اغلب کارمندان شاغل در ادارات و سازمان‌های دولتی یا خصوصی، روزانه برای انجام وظایف خود به نگارش نامه‌های اداری و رسمی نیاز دارند. همچنین ارباب رجوع برای رفع نیازهای فردی و اجتماعی، نیازمند برقراری ارتباط با ادارات و ارگان‌ها است که برقراری چنین ارتباطاتی تنها با نوشتن نامه‌های اداری امکان‌پذیر خواهد بود. برقراری ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی، تلفن، فکس و … از جمله روش‌های سریع برای ارسال و دریافت پیام‌ها به‌شمار می‌آیند اما بخش عمده‌ای از این پیام‌ها در مکاتبات اداری باید به صورت کتبی و در قالب نامه‌های رسمی و اداری به گیرنده ارسال شوند؛ از این‌رو هرچقدر کارکنان ادارات و سازمان‌ها به اصول نامه‌نگاری تسلط داشته باشند، می‌توانند کارها را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند و این موضوع پاسخ‌دهی به نامه‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

مکاتبات اداری در ارتباطات سازمان نقش مهم و حیاتی ایفا می‌کنند و بروز هرگونه مشکل و ایراد در چنین مکاتباتی، سبب اختلال در روند کار ادارات یا سازمان‌ها می‌شود؛ بنابراین افراد باید از اصول مکاتبات اداری آگاهی کافی داشته باشند. ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی فعالیت دارد که مطالب آموزش مکاتبات اداری و مهات‌های نوشتاری را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

در اینجا سعی خواهیم کرد تا شما را با مکاتبات اداری، انواع آن، ضرورت یادگیری و مطالب آموزشی سایت ایفردوسی آشنا کنیم؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند؛ یعنی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود به چنین مکاتباتی نیاز خواهد داشت. در حقیقت مکاتبات اداری به هر‌گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی از طریق نامه یا فکس گفته می‌شود که در آن درخواست یا دستوری به افراد یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌شود. مکاتبات اداری به عنوان ابزار کاربردی شناخته می‌شوند که توسط مدیران، پرسنل، کارمندان و مشتریان برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حال حاضر راهکارهای اتوماسیون اداری توانسته‌اند تا حد زیادی پیچیدگی مکاتبات سازمانی را کاهش دهند. به‌طور کلی مکاتبات اداری به دو شکل سنتی با نوشتن نامه به صورت کاغذی و نامه‌نگاری الکترونیکی انجام می‌شوند.

دانلود کتابچه رایگان مکاتبات اداری (موبایلی)

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به عنوان روشی کاربردی برای برقراری ارتباط در سازمان‌ها یا ارگان‌ها شناخته می شوند که در ساده‌ترین دسته‌بندی به دو نوع مکاتبات کاغذی و مکاتبات تحت وب تقسیم می‌شوند. به‌طور کلی انواع مکاتبات اداری به شرح زیر هستند:

·        مکاتبات درون‌ سازمانی

به مکاتبات اداری که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب آن سازمان یا ارگان انجام می‌شود، مکاتبات درون سازمانی اطلاق می‌شود که ممکن است به صورت رسمی یا غیررسمی باشد.

·        مکاتبات برون‌ سازمانی

به مکاتباتی که بین ادارات یا سازمان‌های مختلف یا بین سازمان و مشتریان صورت می‌گیرد، مکاتبات برون سازمانی گفته می‌شود که به شکل ارتباط کتبی خواهد بود.

·        مکاتبات فروش

به مکاتبات مرتبط با فروش یک محصول، خدمات و سایر فعالیت‌های مربوط به فروش اطلاق می‌شود که برای دستیابی به فروش و برقراری ارتباط موثر با بازار هدف نگارش خواهند شد.

·        مکاتبات اختصاصی

به مکاتبات با مضامین شخصی و عاطفی، مکاتبات اختصاصی گفته می‌شود که لحن رسمی نداشته و برای قدردانی، تقدیر، تبریک و … کاربرد دارند. لازم به ذکر است که این مدل مکاتبه برای اهداف تجاری هم کاربرد دارد.

ضرورت یادگیری نگارش مکاتبات اداری

مکاتبات اداری با اهداف گوناگون در سازمان‌ها یا ادارات انجام می‌شوند که این اهداف به ماهیت وضعیتی که ارسال یک اطلاعیه یا پیام ایجاب می‌کند، وابسته هستند. یادگیری و آموزش مکاتبات اداری به دلایلی چون اطلاع‌رسانی به پرسنل، اطلاع‌رسانی به اشخاص خاص در سازمان، ارسال دستورالعمل به واحدها یا افراد سازمان، ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت یا ارسال دستور اداری به واحدهای سازمانی و کارکنان نوشته می‌شود؛ بنابراین برقراری ارتباطات رسمی از طریق مکاتبات اداری به عنوان مهمترین ابزار برای رسیدن به اهداف سازمان شناخته می‌شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان بوده که سبب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

شروع یادگیری مکاتبات اداری چگونه است؟

آموزش مکاتبات اداری برای افراد سازمانی و اشخاصی که با ادارات در ارتباط هستند، امری ضروری خواهد بود. آگاهی نداشتن از اصول مکاتبات اداری سبب بروز مشکل در عملکرد سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌شود که با آموزش قابل حل خواهد بود. در حال حاضر تعداد محدودی کتاب یا سایت آموزشی در زمینه یادگیری مکاتبات اداری وجود دارند که سایت ایفردوسی یکی از برترین مجموعه‌های فعال در زمینه آموزش مهارت‌های اداری شناخته می‌شود. گروه آموزشی فردوسی، محصولات آموزشی رایگان، کتابچه‌های آموزشی رایگان و قیمت دار را در کنار مطالب آموزشی نامه‌نگاری چون آموزش گزارش نویسی اداری، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت جلسه در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. برای شروع یادگیری مکاتبات اداری، می‌توان از مطالب آموزشی و اصول نگارشی سایت ایفردوسی استفاده کرد. به‌طور کلی قواعد مکاتبات اداری به شرح زیر خواهد بود:

• تعیین هدف اولیه از برقراری ارتباط
• برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اطلاعات پیام
• لحن رسمی و زبان ساده
• نگارش موثر و مرتبط با هدف
• رعایت ادب، تعارفات و اختصار
• نگارش بدون اشتباهات گرامری و تایپی

محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی کشور، محصولات آموزشی متنوعی را به صورت رایگان و قیمت دار برای یادگیری اصول نگارش نامه‌های رسمی عرضه می‌کند. آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یکی از کاربردی‌ترین محصولات ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در 4 جلسه و یک آزمون در قالب ویدیو (MP4) به مدت 97 دقیقه تهیه شده است. سرفصل‌های محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و رسمی به شرح زیر است:

• جلسه یکم- ساختار و اصطلاحات نامه اداری
• آزمون جلسه یکم (14 پرسش 4 گزینه‌ای)
• جلسه دوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (مقدماتی)
• جلسه سوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (پیشرفته)
• جلسه چهارم- بررسی نمونه نامه‌های پاسخ به تمرین نامه نگاری

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

کتاب گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری از سری مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در کنار آموزش اصول و قواعد نگارش نامه‌های اداری، نمونه نامه‌های کاربردی را با راهنمای تغییر در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. این کتاب با فرمت PDF در دو بخش اصول و اصطلاحات نامه‌‌نگاری و 70 نمونه نامه تهیه شده است که به عنوان یک منبع آموزشی کاربردی برای آموزش مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر به دنبال برقراری ارتباط درون سازمانی یا برون سازمانی هستید، می‌توانید از مطالب آموزشی مهارت‌های نوشتاری اداری ایفردوسی به ویژه کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی بهره ببرید.

خرید کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)