پیام اصلی نامه اداری

پیکره و پایان نامه اداری، به عنوان دو عنصر اساسی در هر نامه، نقش بسیار حیاتی در ارتباطات اداری ایفا می‌کنند.

پیکره، به عنوان تصویر ظاهری نامه، شامل سربرگ، نشانی گیرنده و فرستنده، و تاریخ نامه است.
این اطلاعات برای ایجاد هویت و تصویر صحیح اداره یا سازمان ارائه می‌شوند.

پایان‌نامه به عنوان بخشی مختصر و قاطع در نهایت نامه، پایان و اتمام پیام اصلی را مشخص می‌کند.
استفاده از اصطلاحات مودبانه و توجه به زبان رسمی در این قسمت، به اطمینان از منتقل‌شدن پیام به نحو صحیح و حرفه‌ای کمک می‌کند.

در پیکره و پایان نامه اداری، دقت به جزئیات مانند تاریخ، نام و نشانی گیرنده و فرستنده از اهمیت زیادی برخوردار است.
همچنین، تأکید بر مختصر بودن و وضوح در بیان اطلاعات در پایان نامه اداری، به افزایش تأثیرگذاری نامه کمک می‌کند.

نقطه قوت یک نامه اداری در درستی تنظیم و بیان متن اصلی آن است.

برخی از ایرادات نامه های اداری امروزه به عدم رعایت استانداردها و مبانی نگارشی، منجر به نارسایی و مبهمی متن اصلی نامه می‌شود.
در نتیجه، ارتباطات و پیگیری‌های اداری به خوبی انجام نمی‌شود و اهداف نامه ممکن است به درستی حقق نشود.

با رعایت استانداردهای نگارشی و تأکید بر وضوح و دقت پیکره و پایان نامه اداری، می‌توان از این ابزار اداری برای ارتقاء کارایی و کیفیت ارتباطات در محیط‌های اداری بهره‌مند شد.

نکات مهم در پیکره و پایان نامه اداری

 به خاطر داشته باشیم هنگام نوشتن پیکره و پایان نامه اداری:

• همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید.
  آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.
  پیش از نوشتن نامه بیندیشید.
  نوشتن حاصل اندیشه و تفکّر است، پس اندیشه قبل از نوشتن انجام می گیرد و کلام یا نوشتار محصول تفکر و تخیل است، که با ابزار سخن یا با واژگان و حروف ثبت و درج می شود.
  نوشته ی خوب و مؤثر، نتیجه ی فکر تیز، اندیشه ی قوی، نظم ذهنی و قدرت استنباط دقیق است.
  حال اگر دقیق تر به موضوع نوشتن بیندیشید هر نوشته ای از دو مرحله ی اساسی تشکیل می شود؛ اول تفکّر؛ دوم بیان فکر.
  کار نویسنده به نقّاش شبیه است؛ نقّاش ابتدا طرح اوّلیه و کم رنگی به عنوان زیرساز می ریزد.
  سپس نقش خود را می نگارد. نویسنده نیز طرح اولیه را در ذهن خود فراهم می کند؛ سپس به کمک عواملی چند آن ها را بر صفحه می آورد.

• مختصر بنویسید و جمله ها را بی دلیل طولانی نکنید.
  کاربرد لغات مشکل برای اظهار فضل یا خوشایند رئیس نه تنها مؤثر نیست؛ بلکه موجب کندی فهم خواننده و بی اثر بودن نوشته و کسالت آور خواهد بود.
  اگر نامه ی اداری وسیله ی ارتباطی است، باید ساده، روشن و دقیق باشد و به وضوح هدف را برساند. (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید.
  گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آن ها دچار مشکل و خواننده ی اصلی را سردرگم می کند.
  اگر به ناگزیر در پیام اصلی باید چند مسأله را طرح کنید، ابتدا مساله ی مهم و اصلی ذکر شود؛ در این صورت بهتر است موضوع های مختلف را در بند (پاراگراف)ها و با اختصاص شماره به هر یک از هم جدا کنید.

• گویا، رسا و بدون ابهام بنویسید.
  هنگام تنظیم نامه باید چنان بنویسیم که نامه نگاری اداری به حداقل کاهش یابد و مجبور نباشیم برای توضیح نامه ی قبل، دو یا چندباره مکاتبه کنیم.

• از عیوب زبانی و بیانی خالی باشد.
  ضعف پیام رسانی ناشی از دو مسأله ی اساسی است:
  ضعف بیانی در انتقال پیام به این معنی که نویسنده ی نامه نمی داند چگونه مفهوم مورد نظر را به ساده ترین بیان بازگوید؛ ضعف زبانی که باعث می شود نویسنده ی نامه نتواند مقصود خود را بیان دارد.
  ضعف هایی نظیر درازنویسی، کاربردهای نابجا، کاربرد کلمات دشوار و … (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هنگام نوشتن نامه، تملّق و ریا، چاپلوسی و تعارفات و مبالغه های تحقیرآمیز را به کنار می زنیم.
  امروزه عبارت پردازی هایی چون ((منوط به رأی مبارک))، ((به عرض مبارک حضرت عالی می رسد))، ((هر گونه که مقرر فرمایند)) و ((به طوری که خاطر آن جانب مستحضر است)) دیگر در عرف اداری ما جایی ندارد.

• نامه باید با صراحت و قاطعیت نوشته شود.
  نامه های دوپهلو، محافظه کارانه و کلّی گره گشا نیست.
  موضوع نامه را کوتاه و روشن بیان کنیم.
  اگر موضوع نامه پیچیده و مبهم است آن را به بخش های مختلف تقسیم کنیم تا بهتر قابل فهم باشد.
  به خواننده هم نیم نگاهی داشته باشیم.
  ممکن است او مانند ما به سابقه ی موضوع آگاهی نداشته باشد و اگر لازم است به زمینه های قبلی هم اشاره شود.
  در ابتدای نامه اطلاعات کلی و لازم را ارائه دهیم.

مطالب را بر اساس اهمیت تنظیم کنیم، در آغاز نامه نگاری اداری از ذکر مطالب جزئی خودداری کنیم؛ زیرا خواننده را از مطلب اصلی بازمی دارد. (1)

پایان و نتیجه گیری نامه اداری

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد.
اغلب عبارت پایانی نامه های اداری را سپاس و تشکر، توفیق برای گیرنده، درخواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.

صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند:

…… لذا خواهشمند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورید.

…… بنابراین، از متقاضیان خواهشمند است مدارک خود را تا پایان وقت اداری …… به این اداره ارسال دارند.

…… بدیهی است اعمال قانون پیش گفته، اثرات مطلوبی را در روند مدیریتی بر جای خواهد گذاشت، انتظار می رود یک یک اعضای آن سازمان خود را موظف به رعایت آن نمایند.

به یاد داشته باشیم در پیکره و پایان نامه اداری:

1- بر آن چه خواسته ایم تأکید می ورزیم؛

2- گیرندگان را به انجام درخواست خود تشویق می کنیم؛

3- پیام یا خواسته ی خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه می کنیم؛

4- مدّت زمان پاسخ گویی و اثرات موضوع را یادآور می شویم؛

چند نمونه از پیکره و پایان نامه اداری

– بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام و اجرای این درخواست تسریع به عمل آید.

– خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

– با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه ی مذکور دقت لازم را داشته باشند.

– از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری ….. به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند.

خرید محصول دوره مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی