ممکن است به عنوان موسس یک سازمان یا شرکت نیازمند استفاده از دفتر ارسال  و رسید نامه مراسلات باشید.

یا به عنوان کارمند واحد دبیرخانه در یک سازمان، نیازمند اطلاعات لازم در مورد نحوه استفاده از دفتر ارسال مراسلات هستید.

این دفتر یکی از انواع دفاتر دبیرخانه است که جهت تکمیل مستندسازی عملیات هر سازمانی، مورد استفاده قرار می گیرد.

در زیر توضیحاتی در مورد چگونگی پر کردن و استفاده از دفتر ارسال مراسلات آورده شده است:

1. تشخیص نوع مراسله:

• در ابتدا، نامه‌ها و مراسلات باید به دسته‌های مختلف تقسیم شوند.
  مثلاً ممکن است به دسته‌های ورودی (دریافتی) و خروجی (ارسالی) تقسیم شوند؛ همچنین می‌توانید دسته‌بندی‌های دیگری نظیر مهم، عادی، فوری و … را برای مراسلات تعیین کنید.

2. شماره گذاری:

• هر نامه باید یک شماره یکتا داشته باشد که در ادامه برای ردیابی و ارجاع به آن استفاده می‌شود.

3. مشخصات فرستنده و گیرنده:

• نام و نام خانوادگی، سازمان یا شرکت فرستنده و گیرنده باید به دقت وارد شود. همچنین اطلاعات تماس مانند آدرس، شماره تماس، و ایمیل نیز ثبت می‌شوند.

4. موضوع:

• توضیح کوتاه و مختصری از موضوع نامه برای سهولت در جستجو و مرور سریع.

5. تاریخ دریافت و ارسال:

• زمان دریافت یا ارسال نامه باید به دقت ثبت شود.

6. توضیحات مرتبط:

• توضیحات بیشتری در مورد محتوای نامه، اقدامات انجام شده، یادآوری‌ها و … را می‌توانید در این قسمت ثبت کنید.

7. ضمائم:

• در صورتی که به نامه فایل‌ها یا اسنادی پیوست شده است، آنها را به دقت و با اطلاعات کامل به نامه الحاق کنید.

8. وضعیت نامه:

• وضعیت نامه (خوانده شده، پاسخ داده شده، در حال پیگیری و …) باید مشخص شود.

9. پرسنل دخیل:

• نام پرسنلی که در ارسال یا دریافت نامه دخیل بوده‌اند را ثبت کنید.

10. ارجاعات و پیگیری:

• اگر نیاز به پیگیری یا ارجاع به شخص دیگری دارید، این اطلاعات را نیز ثبت کنید.

11. حفظ و نگهداری:

• دفتر ارسال مراسلات باید به دقت نگهداری شود. می‌توانید از سیستم‌های الکترونیکی یا فیزیکی برای مدیریت این دفتر استفاده کنید.

با رعایت این نکات، دفتر ارسال و رسید نامه به شما کمک می‌کند تا ارتباطات سازمانی را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرده و به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.

در ادامه در مورد چیستی و نحوه پر کردن دفتر ارسال مراسلات توضیحات کافی ارائه خواهد شد.

دفتر ارسال و رسید نامه دبیرخانه

اداره امور دفتری در هر سازمان بر عهده واحد دبیرخانه است.

این واحد مستقل، به دلیل اهمیت و کاربرد، معمولا در مرکز امور اداری سازمان قرار دارد.

گردش مکاتبات و مرسولات، نظارت و مراقبت بر حسن جریان نامه های وارده و صادره درون سازمانی و برون سازمانی، از وظایف این واحد است.

انجام درست این وظایف، مخصوصا زمانی که سازمان بزرگ است یا ارباب رجوع بسیار دارد، حساس بوده و باید با دقت زیاد انجام پذیرد.

از این رو بکارگیری روش ها، ابزار و دفاتر مخصوص، به انجام بهتر و سریع تر وظایف دبیرخانه کمک می کند.

دفاتر دبیرخانه مجموعه ای از اوراق مدون و مشابه یکدیگر هستند، که به صورت یک دفتر صحافی شده اند.

اندازه و ابعاد دفاتر متفاوت بوده و هر سازمان بسته به نیاز خود، یکی از آنها را انتخاب می کند.

ثبت اطلاعات و نحوه بایگانی هر کدام از این دفاتر، قواعد متفاوتی دارند که باید با دقت رعایت شود.

البته امروزه سازمان های بزرگ، از فناوری یارانه و شبکه کمک می گیرند و با استفاده از اتوماسیون اداری یک دبیرخانه مجازی ایجاد می کنند.
اما برای مجموعه های کوچک استفاده از اتوماسیون اداری بنا به هزینه های بالا توجیه نداشته و همان دفتر اندیکاتور و نامه نما به صورت فیزیکی مناسب تر است.

دفتر ارسال مراسلات یا دفتر ارسال و رسید نامه

کلمه مراسلات از نظر لغوی، جمع کلمه مراسله به معنای مکاتبه یا نامه نگاری است.

دفتر ارسال مراسلات یا دفتر ارسال و رسید نامه، یکی از انواع دفاتر دبیرخانه ای محسوب می گردد.

• دفتر اندیکاتور
• دفتر نامه نما (اندکس)
• دفتر رپراتور
  از دیگر انواع دفاتر دبیرخانه ای هستند.

برای آشنایی بیشتر با انواع دفاتر دبیرخانه ای، کاربرد و نحوه استفاده از آنها می توانید از فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه کمک بگیرید.

پس از تحویل نامه های صادره و وارده سازمان، از گیرندگان امضا یا رسید دریافت می شود.

این کار جزو مستندسازی هر سازمان به شمار رفته و عملیات مربوط در دفتر ارسال مراسلات انجام می پذیرد.

نحوه دریافت رسید نامه ها

زمانی که یک نامه از سازمان صادر می شود، پس از تایپ و تایید آن توسط افراد صلاحیت دار، نامه به صورت فیزیکی چاپ و امضا می شود.

نامه امضا شده به همراه پیوست ها به دبیرخانه وارد می شود؛ نامه بعد از کنترل های لازم و ثبت در دفترهای مخصوص دبیرخانه، شماره و تاریخ دریافت می کند. (1)

تمام مراحل مذکور در فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه به طور کامل توضیح داده شده است.

بعد از ارسال نامه، از گیرنده رسید دریافت می گردد؛ رسید فرمی است که هر سازمان برای خود در نظر گرفته و شامل:

1. موضوع نامه
2. نام و نام خانوادگی تحویل گیرنده
3. نام سازمان
4. تاریخ تحویل
5. مهر و امضا است.

در بالای صفحه و زیر عنوان پیوست در نامه هایی که نیاز به دریافت رسید دارند، مهر «رسید دریافت شود» زده می شود.

نحوه استفاده از دفتر ارسال و رسید نامه مراسلات

زمانی که یک نامه وارد سازمان می شود:

1. دریافت نامه:
   • هنگامی که یک نامه وارد سازمان می‌شود، ابتدا باید وارد دبیرخانه شود. در این مرحله، ممکن است یک رسید به نامه داده شود که شامل جزئیات مانند شماره نامه، تاریخ دریافت، فرستنده، موضوع و … باشد.
2. کنترل و بررسی:
   • پس از دریافت نامه، دبیرخانه مسئول بررسی و کنترل محتوا، مهر و امضاء‌های لازم را اعمال می‌کند. این مرحله شامل بررسی اطلاعات مانند کمیت، کیفیت، و محتوای نامه است.
3. ثبت در دفتر اندیکاتور:
   • اطلاعات مربوط به نامه در دفتر اندیکاتور یا دفتر ثبت‌نامه ثبت می‌شود. این شامل شماره نامه، تاریخ دریافت، مشخصات فرستنده و گیرنده، وضعیت نامه و سایر اطلاعات مرتبط است.
4. انجام مراحل لازم در دفتر نامه‌نما:
   • اگر سازمان شما از دفتر نامه‌نما استفاده می‌کند، مراحل مرتبط با پیگیری، ارجاع، یادآوری و… در این دفتر انجام می‌شود. این مراحل به کمک این دفترها برای کارکنان و مدیران قابل دنبال است.
5. ارجاع نامه:
   • پس از بررسی نامه و انجام مراحل مورد نیاز، نامه به مدیران و کارکنان مربوطه ارجاع می‌شود. در این مرحله، اطلاعات ارجاع نیز در دفترهای مربوطه ثبت می‌شود.
6. جمع‌آوری امضاها:
   • پس از دریافت نامه توسط گیرنده، امضاهای مربوط به دریافت و تایید نامه در دفتر ارسال مراسلات یا دفتر امضاها جمع‌آوری می‌شود. این امضاها به عنوان تاییدیه دریافت نامه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
7. بایگانی در دبیرخانه:
   • سپس نامه همراه با امضاها و اطلاعات مرتبط در دبیرخانه بایگانی می‌شود. این بایگانی برای مدت زمان مشخصی نگهداری می‌شود تا در صورت نیاز به آن دسترسی داشته باشید.

توصیه می‌شود که هر مرحله از فرآیند با دقت و به صورت سیستماتیک انجام شود تا ارتباطات سازمان به بهترین شکل مدیریت شود و اطلاعات به‌روز و قابل دسترس باشند.

برای آشنایی بیشتر با این مراحل به  فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه مراجعه فرمایید.