پایان نامه اداری – ایفردوسی https://e-ferdowsi.ir آموزش مهارتهای اداری 📖 نامه نگاری اداری و ... Sun, 10 Mar 2024 09:42:57 +0000 fa-IR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.0.3 https://e-ferdowsi.ir/wp-content/uploads/2020/04/cropped-ferdowsi-2-32x32.png پایان نامه اداری – ایفردوسی https://e-ferdowsi.ir 32 32 فرمول نوشتن نامه اداری + 5 فرمول مهم https://e-ferdowsi.ir/3138/%d9%81%d8%b1%d9%85%d9%88%d9%84-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c https://e-ferdowsi.ir/3138/%d9%81%d8%b1%d9%85%d9%88%d9%84-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c#respond Thu, 29 Sep 2022 21:20:50 +0000 https://e-ferdowsi.ir/?p=3138 فرمول نوشتن نامه اداری

نامه اداری یکی از مهم‌ترین ارکان برقراری ارتباط در اداره‌های مختلف است و در این مقاله به بررسی فرمول نوشتن نامه اداری می‌پردازیم.

آیا تا به حال در نوشتن نامه اداری به مشکل برخورد کرده‌اید؟
بسیاری از افراد در عین داشتن اطلاعات فنی در زمینه کاری خودشان، با آداب و نحوه نوشتن نامه اداری آشنایی ندارند.
ما در این مقاله نحوه نوشتن نامه اداری را به طور کامل به شما توضیح می‌دهیم و می‌توانید با استفاده از مطالب این مقاله نامه‌ای مناسب را نگارش کنید.
اگر به دنبال فراگیری این تکنیک‌ها هستید، ادامه این مقاله را از دست ندهید.

با ورود به دنیای نامه اداری، اولین قدم برای تسلط بر فرمول نوشتن نامه اداری استفاده از یک چارچوب استاندارد است.

در این چارچوب، مهمترین بخش‌ها عبارتند از:

  1. سربرگ:
    • درج نام و لقب فرستنده نامه.
    • آدرس اداره یا شرکت.
    • شماره تلفن و ایمیل تماس.
  2. تاریخ:
    • تاریخ دقیق ارسال نامه.
  3. آدرس گیرنده:
    • نام و لقب گیرنده.
    • آدرس اداره یا شرکت گیرنده.
  4. آدرس فرستنده:
    • نام و لقب فرستنده.
    • آدرس اداره یا شرکت فرستنده.
  5. موضوع:
    • عنوان کوتاه و واضح از موضوع نامه.
  6. متن اصلی:
    • شامل مقدمه، بدنه متن و ختم نامه.
    • جلب توجه به موضوع اصلی.
    • استفاده از جملات مختصر و روان.
  7. پایان‌نامه:
    • ابراز امتنان و صمیمیت به گیرنده.
    • اعلام آمادگی برای هر گونه سوال یا اطلاعات بیشتر.
  8. امضا:
    • امضای فرستنده به همراه نام و لقب.

با اعمال این چارچوب به دقت و استفاده از اصول نامه‌نگاری، افراد می‌توانند به راحتی نامه‌های اداری خود را تدوین کرده و ارتباطات خود را با حرفه‌ایترین شکل ممکن برقرار کنند.

به این ترتیب، تسلط به این فرمول نه تنها زمان نوشتن نامه‌ها را به شدت کاهش می‌دهد بلکه کیفیت و اثربخشی آنها نیز افزایش می‌یابد.

فرمول نوشتن نامه اداری
فرمول نوشتن نامه اداری

اهمیت دانستن فرمول نوشتن نامه اداری

یکی از مهم‌ترین تجربیاتی که در کار خود باید داشته باشید، نحوه صحیح نوشتن نامه‌های اداری است.

نوشتن نامه اداری به یک هنر تبدیل شده است که بر مبنای ادب و اصول رسمی نامه‌نگاری اجرا می‌شود.
این نوع نامه، حاوی درخواست‌ها، اطلاع‌رسانی‌ها و موارد اداری مختلف است و از این رو نیاز به رعایت اصول و تکنیک‌های خاصی دارد.

استفاده از فرمول نوشتن نامه اداری، امکان بهبود کیفیت و اثربخشی ارتباطات را فراهم می‌کند.
با درک دقیق اجزای اصلی یک نامه اداری، افراد می‌توانند به سادگی سریع و مؤثر نامه‌های خود را تدوین کنند.
فرمول نوشتن نامه اداری شامل اقلامی چون:

  • سربرگ
  • تاریخ
  • آدرس گیرنده و فرستنده
  •  موضوع
  • متن اصلی
  •  پایان‌نامه و امضاست.

همچنین، با پیشرفت فناوری و استفاده از نرم‌افزارهایی چون Word، آشنایی با این ابزار نیز برای نویسندگان نامه اداری حائز اهمیت است.
این ابزار به نویسندگان کمک می‌کنند تا نامه‌های خود را به شکل حرفه‌ای‌تر و بهتری آماده کنند.

به طور کلی، اهمیت فرمول نوشتن نامه اداری در ارتقاء توانمندی‌های ارتباطی و حرفه‌ای افراد، تسهیل در تدوین نامه‌های مؤثر و جلب توجه مخاطبان، و همچنین ارتقاء کیفیت ارتباطات اداری بیان می‌شود.

مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم مواردی هستند که در نوشتن نامه اداری باید آن را حتما رعایت کنید.
توجه کنید که نامه‌های اداری عموما شامل درخواست یا اطلاع‌رسانی هستند؛ ‌ بنابراین باید نامه را به گونه‌ای نگارش کنید که مورد توجه مخاطب شما قرار بگیرد.

فرمول نوشتن نامه اداری
اهمیت دانستن فرمول نوشتن نامه اداری

بخش‌های اصلی در فرمول نوشتن نامه اداری

اگر بخواهیم یک نامه اداری را به چند بخش اصلی تقسیم کنیم، می‌توان آن را به ۵ بخش اصلی تقسیم کرد.
در ادامه به طور کامل این ۵ قسمت را به شما توضیح خواهیم داد.

اشاره به مخاطب نامه در نهایت احترام

توجه داشته باشید که نامه اداری شما باید در نهایت احترام نوشته شده باشد.

یکی از موارد حیاتی در فرمول نوشتن نامه اداری، اشاره به مخاطب و حفظ احترام در ابتدای نامه است؛ این بخش باعث برقراری ارتباط مؤثر و ارتقاء ادب در نوشتار می‌شود.
در این بخش، به موارد زیر توجه کنید:

  1. عنوان محترمانه:
    • ابتدای نامه با یک عنوان محترمانه شروع شود.
    • در صورت نوشتن به یک شخص خاص در شرکت، از عباراتی نظیر “مدیریت محترم شرکت …” استفاده کنید.
    • در صورتی که به سمت فرد مخاطب اشاره نمی‌شود، از عباراتی مثل “جناب آقا/خانم …” استفاده کنید.
  2. سلام و خسته نباشید:
    • در پاراگراف بعدی، با استفاده از عبارات مانند “با عرض سلام و خسته نباشید”، سلام خود را به مخاطب منتقل کنید.
    • این ابتدای محترمانه به ایجاد فضای مثبت و مودب در نامه کمک می‌کند.

توجه به این نکات در ابتدای نامه، نشان از توجه به ادب و احترام به مخاطب دارد. این اقدامات، ارتقاء کیفیت ارتباطات اداری و ایجاد تأثیر مثبت در گیرنده نامه را تسهیل می‌کند.

بر این اساس، در فرمول نوشتن نامه اداری، توجه به بخش احترام به مخاطب بخش مهمی از موارد قابل توجه است.

بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری
بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری

نوشتن یک مقدمه خوب برای نامه

قسمت بعدی که باید آن را در نظر داشته باشید، نوشتن مقدمه نامه است.

نوشتن یک مقدمه موثر در نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و این بخش می‌تواند بر تأثیرگذاری کل نامه تأثیر بگذارد.
در فرمول نوشتن نامه اداری، مقدمه باید به عنوان یک پل ارتباطی موثر و یک معرف اثربخش برای خواننده عمل کند.

  1. معرفی خود:
    • مقدمه با معرفی خود شروع شود. نام و لقب شما به عنوان فرستنده نامه در اینجا ذکر شود.
    • اگر به نمایندگی از یک سازمان یا شرکت هستید، اشاره کنید.
  2. آماده‌سازی ذهنی:
    • ایجاد یک حالت ذهنی مثبت در خواننده با استفاده از جملاتی مانند “ما به دنبال…” یا “با افتخار…”.
    • نمایان کردن موضوع یا هدف اصلی نامه برای ایجاد تعامل مثبت.
  3. آماده‌سازی برای بخش اصلی:
    • اشاره به محتوای اصلی نامه و تبیین چرایی نوشتن آن.
    • به وضوح بیان کنید که چرا این مسئله یا درخواست مورد بحث اهمیت دارد.
  4. شرح مختصر موضوع:
    • توضیح مختصری از موضوع یا هدف نامه ارائه دهید.
    • به خواننده اطمینان دهید که در این نامه به دنبال اطلاع‌رسانی یا حل یک مسئله خاص هستید.

با توجه به این چهار مرحله، می‌توانید یک مقدمه مؤثر برای نامه اداری خود بنویسید. این فرمول نه تنها به ایجاد ارتباطی مثبت و احترام‌آمیز بین فرستنده و گیرنده نامه کمک می‌کند، بلکه ذهن مخاطب را برای درک بهتر موضوع نامه آماده می‌سازد.

اجزای اصلی نامه اداری
اجزای اصلی نامه اداری

بدنه اصلی و پیام شما در نامه

پس از نوشتن مقدمه و معرفی خود در صورت نیاز، به بخش اصلی نامه می‌رسیم.

این قسمت از نامه، جایگاه اصلی پیام شماست و در اینجا باید با دقت و لحن مناسب، درخواست، اطلاعات یا موضوع مورد نظر را به مخاطب منتقل کنید.

  1. لحن مودبانه و رسمی:
    • استفاده از لحنی مودب و رسمی برای بیان اطلاعات یا درخواست‌ها.
    • اجتناب از اصطلاحات یا جملاتی که ممکن است به نظر ناپسند یا غیررسمی بیایند.
  2. واضحی در بیان:
    • بیان و تبیین موضوع یا درخواست به وضوح و با جزئیات.
    • استفاده از جملات مختصر و روان برای جلب توجه مخاطب.
  3. ارائه دلایل و استدلال:
    • اگر درخواست یا موضوع نامه نیاز به توجیه یا دلایل دارد، این دلایل را با دقت و قانونی بیان کنید.
    • ارائه استدلال‌های منطقی و متناسب با موضوع.
  4. استفاده از ترتیب منطقی:
    • بررسی اهمیت و ترتیب مناسب اطلاعات یا مراحل درخواست.
    • اطمینان از پیگیری یک ترتیب منطقی در بیان اطلاعات.

با توجه به این گام‌ها در بخش اصلی نامه، می‌توانید با تدقیق و استفاده از فرمول نوشتن نامه اداری، پیام خود را به شکل موثر و کارآمدی به مخاطب منتقل کنید.

این بخش از نامه باید به گونه‌ای باشد که درخواست یا اطلاعات مورد نظر شما به وضوح و بدون ابهام به مخاطب منتقل شود

جمع‌بندی در فرمول نوشتن نامه اداری

بعد از ارائه درخواست یا اطلاعات در بدنه اصلی نامه، مرحله‌ای که بسیار حائز اهمیت است، ارائه یک جمع‌بندی موثر است.
جمع‌بندی باید به مخاطب پیشنهاد شود که اقدام به اقدامات مورد نظر شما کند یا درخواست شما را برآورده کند.

  1. خلاصه اطلاعات اصلی:
    • خلاصه‌ای از اطلاعات ارائه شده در بدنه اصلی نامه ارائه دهید.
    • با استفاده از جملات کوتاه و مختصر، به مخاطب یادآوری کنید که درخواست یا موضوع چیست.
  2. تأکید بر اهمیت درخواست:
    • افزودن تأکیدی بر اهمیت درخواست یا اطلاعات ارائه شده.
    • ابراز امیدواری درباره تعاون مثبت و یا انجام موفقیت‌آمیز درخواست.
  3. پیشنهاد به اقدام:
    • ارائه یک پیشنهاد یا ترغیب به اقدام به مخاطب.
    • ایجاد احساس اهمیت و فوریت در انجام درخواست.
  4. کوتاه و مختصر بودن:
    • جمع‌بندی باید کوتاه و مفید باشد.
    • اطمینان حاصل کنید که مخاطب در کمترین زمان ممکن پیام شما را درک کرده و به عمل می‌آورد.
  5. اعلام آمادگی برای همکاری:
    • اعلام آمادگی برای همکاری بیشتر یا ارائه هر گونه اطلاعات یا توضیحات اضافی.

جمع‌بندی نامه نقش مهمی در ایجاد تأثیر بیشتر و انجام موفقیت‌آمیز درخواست یا اطلاعات دارد.

با استفاده از این فرمول نوشتن نامه اداری، می‌توانید یک جمع‌بندی جذاب و مؤثر برای نامه خود ارائه دهید که مخاطب را به انجام اقدامات مورد نظر شما ترغیب کند

پایان نامه

پس از ارائه جمع‌بندی در قسمت اصلی نامه، نوبت به پایان نامه می‌رسد که نقش مهمی در ایجاد انطباق و تأکید بر اهمیت درخواست یا اطلاعات دارد.

  1. تشکر و تأیید تعهد:
    • با ابراز تشکر از مخاطب برای خواندن نامه و توجه به درخواست یا اطلاعات، از اهمیت حضور و توجه ایشان خبر دهید.
    • تأکید کنید که از وقت ارزشمندشان سپاسگزارید.
  2. نام شرکت، سمت و امضا:
    • نام شرکت یا سازمان مورد نظر را بنویسید.
    • سمت یا واحد متصل به نامه را ذکر کنید.
    • امضا خود را به شکل خوانا و واضح اضافه کنید.
  3. تاریخ روز:
    • تاریخ نوشتن نامه را به شکل کامل و به صورت قابل فهم ذکر کنید.
    • این تاریخ به عنوان نشانی زمانی برای دریافت واکنش به نامه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پایان نامه نیز نقش مهمی در ایجاد ادبیات مناسب و تأکید بر تعهد و حرفه‌ای بودن نامه دارد.

با استفاده از این فرمول نوشتن نامه اداری، می‌توانید نهایت احترام و تقدیر خود را به مخاطب انتقال دهید و نامه را به شکل کامل به اتمام برسانید.

نرم افزار ورد برای تایپ نامه اداری
نرم افزار ورد برای تایپ نامه اداری

تایپ نامه اداری در نرم‌افزار ورد

برای تایپ نامه معمولا از نرم‌افزار ورد استفاده می‌شود. اگر قصد استفاده از نرم‌افزار ورد را دارید، باید نکاتی را در نوشتن نامه خود رعایت کنید.
اولین مسئله‌ای که باید به آن توجه کنید، فونت مورد استفاده شما برای نوشتن نامه است.

فونت رایج زبان فارسی در نامه‌های اداری B Nazanin است.
با این حال می‌توانید از فونت‌های دیگر مانند B Mitra نیز استفاده کنید.
اندازه فونت نیز معمولا در اندازه ۲۲ استفاده می‌شود.

برای بدنه اصلی نامه و متنی که در نامه می‌نویسید بهتر است از اندازه فونت ۱۲ استفاده کنید.
اگر نامه خود را با نام خدا شروع می‌کنید، جمله مربوط به آن را به صورت وسط‌چین بنویسید.
برای نوشتن باقی نامه نیز متن خود را راست‌چین کنید.

از دیگر نکاتی که در نوشتن نامه در نرم‌افزار ورد باید توجه داشته باشید، اندازه نامه و فاصله نوشته شما از گوشه کاغذ است.
چرا که برای نوشتن بسیاری از نامه‌های اداری از سربرگ استفاده می‌شود و باید نامه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که هنگام قرارگیری روی سربرگ در جای درستی قرار بگیرد.

برای این کار می‌توانید از نوار بالای نرم‌افزار گزینه View را انتخاب کنید و با استفاده از ابزار Ruler، محل قرارگیری نوشته خود را مشخص کنید.

برای قرار دادن تاریخ در نامه خود می‌توانید از تب Insert و قسمت Header and Footer روی حالتی که جای تاریخ قرار می‌گیرد کلیک کنید.
همچنین می‌توانید با استفاده از ابزار Justify نوشته خود در نامه را مرتب کنید.
ابزار Justify در تب Home و قسمت Paragraph قرار دارد.

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

  • به اصل موضوع بپردازید و از گزافه‌گویی پرهیز کنید.
  • از کلمات ساده و صریح در عین حال مودبانه استفاده کنید؛ استفاده از کلمات سنگین باعث سختی خواندن نامه شما می‌شود.
  • از داستان‌سرایی در نامه پرهیز کنید، سعی کنید اصل کوتاه‌نویسی را رعایت کنید.
  • موضوع خود را به صورت کامل و منطقی مطرح کنید.
  • لحن جدی و مودبانه داشته باشید و از تملق و شوخی در نامه اداری پرهیز کنید.
  • جایگاه و مقام خود را در نامه در نظر داشته باشید.
  • از شماره نامه و تاریخ درست در نامه خود استفاده کنید.
  • علائم نگارشی در نامه را رعایت کنید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم تا به طور کلی شما را با فرمول نوشتن نامه اداری آشنا کنیم.
شما با استفاده از مطالبی که در این بخش به آن اشاره کردیم می‌توانید به سادگی و با سرعت یک نامه اداری را نگارش کنید.
امیدواریم از این مقاله نهایت استفاده را برده باشید.

]]>
https://e-ferdowsi.ir/3138/%d9%81%d8%b1%d9%85%d9%88%d9%84-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/feed 0
آشنایی با پیکره و پایان نامه اداری https://e-ferdowsi.ir/2520/%d9%be%db%8c%da%a9%d8%b1%d9%87-%d9%88-%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%a7%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c https://e-ferdowsi.ir/2520/%d9%be%db%8c%da%a9%d8%b1%d9%87-%d9%88-%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%a7%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c#respond Thu, 26 May 2022 20:38:24 +0000 https://e-ferdowsi.ir/?p=2520 آشنایی با پیکره و پایان نامه اداری

پیام اصلی نامه اداری

پیکره و پایان نامه اداری، به عنوان دو عنصر اساسی در هر نامه، نقش بسیار حیاتی در ارتباطات اداری ایفا می‌کنند.

پیکره، به عنوان تصویر ظاهری نامه، شامل سربرگ، نشانی گیرنده و فرستنده، و تاریخ نامه است.
این اطلاعات برای ایجاد هویت و تصویر صحیح اداره یا سازمان ارائه می‌شوند.

پایان‌نامه به عنوان بخشی مختصر و قاطع در نهایت نامه، پایان و اتمام پیام اصلی را مشخص می‌کند.
استفاده از اصطلاحات مودبانه و توجه به زبان رسمی در این قسمت، به اطمینان از منتقل‌شدن پیام به نحو صحیح و حرفه‌ای کمک می‌کند.

در پیکره و پایان نامه اداری، دقت به جزئیات مانند تاریخ، نام و نشانی گیرنده و فرستنده از اهمیت زیادی برخوردار است.
همچنین، تأکید بر مختصر بودن و وضوح در بیان اطلاعات در پایان نامه اداری، به افزایش تأثیرگذاری نامه کمک می‌کند.

نقطه قوت یک نامه اداری در درستی تنظیم و بیان متن اصلی آن است.

برخی از ایرادات نامه های اداری امروزه به عدم رعایت استانداردها و مبانی نگارشی، منجر به نارسایی و مبهمی متن اصلی نامه می‌شود.
در نتیجه، ارتباطات و پیگیری‌های اداری به خوبی انجام نمی‌شود و اهداف نامه ممکن است به درستی حقق نشود.

با رعایت استانداردهای نگارشی و تأکید بر وضوح و دقت پیکره و پایان نامه اداری، می‌توان از این ابزار اداری برای ارتقاء کارایی و کیفیت ارتباطات در محیط‌های اداری بهره‌مند شد.

پیکره و پایان نامه اداری
نکات مهم در پیکره و پایان نامه اداری

نکات مهم در پیکره و پایان نامه اداری

 به خاطر داشته باشیم هنگام نوشتن پیکره و پایان نامه اداری:

  • همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید.
    آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.
    پیش از نوشتن نامه بیندیشید.
    نوشتن حاصل اندیشه و تفکّر است، پس اندیشه قبل از نوشتن انجام می گیرد و کلام یا نوشتار محصول تفکر و تخیل است، که با ابزار سخن یا با واژگان و حروف ثبت و درج می شود.
    نوشته ی خوب و مؤثر، نتیجه ی فکر تیز، اندیشه ی قوی، نظم ذهنی و قدرت استنباط دقیق است.
    حال اگر دقیق تر به موضوع نوشتن بیندیشید هر نوشته ای از دو مرحله ی اساسی تشکیل می شود؛ اول تفکّر؛ دوم بیان فکر.
    کار نویسنده به نقّاش شبیه است؛ نقّاش ابتدا طرح اوّلیه و کم رنگی به عنوان زیرساز می ریزد.
    سپس نقش خود را می نگارد. نویسنده نیز طرح اولیه را در ذهن خود فراهم می کند؛ سپس به کمک عواملی چند آن ها را بر صفحه می آورد.

 

  • مختصر بنویسید و جمله ها را بی دلیل طولانی نکنید.
    کاربرد لغات مشکل برای اظهار فضل یا خوشایند رئیس نه تنها مؤثر نیست؛ بلکه موجب کندی فهم خواننده و بی اثر بودن نوشته و کسالت آور خواهد بود.
    اگر نامه ی اداری وسیله ی ارتباطی است، باید ساده، روشن و دقیق باشد و به وضوح هدف را برساند. (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

 

  • هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید.
    گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آن ها دچار مشکل و خواننده ی اصلی را سردرگم می کند.
    اگر به ناگزیر در پیام اصلی باید چند مسأله را طرح کنید، ابتدا مساله ی مهم و اصلی ذکر شود؛ در این صورت بهتر است موضوع های مختلف را در بند (پاراگراف)ها و با اختصاص شماره به هر یک از هم جدا کنید.

 

  • گویا، رسا و بدون ابهام بنویسید.
    هنگام تنظیم نامه باید چنان بنویسیم که نامه نگاری اداری به حداقل کاهش یابد و مجبور نباشیم برای توضیح نامه ی قبل، دو یا چندباره مکاتبه کنیم.

 

  • از عیوب زبانی و بیانی خالی باشد.
    ضعف پیام رسانی ناشی از دو مسأله ی اساسی است:
    ضعف بیانی در انتقال پیام به این معنی که نویسنده ی نامه نمی داند چگونه مفهوم مورد نظر را به ساده ترین بیان بازگوید؛ ضعف زبانی که باعث می شود نویسنده ی نامه نتواند مقصود خود را بیان دارد.
    ضعف هایی نظیر درازنویسی، کاربردهای نابجا، کاربرد کلمات دشوار و … (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

 

  • هنگام نوشتن نامه، تملّق و ریا، چاپلوسی و تعارفات و مبالغه های تحقیرآمیز را به کنار می زنیم.
    امروزه عبارت پردازی هایی چون ((منوط به رأی مبارک))، ((به عرض مبارک حضرت عالی می رسد))، ((هر گونه که مقرر فرمایند)) و ((به طوری که خاطر آن جانب مستحضر است)) دیگر در عرف اداری ما جایی ندارد.

 

  • نامه باید با صراحت و قاطعیت نوشته شود.
    نامه های دوپهلو، محافظه کارانه و کلّی گره گشا نیست.
    موضوع نامه را کوتاه و روشن بیان کنیم.
    اگر موضوع نامه پیچیده و مبهم است آن را به بخش های مختلف تقسیم کنیم تا بهتر قابل فهم باشد.
    به خواننده هم نیم نگاهی داشته باشیم.
    ممکن است او مانند ما به سابقه ی موضوع آگاهی نداشته باشد و اگر لازم است به زمینه های قبلی هم اشاره شود.
    در ابتدای نامه اطلاعات کلی و لازم را ارائه دهیم.

مطالب را بر اساس اهمیت تنظیم کنیم، در آغاز نامه نگاری اداری از ذکر مطالب جزئی خودداری کنیم؛ زیرا خواننده را از مطلب اصلی بازمی دارد. (1)

پایان و نتیجه گیری نامه اداری

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد.
اغلب عبارت پایانی نامه های اداری را سپاس و تشکر، توفیق برای گیرنده، درخواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.

صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند:

…… لذا خواهشمند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورید.

…… بنابراین، از متقاضیان خواهشمند است مدارک خود را تا پایان وقت اداری …… به این اداره ارسال دارند.

…… بدیهی است اعمال قانون پیش گفته، اثرات مطلوبی را در روند مدیریتی بر جای خواهد گذاشت، انتظار می رود یک یک اعضای آن سازمان خود را موظف به رعایت آن نمایند.

به یاد داشته باشیم در پیکره و پایان نامه اداری:

1- بر آن چه خواسته ایم تأکید می ورزیم؛

2- گیرندگان را به انجام درخواست خود تشویق می کنیم؛

3- پیام یا خواسته ی خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه می کنیم؛

4- مدّت زمان پاسخ گویی و اثرات موضوع را یادآور می شویم؛

چند نمونه از پیکره و پایان نامه اداری

– بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام و اجرای این درخواست تسریع به عمل آید.

– خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

– با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه ی مذکور دقت لازم را داشته باشند.

– از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری ….. به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند.

خرید محصول دوره مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

]]>
https://e-ferdowsi.ir/2520/%d9%be%db%8c%da%a9%d8%b1%d9%87-%d9%88-%d9%be%d8%a7%db%8c%d8%a7%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/feed 0