم و جهت اخذ دستور به وی ارائه کرد.
• فهرستی از کارهایی که باقی مانده تهیه کرده و روز بعد نسبت به اتمام آن ها اقدام کرد.
• حتی المقدور سعی شود کارهای مربوط به همان روز انجام شود. کارهای نیمه تمام، وقت بیشتری را به خود اختصاص می دهد. زیرا باید کارهای گذشته را مرور کرد و از سابقه آنها اطلاع یافت.
• لیست برداری از کارهایی که باید روز بعد در اولویت قرار گیرند تا در فرصت مناسب به آن ها رسیدگی شود.
• همیشه مداد و کاغذ در دسترس باشد و هر دستوری را که از طرف مدیر صادر می شود، یادداشت کرده تا موارد اظهار شده فراموش نشود.
• مطالعه فرم قرار ملاقات های مدیر، تلفن ها، فکس ها و نامه هایی که باید مورد مطالعه قرار گیرد در اولین وقت حضور در محل کار توصیه می شود.
• سعی شود آخر وقت اداری برنامه روز بعد را آماده کرده و روی میز کار خود قرار داد تا چیزی از چشم دور نباشد.
• استفاده از این فرم در تنظیم پاره ای از برنامه های کاری مفید است.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی