امروز آگاهی از انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها، یک نیاز سازمانی است.

دنیای کسب و کار هر روز در حال تکامل است و با وجود صنایع رقابتی‌تر، نیاز به تولید گزارش‌های سریع و دقیق بیش از پیش، احساس می‌شود.

این امر امروزه برای بسیاری از سازمان‌های مُدرن یک چالش به شمار می‌رود، زیرا عدم آشنایی با انواع گزارش اداری سبب شود ایراداتی در نگارش گزارش ها رخ دهد یا در خوشبینانه ترین حالت تهیه انواع گزارش اداری زمانبر شده و از ساعت‌ها تا چند روز طول بکشد.

بنابراین، آشنایی شما با انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها می‌تواند به رشد کارمندان و توسعه سازمان‌تان کمک کند.

جهت آشنایی با انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها ابتدا ببینیم گزارش چیست؟

گزارش، سندی است که اطلاعات مربوط به کسب و کارها را در قالبی سازمان‌یافته و قابل فهم ارائه می‌کند.

هر گزارش، مخاطب خاص و هدف خاصی را دنبال می‌نماید و عملکرد فعالیت‌های مختلف را بر اساس اهداف و مقاصد سازمان‌ها، خلاصه می‌کند.

 انواع گزارش

 برای شناخت دقیق‌ترِ انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها، باید بدانید که می‌توان انواع گزارش از نظر محتوا را به گزارش‌های تحلیلی، توصیفی، حل مساله، شفاهی و کتبی تقسیم‌بندی کرد.

در ادامه به بررسی انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها می‌پردازیم.

اگر کارمندی بپرسد گزارش تحلیلی چیست می‌توان گفت در این نوع گزارش، گزارش نویس مسائل سازمانی را شفاف و کوتاه توضیح می‌دهد، مفصل نتیجه گیری کرده و راه‌حل‌هایی را پیشنهاد می‌کند.

در نمونه متن گزارش عملکرد، معمولا نحوه عملکرد فرد یا سازمان طی یک بازه زمانی گزارش می‌شود.

در زمینه نحوه نوشتن گزارش تحلیلی مراحل زیر باید انجام شود:

• شناسایی مشکل:

با شناسایی یک مشکل در شرکت شروع کنید و توضیح دهید که آن مشکل چه تأثیراتی بر جای می گذارد.

شرح دهید مشکل از کجا شروع شده است، چه اقداماتی برای رسیدگی به آن انجام شده است، و اینکه آیا این رویکردها مؤثر بوده‌اند یا خیر.

• روش‌های توضیحی

روشی را که قبلاً برای رسیدگی به این مساله استفاده شده است با جزئیات توضیح دهید و تعیین کنید که کدام روش‌های جایگزین را می‌توان برای حل مجموعه مسائل پیش‌آمده به کار برد.

• تجزیه و تحلیل داده‌ها

این بخش بر موفقیت و شکست روش‌های قبلی که برای حل مشکل به کار گرفته شده‌اند، تمرکز دارد.

در هر صورت نوشتن گزارش تحلیلی درباره موضوعات سازمانی کار آسانی نیست، بنابراین قبل از نگارش باید حتما با انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ها آشنا بود.

در پاسخ به این سوال که گزارش توصیفی چیست، باید گفت که در این نوع گزارش، گزارش نویس وقایع و اتفاقات را همانگونه که رخ داده است گزارش می‌کند و حقایق را به شکل داده‌ها و اطلاعات دسته‌بندی کرده و ارائه می‌دهد.

در زمینه یک نمونه گزارش‌نویسی از بازدید، بدانید که این نوع گزارش‌نویسی کوتاه است و براساس بازدید انجام شده از یک مکان سیاسی، اجتماعی و یا فرهنگی نگاشته می‌شود.

در گزارش‌نویسی حل مساله پس از بررسی دقیق مساله، گزارشگر باید مشکل را به خوبی توصیف کند و ابعاد مساله را مورد بررسی و تحلیل قرار دهد، سپس به ارائه راه‌حل‌هایی به منظور رفع مساله بپردازد.

توضیح انواع گزارش اداری

گزارش کتبی:

گزارشی است که اطلاعات، تحقیقات، و بررسی‌ها به شکل نوشتاری جمع‌آوری شده‌اند.

این نوع گزارشات به صورت کتبی و با استفاده از زبان فنی و مشخص نگارش می‌شوند.

برخی مثال‌ها عبارتند از “گزارش تحلیل عملکرد مالی سالانه” که جزئیات مالی، عملکرد مالی، و تحلیل موارد مالی سال گذشته را شامل می‌شود.

این گزارشات جهت تبیین و ارائه اطلاعات به مدیران، سهامداران، و نهایتاً به تصمیم‌گیرندگان در سازمان ارائه می‌شوند.

گزارش شفاهی:

گزارشی است که اطلاعات به شکل بحث و گفتگو و سخنرانی ارائه می‌شود و به صورت شفاهی منتقل می‌شود.

این نوع گزارشات معمولاً در جلسات، نشست‌ها، یا توجیه نتایج پروژه‌ها برگزار می‌شود.

مثال: “گزارش جلسه توجیهی نتایج پروژه” که در آن اعضای تیم به صورت شفاهی نتایج پروژه را توجیه و ارائه می‌دهند.

گزارش تحلیلی:

گزارشی است که با تحلیل دقیق و بررسی عمیق، به بررسی و تبیین اطلاعات می‌پردازد.

این نوع گزارشات معمولاً شامل تجزیه و تحلیل متنوعی از داده‌ها، آمار، و اطلاعات می‌شوند.

مثال: “گزارش تحلیل روند بازار و رقبای صنعت” که در آن با بررسی عمیق روندها، بازارهای هدف، و رقبا، تحلیلی جامع ارائه می‌شود.

گزارش عملکرد:

گزارشی است که به بررسی و ارزیابی عملکرد یک شخص، تیم یا سازمان می‌پردازد.

در این گزارش، معیارها و شاخص‌های مورد ارزیابی مشخص شده و عملکرد افراد یا واحدها با این معیارها مقایسه می‌شود.

مثال: “گزارش عملکرد کارکنان در سال گذشته” که به تجزیه و تحلیل ارزیابی عملکرد پرداخته و نتایج حاصله را شرح می‌دهد.

گزارش پیشنهادی:

گزارشی است که حاوی پیشنهادات و راهکارهای بهبود است.

در این گزارش، مسائل یا چالش‌های موجود تحلیل شده و پس از آن پیشنهادات جهت بهبود و بهینه‌سازی ارائه می‌شوند.

مثال: “گزارش پیشنهادات بهبود فرآیندهای تولید” که شامل پیشنهاداتی برای بهبود کارکرد و کارایی فرآیندهای تولید است.

گزارش اجرایی:

گزارشی است که به تجزیه و تحلیل اجرای یک طرح یا پروژه می‌پردازد.

در این گزارش، مراحل اجرای پروژه، مشکلات و چالش‌ها، و نتایج حاصل از اجرا به دقت مورد بررسی قرار می‌گیرند.

مثال: “گزارش اجرایی پروژه اتوماسیون سیستم” که جزئیات اجرای پروژه و نتایج حاصل از آن را شرح می‌دهد.

گزارش تکنیکی:

گزارشی است که شامل جزئیات فنی و تخصصی در یک زمینه خاص می‌شود.

در این گزارش، جوانب فنی، مشخصات، و جزئیات عملیاتی مرتبط با یک پروژه یا سیستم به دقت شرح داده می‌شوند.

مثال: “گزارش تکنیکی نصب و راه‌اندازی سیستم اطلاعاتی” که به جزئیات نصب، پیکربندی، و عملکرد سیستم اطلاعاتی می‌پردازد.

گزارش بازاریابی:

گزارشی است که به تحلیل بازار و استراتژی‌های بازاریابی می‌پردازد.

در این گزارش، شرایط بازار، رقبا، نیازهای مشتریان، و پیشنهادات بازاریابی جهت جلب مشتریان به دقت بررسی می‌شوند.

مثال: “گزارش بازاریابی محصول جدید” که به تحلیل بازار برای محصول جدید و استراتژی‌های بازاریابی مربوط به آن می‌پردازد.

مقایسه انواع گزارش اداری

در یک نمونه گزارش توصیفی، گزارشنویس به بررسی حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع و بیان آن به همان شکل موجود می‌پردازد.

درحالی که گزارش تحلیلی به درک بیشتر و تجزیه تحلیل داده ها متمرکز است.

اما در گزارش‌های حل مساله، راه‌حل‌هایی پیشنهاد می‌شوند که زاییده ذهن گزارش نویس یا حاصل تحقیقات اوست.

اگر کم‌ تجربه هستید و قصد دارید با انواع گزارش اداری و تفاوت آن‌ ها جهت تهیه گزارش آشنا شوید، می‌توانید از نرم‌ افزار های گزارش‌‌ ساز (Power BI) استفاده کنید.

این ابزار به شما کمک می‌کند انواع گزارش‌ها را به راحتی نگارش کنید و خطاهای انسانی و استفاده از منابع زمانبر را به حداقل برسانید.

برای یادگیری کامل اصول گزارش نویسی اداری و پژوهش های مرتبط می توانید کتاب گزارش نویسی اداری را از همین وبسایت تهیه فرمایید.