نکات نامه نگاری – ایفردوسی https://e-ferdowsi.ir آموزش مهارتهای اداری 📖 نامه نگاری اداری و ... Wed, 10 Jan 2024 06:50:29 +0000 fa-IR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.0.3 https://e-ferdowsi.ir/wp-content/uploads/2020/04/cropped-ferdowsi-2-32x32.png نکات نامه نگاری – ایفردوسی https://e-ferdowsi.ir 32 32 استفاده از آموزش نامه نگاری و افزایش موفقیت https://e-ferdowsi.ir/3195/%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d8%a2%d9%85%d9%88%d8%b2%d8%b4-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%db%8c https://e-ferdowsi.ir/3195/%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d8%a2%d9%85%d9%88%d8%b2%d8%b4-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%db%8c#respond Fri, 28 Oct 2022 20:47:12 +0000 https://e-ferdowsi.ir/?p=3195 استفاده از آموزش نامه نگاری و افزایش موفقیت

شاید برخی از افراد فکر کنند که در سال 1403 با وجود این همه پیشرفت های تکنولوژی نیازی به آموزش نامه نگاری ندارند.
این تصور کاملاً اشتباه است؛ زیرا هنوز هم بسیاری از ارتباطات و تصمیم گیری ها از طریق نامه نگاری انجام می شود و نامه نگاری همچنان ستون فقرات ارتباطات است.

اغلب کسب و کارها به دلیل ماهیت فعالیت خود باید با سازمان ها، موسسات و افراد زیادی مکاتبه داشته باشند.
در اینجا است که اهمیت استفاده از آموزش نامه نگاری به وضوح دیده می شود.
بسیار مهم است که نویسنده نامه درخواست یا پیام خود را به طور واضح، دقیق و مختصر بیان کند.

در ضمن باید لحن نامه مناسب بوده و تاثیر لازم را بر خواننده بگذارد.
نگارش چنین نامه ای به صورت تصادفی اتفاق نمی افتد و نویسنده آن باید از دانش کافی برخوردار باشد.

نکات مهم نامه انتقالی
آموزش نامه نگاری

آموزش نامه نگاری

ما در گروه آموزشی فردوسی منابع بی نظیر آموزش نامه نگاری را در دسترس شما قرار داده ایم.
پس از استفاده از مطالب ارزشمند ما؛ شما می توانید چرخش قلم خود روی کاغذ را به روشی بسیار اصولی و هنرمندانه هدایت کرده و از مزایای آن بهره مند شوید.

مسلماً پس از استفاده از آموزش مکاتبات اداری خواهید توانست ارتباطات خود با سازمان ها و افراد مرتبط با کسب و کارتان را بهبود دهید.
شما می توانید درخواست های خود را به بهترین شکل ممکن مطرح کنید.

در واقع با انجام مکاتبات شایسته میزان موفقیت هر کسب وکاری افزایش خواهد یافت. (1)

مزایای استفاده از آموزش نامه نگاری

علاوه بر این که استفاده از آموزش نامه نگاری یک ضرورت است؛ مزایایی نیز برای افراد دارد.

برخی از مزایای استفاده از آموزش مکاتبات اداری به شرح زیر است:

  1. کاهش زمان تهیه و نوشتن نامه‌ها:
    آموزش نامه‌ نگاری با ارائه تکنیک‌ها و الگوهای بهینه، به افراد کمک می‌کند تا زمان تهیه و نوشتن نامه‌های مختلف را به‌طور قابل توجهی کاهش دهند.
    این امر نه تنها به بهبود بهره‌وری کاری افراد کمک می‌کند بلکه اجازه می‌دهد تا به شکلی سریعتر و دقیق‌تر با دیگران ارتباط برقرار کنند.
  2. ارائه اطلاعات واضح و قابل فهم:
    آموزش نامه نگاری اداری، فرآیند ارسال و دریافت اطلاعات را بهبود می‌بخشد.
    افراد با استفاده از این آموزش می‌توانند اطلاعات حجیم و پیچیده را به شکل واضح و قابل فهمی ارائه دهند.
    این امر باعث می‌شود مکاتبات کاری به‌صورت سریعتر و با کیفیت‌تر انجام شود.
  3. ایجاد تصویر مثبت از شرکت:
    مهارت در نامه‌نگاری و مکاتبات اداری، به افراد کمک می‌کند تا تصویر مثبتی از شرکت یا سازمان خود ایجاد کنند.
    ارسال نامه‌ها و اطلاعات با استفاده از قوانین نگارش صحیح و موثر، باعث ایجاد اعتماد و افزایش وفاداری مشتریان می‌شود.
  4. امتناع از پذیرش درخواست‌های غیر قابل پذیرش:
    آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در مقابل درخواست‌هایی که با منافع کسب و کار خود در تضاد هستند، امتناع نموده و به شیوه‌ای صحیح این امور را مدیریت کنند.
    این اقدام نه تنها به حفظ منافع کسب و کار کمک می‌کند بلکه به سازماندهی بهتر فعالیت‌های اداری نیز کمک می‌کند.

به‌طور کلی، آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در فعالیت‌های اداری خود بهبود و ارتقاء یابند و نقش مهمی در بهبود کارایی و تعاملات سازمانی داشته باشند.

آموزش نامه نگاری
آموزش نامه نگاری – انواع نامه

برخی از انواع نامه:

آموزش نامه نگاری دو نوع اصلی نامه، یعنی نامه های رسمی و غیر رسمی را در بر می گیرد.
گاهی به نامه نگاری رسمی، نامه نگاری تجاری نیز گفته می شود.

نامه های رسمی و غیر رسمی می توانند به دلایل مختلفی نوشته شوند.
در واقع با توجه به هدف خاصی که نامه برای دستیابی به آن هدف نوشته می شود؛ نوع نامه تعیین می گردد.

برخی انواع نامه ها به تفصیل به شرح زیر هستند:

  1. نامه درخواست انتقالی:
    این نوع نامه به منظور درخواست انتقال به یک واحد یا محل کار دیگر نوشته می‌شود.
    افراد ممکن است این نوع نامه را برای تغییر محل کار یا شرایط کاری خود ارسال کنند.
  2. نامه برای درخواست گواهی موقت فارغ التحصیلی:
    این نامه برای خواستن گواهی موقت فارغ التحصیلی از موسسات آموزشی نوشته می‌شود.
    افرادی که به دلیل مواردی نیاز به گواهی موقت دارند، این نوع نامه را ارسال می‌کنند.
  3. نامه برای استفاده از مرخصی زایمان:
    زوج‌ها قبل از تولد فرزند می‌توانند نامه‌ای برای درخواست مرخصی زایمان ارسال کنند.
    این نامه معمولاً شامل جزئیاتی از تاریخ مورد نظر برای مرخصی و شرایط مربوط به آن است.
  4. نامه برای درخواست تغییر نام:
    افرادی که تصمیم به تغییر نام خود دارند، نامه‌ای رسمی برای ارسال به مراجع ذیصلاح نوشته و درخواست تغییر نام خود را ارائه می‌دهند.
  5. نامه برای صدور گذرنامه جدید:
    افرادی که نیاز به گذرنامه جدید دارند، نامه‌ای به مراجع مربوطه می‌نویسند تا درخواست صدور گذرنامه جدید خود را ثبت کنند.

تعیین نوع نامه به دلیل هدف خاص آن، اهمیت زیادی دارد و این انواع نامه‌ها به عنوان ابزارهای مهم در ارتباطات رسمی و غیررسمی جامعه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با استفاده از آموزش نامه نگاری ارائه شده توسط گروه آموزشی فردوسی، قادر خواهید بود هر نوع نامه‌ای را با دقت و بدون مشکل بنویسید.
علاوه بر این، با دانلودکتاب الکترونیکی PDF “گنجینه 70 نمونه نامهکاربردی (رسمی و اداری)”، با انواع مختلف نامه‌ها آشنا خواهید شد.

کتاب الکترونیکی گنجینه 70 نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری

این کتاب الکترونیکی شامل 70 نمونه نامه با موضوعات مختلف، از جمله نامه‌ های رسمی و اداری، است که مطالعه آن به شما امکان می‌دهد با نمونه‌ های واقعی و کاربردی آشنا شوید.
این تجربه باعث افزایش وسعت دید شما در حوزه نامه‌ نگاری خواهد شد و شما را به نوشتن نامه‌های موثر و قابل فهم در انواع موقعیت‌های اداری و رسمی تقویت خواهد کرد.

با مطالعه این کتاب، می‌توانید به عنوان یک نویسنده ماهر در زمینه نامه نگاری اداری، به بهبود مهارت‌های خود در تدوین و ارسال نامه‌های موثر و کاربردی بپردازید.

بهترین روش آموزش نامه نگاری به کارمندان یک شرکت کدام است؟

این سوال مسلماً به ذهن همه مدیران با تجربه ای که از اهمیت آموزش نامه نگاری آگاه هستند؛ خطور می کند.

آموزش کارکنان یک سازمان می تواند سبب رفع کاستی ها و افزایش موفقیت های سازمان گردد.
آیا تجهیز کتابخانه سازمان به تعدادی کتاب آموزش نامه نگاری می تواند سبب افزایش مهارت های نامه نگاری کارمندان گردد؟

چند درصد از کارمندان به خود زحمت خواندن این کتاب ها را خواهند داد؟

در هر سازمانی تعدادی کارمند علاقمند به یادگیری و مطالعه وجود دارد؛ اما همه کارمندان این ویژگی مثبت را ندارند.
راه حل بهتری که ما به شما پیشنهاد می کنیم؛ استفاده از دوره آنلاین آموزش نامه نگاری می باشد.

در این دوره آموزشی روش های مختلف نامه نگاری به صورت کار عملی به افراد آموزش داده می شود.
هم چنین بسته خودآموز دستیار نامه نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار داده خواهد شد.
امکان بحث و تعامل در دوره وجود دارد که بازدهی دوره را افزایش می دهد.

آموزش نامه نگاری
آموزش نامه نگاری

نکات نامه نگاری

با استفاده از آموزش نامه نگاری اداری و نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی با بسیاری از نکات و کارهای ظریف نامه نگاری آشنا خواهید شد.

به طور کلی برای نوشتن یک نامه خوب، صرف نظر از نوع آن بهتر است به نکات زیر توجه نمایید:

خواننده خود را بشناسید

شناخت خواننده یکی از نکات حیاتی در هنگام نوشتن هر نوع نامه است.
این مرحله اساسی به نویسنده امکان می‌دهد با موفقیت واقعیت‌ها و نیازهای گیرنده نامه را درک کرده و از زبان و لحنی استفاده کند که به گیرنده نه تنها مطلب را درک کند بلکه با آن احساس هماهنگی کند.

در اینجا چند نکته در خصوص شناخت خواننده در نامه نگاری آورده شده است:

  1. تحقیق و آشنایی:
    قبل از شروع به نوشتن نامه، مهم است که نویسنده به دقت تحقیقاتی انجام دهد و با گیرنده نامه آشنا شود.
    اطلاعاتی در مورد سلیقه، تجربیات، و نیازهای آن فرد می‌تواند به نویسنده کمک کند تا نامه‌ای موثرتر بنویسد.
  2. زبان مخاطب:
    از زبان و لحنی استفاده کنید که مخاطب بتواند به راحتی درک کند.
    اگر مخاطب نامه در یک حوزه خاص تخصص دارد، استفاده از اصطلاحات مربوط به آن حوزه می‌تواند ارتباط نامه با او را تقویت کند.
  3. مهارت‌های فرهنگی:
    در نوشتن نامه، مهم است که مهارت‌های فرهنگی خود را نیز در نظر بگیرید.
    احترام به مقدار مناسب، استفاده از اصطلاحات متداول و درک مراعات فرهنگی می‌تواند تأثیر گذاری نامه را افزایش دهد.
  4. نیازها و انتظارات:
    بررسی نیازها و انتظارات مخاطب نامه از اهمیت بالایی برخوردار است.
    این شامل درک دقیق از اهداف و ترجیحات فرد، موضوعات مهم برای او، و احترام به مرزهای شخصی او می‌شود.
  5. هدف نامه:
    مشخص کنید که هدف نامه چیست؟
    آیا شما می‌خواهید اطلاعات برسانید، درخواستی داشته باشید یا فقط ارتباط برقرار کنید؟
    هماهنگی محتوای نامه با هدف، تأثیر مثبتی بر تعامل با گیرنده دارد.

با شناخت دقیق از خواننده، نویسنده قادر خواهد بود نامه‌ای بهینه و موثر بنویسد که به درستی به نیازها و انتظارات مخاطب پاسخ دهد و ارتباط مؤثری را برقرار کند.

انتخاب قالب مناسب

اطلاعات مربوط به قالب نامه یک بعد دیگر از مهمیت زیادی برخوردار است و می‌تواند در ارتقاء حرفه‌ای بودن و تأثیرگذاری نامه تاثیرگذار باشد.
در این راستا، توجه به انتخاب قالب مناسب می‌تواند به بهبود تدوین و ارسال نامه‌های شما کمک کند.

  1. استفاده از ایمیل:
    اگر نامه به صورت غیررسمی است یا گیرنده ترجیح می‌دهد از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید، بهتر است از این وسیله استفاده کنید.
    ایمیل‌ها به سرعت ارسال می‌شوند و امکان ارتباط مستقیم و فوری را فراهم می‌کنند.
  2. نسخه تایپ شده:
    در مواردی که نامه نیاز به حفظ شکل و استفاده‌ی طولانی‌تری دارد، از نسخه تایپ شده چاپی استفاده کنید.
    این نسخه‌ها می‌توانند به صورت حرفه‌ای و قابل خواندن در اختیار گیرنده قرار گیرند.
  3. دست‌نویس:
    نامه‌های غیررسمی و شخصی ممکن است با دست نوشته شوند.
    این نوع نامه‌نگاری حس ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و برخی مواقع برای موضوعاتی که نیاز به حس حمایت و دفاع از شخصیت دارند، مناسب‌تر باشد.
  4. تایپ نامه رسمی:
    در مواردی که نیاز به نگارش نامه رسمی با استانداردهای خاص دارید، همواره بهتر است از تایپ استفاده کنید.
    این شامل استفاده از فونت مناسب، فاصله‌بندی صحیح و قالب‌بندی استاندارد است.

توجه به این نکات و انتخاب درست قالب، نشان دهنده دقت و حرفه‌ای بودن نویسنده است و در تأثیرگذاری نامه نقش بسزایی ایفا می‌کند.

آموزش نامه نگاری
آموزش نامه نگاری

مختصر بنویسید

این مفهوم ارائه دادن اطلاعات به صورت مختصر و مفید را تأکید می‌کند.
در واقع، مختصر نویسی به نویسنده این امکان را می‌دهد تا با کوتاه کردن و جمع‌بندی مطالب، گیرنده را به سرعت و به طور واضح با اطلاعات آشنا کند.

در اینجا می‌توانید به برخی نکات مهم در خصوص مختصر بنویسید مراجعه کنید:

  1. وضوح هدف:
    در آغاز نامه، هدف یا منظور خود را به صورت واضح و شفاف بیان کنید. این اطلاعات مهم هستند تا گیرنده بتواند از ابتدا به مفهوم نامه آگاه شود.
  2. ضرورت اطلاعات:
    مطمئن شوید که تنها اطلاعات ضروری و مهم در نامه خود جای گرفته باشند. جلوگیری از اطالت غیرضروری باعث می‌شود که نامه جاذبه و کوتاهتر باشد.
  3. پرسش از خود سوالات:
    در حین نوشتن، از خود سوالاتی مانند “چرا این نامه را می‌نویسم؟” و “چه نتیجه‌ای انتظار دارم؟” بپرسید.
    این کمک می‌کند که محتوا روی هدف اصلی نامه تمرکز داشته باشد.
  4. استفاده از جملات مختصر و روان:
    جلوگیری از جملات پیچیده و طولانی و به جای آن، انتخاب جملات مختصر و روان کمک می‌کند که مخاطب به سرعت مفهوم نامه را درک کند.
  5. تاکید بر تمرکز:
    متمرکز نگه داشتن محتوا بر هدف اصلی نامه و اطلاعات اصلی، باعث می‌شود نامه کوتاه، جذاب و مفید باشد.

به کلی، مختصر بنویسندگی مهارتی است که با اجرای آن، نامه شما به صورت جذاب و موثر خواهد بود.

نامه را کوتاه نگه دارید

توصیه به کوتاه نگه داشتن نامه نشانگر حسن‌نیت و احترام به وقت گیرنده است.
با محدود کردن نامه به موارد اساسی و مهم، فراهم می‌آید که گیرنده بدون زمان‌بری غرق در جزئیات نامه شود.
این رویکرد، اطمینان می‌دهد که مطالب به صورت واضح و مفید ارائه شده و احتمال دریافت یک پاسخ سریع‌تر افزایش یابد.

ویژه خواننده بنویسید

استفاده از کلماتی مثل “ما” یا “شما” به نویسنده این امکان را می‌دهد که گیرنده را در فرآیند نوشتن نامه جلب کند و احساس کند که این نامه برای او به صورت خاص تدوین شده است.

این نوع ویژه‌نویسی، ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و احساس حضور در مکاتبات را تقویت می‌کند.
به این ترتیب، نامه نه تنها به عنوان یک وسیله ارتباطی، بلکه به عنوان یک ابزار برقراری ارتباط فردی مؤثر خواهد بود.

آموزش نامه نگاری
آموزش نامه نگاری

نامه را تصحیح کنید

پس از نگارش نامه، یک گام مهم و ضروری در فرآیند آموزش نامه نگاری، تصحیح و ویرایش آن است.
این مرحله می‌تواند تأثیر بسزایی در جلب توجه و ایجاد تأثیر مطلوب بر گیرنده داشته باشد.

در این مرحله، اشتباهات املایی و گرامری نامه برطرف شده و اطمینان حاصل می‌شود که متن خالی از اشکال است.

گام‌های تصحیح:

  1. بررسی املایی
     تمام کلمات و اصطلاحات در نامه باید به دقت بررسی شوند تا هیچ املای اشتباهی باقی نماند.
  2. بررسی گرامری
     ساختار جملات و استفاده از قواعد گرامری در نامه باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد. این شامل استفاده صحیح از زمان‌ها، افعال، و تراز بین قسمت‌های مختلف نامه است.
  3. ارتقاء واژگان
     تلاش بر این باشد که از واژگان مناسب و تنوع در استفاده از اصطلاحات استفاده شود تا نامه حرفه‌ای و پویا به نظر برسد.
  4. پرسش از فرد مورد اعتماد
     افراد مورد اعتماد می‌توانند به عنوان نقادانهای مفید برای تصحیح نامه شما عمل کنند. نظرات و اقتراحات آن‌ها به شما کمک می‌کند تا به طور جامعتری به اشکالات موجود در نامه نگاه کنید.
]]>
https://e-ferdowsi.ir/3195/%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d8%a2%d9%85%d9%88%d8%b2%d8%b4-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/feed 0
نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی https://e-ferdowsi.ir/3083/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa-%d8%b7%d9%84%d8%a7%db%8c%db%8c-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-%d8%b1%d8%b3%d9%85%db%8c https://e-ferdowsi.ir/3083/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa-%d8%b7%d9%84%d8%a7%db%8c%db%8c-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-%d8%b1%d8%b3%d9%85%db%8c#comments Tue, 30 Aug 2022 18:19:54 +0000 https://e-ferdowsi.ir/?p=3083 نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی

نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی اساسی هستند و در هر نوع نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.

این نکات، درستی و حرفه‌ای بودن نامه را تضمین می‌کنند و نقطه آغازی موثر برای برقراری ارتباطات فعال در محیط کار فراهم می‌سازند.
در ادامه به برخی از این نکات طلایی پرداخته می‌شود:

  1. عناوین و توقیعات مناسب:
    • عنوان نامه باید واضح و مرتبط با موضوع باشد.
    • توقیعات باید قابل خواندن و شناخته‌شده باشند. اگر از امضای دیجیتال استفاده می‌شود، باید به‌وضوح قابل تشخیص باشد.
  2. زبان رسمی و ادبی:
    • از زبان رسمی و محترمانه در نوشتن نامه استفاده کنید.
    • اجتناب از استفاده از اصطلاحات غیررسمی و اصطلاحات خصوصی در نامه اداری مهم است.
  3. ساختار منطقی:
    • نامه باید دارای ساختار منطقی و آراسته باشد؛ از مقدمه، بدنه متن، و ختم نامه تشکیل شود.
    • هر بخش باید به ویژه به موضوع خود تمرکز کند.
  4. اطلاعات دقیق و کامل:
    • اطمینان حاصل شود که اطلاعات مربوط به آدرس، تاریخ، و اطلاعات تماس دقیق و کامل باشند.
    • در صورت نیاز، اطلاعات ارتباطی فرد مسئول نیز درج شود.
  5. استفاده از فرم رسمی:
    • در صورت وجود فرم رسمی برای نامه، از آن استفاده کنید و اطلاعات را با دقت وارد کنید.
  6. احترام به زمان:
    • موارد مهم و فوری را در ابتدای نامه آورده و به آنها تاکید کنید.
    • از واژه‌های مناسبی همچون “فوراً” یا “ضروری” استفاده کنید.
  7. اصلاح و بازنگری:
    • نامه را قبل از ارسال، مرتب بازنگری کنید تا اطمینان حاصل شود که خطاهای امکانی برطرف شده‌اند.

رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه اداری، نقطه شروعی مؤثر برای برقراری ارتباطات حرفه‌ای و موثر در فضای کاری فراهم می‌کند

در ادامه با این نکات مهم آشنا می شوید.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری

پرداختن به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه ای در نامه اداری

گاهی گمان می کنیم که فلان اتفاق ربطی به موضوع ما دارد و بهتر است در نامه به آن اشاره کنیم.
در صورتی که خوانند هنگام خواندن نامه هیچ ارتباطی بین مطالب ذکر شده ما پیدا نمی کند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری شامل موارد مهمی است که در تدوین متن نامه باید به آنها توجه کرد.
یکی از این نکات، پرداخت به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه‌ای است که در ادامه به توضیح این موضوع می‌پردازیم:

پرداخت به اصل موضوع:

  • هنگام نوشتن نامه اداری، اهمیت زیادی به اصل موضوع نامه داده شود.
  • باید از ورود به مطالب جانبی و بی‌ربط خودداری کرده و تمرکز را بر روی موضوع اصلی نگه داشت.

خودداری از مطالب حاشیه‌ای:

  • از آوردن مطالبی که ربطی به موضوع ندارند، خودداری شود.
  • اگر یک مطلب در نامه اداری قرار داده می‌شود، باید با موضوع اصلی ارتباط داشته باشد تا خواننده به درستی مطلب را درک کند.

پیوند منطقی جملات:

  • جملات در نامه باید با یکدیگر به صورت منطقی پیوند داشته باشند.
  • از اصطلاحات یا جملاتی که بر ارتباط و پیوند با موضوع اصلی ضعف ایجاد کنند، خودداری شود.

حذف مطالب غیرضروری:

  • مطالبی که به موضوع نامه کمک نمی‌کنند و ارتباط با آن وجود ندارد، حذف شوند.
  • در نوشتن نامه اداری، مراعات شود که تمام مطالب ذکر شده به عنوان یک تناسب و هماهنگی کلی در نظر گرفته شوند.

پرداختن به این نکات باعث وضوح و روشنی موضوع نامه می‌شود و از ایجاد ابهامات در درک مطلب توسط خواننده جلوگیری می‌کند.
این اصول، تدوین نامه اداری را به یک فرآیند ساختارمند و مؤثر تبدیل می‌کنند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی

بسیاری هنوز گمان می کنند با به کاربردن الفاظ سخت و پیچیده می توانند تأثیر بیشتری روی مخاطب بگذارند.
در صورتی که زمانی می توانیم تأثیر خوبی روی مخاطب بگذاریم که متن ما اصولی و پیرو قواعد ساده نویسی و درست نویسی باشد.

  1. استفاده از الفاظ ساده:
    • در نوشتن نامه اداری، از واژگان و اصطلاحات ساده و قابل فهم ترجیحاً استفاده شود.
    • جلوگیری از استفاده از کلمات پیچیده که ممکن است برای مخاطبان مبتدی یا بدون تخصص در زمینه موضوع، قابل درک نباشند.
  2. جملات واضح و کوتاه:
    • جملات باید واضح و مختصر باشند تا مخاطبان به راحتی مطلب را درک کنند.
    • اجتناب از جملات پیچیده و دراز که ممکن است باعث ابهامات شود.
  3. استفاده از مثال‌ها و توضیحات:
    • برای توضیح مطالب، از مثال‌ها و توضیحات ساده و واضح استفاده کنید.
    • این روش باعث مفهوم شدن بهتر موضوعات می‌شود.
  4. تجنب اصطلاحات فنی:
    • در صورت لزوم استفاده از اصطلاحات فنی، آنها را به‌وضوح توضیح دهید تا مخاطبان بدون تخصص نیز بتوانند مطلب را درک کنند.
    • اگر امکان دارد، از اصطلاحات ساده‌تر یا تعاریف کوتاه استفاده کنید.
  5. مناسبت با مخاطبان:
    • سطح زبان نامه باید با سطح تحصیلات و تخصص مخاطبان هماهنگ باشد.
    • در نوشتار، به ویژه در ارتباط با مخاطبانی که ممکن است با اصطلاحات خاص آشنایی نداشته باشند، از زبان ساده استفاده کنید.
  6. مرور و بازخورد:
    • نوشته خود را مرور کرده و از دیگران بازخورد دریافت کنید تا اطمینان حاصل شود که متن به‌طور کامل قابل درک است.
    • اصلاح‌ها باید به منظور بهبود درک موضوع و زبان متن باشند.

استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی در نوشتن نامه اداری، باعث افزایش کارایی و تأثیرگذاری مطالب بر مخاطبان می‌شود و به فهم بهتر موضوعات کمک می‌کند.

مقاله ساده نویسی در نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصل کوتاه نویسی

بسیاری از نامه های درخواست شخصی پر از دستان سرایی و بیان مطالب غیر ضروری است.
البته منکر این نیستیم که در برخی نامه ها مانند نامه درخواستی یک شهروند به یک مسئول دولتی بهتر است مقدمه ی خوبی داشته باشد.
اما نباید فراموش کنیم که خواننده نامه ما مشغله های خویش را دارد و صبر و حوصله ی او حد و حدود دارد.

پس اندازه نگه دار که اندازه نکوست …

  1. کوتاهی و مختصری در مطالب:
    • در نوشتن نامه اداری، اطمینان حاصل شود که مطالب با کوتاهی و مختصری ارائه شوند.
    • اجتناب از دستان سرایی و توضیحات طولانی که ممکن است خواننده را خسته کند.
  2. تمرکز بر موضوع اصلی:
    • موضوع اصلی نامه باید با وضوح مطرح شود و از حواشی و بحث‌های غیرضروری پرهیز شود.
    • توجه به اصلی بودن نامه و ارتباط مستقیم با موضوع درخواست یا اطلاع رسانی.
  3. استفاده از جملات مستقیم و قاطع:
    • از جملات مستقیم و قاطع برای انتقال اطلاعات استفاده کنید تا خواننده بدون ابهام متن را درک کند.
    • اجتناب از استفاده از جملات پیچیده و غیرضروری.
  4. خواندنی بودن مطالب:
    • مطالب باید به قدری خواندنی باشند که خواننده بتواند با سرعت و به راحتی محتوای نامه را درک کند.
    • از استفاده از اصطلاحات و اندازه واژگانی مناسب برای خواننده استفاده شود.
  5. استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب:
    • استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب و منطقی که به روانی موضوعات را بیان کند.
    • اجتناب از زبان پیچیده و غیرقابل فهم.
  6. انتخاب دقیق کلمات:
    • انتخاب دقیق و متناسب با موضوع کلمات بسیار اهمیت دارد.
    • کلمات باید واضح و مفهوم باشند تا خواننده بدون اشکالی مطلب را درک کند.

رعایت اصل کوتاه نویسی در نامه اداری باعث جلب توجه و تسهیل در درک مخاطبان می‌شود، به خصوص زمانی که آنها مشغول مسائل خود هستند و به کمال توجه به نوشته شما نیاز دارند.

مقاله زیبانویسی نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: طرح موضوع، مضمون منطقی و کامل

عملاً باید نتیجه با مقدمه سنخیت داشته باشد.

در واقع آنچه که به خواسته ما در انتهای نامه قدرت می بخشد و موجهش می کند طرح موضوع در ابتدای نامه است.
معمولاً طرح موضوع در پیکره اصلی نامه بزرگترین بخش نامه است؛ زیرا در این بخش به دلایل توجیهی خواسته­امان می پردازیم.

  1. مقدمه موزون و متناسب:
    • مقدمه نامه باید به طور موزون و متناسب با موضوع باشد.
    • ارائه یک توضیح کوتاه از موضوع به خواننده کمک می‌کند تا به درستی در متن نامه هدایت شود.
  2. ارایه مضمون به شیوه‌ای منطقی:
    • مضمون نامه باید به شیوه‌ای منطقی و پیوسته ارائه شود.
    • اطلاعات باید به ترتیب مناسب و به شکلی که خواننده بتواند آنها را به راحتی پیگیری کند، آمده باشند.
  3. توجیه درخواست یا مطلب:
    • در بخش مربوط به طرح موضوع، توجیه و توضیح دقیق در مورد دلایل و اهمیت موضوع بیان شود.
    • ارائه دلایل قانع‌کننده و مستند به کمک اطلاعات و ارقام می‌تواند اثربخش باشد.
  4. استفاده از نمونه‌ها و شواهد:
    • از نمونه‌ها و شواهد مناسب برای نشان دادن و تقویت مطالب استفاده شود.
    • ارائه مثال‌های واقعی و شواهد قابل اثبات، موضوع را برای خواننده واضح‌تر می‌کند.
  5. استفاده از ترتیب منطقی در ارائه اطلاعات:
    • اطلاعات باید به ترتیب منطقی ارائه شوند؛ از مهمترین مسائل به جزئیات کمتر.
    • ترتیب چیدمان منطقی باعث سهولت در درک موضوع و اتصال مطالب می‌شود.
  6. خلاصه‌ای از موضوع در پایان:
    • در پایان نامه، یک خلاصه از موضوع و دلایل اصلی ارائه شده باشد.
    • این خلاصه می‌تواند به خواننده کمک کند تا نکات کلیدی را به یاد بیاورد.
  7. استفاده از زبان معقول و فهم‌پذیر:
    • از زبان ساده و فهم‌پذیر در طرح موضوع استفاده شود تا مطالب به درستی و با سهولت توسط همه افراد درک شود.

رعایت این نکات طلایی در ارایه طرح موضوع و مضمون نامه اداری، به خواننده این امکان را می‌دهد که با درستی و سرعت موضوع را درک کند و به نتیجه مطلوب دست پیدا کند.

طرز نوشتن طرح موضوع در نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با به کارگیری لحن جدی و رسمی

کمتر دیده شده یک نامه اداری لحن طنزآمیز داشته باشد، اما تا دلتان بخواهد متونی با عبارات و اصطلاحات چاپلوسانه وجود دارد.
قطعاً گفتار چاپلوسانه جلوه ای زشت و گاهی تأثیری معکوس در برآورده شدن خواسته ما دارد.

در مقابل استفاده از لحنی گستاخانه به دور از ادب خواهد بود.

  1. استفاده از لحن جدی و رسمی:
    • در نامه اداری، از لحنی جدی و رسمی استفاده کنید تا احترام به محتوا و مخاطبان حفظ شود.
    • این لحن به خواننده اطمینان می‌دهد که مسئله به جدیت و مهمیت برخوردار است.
  2. پرهیز از لحن طنزآمیز:
    • بهتر است از استفاده از لحن طنزآمیز در نامه اداری خودداری کنید.
    • لحن طنزآمیز ممکن است موجب ابهام یا کاهش جدیت مطلب شود.
  3. پرهیز از عبارات چاپلوسانه:
    • از عبارات چاپلوسانه و مسیحاً جلب توجه به دور بوده و در نامه‌های اداری مناسب نمی‌باشد.
    • استفاده از عبارات رسمی و ادبیات متعارف مناسب‌تر است.
  4. حفظ ادب و احترام:
    • در انتخاب کلمات و اصطلاحات، ادب و احترام را حفظ کنید.
    • از اظهار نظرها یا افترا به دیگران خودداری کنید.
  5. استفاده از عناصر فرمال:
    • از عناصر فرمال نظیر افتتاحیه‌های معمول، ختم نامه، و اصطلاحات رسمی در نوشتار استفاده کنید.
    • این عناصر به نامه اداری شکل و شمایل مناسبی می‌بخشند.
  6. اجتناب از لحن گستاخانه:
    • هرگونه لحن گستاخانه یا توهین‌آمیز در نامه اداری مختلف از اصول اخلاقی و حرفه‌ای خارج است.
    • ادبیات و انتخاب لغات باید با احترام به مخاطب باشد.
  7. بررسی متن به دقت:
    • متن نامه را به دقت مرور کنید تا اطمینان حاصل شود که لحن مناسب و رسمی حفظ شده است.
    • اصلاح‌های لازم را انجام دهید تا هیچ ابهامی در ارتباط با لحن نوشتاری پیش نیاید.

رعایت این نکات طلایی در استفاده از لحن جدی و رسمی در نامه اداری، به ایجاد یک ارتباط محترمانه و حرفه‌ای با مخاطبان کمک خواهد کرد.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت جایگاه و مقام

در نامه های اداری بسته به جایگاه مخاطب که بالاتر، پایین تر یا همطراز است از اصطلاحات متفاوتی استفاده می کنیم.

در واقع هر بخش از نامه اصطلاحات خاصی متناسب با مقام مخاطب دارد.

  1. شناخت مقام مخاطب:
    • یکی از اولین نکات طلایی نوشتن نامه اداری، شناخت دقیق از مقام و جایگاه مخاطب است.
    • درک واضح از مقام مخاطب امکان استفاده از اصطلاحات مناسب را فراهم می‌کند.
  2. استفاده از اصطلاحات رسمی:
    • در نامه اداری، از اصطلاحات رسمی و فرمال استفاده شود.
    • این اصطلاحات باعث حفظ ارتباط حرفه‌ای و ادبی با مخاطب می‌شوند.
  3. توجه به عناصر فرمیتی:
    • از عناصر فرمیتی نظیر “جلب توجه”، “ختم نامه” و “امضا” با توجه به جایگاه مخاطب در نامه استفاده شود.
    • این عناصر به نامه شکلی مطلوب و مناسب می‌بخشند.
  4. استفاده از عناصر احترام آمیز:
    • از عبارات احترام‌آمیز و مورد تایید برای ارتباط با مقامات و اشخاص مهم استفاده شود.
    • این اصطلاحات به احترام به جایگاه مخاطب اطمینان می‌دهند.
  5. توجه به سلایق فرهنگی:
    • در استفاده از اصطلاحات، به سلایق فرهنگی و زبانی مخاطب توجه شود.
    • این کار باعث فهم بهتر و ایجاد ارتباط نزدیک‌تر با مخاطب می‌شود.
  6. مناسبت با موقعیت:
    • اصطلاحات انتخاب شده باید با موقعیت مکاتبه متناسب باشند.
    • درخواست‌ها و اظهارنظرها با اصطلاحاتی که به مقام مخاطب مناسبت داشته باشند، ارائه شوند.
  7. استفاده از زبان مناسب:
    • زبان نامه باید به طور کلی مناسب با جایگاه و مقام مخاطب باشد.
    • از زبان مناسب به موقعیت و مخاطب استفاده شود.

رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری باعث ایجاد یک ارتباط حرفه‌ای و مؤثر با مخاطبان مختلف و با جایگاه‌های مختلف خواهد شد.

مقاله آموزش نامه نگاری اداری و اصطلاحات

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با پرهیز از اعمال سلیقه فردی

نامه های اداری از اصولی واحد پیروی می کنند.
که این اصول در برخی سازمان ها کمی متفاوت است.
اما هر چه هست سلیقه ای نیست و نباید با سلیقه و اختیار خود چارچوب آن را بر هم زنیم.

  1. پیروی از استانداردها و اصول:
    • در نوشتن نامه اداری، از استانداردها و اصول مرتبط با نامه‌نگاری پیروی کنید.
    • استفاده از چارچوب‌ها و قواعد معمول در سازمان‌ها به تداوم و یکنواختی نوشتار کمک می‌کند.
  2. تعیین ساختار استاندارد:
    • تعیین ساختار استاندارد برای نامه‌های اداری، از جمله بخش‌بندی مقدمه، متن اصلی، و ختم نامه، به ایجاد یک چارچوب یکنواخت کمک می‌کند.
    • این ساختار استاندارد به جلوگیری از اعمال سلیقه فردی کمک می‌کند.
  3. استفاده از زبان رسمی:
    • زبان نامه باید رسمی و مناسب با محتوا و مخاطب باشد.
    • از عبارات رسمی و اصطلاحات استاندارد در ارتباط با محتوای نامه استفاده شود.
  4. تناسب با موضوع:
    • نوع نامه باید با موضوع و مخاطب متناسب باشد.
    • اگر نوع مخاطب یا موضوع خاصی نیاز به استفاده از اصطلاحات خاص دارد، آن را رعایت کنید.
  5. استفاده از قلم استاندارد:
    • در انتخاب قلم نوشتاری از قلم‌ها و اندازه‌های استاندارد استفاده شود.
    • قلم و اندازه متن باید به گونه‌ای باشد که متن به راحتی قابل خواندن باشد.
  6. تجنب اظهار نظرهای شخصی:
    • اظهار نظرهای شخصی و احساسات فردی در نامه اداری جای‌ندارد.
    • مطالب باید بر اساس حقایق و اطلاعات موجود ارائه شوند و از اظهار نظرهای شخصی خودداری شود.
  7. استفاده از علامت‌های قانونی:
    • در نوشتن نامه‌های رسمی، از علامت‌های قانونی نظیر تاریخ، عنوان، و امضاها استفاده کنید.
    • این علامت‌ها به نامه طابع رسمی‌تری می‌بخشند.

رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه‌های اداری، به حفظ یکنواختی و اعتبار مکاتبات اداری کمک می‌کند و از اعمال سلیقه فردی در متن نامه جلوگیری می‌کند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با خودداری از استفاده از واژگان بیگانه

بسیاری از واژگان بیگانه معادل­ها فارسی زیبایی دارند که به جذابیت بیشتر متن کمک به سزایی می کنند.
فقط کافیست با آنها آشنا باشیم و به کار گیریم.

فراموش نکنید برخی واژگان ریشه های بیگانه دارند و قرن هاست در زبان ما جا خوش کرده اند.
آنها همانهایی هستند که در گفتار روزمره نیز از آنها استفاده می کنیم. نسبت به آنها حساس نباشید.

  1. استفاده از واژگان فارسی زیبا و مناسب:
    • از واژگان فارسی زیبا و مناسب استفاده کنید تا جذابیت و زیبایی متن نامه افزایش یابد.
    • تلاش کنید تا واژگان مناسبی را که جلب توجه مخاطبان را داشته باشند، انتخاب کنید.
  2. آشنایی با معادلهای فارسی:
    • با معادلهای فارسی واژگان بیگانه آشنا شوید و آنها را در متن نامه به کار ببرید.
    • این کار به تنوع و ثروت لغات متن شما افزوده و جذابیت آن را ارتقا می‌دهد.
  3. احتراز در استفاده از واژگان بیگانه:
    • اگر واژگان بیگانه در فارسی به گونه‌ای استفاده شوند که جذابیت و زیبایی را بیشتر کنند، می‌توان از آنها استفاده کرد.
    • اما در هر صورت، معتدل بوده و از اغراق در استفاده از آنها پرهیز کنید.
  4. حفظ تعادل:
    • تعادل میان استفاده از واژگان فارسی و بیگانه را حفظ کنید.
    • بررسی کنید که آیا استفاده از واژگان بیگانه جلب توجه مخاطبان را افزایش می‌دهد یا آیا از معنای متن کاسته است.
  5. استفاده از واژگان با ریشه‌های فارسی:
    • در صورت نیاز به استفاده از واژگان با ریشه بیگانه، ترجیحاً واژگانی با ریشه‌هایی که از نظر شکل و صدا به فارسی نزدیک‌تر هستند، انتخاب کنید.
  6. استفاده از اصطلاحات متداول:
    • از اصطلاحات و افعال متداول در زبان فارسی استفاده کنید تا ارتباط موثرتری با مخاطبان برقرار شود.
  7. احتراز در استفاده از اصطلاحات فرهنگی:
    • در استفاده از اصطلاحات فرهنگی حساس باشید و از این اصطلاحات به گونه‌ای استفاده کنید که به همه مخاطبان متن قابل فهم باشد.

با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در استفاده از واژگان مناسب، به خواننده این امکان را می‌دهد که مطالب را به راحتی درک کرده و از جذابیت زبان لذت ببرد.

مقاله معادل ساده و فارسی اصطلاحات سخت مکاتبات اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصول جزء (تقسیم متن به بند)

ظاهر سطربندی و تمایز بندها (پاراگراف ها) در هر متنی از ضروریات است که نامه های اداری از این قاعده بیرون نیستند.
برای مثال سلام و احترام در سطری جدا از پیکره اصلی نامه، و خواسته در بندی جدا از طرح موضوع نوشته می شود.

در نامه های چند موضوعی نیز، هر طرح موضوع و خواسته بایستی در بندی جداگانه تنظیم گردد.

  1. تقسیم به بندها با موضوع مشخص:
    • متن نامه را به بندهای مختلف تقسیم کنید، هرکدام با یک موضوع خاص.
    • هر بند باید به یک جنبه یا جزء از موضوع پرداخته و از آن نظر داده شود.
  2. سلسله مراتب منطقی:
    • ترتیب بندها باید از موضوع عمده تا جزئی‌ترین مسائل، یا از اهمیت بالاتر به پایینتر، سلسله مراتبی باشد.
    • این ساختار باعث افزایش فهم مخاطب در خصوص محتوای نامه می‌شود.
  3. پرهیز از بندهای طولانی:
    • تا حد ممکن از بندهای طولانی خودداری کنید تا مخاطبان به راحتی متن را می‌خوانند.
    • بندها با اندازه‌های متعادل و موضوعی تر، خواندن متن را سهولت بخشیده و تداوم فهم را تضمین می‌کنند.
  4. استفاده از خطوط خالی:
    • بین بندها خطوط خالی قرار دهید تا جدایی موضوعات و ایده‌ها روشن تر شود.
    • این خطوط خالی به خوانایی متن کمک کرده و استراحت بصری برای خواننده فراهم می‌آورد.
  5. محل مناسب برای اطلاعات تکمیلی:
    • اطلاعات تکمیلی یا افسردگی‌ها را در بندهای جداگانه قرار دهید.
    • این اطلاعات تکمیلی می‌توانند در انتهای نامه یا در بند مخصوصی قرار گیرند.
  6. بندهای آغازین و ختم نامه:
    • بند آغازین باید حاوی معرفی و اطلاعات اولیه باشد.
    • بند ختم نامه باید شامل خلاصه‌ای از اصلی‌ترین نکات و خواسته‌ها باشد و خواننده را به اقدام دعوت کند.
  7. اهمیت تمایز بندها:
    • هر بند باید اطلاعاتی جدید یا متفاوت ارائه دهد.
    • ایجاد تمایز بین بندها به وضوح و پیش بینی کننده برای مخاطب می‌آید.

با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در تقسیم‌بندی متن نامه، به خواننده امکان می‌دهد محتوای نامه را به راحتی درک کند و به تداوم درک مفهومی متن کمک می‌کند. (1)

نکات طلایی نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: اصول ماشین نویسی و علایم نگارشی

متاسفانه در نامه نگاری های اداری اهمیّت کمی به قواعد ماشین نویسی یا همان تایپ وعلایم نگارشی مانند: نقطه، ویرگول، پرانتز، دونقطه و … قائل هستند.

رعایت نکردن جایگاه علایم نگارشی سبب کژتابی و خستگی خواننده می شود.

  1. رعایت املاء و نویسه‌نگاری:
    • به دقت املاء کلمات را رعایت کنید و از نویسه‌نگاری صحیح استفاده کنید.
    • اشتباهات املائی و نویسه‌نگاری می‌توانند اعتبار و شفافیت متن را کاهش دهند.
  2. استفاده صحیح از علایم نگارشی:
    • جایگاه صحیح علایم نگارشی نظیر نقطه، ویرگول، پرانتز و دونقطه را رعایت کنید.
    • استفاده صحیح از این علایم به وضوح و روشنی ارتقاء می‌یابد.
  3. جدا کردن عبارات با ویرگول:
    • برای جدا کردن عبارات مستقل که مرتبط هستند از ویرگول استفاده کنید.
    • این کار به روانی و خوانایی متن کمک می‌کند.
  4. استفاده از نقطه در نهایت جمله:
    • هر جمله با یک نقطه در نهایت خود پایان یابد.
    • این اصول اساسی نگارشی به خوانایی و درک مطلب افزوده می‌شوند.
  5. استفاده از پرانتز با دقت:
    • پرانتز را با دقت و در جایگاه‌های مناسب استفاده کنید.
    • این علامت درست به مفهوم جملات اضافه شده و اطلاعات تکمیلی ارائه می‌دهد.
  6. استفاده از دونقطه در جاهای مناسب:
    • دونقطه را در جاهایی که نشان دهنده توضیح، تعریف یا فهم بهتر مفهوم است، استفاده کنید.
    • این علامت به وضوح و شفافیت متن افزوده و خواننده را راهنمایی می‌کند.
  7. عناوین و زیرعناوین:
    • از ترتیب مناسب و استاندارد در استفاده از عناوین و زیرعناوین در نامه‌ها پیروی کنید.
    • این اصل باعث سازماندهی مفاهیم و آسانی در درک محتوای نامه می‌شود.

رعایت این نکات در نگارش نامه‌های اداری به تشویق خواننده به خواندن و درک بهتر متن کمک می‌کند و تداوم فهم را تضمین می‌کند.

دانلود کتابچه رایگان نشانه گذاری در فارسی (موبایلی)

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: شماره و تاریخ گذاری، اشاره به پیوست

در نامه های شخصی، نداشتن شماره امری طبیعی است اما نامه هایی که از یک شرکت یا اداره صادر می شوند ملزم به داشتن شماره هستند.

تاریخ و اشاره به پیوست هم از ضروریات هر نامه اداری است.
گاهی می توان تاریخ را در انتهای نامه پس از امضا قید کرد.
اما اشاره به پیوست در سربرگ نامه از آن جهت که هنگام دریافت و ارجاع توسط دبیرخانه سبب فراموش نشدن و تحویل دقیق و کامل آن می شود ضروری است.

  1. شماره و تاریخ گذاری:
    • نامه‌های اداری باید شماره امر یا شماره نامه داشته باشند.
    • تاریخ نامه در سربرگ یا انتهای نامه قید شود و باید با دقت و به شیوه استاندارد وارد شود.
  2. اشاره به پیوست:
    • در صورتی که پیوستی به نامه ارفاق شده باشد، در سربرگ نامه به وضوح اشاره کنید.
    • از جزئیات مربوط به پیوست، مانند تعداد صفحات یا نوع اسناد، در این قسمت با خلاصه و روشنی اطلاع دهید.
  3. مکان قرارگیری تاریخ:
    • تاریخ نامه می‌تواند در سربرگ نامه در بالای صفحه یا در انتهای نامه پس از امضا قرار گیرد.
    • مطابق با استانداردهای سازمان یا اداره، مکان قرارگیری تاریخ را مشخص کنید.
  4. شماره‌گذاری منظم:
    • اگر شماره امر یا نامه در داخل مؤسسه یا اداره‌ای که نامه صادر می‌شود دارای سیستم خاصی است، از شماره‌گذاری منظم و متناسب با این سیستم استفاده کنید.
  5. استفاده از زبان رسمی:
    • از زبان رسمی و موقت در اشاره به تاریخ، شماره، و اطلاعات پیوست استفاده کنید.
    • این اطلاعات باید با دقت و بدون ابهام ارائه شوند.
  6. توجه به جزئیات پیوست:
    • در اشاره به پیوست، جزئیات مربوط به محتوای پیوست باید دقیقاً مشخص شوند.
    • این موارد می‌توانند کمک کننده باشند تا دریافت کننده نامه به راحتی به پیوست مورد نظر دسترسی پیدا کند.

رعایت این نکات در سربرگ نامه اداری به سازماندهی و افزایش شفافیت متن کمک می‌کند و موثریت در ارتباطات اداری را تقویت می‌کند.

خرید بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری

]]>
https://e-ferdowsi.ir/3083/%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa-%d8%b7%d9%84%d8%a7%db%8c%db%8c-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d9%86-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%88-%d8%b1%d8%b3%d9%85%db%8c/feed 1