شاید برخی از افراد فکر کنند که در سال 1403 با وجود این همه پیشرفت های تکنولوژی نیازی به آموزش نامه نگاری ندارند.
این تصور کاملاً اشتباه است؛ زیرا هنوز هم بسیاری از ارتباطات و تصمیم گیری ها از طریق نامه نگاری انجام می شود و نامه نگاری همچنان ستون فقرات ارتباطات است.

اغلب کسب و کارها به دلیل ماهیت فعالیت خود باید با سازمان ها، موسسات و افراد زیادی مکاتبه داشته باشند.
در اینجا است که اهمیت استفاده از آموزش نامه نگاری به وضوح دیده می شود.
بسیار مهم است که نویسنده نامه درخواست یا پیام خود را به طور واضح، دقیق و مختصر بیان کند.

در ضمن باید لحن نامه مناسب بوده و تاثیر لازم را بر خواننده بگذارد.
نگارش چنین نامه ای به صورت تصادفی اتفاق نمی افتد و نویسنده آن باید از دانش کافی برخوردار باشد.

آموزش نامه نگاری

ما در گروه آموزشی فردوسی منابع بی نظیر آموزش نامه نگاری را در دسترس شما قرار داده ایم.
پس از استفاده از مطالب ارزشمند ما؛ شما می توانید چرخش قلم خود روی کاغذ را به روشی بسیار اصولی و هنرمندانه هدایت کرده و از مزایای آن بهره مند شوید.

مسلماً پس از استفاده از آموزش مکاتبات اداری خواهید توانست ارتباطات خود با سازمان ها و افراد مرتبط با کسب و کارتان را بهبود دهید.
شما می توانید درخواست های خود را به بهترین شکل ممکن مطرح کنید.

در واقع با انجام مکاتبات شایسته میزان موفقیت هر کسب وکاری افزایش خواهد یافت. (1)

مزایای استفاده از آموزش نامه نگاری

علاوه بر این که استفاده از آموزش نامه نگاری یک ضرورت است؛ مزایایی نیز برای افراد دارد.

برخی از مزایای استفاده از آموزش مکاتبات اداری به شرح زیر است:

1. کاهش زمان تهیه و نوشتن نامه‌ها:
   آموزش نامه‌ نگاری با ارائه تکنیک‌ها و الگوهای بهینه، به افراد کمک می‌کند تا زمان تهیه و نوشتن نامه‌های مختلف را به‌طور قابل توجهی کاهش دهند.
   این امر نه تنها به بهبود بهره‌وری کاری افراد کمک می‌کند بلکه اجازه می‌دهد تا به شکلی سریعتر و دقیق‌تر با دیگران ارتباط برقرار کنند.
2. ارائه اطلاعات واضح و قابل فهم:
   آموزش نامه نگاری اداری، فرآیند ارسال و دریافت اطلاعات را بهبود می‌بخشد.
   افراد با استفاده از این آموزش می‌توانند اطلاعات حجیم و پیچیده را به شکل واضح و قابل فهمی ارائه دهند.
   این امر باعث می‌شود مکاتبات کاری به‌صورت سریعتر و با کیفیت‌تر انجام شود.
3. ایجاد تصویر مثبت از شرکت:
   مهارت در نامه‌نگاری و مکاتبات اداری، به افراد کمک می‌کند تا تصویر مثبتی از شرکت یا سازمان خود ایجاد کنند.
   ارسال نامه‌ها و اطلاعات با استفاده از قوانین نگارش صحیح و موثر، باعث ایجاد اعتماد و افزایش وفاداری مشتریان می‌شود.
4. امتناع از پذیرش درخواست‌های غیر قابل پذیرش:
   آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در مقابل درخواست‌هایی که با منافع کسب و کار خود در تضاد هستند، امتناع نموده و به شیوه‌ای صحیح این امور را مدیریت کنند.
   این اقدام نه تنها به حفظ منافع کسب و کار کمک می‌کند بلکه به سازماندهی بهتر فعالیت‌های اداری نیز کمک می‌کند.

به‌طور کلی، آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در فعالیت‌های اداری خود بهبود و ارتقاء یابند و نقش مهمی در بهبود کارایی و تعاملات سازمانی داشته باشند.

برخی از انواع نامه:

آموزش نامه نگاری دو نوع اصلی نامه، یعنی نامه های رسمی و غیر رسمی را در بر می گیرد.
گاهی به نامه نگاری رسمی، نامه نگاری تجاری نیز گفته می شود.

نامه های رسمی و غیر رسمی می توانند به دلایل مختلفی نوشته شوند.
در واقع با توجه به هدف خاصی که نامه برای دستیابی به آن هدف نوشته می شود؛ نوع نامه تعیین می گردد.

برخی انواع نامه ها به تفصیل به شرح زیر هستند:

1. نامه درخواست انتقالی:
   این نوع نامه به منظور درخواست انتقال به یک واحد یا محل کار دیگر نوشته می‌شود.
   افراد ممکن است این نوع نامه را برای تغییر محل کار یا شرایط کاری خود ارسال کنند.
2. نامه برای درخواست گواهی موقت فارغ التحصیلی:
   این نامه برای خواستن گواهی موقت فارغ التحصیلی از موسسات آموزشی نوشته می‌شود.
   افرادی که به دلیل مواردی نیاز به گواهی موقت دارند، این نوع نامه را ارسال می‌کنند.
3. نامه برای استفاده از مرخصی زایمان:
   زوج‌ها قبل از تولد فرزند می‌توانند نامه‌ای برای درخواست مرخصی زایمان ارسال کنند.
   این نامه معمولاً شامل جزئیاتی از تاریخ مورد نظر برای مرخصی و شرایط مربوط به آن است.
4. نامه برای درخواست تغییر نام:
   افرادی که تصمیم به تغییر نام خود دارند، نامه‌ای رسمی برای ارسال به مراجع ذیصلاح نوشته و درخواست تغییر نام خود را ارائه می‌دهند.
5. نامه برای صدور گذرنامه جدید:
   افرادی که نیاز به گذرنامه جدید دارند، نامه‌ای به مراجع مربوطه می‌نویسند تا درخواست صدور گذرنامه جدید خود را ثبت کنند.

تعیین نوع نامه به دلیل هدف خاص آن، اهمیت زیادی دارد و این انواع نامه‌ها به عنوان ابزارهای مهم در ارتباطات رسمی و غیررسمی جامعه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با استفاده از آموزش نامه نگاری ارائه شده توسط گروه آموزشی فردوسی، قادر خواهید بود هر نوع نامه‌ای را با دقت و بدون مشکل بنویسید.
علاوه بر این، با دانلود “کتاب الکترونیکی PDF “گنجینه 70 نمونه نامهکاربردی (رسمی و اداری)”، با انواع مختلف نامه‌ها آشنا خواهید شد.

این کتاب الکترونیکی شامل 70 نمونه نامه با موضوعات مختلف، از جمله نامه‌ های رسمی و اداری، است که مطالعه آن به شما امکان می‌دهد با نمونه‌ های واقعی و کاربردی آشنا شوید.
این تجربه باعث افزایش وسعت دید شما در حوزه نامه‌ نگاری خواهد شد و شما را به نوشتن نامه‌های موثر و قابل فهم در انواع موقعیت‌های اداری و رسمی تقویت خواهد کرد.

با مطالعه این کتاب، می‌توانید به عنوان یک نویسنده ماهر در زمینه نامه نگاری اداری، به بهبود مهارت‌های خود در تدوین و ارسال نامه‌های موثر و کاربردی بپردازید.

بهترین روش آموزش نامه نگاری به کارمندان یک شرکت کدام است؟

این سوال مسلماً به ذهن همه مدیران با تجربه ای که از اهمیت آموزش نامه نگاری آگاه هستند؛ خطور می کند.

آموزش کارکنان یک سازمان می تواند سبب رفع کاستی ها و افزایش موفقیت های سازمان گردد.
آیا تجهیز کتابخانه سازمان به تعدادی کتاب آموزش نامه نگاری می تواند سبب افزایش مهارت های نامه نگاری کارمندان گردد؟

چند درصد از کارمندان به خود زحمت خواندن این کتاب ها را خواهند داد؟

در هر سازمانی تعدادی کارمند علاقمند به یادگیری و مطالعه وجود دارد؛ اما همه کارمندان این ویژگی مثبت را ندارند.
راه حل بهتری که ما به شما پیشنهاد می کنیم؛ استفاده از دوره آنلاین آموزش نامه نگاری می باشد.

در این دوره آموزشی روش های مختلف نامه نگاری به صورت کار عملی به افراد آموزش داده می شود.
هم چنین بسته خودآموز دستیار نامه نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار داده خواهد شد.
امکان بحث و تعامل در دوره وجود دارد که بازدهی دوره را افزایش می دهد.

نکات نامه نگاری

با استفاده از آموزش نامه نگاری اداری و نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی با بسیاری از نکات و کارهای ظریف نامه نگاری آشنا خواهید شد.

به طور کلی برای نوشتن یک نامه خوب، صرف نظر از نوع آن بهتر است به نکات زیر توجه نمایید:

خواننده خود را بشناسید

شناخت خواننده یکی از نکات حیاتی در هنگام نوشتن هر نوع نامه است.
این مرحله اساسی به نویسنده امکان می‌دهد با موفقیت واقعیت‌ها و نیازهای گیرنده نامه را درک کرده و از زبان و لحنی استفاده کند که به گیرنده نه تنها مطلب را درک کند بلکه با آن احساس هماهنگی کند.

در اینجا چند نکته در خصوص شناخت خواننده در نامه نگاری آورده شده است:

1. تحقیق و آشنایی:
   قبل از شروع به نوشتن نامه، مهم است که نویسنده به دقت تحقیقاتی انجام دهد و با گیرنده نامه آشنا شود.
   اطلاعاتی در مورد سلیقه، تجربیات، و نیازهای آن فرد می‌تواند به نویسنده کمک کند تا نامه‌ای موثرتر بنویسد.
2. زبان مخاطب:
   از زبان و لحنی استفاده کنید که مخاطب بتواند به راحتی درک کند.
   اگر مخاطب نامه در یک حوزه خاص تخصص دارد، استفاده از اصطلاحات مربوط به آن حوزه می‌تواند ارتباط نامه با او را تقویت کند.
3. مهارت‌های فرهنگی:
   در نوشتن نامه، مهم است که مهارت‌های فرهنگی خود را نیز در نظر بگیرید.
   احترام به مقدار مناسب، استفاده از اصطلاحات متداول و درک مراعات فرهنگی می‌تواند تأثیر گذاری نامه را افزایش دهد.
4. نیازها و انتظارات:
   بررسی نیازها و انتظارات مخاطب نامه از اهمیت بالایی برخوردار است.
   این شامل درک دقیق از اهداف و ترجیحات فرد، موضوعات مهم برای او، و احترام به مرزهای شخصی او می‌شود.
5. هدف نامه:
   مشخص کنید که هدف نامه چیست؟
   آیا شما می‌خواهید اطلاعات برسانید، درخواستی داشته باشید یا فقط ارتباط برقرار کنید؟
   هماهنگی محتوای نامه با هدف، تأثیر مثبتی بر تعامل با گیرنده دارد.

با شناخت دقیق از خواننده، نویسنده قادر خواهد بود نامه‌ای بهینه و موثر بنویسد که به درستی به نیازها و انتظارات مخاطب پاسخ دهد و ارتباط مؤثری را برقرار کند.

انتخاب قالب مناسب

اطلاعات مربوط به قالب نامه یک بعد دیگر از مهمیت زیادی برخوردار است و می‌تواند در ارتقاء حرفه‌ای بودن و تأثیرگذاری نامه تاثیرگذار باشد.
در این راستا، توجه به انتخاب قالب مناسب می‌تواند به بهبود تدوین و ارسال نامه‌های شما کمک کند.

1. استفاده از ایمیل:
   اگر نامه به صورت غیررسمی است یا گیرنده ترجیح می‌دهد از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید، بهتر است از این وسیله استفاده کنید.
   ایمیل‌ها به سرعت ارسال می‌شوند و امکان ارتباط مستقیم و فوری را فراهم می‌کنند.
2. نسخه تایپ شده:
   در مواردی که نامه نیاز به حفظ شکل و استفاده‌ی طولانی‌تری دارد، از نسخه تایپ شده چاپی استفاده کنید.
   این نسخه‌ها می‌توانند به صورت حرفه‌ای و قابل خواندن در اختیار گیرنده قرار گیرند.
3. دست‌نویس:
   نامه‌های غیررسمی و شخصی ممکن است با دست نوشته شوند.
   این نوع نامه‌نگاری حس ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و برخی مواقع برای موضوعاتی که نیاز به حس حمایت و دفاع از شخصیت دارند، مناسب‌تر باشد.
4. تایپ نامه رسمی:
   در مواردی که نیاز به نگارش نامه رسمی با استانداردهای خاص دارید، همواره بهتر است از تایپ استفاده کنید.
   این شامل استفاده از فونت مناسب، فاصله‌بندی صحیح و قالب‌بندی استاندارد است.

توجه به این نکات و انتخاب درست قالب، نشان دهنده دقت و حرفه‌ای بودن نویسنده است و در تأثیرگذاری نامه نقش بسزایی ایفا می‌کند.

مختصر بنویسید

این مفهوم ارائه دادن اطلاعات به صورت مختصر و مفید را تأکید می‌کند.
در واقع، مختصر نویسی به نویسنده این امکان را می‌دهد تا با کوتاه کردن و جمع‌بندی مطالب، گیرنده را به سرعت و به طور واضح با اطلاعات آشنا کند.

در اینجا می‌توانید به برخی نکات مهم در خصوص مختصر بنویسید مراجعه کنید:

1. وضوح هدف:
   در آغاز نامه، هدف یا منظور خود را به صورت واضح و شفاف بیان کنید. این اطلاعات مهم هستند تا گیرنده بتواند از ابتدا به مفهوم نامه آگاه شود.
2. ضرورت اطلاعات:
   مطمئن شوید که تنها اطلاعات ضروری و مهم در نامه خود جای گرفته باشند. جلوگیری از اطالت غیرضروری باعث می‌شود که نامه جاذبه و کوتاهتر باشد.
3. پرسش از خود سوالات:
   در حین نوشتن، از خود سوالاتی مانند “چرا این نامه را می‌نویسم؟” و “چه نتیجه‌ای انتظار دارم؟” بپرسید.
   این کمک می‌کند که محتوا روی هدف اصلی نامه تمرکز داشته باشد.
4. استفاده از جملات مختصر و روان:
   جلوگیری از جملات پیچیده و طولانی و به جای آن، انتخاب جملات مختصر و روان کمک می‌کند که مخاطب به سرعت مفهوم نامه را درک کند.
5. تاکید بر تمرکز:
   متمرکز نگه داشتن محتوا بر هدف اصلی نامه و اطلاعات اصلی، باعث می‌شود نامه کوتاه، جذاب و مفید باشد.

به کلی، مختصر بنویسندگی مهارتی است که با اجرای آن، نامه شما به صورت جذاب و موثر خواهد بود.

نامه را کوتاه نگه دارید

توصیه به کوتاه نگه داشتن نامه نشانگر حسن‌نیت و احترام به وقت گیرنده است.
با محدود کردن نامه به موارد اساسی و مهم، فراهم می‌آید که گیرنده بدون زمان‌بری غرق در جزئیات نامه شود.
این رویکرد، اطمینان می‌دهد که مطالب به صورت واضح و مفید ارائه شده و احتمال دریافت یک پاسخ سریع‌تر افزایش یابد.

ویژه خواننده بنویسید

استفاده از کلماتی مثل “ما” یا “شما” به نویسنده این امکان را می‌دهد که گیرنده را در فرآیند نوشتن نامه جلب کند و احساس کند که این نامه برای او به صورت خاص تدوین شده است.

این نوع ویژه‌نویسی، ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و احساس حضور در مکاتبات را تقویت می‌کند.
به این ترتیب، نامه نه تنها به عنوان یک وسیله ارتباطی، بلکه به عنوان یک ابزار برقراری ارتباط فردی مؤثر خواهد بود.

نامه را تصحیح کنید

پس از نگارش نامه، یک گام مهم و ضروری در فرآیند آموزش نامه نگاری، تصحیح و ویرایش آن است.
این مرحله می‌تواند تأثیر بسزایی در جلب توجه و ایجاد تأثیر مطلوب بر گیرنده داشته باشد.

در این مرحله، اشتباهات املایی و گرامری نامه برطرف شده و اطمینان حاصل می‌شود که متن خالی از اشکال است.

گام‌های تصحیح:

1. بررسی املایی
    تمام کلمات و اصطلاحات در نامه باید به دقت بررسی شوند تا هیچ املای اشتباهی باقی نماند.
2. بررسی گرامری
    ساختار جملات و استفاده از قواعد گرامری در نامه باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد. این شامل استفاده صحیح از زمان‌ها، افعال، و تراز بین قسمت‌های مختلف نامه است.
3. ارتقاء واژگان
    تلاش بر این باشد که از واژگان مناسب و تنوع در استفاده از اصطلاحات استفاده شود تا نامه حرفه‌ای و پویا به نظر برسد.
4. پرسش از فرد مورد اعتماد
    افراد مورد اعتماد می‌توانند به عنوان نقادانهای مفید برای تصحیح نامه شما عمل کنند. نظرات و اقتراحات آن‌ها به شما کمک می‌کند تا به طور جامعتری به اشکالات موجود در نامه نگاه کنید.

بهترین کتاب آموزش نامه نگاری اداری که کاربردی باشد چیست؟

در جستجوی بهترین کتاب آموزش نامه نگاری اداری، بسیاری از افراد با یک چالش روبرو می‌شوند.
با گشت و گذار در بازار کتب، اغلب کتبی با محتوا و عناوین مرتبط با نامه نگاری یا مکاتبات اداری آشنا می‌شوند، اما اغلب این آثار از طریق نگاهی کلی به موضوع ارائه شده‌اند.

کتاب هایی قطور یا باریک که همه محتوایی آموزشی از نگارش نامه های رسمی و اداری دارند.
اما چیزی که همواره شاهد آن هستیم کلی گویی مطالب این کتاب هاست.
عدم پرداختن به ریشه ای به اصول و ساختار نامه اداری از مشکلات آن هاست سبب غیرکاربردی بودن آنها می شود.

شاید گرد هم آوردن انواع مکاتبات اداری از جمله نامه، گزارش، صورتجلسه، آگهی، آیین نامه و … در یک کتاب باعث چنین مسأله ای می شود.
برای مثال آخرین کتابی که در این زمینه با عنوان فرهنگواره ی نامه نگاری (از آثار ارزشمند استاد حسن ذوالفقاری) مطالعه کردم، فقط 23 صفحه از این کتاب 329 صفحه ای به نگارش نامه اختصاص یافته بود.

البته این نشانه ضعف این چنین کتاب هایی نیست بلکه هدف آنها آشنایی اولیه با انواع مکاتبات است.

حال برای اینکه به محتوای کامل تر و کاربردی تر از کتاب آموزش نامه نگاری اداری دست یابیم چه کتابی مناسب است؟

هیچ کتاب آموزش نامه نگاری اداری تمرین ندارد!

در دوارن تدریسم به یکی از دغدغه های اصلی مهارتجویان که برای آموزش نامه نگاری اداری تلاش می کردند پی بردم.
آن ها بر این باور بودند که تمرین، بسیار مؤثر است و با انجام مداوم تمرین های نگارش می توانند بسیار پیشرفت کنند.

بله، تمرین.

چیزی که خودم به معجزه اش پی برده بودم.
اما صورت تمرین چه باشد؟
بسیار بر این مساله تأمل کردم.
که چه تمرینی می شود طراحی کرد که از حوصله مهارتجو خارج نباشد و سبب تثبیت مفاهیم آموزشی گردد.

یکی از آن تمرین ها این بود که از مهارتجویانم بخواهم خودشان را در یک شرایط خاص فرض کنند که نیاز باشد نامه ای رسمی و اداری بنویسند.

آن نامه ها موضوعاتی مثل درخواست خرید، انتقال نیروی کار، اعلام مسایل داخل شرکت به مدیر و از این دست بود.
سپس متن نامه اشان را با متن نامه من مقایسه کنند.
مطابقت دو متن تأثیر چشمگیری در یادگیری آن ها داشت.
زیرا ذهنشان به اندازه لازم به چالش کشیده شده بود و آماده دریافت حتی ریزترین نکات بود.
تمرین دیگر ارتباط برقرار کردن بین واژگان برای ساخت یک عبارت درست بود و دوباره مطابقت دادن با پاسخ درست از سوی من.

بله تمرین هایی این چنینی بسیار کارساز می نمود؛ بنابراین یکی از ویژگی های کتاب آموزش نامه نگاری اداری داشتن تمرین است.

بیشتر یاد بگیرید: تقویت مهارت جمله بندی رسمی

نمونه نامه های کمی در کتاب ها موجود است!

پر محتواترین کتاب آموزش نامه نگاری اداری نمونه نامه ی زیادی در خود ندارند.

نهایتا 5 یا 6 نمونه نامه. بلکه برای یک آموزش کاربردی نیاز است نمونه نامه های بسیاری مورد کاوش قرار گیرد و نکات آن ها استخراج شود.
این کار بود که من با مهارتجویانم انجام می دادیم.

نمونه نامه های رایج در ادارات دولتی را که از بهترین نامه های موجود از نظر ارزش محتوای آموزشی بود انتخاب کرده بودم و موارد درست و نادرست آنها اشاره می کردم و از مهارتجویانم می خواستم تا آنها نیز در یافتن نکات اصولی و دستوری مشارکت کنند.

در کتاب های آموزش نامه نگاری اصطلاحات خاص نامه و جایگاه آنها گفته نشده است!

چیزی که متن یک نامه را از سایر متون متمایز می کند اصطلاحات خاص است که فقط در متن نامه های رسمی و اداری به چشم می خورد.

تأثیر به کار بردن اصطلاحات در یک نامه اداری به قدری است که برخی فکر می کنند اگر فقط این اصطلاحات را بدانند و به درست یا غلط کنار یکدیگر در یک نامه به کار ببرند یک نامه حرفه ای نگاشته اند.

در صورتی که این اصطلاحات و جایگاه استفاده اشان بنا به شرایط و شأن و مقام مخاطب نامه متفاوت است نیاز به آموزش دارد.
این اصطلاحات نه تنها نشان‌دهنده سطح فرهنگی و آگاهی نویسنده، بلکه نیز احترام و محترمانه بودن نامه نسبت به مخاطب را هم نشان می‌دهند.

به عبارت دیگر، آشنایی با این اصطلاحات و درک صحیح جایگاه و استفاده از آن‌ها، جزء مهارت‌های ضروری در نوشتن نامه‌های اداری و رسمی است که نیازمند آموزش و تمرین است.

پیشنهاد یک کتاب آموزش نامه نگاری اداری کامل

حال اگر به شما بگوییم تمام آنچه از یک آموزش کامل و کاربردی انتظار دارید در یک کتاب گرد هم آورده ایم نظرتان چیست؟

بهترین کتاب آموزش نامه نگاری که تمرین های زیادی از نوع:

• تطبیقی
• نمونه نامه های بسیار با نکات تحلیلی
• آموزش اصطلاحات خاص نامه های اداری و جایگاهشان و خیلی مطالب مفید دیگر در آن وجود دارد.

به اضافه یک سری کارت آموزشی که حاوی نموداری مرحله به مرحله از نگارش یک نامه اداری با در نظر گرفتن شرایط است.
هدف از چاپ این کارت های آموزشی ضد آب در اندازه جیبی استفاده در محل کار است.

مجموعه ای از بهترین کتاب آموزش نامه نگاری اداری، که شامل یک کتاب سیمی و کارت های آموزشی می شود.
و فقط و فقط به آموزش تخصصی نگارش نامه های رسمی و اداری به زبان ساده پرداخته، عنوان ((بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری)) را به خود اختصاص داده است.

از این رو در عنوان آن واژه ((دستیار)) آمده که نه تنها نگارش نامه اداری را به شما آموزش می دهد بلکه می تواند با استفاده از یک نمودار نگارش مرحله به مرحله نامه، همچون یک دستیار حرفه ای هنگام نوشتن کنار شما باشد.

خرید بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری

نتیجه گیری

در جستجوی بهترین کتاب آموزش نامه نگاری اداری، می‌توان به چند نکته مهم اشاره کرد.

اولاً، تمرین و کاربرد عملی در نوشتن نامه‌های رسمی و اداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
کتابی که تمرین‌های کاربردی و مثال‌های زیادی در این زمینه داشته باشد، به کاربران این امکان را می‌دهد تا مهارت‌های خود را با تمرین و تجربه افزایش دهند.

ثانیاً، کتاب باید به اصول و ساختار نامه اداری به شکل کامل و جامع پرداخته باشد.
آشنایی با این اصول و قواعد، افراد را قادر به نوشتن نامه‌های حرفه‌ای و مؤثر می‌کند.
نکات دستوری و اصطلاحات خاص نیز باید به دقت تدریس شوند.

ثالثاً، حضور نمونه‌های زیاد و تحلیلی از نامه‌های اداری و رسمی در کتاب، امکان درک عمیق‌تر اصول نگارش را فراهم می‌کند.
این نمونه‌ها می‌توانند به خواننده کمک کنند تا مفاهیم آموزشی را در محیط عملی بیان کند.

در نهایت، کتاب باید به تمرین‌های تعاملی و فعالیت‌های عملی جلب توجه کند.
از طریق تمرین‌های تطبیقی و کارت‌های آموزشی، افراد می‌توانند مهارت‌های خود را بهبود بخشند و در مواقع واقعی از این مهارت‌ها بهره‌مند شوند. (1)

بنابراین، قطعا و مطلقا “بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری” با ارائه تمرین‌های کاربردی، نمونه‌های تحلیلی، و تمرین‌های تعاملی، به عنوان یک راهنمای جامع و کاربردی در زمینه نامه‌نگاری اداری مطرح شده است.

در نامه های اداری پس از پیشینه که به سابقه نامه اشاره دارد، بخش طرح موضوع نامه اداری خواهیم داشت. در نظر داشته باشید طرح موضوع با موضوع که در بالای نامه در چند کلمه نوشته می شود متفاوت است. در واقع طرح موضوع در یک نامه قسمتی است برای بیان آن چه هست، یک مساله یا یک اتفاق و هر چیزی که می خواهیم مخاطب نامه ما در جریان آن قرار گیرد. برای مثال اگر بخواهیم درخواستی از مخاطب نامه که می تواند مدیرمان یا همکارمان باشد داشته باشیم در طرح موضوع به دلایل آن درخواست اشاره می کنیم. توجه کنید که طرح موضوع در نامه های درخواستی محلی برای بیان دلایل خواسته است، نه خود خواسته. طرح موضوع نیز همانند سایر اجزای نامه اداری با اصطلاحاتی آغاز می شود که بسته به مرتبه مقام مخاطب انتخاب می شود. اصطلاح “به استحضار می رساند …” از جمله اصطلاحات معروف این بخش است.

در ادامه ویدیویی خواهیم داشت که به بررسی اصطلاحات و جایگاه طرح موضوع از کتاب دستیار نامه نگاری پرداخته است.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

در نامه های اداری پس از سلام و سرآغاز بخش پیشینه نامه اداری را داریم. پیشینه یا سابقه نامه به گردش کار آخرین نامه با همین موضوع اشاره دارد. در واقع نویسنده نامه در پیشینه به آخرین نامه ارسال شده یا دریافت شده مرتبط با این موضوع اشاره می کند. اگر نامه ما پاسخ به نامه دیگری است، در پیشینه به آن نامه با شماره، تاریخ و موضوع اشاره می کنیم. پیشینه نامه های اداری بنا به شرایط اصطلاحات متفاوتی در خود جای می دهند. برای مثال اگر بخواهیم به نامه ای پاسخ دهیم در پیشینه آن از اصطلاح “در پاسخ به نامه شماره ….. مورخ ….. مبنی بر موضوع …..” و اگر بخواهیم نامه ای که قبلا داده ایم پیگیری کنیم از اصطلاح “پیرو نامه شماره ….. مورخ ….. مبنی بر موضوع …..” استفاده می کنیم. این اصطلاحات به صورت کامل در کتاب دستیار نامه نگاری اداری در قالب یک جدول ارایه شده است که در ویدیو پایین نیز به مطالب آن قسمت از کتاب دستیار پرداخته ایم.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399