مدیریت جلسات یکی از ارکان حیاتی برای بهبود بهره‌وری و کارایی در هر سازمانی است.
اهمیت این مهارت زمانی برجسته می‌شود که می‌بینیم چگونه می‌تواند به تقویت ارتباطات تیمی، تسریع در تصمیم‌گیری‌ها و جلوگیری از اتلاف وقت کمک کند.

در این مقاله، به بررسی اهمیت مدیریت جلسات، نکات کلیدی برای برگزاری جلسات موفق و معرفی یک فایل PDF جامع درباره مدیریت جلسات خواهیم پرداخت که می‌توانید به صورت رایگان دانلود کنید.

این فایل PDF مدیریت جلسات راهنمایی جامع و کاربردی برای تمامی کسانی است که به دنبال برگزاری جلسات موثر و سازنده هستند.

اهمیت مدیریت جلسات

مدیریت جلسات موثر نه تنها به افزایش بهره‌وری سازمانی کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود که تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شوند.

در ادامه به برخی از دلایل اهمیت مدیریت جلسات می‌پردازیم:

• ارتباطات بهتر:
  جلسات موثر به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا اطلاعات را به اشتراک بگذارند و به طور همزمان نظرات و دیدگاه‌ها را مطرح کنند.
  این تعاملات می‌توانند به بهبود فهم مشترک و هماهنگی بین اعضای تیم کمک کنند.
• تصمیم‌گیری سریع‌تر:
  با مدیریت صحیح جلسات، فرآیند تصمیم‌گیری تسریع می‌شود و از پراکندگی و عدم تمرکز جلوگیری می‌کند. داشتن یک دستور جلسه مشخص و هدفمند می‌تواند به تیم کمک کند تا به سرعت به توافقات و تصمیمات مورد نیاز برسند.
• افزایش بهره‌وری:
  جلسات هدفمند و برنامه‌ریزی شده به اعضای تیم کمک می‌کنند تا وظایف خود را بهتر درک کنند و بهره‌وری افزایش یابد.
  این جلسات به کاهش اتلاف وقت و انرژی کمک می‌کنند و باعث می‌شوند که همه اعضا با یکدیگر همگام شوند.

نکات کلیدی برای برگزاری جلسات موفق

برای اینکه بتوانید جلسات موثری برگزار کنید و به نتایج مطلوب دست یابید، باید به نکات کلیدی زیر توجه کنید.
این نکات به شما کمک می‌کنند تا جلسات خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
برای دسترسی به یک راهنمای جامع و کاربردی، می‌توانید فایل PDF مدیریت جلسات را دانلود کنید.

تعیین هدف جلسه

• تعیین هدف مشخص:
  قبل از برگزاری هر جلسه، هدف مشخصی را تعیین کنید.
  سوال کنید که چرا این جلسه باید برگزار شود و چه نتایجی باید از آن به دست آید.
• توضیح هدف به شرکت‌کنندگان:
  هدف جلسه را به وضوح برای تمامی شرکت‌کنندگان توضیح دهید تا همه بدانند که چرا در جلسه حضور دارند و چه انتظاری از آنها می‌رود.

برنامه‌ریزی و زمانبندی

• انتخاب زمان مناسب:
  زمان مناسب برای جلسه را انتخاب کنید تا بیشترین تعداد شرکت‌کنندگان بتوانند حضور داشته باشند.
• تعیین مدت زمان مناسب:
  مدت زمان جلسه را به گونه‌ای تعیین کنید که برای همه شرکت‌کنندگان مناسب باشد و از طولانی شدن بی‌مورد جلسه جلوگیری کند.

انتخاب شرکت‌کنندگان مناسب

• دعوت از افراد ضروری:
  تنها افرادی که حضورشان ضروری است را دعوت کنید.
  این کار به جلوگیری از اتلاف وقت کمک می‌کند و جلسه را متمرکزتر می‌سازد.
• اطلاع‌رسانی به موقع:
  شرکت‌کنندگان را به موقع از زمان و مکان جلسه مطلع کنید تا بتوانند برنامه‌های خود را هماهنگ کنند.

آماده‌سازی دستور جلسه

• تهیه دستور جلسه:
  دستور جلسه را از قبل آماده کنید و به همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید.
  این کار به همه اجازه می‌دهد که آمادگی لازم را داشته باشند و از زمان جلسه به بهترین شکل استفاده کنند.
• شفاف‌سازی موضوعات:
  موضوعات جلسه را به وضوح در دستور جلسه مشخص کنید تا همه بدانند چه موضوعاتی قرار است مورد بحث قرار گیرد.

مدیریت زمان

• پایبندی به زمانبندی:
  به زمانبندی پایبند باشید و از انحراف به موضوعات جانبی جلوگیری کنید.
  این کمک می‌کند تا همه موضوعات مهم پوشش داده شوند.
• کنترل زمان:
  یک نفر را مسئول کنترل زمان جلسه کنید تا مطمئن شوید که زمان به طور موثر مدیریت می‌شود.

پیگیری تصمیمات و وظایف مشخص شده

• تهیه صورتجلسه:
  پس از جلسه، صورتجلسه را تهیه و ارسال کنید تا همه شرکت‌کنندگان از تصمیمات گرفته شده و وظایف مشخص شده مطلع شوند.
• پیگیری وظایف:
  پیگیری وظایف مشخص شده از اهمیت زیادی برخوردار است تا تصمیمات به خوبی اجرا شوند.
  مطمئن شوید که همه وظایف تعیین شده در جلسه به درستی پیگیری و اجرا می‌شوند.

PDF مدیریت جلسات که در این مقاله معرفی می‌شود، شامل تمامی مراحل و نکات مهم برای برگزاری جلسات موفق است.
این فایل PDF می‌تواند به عنوان یک منبع ارزشمند برای بهبود کیفیت جلسات در سازمان شما مورد استفاده قرار گیرد.

با دانلود فایل PDF مدیریت جلسات، می‌توانید ابزارها و تکنیک‌های لازم برای برگزاری جلسات کارآمد را در دسترس داشته باشید و به بهبود عملکرد تیم خود کمک کنید.

دانلود فایل PDF مدیریت جلسات

برای دانلود رایگان فایل PDF مدیریت جلسات، کافی است بر روی لینک زیر کلیک کنید.
این فایل شامل تمامی نکات و راهنمایی‌های لازم برای برگزاری جلسات موثر است و می‌تواند به شما در بهبود فرآیندهای مدیریتی و افزایش بهره‌وری کمک کند.

فایل PDF مدیریت جلسات به شما کمک می‌کند تا با استفاده از نکات کلیدی و چک‌لیست‌های موجود، جلسات خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و به نتایج بهتری دست یابید.

امیدواریم که این راهنما به شما در برگزاری جلسات کارآمد و پربار کمک کند و باعث بهبود کیفیت کار تیمی در سازمان شما شود. ⁽¹⁾

• آیا تا به حال در جلساتی شرکت کرده‌اید که بی‌نظم و بی‌هدف به نظر برسند؟
• آیا احساس کرده‌اید که وقت شما در جلسات تلف شده است؟
• آیا می‌دانید چرا برخی جلسات بسیار کارآمد و موثر هستند؟

تعریف جلسات رسمی

جلسات رسمی به گردهمایی‌هایی با هدف‌های مشخص و ساختارمند گفته می‌شود که در محیط‌های کاری برگزار می‌شوند. ⁽¹⁾

این جلسات معمولاً دارای یک دستور جلسه از پیش تعیین‌شده هستند و شامل حضور افراد کلیدی و مسئول می‌شوند. جلسات رسمی برای تصمیم‌گیری‌های مهم، تبادل اطلاعات، بررسی عملکرد و تعیین راهبردهای آینده برگزار می‌شوند.

این نوع جلسات نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و پیروی از قواعد و آداب خاصی هستند تا به اهداف مورد نظر دست یابند.

اهمیت رعایت آداب جلسات رسمی

رعایت آداب جلسات رسمی برای موفقیت و بهره‌وری آنها ضروری است.

دلایل اصلی اهمیت رعایت آداب جلسات عبارتند از:

1. حفظ نظم و ساختار جلسه:
   آداب جلسه به حفظ نظم و تمرکز کمک می‌کند. با رعایت آداب مشخص، جلسه به طور منظم پیش می‌رود و از انحراف از موضوع جلوگیری می‌شود.
2. احترام به وقت دیگران:
3. وقتی همه شرکت‌کنندگان به آداب جلسه پایبند باشند، از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود و زمان جلسه به طور موثر استفاده می‌شود.
4. افزایش بهره‌وری:
   رعایت آداب جلسات باعث می‌شود که همه افراد به طور فعال و موثر در بحث‌ها شرکت کنند و به نتایج بهتری دست یابند.
5. ایجاد فضای حرفه‌ای:
   آداب جلسات نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شرکت‌کنندگان است و به ایجاد فضای محترمانه و همکاری کمک می‌کند.
6. جلوگیری از سوءتفاهم‌ها:
   با رعایت آداب مشخص، سوءتفاهم‌ها و ناهماهنگی‌ها کاهش می‌یابد و ارتباطات بهبود می‌یابد.

به این ترتیب، رعایت آداب جلسات رسمی نه تنها باعث بهبود کارایی و اثربخشی جلسات می‌شود، بلکه به تقویت روحیه همکاری و احترام متقابل نیز کمک می‌کند.

آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی (120 دقیقه ویدیو)

“با مجموعه فیلم‌های آموزشی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی، مهارت‌های خود را در زمینه نگارش نامه‌های رسمی بهبود بخشید. این آموزش‌ها به شما کمک می‌کنند تا با ادبیات و زبان رسمی آشنا شوید و نامه‌هایی حرفه‌ای و تاثیرگذار بنویسید.”

آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی

آماده‌سازی قبل از جلسه در آداب جلسات رسمی

تعیین هدف جلسه

اهمیت هدف‌گذاری: چرا هر جلسه باید هدف مشخصی داشته باشد؟

هر جلسه باید با هدف مشخصی برگزار شود تا بتواند به نتایج مطلوب دست یابد.
هدف‌گذاری مشخص به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا بهتر درک کنند که از جلسه چه انتظاری می‌رود و چگونه می‌توانند به تحقق اهداف کمک کنند.

دلایل اهمیت هدف‌گذاری در آداب جلسات رسمی عبارتند از:

• افزایش بهره‌وری:
  هدف‌گذاری مشخص باعث می‌شود که همه شرکت‌کنندگان بر روی موضوعات مهم تمرکز کنند و از انحراف به موضوعات جانبی جلوگیری شود.
• مدیریت زمان:
  با داشتن هدف واضح، زمان جلسه به صورت موثرتر مدیریت می‌شود و از طولانی شدن بی‌مورد جلسات جلوگیری می‌شود.
• تعهد و انگیزه بیشتر:
  وقتی هدف جلسه مشخص باشد، شرکت‌کنندگان احساس تعهد و انگیزه بیشتری برای مشارکت فعال در جلسه خواهند داشت.
• ارتباطات واضح‌تر:
  هدف‌گذاری کمک می‌کند تا ارتباطات در جلسه شفاف‌تر و روشن‌تر باشد و همه افراد بدانند که باید بر چه موضوعاتی تمرکز کنند.

روش‌های تعیین هدف: تکنیک‌ها و ابزارهایی برای تعیین هدف‌های واضح و قابل دستیابی

• تکنیک SMART:
  یکی از معروف‌ترین تکنیک‌ها برای تعیین هدف در آداب جلسات رسمی، تکنیک SMART است که مخفف Specific (خاص)، Measurable (قابل اندازه‌گیری)، Achievable (قابل دستیابی)، Relevant (مرتبط)، و Time-bound (دارای محدوده زمانی) می‌باشد.
  با استفاده از این تکنیک، می‌توانید اهدافی واضح و قابل دستیابی تعیین کنید.
• تکنیک OKR (Objectives and Key Results):
  در این روش، اهداف کلان تعیین می‌شوند و سپس نتایج کلیدی که نشان‌دهنده دستیابی به آن اهداف هستند، مشخص می‌شوند.
  این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بر نتایج ملموس تمرکز کنند.
• Brainstorming (بارش فکری):
  با استفاده از جلسات بارش فکری، می‌توانید نظرات و ایده‌های مختلف را جمع‌آوری کرده و سپس اهداف جلسه را بر اساس این ایده‌ها تعیین کنید.

تهیه و توزیع دستور جلسه

نحوه تهیه دستور جلسه: مراحل و نکات مهم در تهیه دستور جلسه

• تعیین موضوعات اصلی:
  ابتدا موضوعات اصلی که قرار است در جلسه مورد بحث قرار گیرند را تعیین کنید.
• تنظیم زمان‌بندی:
  برای هر موضوع زمان مشخصی تعیین کنید تا جلسه به طور منظم پیش برود و از انحراف به موضوعات دیگر جلوگیری شود.
• تعیین مسئولین:
  برای هر موضوع یک مسئول تعیین کنید که توضیحات لازم را ارائه دهد و بحث را هدایت کند.
• پیش‌بینی پرسش‌ها و بحث‌ها:
  پیش‌بینی کنید که ممکن است چه سوالاتی مطرح شود و چگونه می‌توان بحث‌ها را مدیریت کرد.
• نگارش و قالب‌بندی:
  دستور جلسه را به صورت مکتوب تهیه کرده و قالب‌بندی کنید تا برای همه شرکت‌کنندگان قابل فهم باشد.

کتاب گزارش نویسی اداری (کتاب فیزیکی)

“گزارش نویسی اداری یکی از مهارت‌های حیاتی در هر سازمانی است. با مطالعه کتاب گزارش نویسی اداری، می‌توانید به بهترین شکل ممکن گزارش‌های حرفه‌ای و دقیق تهیه کنید و نقش موثری در بهبود عملکرد سازمان خود داشته باشید.”

کتاب گزارش نویسی اداری

اهمیت ارسال دستور جلسه: چرا باید دستور جلسه را قبل از جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال کرد؟

• آمادگی شرکت‌کنندگان:
  ارسال دستور جلسه پیش از برگزاری جلسه به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا خود را برای موضوعات مورد بحث آماده کنند و نظرات و سوالات خود را مطرح کنند.
• افزایش مشارکت:
  با اطلاع از موضوعات جلسه، شرکت‌کنندگان می‌توانند به صورت فعال‌تر در بحث‌ها شرکت کنند و مشارکت موثرتری داشته باشند.
• مدیریت بهتر زمان:
  با داشتن دستور جلسه، زمان جلسه به صورت موثرتر مدیریت می‌شود و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.
• پیشگیری از سوءتفاهم‌ها:
  دستور جلسه شفافیت را افزایش می‌دهد و از بروز سوءتفاهم‌ها و ناهماهنگی‌ها جلوگیری می‌کند.

انتخاب مکان و تجهیزات مناسب

مکان جلسه: معیارهای انتخاب مکان مناسب برای جلسه چیست؟

• ظرفیت مکان:
  مکان جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی در آن جا بگیرند.
• دسترسی آسان:
  مکان باید برای همه شرکت‌کنندگان به راحتی قابل دسترسی باشد و امکانات حمل و نقل مناسبی داشته باشد.
• محیط مناسب:
  مکان باید دارای محیطی آرام و بدون اختلال باشد تا جلسه به طور موثر برگزار شود.
• تجهیزات فنی:
  مکان باید به تجهیزات فنی مورد نیاز مانند پروژکتور، تخته سفید، و سیستم صوتی مجهز باشد.

فهرست تجهیزات ضروری و نحوه بررسی و آماده‌سازی آنها قبل از جلسه

• سیستم صوتی و تصویری:
  مطمئن شوید که تجهیزات صوتی و تصویری به درستی کار می‌کنند و تنظیمات لازم انجام شده است.
• لپ‌تاپ و پروژکتور:
  اگر نیاز به ارائه مطالب دارید، لپ‌تاپ و پروژکتور را قبل از جلسه بررسی و آماده کنید.
• تخته سفید و ماژیک:
  برای نوشتن نکات مهم و نمودارها از تخته سفید و ماژیک استفاده کنید.
• اینترنت:
  اگر نیاز به دسترسی به اینترنت دارید، از اتصال اینترنت مکان جلسه اطمینان حاصل کنید.
• مکان‌نمایی:
  نقشه و راهنمای محل جلسه را برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا به راحتی بتوانند مکان را پیدا کنند.

این نکات به شما کمک می‌کند تا جلسات خود را به بهترین نحو ممکن آماده‌سازی و برگزار کنید و به آداب جلسات رسمی پایبند باشید.

آداب رفتاری در طول جلسه رسمی

وقت‌شناسی و حضور به موقع

اهمیت وقت‌شناسی: تاثیر حضور به موقع بر روند جلسه

در آداب جلسات رسمی، وقت‌شناسی نقش کلیدی دارد.
حضور به موقع در جلسه نشان‌دهنده احترام به وقت دیگران و تعهد به مسئولیت‌ها است.

وقت‌شناسی در جلسات رسمی باعث می‌شود که جلسه به موقع شروع شود و برنامه‌ریزی‌های انجام شده به درستی اجرا گردد.

این امر موجب افزایش کارایی و بهره‌وری جلسه شده و از بروز ناهماهنگی و اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.
حضور به موقع همچنین باعث ایجاد اعتماد و احترام متقابل میان شرکت‌کنندگان می‌شود که یکی از اصول مهم آداب جلسات رسمی است.

راهکارهای حضور به موقع: نکاتی برای مدیریت زمان و جلوگیری از تاخیر

• برنامه‌ریزی قبلی:
  برنامه‌ریزی مناسب و تعیین زمان کافی برای رسیدن به مکان جلسه، کمک می‌کند تا به موقع حاضر شوید.
  این کار یکی از کلیدهای موفقیت در آداب جلسات رسمی است.
• تنظیم یادآورها:
  استفاده از یادآورها و اعلان‌های تقویمی برای یادآوری زمان جلسه به شما کمک می‌کند که همیشه به موقع حاضر شوید.
• آماده‌سازی زودتر:
  زودتر آماده شدن و پیش‌بینی ترافیک یا مشکلات احتمالی در راه از موارد مهمی است که در آداب جلسات رسمی توصیه می‌شود.
• تعیین اولویت‌ها:
  تعیین اولویت‌های کاری و اختصاص زمان کافی برای شرکت در جلسه نیز از نکات کلیدی جلسات رسمی است.

بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری (کتاب فیزیکی)

“برای داشتن نامه‌های اداری بی‌نقص و حرفه‌ای، بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری بهترین انتخاب است. این کتاب فیزیکی شامل تمامی نکات و تکنیک‌های لازم برای نگارش نامه‌های اداری استاندارد و موثر می‌باشد.”

بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری

معرفی و خوش‌آمدگویی

نحوه معرفی شرکت‌کنندگان: روش‌های معرفی افراد جدید و کسانی که از راه دور شرکت می‌کنند

یکی از اصول آداب جلسات رسمی، معرفی مناسب شرکت‌کنندگان جدید و کسانی که از راه دور شرکت می‌کنند است.
این کار باعث می‌شود که همه افراد احساس راحتی کنند و بهبود ارتباطات تسهیل شود.

• معرفی توسط میزبان:
  میزبان جلسه می‌تواند شرکت‌کنندگان جدید را معرفی کرده و توضیحاتی درباره نقش و مسئولیت‌های آنها بدهد.
• معرفی خود شرکت‌کنندگان:
  هر شرکت‌کننده جدید می‌تواند به صورت مختصر خود را معرفی کند و اطلاعاتی درباره پیشینه و وظایف خود ارائه دهد.
• استفاده از ابزارهای مجازی:
  در جلسات آنلاین، استفاده از ابزارهای ویدئوکنفرانس برای معرفی شرکت‌کنندگان از راه دور به بهبود جلسات رسمی کمک می‌کند.

ایجاد فضای خوش‌آمدگویی: چگونه می‌توان فضای جلسه را برای همه دلپذیر کرد؟

• خوش‌آمدگویی گرم:
  استقبال گرم از شرکت‌کنندگان و ایجاد فضایی دوستانه و مثبت از جمله مهم‌ترین آداب جلسات رسمی است.
• استفاده از نام‌ها:
  استفاده از نام شرکت‌کنندگان در طول جلسه برای افزایش احساس مهم بودن و ارتباط بهتر.
• تشویق به مشارکت:
• تشویق همه افراد به مشارکت در بحث‌ها و ارائه نظرات خود به تقویت جلسات رسمی کمک می‌کند.

گوش دادن فعال

تعریف گوش دادن فعال: مفهوم گوش دادن فعال و اهمیت آن

گوش دادن فعال یکی از آداب مهم در جلسات رسمی است که نشان‌دهنده احترام و توجه به سخنران است.
گوش دادن فعال به معنای تمرکز کامل بر سخنران، درک مطلب و نشان دادن علاقه به موضوعات مطرح شده است.
این کار باعث افزایش بهره‌وری جلسه و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها می‌شود.

راهکارهایی برای نشان دادن توجه و احترام به سخنرانان

• تماس چشمی:
  نگاه کردن به سخنران و برقرار کردن تماس چشمی یکی از نشانه‌های مهم آداب جلسات رسمی است.
• تایید با سر:
• تایید مطالب با حرکت سر و نشان دادن توجه نیز از تکنیک‌های مهم در جلسات رسمی است.
• پرسیدن سوالات:
  مطرح کردن سوالات مرتبط برای نشان دادن علاقه و درک مطلب.
• یادداشت‌برداری:
  نوشتن نکات مهم برای تمرکز بیشتر و یادآوری بعدی.

مدیریت زمان و پیروی از دستور جلسه

راهکارهایی برای حفظ تمرکز و جلوگیری از انحراف از موضوع

• تعیین زمان‌بندی مشخص:
  تعیین زمان برای هر موضوع و پایبندی به آن از اصول آداب جلسات رسمی است.
• استفاده از تایمر:
  استفاده از تایمر برای کنترل زمان بحث‌ها.
• محدود کردن تعداد موضوعات:
  محدود کردن تعداد موضوعات مورد بحث به موضوعات اصلی و مهم.

اهمیت پایبندی به دستور جلسه و روش‌های اجرای آن

• شروع به موقع جلسه:
  آغاز جلسه در زمان مقرر و جلوگیری از تاخیر.
• پایبندی به موضوعات تعیین شده:
  بحث درباره موضوعات تعیین شده در دستور جلسه و جلوگیری از انحراف به موضوعات جانبی.
• پایان به موقع جلسه:
• خاتمه دادن به جلسه در زمان مقرر و جلوگیری از طولانی شدن بی‌مورد. ⁽¹⁾

کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه

“اگر می‌خواهید جلسات خود را به صورت موثر و منظم مدیریت کنید، کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه انتخابی عالی است. این کتاب به شما کمک می‌کند تا تمامی نکات و اصول لازم برای تنظیم صورت‌جلسه‌های دقیق و حرفه‌ای را فرا بگیرید.”

کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه

صحبت کردن با وضوح و اعتماد به نفس

تکنیک‌های صحبت کردن مؤثر: راهکارهایی برای بیان نظرات با وضوح و اعتماد به نفس

• آمادگی قبلی:
  آماده شدن برای موضوعات مورد بحث و جمع‌آوری اطلاعات لازم یکی از اصول آداب جلسات رسمی است.
• صحبت با صدای رسا:
  صحبت کردن با صدای رسا و واضح برای فهم بهتر.
• بیان نظرات به صورت مختصر و مفید:
  اجتناب از طولانی کردن بی‌مورد صحبت‌ها و بیان نظرات به صورت خلاصه و مفید.

اجتناب از وقفه‌ها و اختلالات: چگونه می‌توان از وقفه‌های غیر ضروری جلوگیری کرد

• خاموش کردن تلفن همراه:
  خاموش کردن یا بی‌صدا کردن تلفن همراه برای جلوگیری از ایجاد وقفه، یکی از اصول مهم آداب جلسات رسمی است.
• پرهیز از صحبت‌های جانبی:
  اجتناب از صحبت‌های جانبی و تمرکز بر موضوعات جلسه.
• حفظ تمرکز:
  حفظ تمرکز بر موضوعات مورد بحث و جلوگیری از انحراف به موضوعات دیگر از دیگر نکات مهم در جلسات رسمی است.

این نکات به شما کمک می‌کنند تا در طول جلسه به آداب جلسات رسمی پایبند باشید و جلسه‌ای موثر و بهره‌ور داشته باشید.

رفتارهای بعد از جلسه در آداب جلسات رسمی

پیگیری و اقدام‌های بعدی

اهمیت پیگیری: چرا پیگیری موارد مطرح شده در جلسه ضروری است؟

در آداب جلسات رسمی، پیگیری موارد مطرح شده از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
بدون پیگیری، تصمیمات و توافقات انجام شده در جلسه به نتیجه نخواهند رسید و اجرای آنها ممکن است به تعویق بیفتد.

پیگیری دقیق و منظم باعث می‌شود که:

• مسئولیت‌پذیری:
  افراد مسئولیت وظایف خود را بهتر درک کنند و نسبت به اجرای آنها متعهد باشند.
• پیگیری پیشرفت:
  پیشرفت کارها به طور منظم بررسی شود و هرگونه مشکل یا مانع به سرعت شناسایی و رفع گردد.
• ارزیابی عملکرد:
  عملکرد شرکت‌کنندگان و کارایی جلسه ارزیابی شود و از نتایج برای بهبود جلسات آینده استفاده شود.
• تقویت ارتباطات:
  ارتباطات بین اعضای تیم تقویت شده و همکاری بهبود یابد.

تعیین وظایف بعدی: روش‌های تعیین و تقسیم وظایف بعد از جلسه

• تهیه فهرست وظایف:
  در پایان جلسه، فهرستی از وظایف مشخص تهیه شود که شامل نام مسئولین، مهلت‌های زمانی و جزئیات اجرای وظایف باشد.
• تعیین مسئولین:
  هر وظیفه به یک فرد یا تیم مشخص اختصاص داده شود تا از پراکندگی مسئولیت‌ها جلوگیری شود.
• مشخص کردن مهلت‌ها:
  برای هر وظیفه یک مهلت زمانی تعیین شود تا اجرای کارها به موقع انجام گیرد.

کتابچه رایگان تنظیم صورتجلسه

“اگر به دنبال یک راهنمای کامل و کاربردی برای تنظیم صورت‌جلسه هستید، کتابچه رایگان تنظیم صورتجلسه را از دست ندهید. این کتابچه به شما کمک می‌کند تا با اصول و قواعد تنظیم صورت‌جلسه‌های موثر آشنا شوید و آنها را به راحتی اجرا کنید.”

کتابچه رایگان تنظیم صورتجلسه

نظافت و مرتب کردن محل جلسه

اهمیت نگهداری از محیط جلسه و تمیز کردن آن پس از پایان جلسه

یکی از آداب جلسات رسمی، نگهداری و مرتب کردن محیط جلسه پس از پایان آن است.
این کار نشان‌دهنده احترام به محیط کار و دیگران است و همچنین از موارد زیر جلوگیری می‌کند:

• جلوگیری از بی‌نظمی:
  محیط مرتب و تمیز به کاهش استرس و افزایش تمرکز کمک می‌کند.
• آماده‌سازی برای جلسات بعدی:
  محیط تمیز و مرتب، آماده‌سازی سریع و بدون مشکل برای جلسات بعدی را ممکن می‌سازد.
• حفظ حرفه‌ای بودن:
  نگهداری از محیط جلسه نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شرکت‌کنندگان و سازمان است.

وظایف شرکت‌کنندگان: نقش شرکت‌کنندگان در مرتب کردن محل جلسه

• جمع‌آوری و مرتب کردن اسناد:
  تمام اسناد و مدارک مورد استفاده در جلسه باید جمع‌آوری و مرتب شوند.
• پاکسازی میز و صندلی‌ها:
  میز و صندلی‌ها باید مرتب شوند و هرگونه زباله یا وسیله اضافی جمع‌آوری شود.
• بررسی تجهیزات فنی:
  تجهیزات فنی مانند پروژکتورها و لپ‌تاپ‌ها باید خاموش و به مکان‌های اصلی خود بازگردانده شوند.
• تهیه گزارش نظافت:
  اگر نیاز به نظافت تخصصی است، گزارش آن تهیه و به تیم نظافت ارائه شود.

ارسال صورت‌جلسه

تهیه صورت‌جلسه: نکات مهم در تهیه و نگارش صورت‌جلسه

• خلاصه مباحث:
  صورت‌جلسه باید شامل خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده در جلسه باشد.
• تصمیمات و توافقات:
  تمامی تصمیمات و توافقات انجام شده باید به وضوح در صورت‌جلسه ذکر شوند.
• وظایف تعیین شده:
  وظایف و مسئولیت‌های تعیین شده در جلسه به همراه مهلت‌های زمانی باید به صورت دقیق ثبت شوند.
• امضاها:
  صورت‌جلسه باید توسط مسئولین مربوطه امضا شود تا به رسمیت شناخته شود.

ارسال صورت‌جلسه: چگونه و به چه کسانی باید صورت‌جلسه ارسال شود؟

• تعیین مخاطبان:
  صورت‌جلسه باید به تمامی شرکت‌کنندگان و افرادی که مسئولیت وظایف را بر عهده دارند ارسال شود.
• ارسال به موقع:
  صورت‌جلسه باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن پس از پایان جلسه ارسال شود تا اطلاعات تازه و مرتبط باقی بماند.
• استفاده از ابزارهای دیجیتال
  : ارسال صورت‌جلسه از طریق ایمیل یا سیستم‌های مدیریت اسناد دیجیتال مانند Google Drive یا Microsoft SharePoint می‌تواند به تسهیل ارتباطات و پیگیری کمک کند.
• ذخیره و بایگانی:
  نسخه‌ای از صورت‌جلسه باید به طور مناسب ذخیره و بایگانی شود تا در آینده قابل دسترسی و مراجعه باشد.

با رعایت این نکات و آداب جلسات رسمی، می‌توانید جلساتی موثرتر و با بهره‌وری بالاتر داشته باشید و به نتایج مطلوب دست یابید.

مقاله ای دیگر با عنوان آموزش تنظیم صورتجلسه در گروه آموزشی ایفردوسی قرار دارد که می توانید از طریق  این لینک به این آموزش رایگان و ارزشمند دست یابید.

نتیجه‌گیری

مرور کوتاهی بر نکات مهمی که در مقاله به آنها اشاره شد.

در این مقاله، به بررسی آداب جلسات رسمی پرداخته شد که شامل موارد مختلفی از جمله آماده‌سازی قبل از جلسه، آداب رفتاری در طول جلسه و رفتارهای بعد از جلسه بود.

به طور خلاصه، نکات کلیدی به شرح زیر است:

1. تعیین هدف جلسه
2. تهیه و توزیع دستور جلسه
3. انتخاب مکان و تجهیزات مناسب
4. وقت‌شناسی و حضور به موقع
5. معرفی و خوش‌آمدگویی
6. گوش دادن فعال
7. مدیریت زمان و پیروی از دستور جلسه
8. صحبت کردن با وضوح و اعتماد به نفس
9. پیگیری و اقدام‌های بعدی
10. نظافت و مرتب کردن محل جلسه

رعایت آداب جلسات رسمی نه تنها نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شرکت‌کنندگان است، بلکه به بهبود کارایی و اثربخشی جلسات نیز کمک می‌کند.

رعایت این آداب باعث می‌شود که جلسات به طور منظم و موثر برگزار شوند، ارتباطات بین اعضای تیم تقویت شود و نتایج مطلوب‌تری حاصل گردد.

ارکان جلسه

ارکان جلسه عبارتند از: 1- رییس جلسه 2- دبیر جلسه 3- اعضای جلسه

1- رئیس جلسه: کسی است که تمایل افراد را در راه رسیدن به هدف های جلسه جلب می نماید. وی دستور نمی دهد بلکه تعادل بین هدف های فردی و گروهی را برقرار می سازد و در خاتمه جلسه نظرات اعضا را گردآوری، تلخیص و استنتاج می نماید. رییس جلسه باید وقتی یکی از موضوعات و اهداف دستور جلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارد. برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی و سوءتفاهم باید عملیات، خلاصه شده و در گزارش های صورت جلسه قید شود.

وظایف رییس جلسه:

– ایجاد محیطی آرام جهت بحث و گفتگو
– هدایت جریان بحث و مذاکره به طور صحیح
– ایجاد فرصت جهت ارایه نظرات تمام اعضا
– حفظ بحث و مذاکره در حدود دستور جلسه
– ارایه خلاصه پیشرفت مذاکره
– ایجاد و حفظ نظم در جلسه
– استفاده از توانایی های خاص افراد در جلسه
– جلوگیری از عوامل بازدارنده
– شروع و ختم به موقع جلسه

2- دبیر جلسه: کسی است که نسبت به تنظیم دستور جلسه و اعلام آن به اعضا اقدام نموده و در نگهداری و سوابق و تمهیدات برگزاری جلسه تلاش نماید و حکم منبع اطلاعاتی را دارد که هر وقت اعضا سؤالی داشته باشند، پاسخ روشن بدهد.

وظایف دبیر جلسه:

– سوابق و مدارک لازم را در صورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد.
– قبل از تشکیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید.
– مطمئن باشد که تمام اعضای جلسه آگاهی لازم را در رابطه با موضوع زمان و مکان برگزاری جلسه داشته باشند.
– در تمام طول مدت جلسه ضمن یادداشت یا ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضا برای ارائه مدارک و سوابق امر آماده باشد.
– اطمینان حاصل کند که عیناً ارائه راه کار و راه حل یک مشکل را که توسط یک عضو جلسه ارائه شده یادداشت کرده باشد.
– رازدار جلسه باشد، نباید مطالبی را که در اختیار دارد بر له یا علیه سایر اعضا به طور مستقیم یا غیرمستقیم استفاده کند.
– پس از تنظیم صورتجلسه نسبت به ارسال به تمام اعضا اقدام نماید.
– آن مواردی که در جلسه بعد باید عنوان گردد ثبت نماید.
– اگر به افراد عضو در جلسه مسئولیت هایی محول شده پیگیری و اقدام نماید.
– خود را برای جلسه بعد آماده نماید.

3- اعضای جلسه: مشارکت کنده فعال در جلسات می باشند.

وظایف اعضای جلسه:

– به موقع در جلسه حاضر شوند.
– به گفته حاضران خوب گوش کنند(هنر گوش دادن)
– در بحث ها فعالانه شرکت کنند.
– هوشمندانه سوال کنند.
– واقع بینانه به مسایل بنگرند.
– پیشنهادهای عملی و سازنده ارایه دهند.
– خارج از موضوع بحث صحبت نکنند.
– از نظرات درست دیگران به زعم خود حمایت کنند.
– تا مطالب به طور کامل تحلیل نشده، قضاوت نکنند.
– در اداره صحیح و نظم جلسه کمک کنند.
– مطالب مهم و کلیدی را یادداشت کنند.
– جلسه را دقیق ارزیابی کرده و به رئیس بازخورد دهند.
– تصمیماتی را که مورد تواقف قرار گرفته است به مرحله اجرا درآورند.

موانع و مشکلاتی که سبب بی حاصلی جلسه ها می شود:

– نداشتن برنامه کار
– غیبت افراد اصلی
– آماده نبودن شرکت کنندگان در جلسه
– سلطه جویی رییس جلسه
– انحصار طلبی های اعضا در جلسه
– برخوردهای شخصی
– نداشتن تسهیلات و امکانات
– ایجاد وقفه به لحاظ عوامل بیرونی
– تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن
– تبدیل جلسات به کانون قدرت و قدرت طلبی

اصول تنظیم زمان جلسه

برای این که اعضای جلسه به موقع حضور یابند و آمادگی اشتراک مساعی داشته باشند، باید در انتخاب زمان جلسه به مواردی توجه داشته باشیم که عبارتند از: آمادگی مدیر و دیگر شرکت کنندگان برای حضور، وجود تسهیلات و داشتن وقت لازم برای تهیه مقدمات توجه کرد. سپس آمادگی و تجهیزات ضروری را باید مورد نظر قرار داد و سرانجام با شرکت کنندگان در جلسه برای اطمینان یافتن از برنامه اشان موضوع را مطرح کرد، در این زمینه باید به نکات زیر توجه نمود:

– جلسه باید سر ساعت آغاز شود.
– اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده دوباره برای او ذکر نشود، چون این کار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد.
– زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گرفته شود.
– برای اینکه مطالب لازم تا زمان تعیین شده به اتمام برسد، باید موضوعات دستور جلسه به ترتیب توسط سخن گو فهرست شود، با این کار اگر وقت به اتمام برسد، بررسی موضوعات مهم از دست داده نمی شود.
– اگر قبل از رسیدن به زمان پایان جلسه به تمام موضوعات جلسه پرداخته شد، می توان اتمام جلسه را اعلام نمود.

مقدمات جلسه

مهمترین وظایف منشی قبل از تشکیل جلسه عبارتند از:
1- مشخص و قطعی شدن تاریخ، ساعت، موضوع و محل تشکیل جلسه و اسامی شرکت کنندگان.
2- سؤال مجدد در مورد وقت تشکیل جلسه از شخصی که مسئولیت این کار بر عهده اوست.
3- تهیه و ارسال دعوتنامه و دستور جلسه، در صورتی که دعوت، تلفنی نباشد.
4- ترتیب مقدمات پذیرایی از شرکت کنندگان.
5- آماده کردن محل کنفرانس از نظر تعداد صندلی و نور، مشخص کردن مسئولیت سایر کسانی که باید از شرکت کنندگان پذیرایی کنند.
6- آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه مورد نیاز خواهد بود و همچنین آماده کردن مداد و کاغذ.
7- آماده کردن پروژکتور، بلندگو، ضبط صوت و سایر لوازم مورد نیاز.
8- در جلسات رسمی جای هر یک از شرکت کنندگان به وسیله یک کارت مشخص و روی صندلی نصب شود.

همکاری در برگزاری جلسات

وظیفه منشی در هنگام تشکیل جلسه عبارتند از:
1- قطع تلفن های اتاق جلسه هنگام بحث و گفتگوی اعضا
2- جلوگیری از پذیرایی توسط مستخدمین در زمان تشکیل جلسه
3- کنترل کامل رفت و آمد افراد غیرمجاز به داخل جلسه

بعد از جلسه

پس از اتمام جلسه مسئول دفتر باید اقدامات زیر را انجام دهد:
1- جمع آوری پیش نویس و مطالب مطروحه در جلسه جهت تایپ.
2- تایپ نتایج تصمیمات و مذاکرات انجام شده (صورتجلسه)
3- ارسال مطالب به افرادی که در جلسه شرکت داشته اند، به منظور تأیید و امضای صورتجلسه.
4- تفکیک صورتجلسه و ابلاغ آن به مقامات شرکت کننده و دریافت رسید از آنان.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

در این نوع جلسات مطالبی از این دست مورد بحث و تبادل نظر قرار داده می شود:

• طرح مشکلی که در مورد آن باید تصمیم گیری کرد
• ارائه پیشنهادهای مختلف از طرف شرکت کنندگان در جلسه و بحث و تبادل نظر در مورد آن ها
• تصویب پیشنهادهای مورد قبول و اخذ رأی در این مورد
• انتخاب مسئول یا مسئولان برای اجرای پیشنهادهای مصوب در جلسه
• تعیین جدول زمان بندی برای اجرا

جلسات اطلاعی و مشورتی

• مشخص شدن دستور جلسه
• تشکیل جلسه با حضور اعضایی که باید اطلاعات مندرج در دستور جلسه را مطرح کرده و به اطلاع سایر شرکت کنندگان برسانند.
• بحث و پرسش و پاسخ در مورد اطلاعات ارائه شده در جلسه

انواع گردهمایی

کنفرانس

جلسه ای است مشورتی، متشکل از گروهی از متخصصان فن برای بحث و مشورت در مسائل گوناگون و نیز اجتماع سیاستمداران، رؤسای دولت ها یا وزیران، به منظور بحث و تبادل افکار یا حل و فصل اختلافات سیاسی داخلی یا بین المللی. کنفرانس گاهی به یک خطابه ادبی، علمی و غیره نیز گفته می شود. همچنین به جلسه ای که شخصی به پرسش های روزنامه نگاران یا نمایندگان خبرگزاری ها پاسخ می دهد، کنفرانس مطبوعاتی می گویند.

کنگره

لفظ کنگره را می توان به مجامعی اطلاق کرد که در آن، افرادی گرد هم آیند و پیرامون موضوع مربوط به منافع عمومی و مسائل مشترک تبادل نظر کنند و به بحث و گفت و گو بپردازند. لفظ کنگره بیشتر در مواردی به کار رفته است که عده ای از سیاستمدارن با اختیار تام گرد هم آمده و درباره یک مسأله مهم سیاسی از قبیل عقد قراردادهای بین المللی مثل خاتمه دادن به دوران جنگ و برقراری صلح و همچنین تصویب قوانین تضمین کننده حقوق بشر به گفت و گو و تبادل نظر پرداخته اند. در برخی از ممالک، مجمع دو مجلس «نمایندگان و سنا» را کنگره می نامند. امروزه به جای کنگره بیشتر لفظ کنفرانس را به کار می برند.

سمپوزیوم

در اصل به معنی ضیافت است و اکنون به تجمعی گفته می شود که در آن عده ای از متخصصان فن و دانشمندان، موضوع واحدی را مورد بحث قرار دهند. توضیح اینکه طبق برنامه معین، از متخصصان فن دعوت می شود که در جلسه شرکت و درباره مطالب خاصی سخنرانی کنند. موضوع سخنرانی و بحث یکی است، اما هر یک از سخنوارن جنبه جداگانه ای را مورد بحث قرار می دهند. بعد از سخنرانی، شنوندگان نیز وارد بحث می شوند و نظر خود را اظهار می کنند. جلسات سمپوزیوم بیشتر برای بررسی و تحقیق در یک امر علمی و اجتماعی تشکیل می شود و در مسیر آخرین تحولات و تغییرات رشته تخصصی خود قرار می گیرند. تعداد افراد سخنران در سمپوزیوم از 3 تا 5 نفر است.

سمینار

جلسات سمینار بیشتر جنبه کارآموزی دارد. مقصود اصلی از برپاداشتن سمینار صرف نظر از آموختن شیوه های کار، تبادل نظر درباره امری است و روی هم رفته کوشش بر آن است که از نظر همه شرکت کنندگان در جلسه اطلاع حاصل شود و راهی انتخاب شود که در پیشرفت کار مؤثر باشد.

به طور خلاصه تجمعی را می توان سمینار نامید که در آن روش های جدید در هر فنی مورد مطالعه قرار گیرد و برای افزایش بازدهی کار، بهترین راه ها برگزیده شوند.

کمیسیون

کمیسیون دارای معانی متعددی است: 1- به مأموریتی کمیسیون گفته می شود که در آن اجرای امری به شخصی محول شود. 2- در تجارت و امور بانکی به پول دریافت شده در مقابل انجام کاری کمیسیون گفته می شود. 3- کمیسیون به تجمعی گفته می شود که برای تحقیق و مطالعه درباره موضوعی تشکیل شود. به طور معمول این تجمع در مقیاس کوچک تر تشکیل می شود و اغلب شعبه ای از مجامع بزرگ است. 4- به هر یک از شعب مجالس مقننه که از تعدادی نماینده، برای رسیدگی به یکی از امور کشوری تشکیل شده، کمیسیون می گویند.

همچنین به تجمع تعدادی از اعضای یک کمیسیون که مأمور تحقیق یا اتخاذ تصمیم درباره امری هستند سوکمیسیون می گویند.

کمیته

در اصطلاح به مجمعی می گویند که از طرف یک حکومت یا مقام صلاحیت دار یا جمعیتی برای بررسی امری یا آماده کردن طرحی یا اجرای تصمیمی انتخاب شود. در حقیقت کمیته از حیث مفهوم با کلمه کمیسیون مترادف است با این تفاوت که کمیته می تواند قدرت اجرایی نیز داشته باشد.

میزگرد

میزگرد نوعی تجمع است که عده ای در یک محیط دوستانه پیرامون میزگردی جمع می شوند و درباره موضوعی به گفت و گو می پردازند. یکی از مقررات میزگرد صحبت شرکت کنندگان با اجازه رئیس است و در آن، گفت و گو منحصراً درباره موضوع از پیش تعیین شده است. معمولاً رئیس به هیچ یک از شرکت کنندگان در میزگرد بیش از یک بار اجازه صحبت نمی دهد؛ مگر آنکه همه سخن گفته باشند.

مناظره

در لغت به معنی مجادله و نزاع با همدیگر و تفکر در حقیقت و ماهیت چیزی است و در اصطلاح تجمعی است که در آن با قواعد معینی به اثبات یا نفی مسأله ای می پردازند تا با بهره گیری از استدلال، نظر خود را ثابت کنند. در مناظره به طور معمول چهار یا شش نفر شرکت می کنند. دو یا سه تن برای اثبات قضیه و دو یا سه تن دیگر برای نفی آن صحبت می کنند.

مجمع

مجمع در لغت به معنی محل، جای گرد آمدن، مجلس و جمعیت آمده است. از نظر حقوقی به تجمعاتی گفته می شود که از همه افراد جمعیت تشکیل شود. از نظر یک مؤسسه مجمع عمومی یکی از ارکان مهم با تمام اختیارات محسوب می شود.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی