نگارش نامه های اداری یا نامه نگاری یک کارمند مهارتی نیست که بشود آن را در نظر نگرفت و اهمیت نداد.
مخصوصاً وقتی کارمند باشیم.

در دنیای اداری امروزه، داشتن مهارت نامه نگاری یک کارمند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
ممکن است بسیاری از افراد فکر کنند که نوشتن یک نامه اداری معمولی و تکراری، به هر سطحی از سلسله مراتب سازمانی، نیاز به مهارت خاصی ندارد.

اما واقعیت این است که نامه نگاری یک کارمند، چه در سطح پایین و چه در سطح مدیریتی، نیازمند مهارت و شناخت اصول نامه نگاری است.

کارمندان در هر پست و مقامی، اغلب باید با وظایف نگارشی مختلفی مواجه شوند، از جمله نگارش نامه‌های اداری.
انتظار می‌رود که هر کارمند حداقل توانایی نوشتن یک نامه معمولی را داشته باشد.
این مهارت به طور گسترده در تمام مراحل کاری، از ارتباط با همکاران تا ارتباط با مدیران و اعضای سازمان، ضروری است.

گرچه بسیاری از افراد فکر می‌کنند که نامه نگاری معمولی و استاندارد نیازی به مهارت خاصی ندارد و می‌توان آن را با تغییرات کوچک در مشخصات فردی انجام داد،

اما واقعاً همین طور است؟!؟!

مسایل پیش روی نامه نگاری یک کارمند در استفاده از نمونه نامه

اگر همان نامه ی متداول و مشابه نیاز به تغییرات در متن داشت که بیش از مشخصات فردی بود.

مثلاً نوشتن دلایل شخصی در نامه انتقالی، یا مطرح نمودن نیازهای شخصی در نامه ی درخواستی، آیا بدون مهارت لازم در نگارش امکان ایجاد آن تغییرات وجود دارد یا خیر؟

زیاد پیش آمده که نیاز شده جملاتی در وسط نامه یا انتهای نامه اضافه شود که هم جمله بندی آن مشکل است و هم پیوستگی و انسجام آن با بقیه متن.

اما همیشه نامه ها یک با موضوعات متداول و رایج نیستند که با کم و زیاد کردن یا تغییرات جزئی متن ختم به خیر شوند.
طبق آمار، تعداد نامه های با موضوع نامتداول یک سوم کل نامه هایی است که در یک اداره نوشته می شود.
که این نسبت در برخی ادارات بسیار بیشتر است و به سه چهارم می رسد.

یعنی تعداد نامه های با موضوع خاص و نامتداول که متن های آماده از قبل به دردش نمی خورد و نیازمند نگارش از پایه است 3 برابر نامه هایی با موضوعات متداول و مشابه است.

نمونه نامه ها چقدر کار نامه نگاری یک کارمند را راه می‌اندازد؟

قطع به یقین تمام کسانی که به اصول نگارش نامه های اداری واقف هستند از نمونه نامه ها استفاده می کنند.
ولی این افراد قادرند نمونه متن اصولی و متناسب با موضوع را به درستی برگزینند، جای نیاز به تغییر را تشخیص دهند، جملات لازم را بسازند و با متن اصلی پیوند دهند و در نهایت یک نامه ی اصولی و حرفه ای پدید آورند.

دقیقاً برعکس افراد ناوارد که نمونه نامه های پر از ایراد را انتخاب می کنند، برای اعمال تغییرات جاهای اشتباه را دستکاری می کنند.
جملات ناشیانه با اصطلاحات نادرست سر هم می کنند و مانند یک وصله ی ناجور در میان متن رهایش می کنند.

بله؛ استفاده از نمونه نامه برای نامه هایی با موضوعات متداول اِشکالی ندارد، ولی بدون دانش کافی از اصول نامه نگاری یک کارمند می تواند فاجعه به بار بیاورد.

چالش‌ های نامه نگاری یک کارمند در نگارش نامه‌های متنوع

نگارش نامه‌های متفاوت یکی از چالش‌های اساسی در حوزه مهارت‌های نگارشی است، به ویژه زمانی که یک کارمند درگیر نگارش نامه‌های انتقالی، نامه درخواستی،نامه تشکر، و سایر انواع نامه‌ها می‌شود.

در اینجا به بررسی چالش‌ها و ارائه راهنمایی‌هایی برای بهبود مهارت‌های نگارشی در این زمینه خواهیم پرداخت:

1. • متفاوت بودن نوع نامه‌ها:
     • چگونگی مواجهه با چالش‌های نگارش نامه‌های انتقالی، درخواستی، تشکر و… برای یک کارمند.
     • اهمیت تنظیم ساختار نامه برای هر نوع و ارتباط اجزای مختلف آن با یکدیگر.
   • مسائل پیش‌آمده در تنظیم سبک نگارش:
     • انطباق با سبک موردنظر در هر نوع نامه؛ از سبک رسمی در نامه‌های اداری تا سبک دوستانه در نامه‌های شخصی.
   • ضرورت پیش‌بینی و مدیریت مشکلات نگارشی:
     • آگاهی از مشکلات محتمل در نگارش هر نوع نامه و توانایی در پیش‌بینی و حل آنها.
2. راهکارها و توصیه‌ها:
   • آموزش و تمرین:
     • مشارکت در دوره‌ها و آموزش‌های نگارشی متنوع برای تقویت مهارت‌های کارمندان در نگارش انواع نامه‌ها.
   • استفاده از الگوها:
     • استفاده از الگوها و نمونه‌نامه‌های مناسب برای هر نوع نامه به عنوان راهنمای نگارش.
   • توسعه دانش زبانی:
     • گسترش دانش در زمینه‌ی اصطلاحات و ساختارهای زبانی متنوع به منظور بهبود کیفیت نگارش.
   • آزمون و ارزیابی:
     • برگزاری آزمون‌ها و ارزیابی‌های دوره‌های نگارشی برای معیار‌گذاری مهارت‌ها و اصلاح نقاط ضعف.
   • پشتیبانی از نگارش مشترک:
     • ایجاد فضایی برای تبادل نکات و تجارب نگارشی میان کارمندان به منظور بهبود مستمر.

با اجرای راهکارها و توصیه‌های مطرح شده، کارمندان می‌توانند چالش‌های نگارش نامه‌های متنوع را با مهارت و اعتماد به نفس برطرف کرده و نقش مؤثرتری در ارتباطات سازمانی خود ایفا کنند.

چه راه هایی برای آموختن اصول نامه نگاری یک کارمند وجود دارد؟

اول اینکه باید اعتراف کنیم اغلب مهارت آموزانی که کتاب های آموزش نامه نگاری را مطالعه کرده اند و در کلاس ها و دوره ها شرکت کرده اند هنوز نمی توانند راحت و روان همه ی نامه های اداری را بنویسند.
با اینکه به اصول نامه نگاری تسلط یافته اند.

اگر از خودشان دلیلش را بپرسید اغلب می گویند در جمله بندی مسأله دارند و باید بیشتر تمرین کنند. (1)
برای درک بهتر، مسأله را برای شما باز می کنم.
در واقع مهارتی که برای نگارش نامه ی اداری یک کارمند لازم است 2 رکن اصلی دارد:

1- اصول نامه نگاری که چارچوب، ساختار، بخش بندی اصطلاحات مخصوص نامه ها را در بر می گیرد.
2- اصول نگارش رسمی و اداری که شامل گویش رسمی، جمله بندی، اصطلاحات رسمی، املای واژگان رسمی و … می شود.

اصول نامه نگاری به جمعی از نکات استاندارد، مشخص، قطعی و فنی می پردازد، که در واقع آشنایی با اصول نامه نگاری، به صرف کمی وقت برای مطالعه، مشاهده مثال و تمرین نیاز دارد.

اصول نامه نگاری را می توانید با یکی از دو محصول:

1- دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی
یا
2- بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری آن را فراگیرید.

اما اصول نگارش رسمی و اداری مهارتی هنرگونه، غیرقابل استانداردسازی و وسیع است که بیش از آن که در مطالب و نکات بگنجد با تمرین به دست می آید.

اما تمرین به معنای نگارش های مکرر بدون هیچ معیاری که باعث شود بدانیم کدام را درست نوشته ایم و کدام را غلط نیست.

بدیهی است که زمانی یک تمرین سودمند خواهد بود که بر پایه محتوای مطمئن و درست باشد.

پس مهارت نگارش اداری را چگونه تمرین کنیم؟

شاید تنها فضای مناسب برای تمرین نگارش اداری، مجموعه دوره های آموزشی آنلاین و نگارش اداری در وبسایت ایفردوسی باشد.

مجموعه ای شامل 2 دوره که با نام های حکیم فردوسی و علامه دهخدا دارای 60 درس و صدها تمرین است که مؤثرترین و کاربردی ترین آموزش را به شما ارایه می دهد.

تمرین هایی متنوع با پاسخهای چند گزینه ای، جای خالی، کامل کنید و مرتب کنید که محال است مهارت نگارش شما را به سطح حرفه ای نرساند.

در واقع شما در دوره های آموزش نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا با تمرین هایی با قدرت به چالش کشیدن و تأثیر بر ذهن طرف هستید.
تمرین نگارش اداری بر بستری که قابلیت ارزیابی سیستمی و آنلاین پاسخ های شما را دارد یک یادگیری ماندگار و تمام عیار است.

برای ورود به دوره های آنلاین نگارش کلیک کنید

توسعه مهارت‌ نامه نگاری یک کارمند در مواجهه با چالش‌ها

1. آموزش و تمرین:
   برای بهبود مهارت‌های نگارشی، ابتدا باید به آموزش و تمرین توجه کنیم.
   دوره‌های آموزشی با مثال‌ها و تمرینات عملی می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا با نوع‌های مختلف نامه‌نگاری، مانند انتقالی یا درخواستی، آشنا شوند و مهارت‌های لازم را برای این نوع نگارش‌ها توسعه دهند.
2. تکنیک‌ها و راهکارهای عملی:
   ارائه تکنیک‌ها و راهکارهای عملی کمک می‌کند تا افراد بتوانند با چالش‌های نگارشی روبه‌رو شوند.
   مثلاً، تاکید بر ساختاردهی متن یا استفاده از اصطلاحات مناسب می‌تواند به بهبود سبک نگارش و مدیریت موثر مشکلات کمک کند.
3. استفاده از فیدبک‌ها و ارزیابی مداوم:
   دریافت بازخورد از دیگران و ارزیابی مداوم کارمندان را در جهت بهبود کیفیت نگارش هدایت می‌کند.
   این فرآیند کمک می‌کند تا افراد نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و با تصحیح آنها، بهبود مستمری در مهارت‌های نگارشی داشته باشند.
   به طور خلاصه، با ترکیب آموزش و تمرین، استفاده از تکنیک‌ها و راهکارهای عملی، و ارتقاء مستمر از طریق فیدبک‌ها، کارمندان می‌توانند در مواجهه با چالش‌های نگارشی بهبود یابند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

ممکن است احساس کنید در عنوان فن بیان در نامه‌نگاری تناقصی مشاهده می‌کنید!!!
اگر فن، مربوط به بیان است پس چگونه در نامه ‌نگاری اداری می‌تواند تاثیری داشته باشد؟

با دانستن این نکته که اولین قدم برای فن بیان بهتر، تمرین نویسندگی است، شبهه شما برطرف خواهد شد.
فن بیان، تنها بیان و تلفظ کلمات با صدایی رسا و بلند نیست.
این فن، حرفه‌ای است که با آن می‌توانید کاری کنید مخاطب شما حرفتان را باور کنید یا به حرف شما عمل کند.
اگر در لحظات مناسب، کلمات مناسبی به کار ببرید، سخن شما بیشترین تاثیرگذاری را خواهد داشت.

با دانستن این موضوع اهمیت فن بیان در نامه‌نگاری مشخص می‌شود.
در این مقاله به نکاتی اشاره خواهیم کرد که فن بیان شما در نامه‌هایتان نیز به اندازه کلامتان اثربخش باشد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه تا انتهای مطلب ما را همراهی کنید.

اهمیت فن بیان در نامه‌نگاری اداری

در کسب و کارهای بزرگ مدام از کارساز بودن فن بیان قوی صحبت می‌شود.
سرتان را بالا بگیرید، تپق نزنید، رسا صحبت کنید، ارتباط چشمی مداوم داشته باشید و … همه از جملاتی است که در دوره‌های فن ‌بیان به گوشتان خواهد خورد.
در روزگاری که راه‌های ارتباطی آنلاین و بیزینس‌ها از راه دور شده‌اند، فن بیان در نامه‌نگاری تنها چاره کار است.

اگر صاحب یک کسب و کار هستید، ارتباط با شرکت‌های خارجی یا بزرگ از مهم‌ترین عوامل پیشرفت شما خواهد بود.
در اولین قدم برقراری پیوند کاری، شما باید نامه‌ای به شرکت مورد نظر بنویسید.

در نگارش نامه اداری ارتباط چشمی، لبخند دلربا، زبان بدن و صدای رسا نمی‌تواند به شما کمک کند.

نامه اولیه شما باید دارای کلمات و جملاتی باشد، که مخاطب احساس کند، نویسنده قابل اعتماد است و حرفی برای گفتن دارد بنابراین ادامه این مکاتبه ارزشمند خواهد بود.

انتخاب صحیح واژگان موثر، وابسته به شناخت کلی بدنه یک نامه اداری می‌باشد که در مقالات دیگر به آن پرداخته‌ایم.

آموزش نامه نگاری

نکات مهم رعایت فن‌بیان در موضوعات نامه‌های اداری

فن بیان در نامه‌نگاری از نکات ساده‌ای پیروی می‌کند که با تمرین مداوم، به عادات همیشگی در نگارش تبدیل خواهد شد.

اولین قسمت یک نامه اداری شامل موضوع نامه می‌شود. به این دو مثال دقت کنید:

موضوع 1: تامین مواد اولیه صنایع غذایی

موضوع 2: امکان تامین مواد اولیه صنایع غذایی با شرایط توافقی

اگر شما داری یک بیزینسی باشید که برای محصولات خود به مواد اولیه صنایع غذایی نیاز داشته باشید، کدام یک از عناوین ذکر شده باعث می‌شود که ایمیل خود را باز کنید و ادامه مطلب را بخوانید؟

موضوع 2 تنها سه کلمه مضاف بر موضوع 1 دارد.

کلمات “امکان شرایط توافقی” فن بیان در نامه‌نگاری است.
این احساس را در خواننده ایجاد می‌کند که ممکن است فروشنده، به درخواست‌های مختلف آن‌ها پاسخ مثبت دهد.

در واقع با درج چنین کلماتی به طرف دیگر معامله این احساس را القا می‌کنید که آن‌ها در موضوع قدرت هستند.
همین امر تا انتهای همکاری در ناخوداگاه آن‌ها تاثیر به‌سزایی دارد.

اگر احساس می‌کنید چنین عنوانی می‌تواند، شما را در موضع ضعف قرار دهد، پیشنهاد می‌کنیم بخش بعدی مقاله را مطالعه فرمایید.

نکات مهم رعایت فن بیان در پیکره‌ی نامه‌های اداری

همانطور که در دیگر مقالات ما مطالعه کرده‌اید، یک نامه اداری شامل: موضوع و مقدمه، پیکره و پایان نامه می‌باشد.

در بخش قبلی با اشاره به موضوع نامه‌ها، تاثیر فن بیان در نامه‌نگاری را مشخص کردیم.
حال ممکن است این احساس در شما ایجاد شود که با القا موضع قدرت به مخاطبتان، خودتان در موضع ضعف قرار خواهید گرفت.

در همین نقطه اهمیت رعایت فن‌بیان در پیکره‌ی نامه نمایان می‌شود.
شما عنوانی را ذکر می‌کنید که خواننده را وادار کند، ایمیل یا نامه شما را در اولویت قرار دهد.

در این مرحله باید متن و پیکره‌ی نامه خود را طوری نگارش کنید که نشان دهد، پیشنهادات ویژه شرکت شما، نه بخاطر ضعف که از مهارت و تجربیات موفق بیزینس شما نشات گرفته است.

برای مثال اشاره‌ای کوتاه و مختصر به یکی از بزرگ‌ترین دستاوردهای شرکت، می‌تواند با رعایت فن بیان در نامه‌نگاری، اقتدار شما را به خواننده ثابت کند. به دو مثال زیر دقت کنید:

پیکره 1: شرکت ما، با بزرگترین شرکت‌ها، همچون … و … بهترین همکاری را داشته است و موفق به کسب نشان افتخار … شده است.

پیکره 2: شرکت ما، مزین به نشان افتخار … ، آماده تامین مواد اولیه مورد نیاز شماست. همانطور که طی سال‌های اخیر، افتخار همکاری با …. و … را داشته است.

متن اول با تاکید بر کلماتی چون “بهترین” و ” بزرگترین” سعی در بزرگنمایی موفقیت‌های شرکت دارد که اتفاقا از لحاظ اثرگذاری می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد.
درصورتی که شما با نگارش متن دوم با تسلط بر فن بیان در نامه‌نگاری، در عین فروتنی و احترام به تمام نکات مثبت شرکت خود اشاره کرده‌اید. (1)

نکات مهم رعایت فن بیان در نامه‌نگاری: پایان نامه‌های اداری

کلمات بار مثبت و منفی دارند.
در علم روان‌شناسی فن‌ بیان، بسیار مهم است که اگر قصد انتقاد کردن را دارید، پس از ذکر نکات منفی، به چند نکته مثبت نیز اشاره کنید.

در چنین شرایطی نه تنها شنونده از انتقاد شما ناراحت نمی‌شود بلکه به آن نکات فکر خواهد کرد.

در نگارش نامه‌ اداری نیز می‌توان از این تبصره بهره‌مند شد.
در انتهای نامه با آگاهی از فن بیان در نامه‌نگاری، هر درخواستی که دارید بهتر است، پس از آن از کلماتی با بار مثبت استفاده کنید.
برای مثال:

• پایان 1: در اسرع وقت منتظر پاسخ شما خواهیم بود.
• پایان 2: خواهش‌مندیم طی 24 ساعت آینده، نظرات و پیشنهادات خود را جهت ادامه همکاری ارسال بفرمایید.
  پیشاپیش از حسن نظر شما سپاس‌گزاریم.

با پایان دوم علاوه بر رعایت نکات ذکر شده، محدوده زمانی برای پاسخگویی مخاطب مشخص کرده‌اید.

نتیجه‌گیری

برخلاف آموزه‌های سال‌های اخیر، فن بیان تنها مربوط به گفتار نیست.
بلکه بخش مهمی از فن بیان طی تمرینات نویسندگی به‌دست خواهد آمد.
همین تمرینات باعث می‌شود شما در نگارش نامه‌های‌ اداری، با فن بیان عالی، مخاطب را مجاب کنید که درخواست شما را بپذیرد.

نمونه نامه درخواستی به نامه هایی گفته می شوند که عموما برای انتقال یک پیام و یا یک درخواست، از یک شخص عام و یا یک اداره، به یک اداره و شخص صاحب منصب دیگر ارسال میگردد.

در نوشتن نامه درخواستی، اولین نکته مهم رعایت ادب و احترام در نگارش است.
این ادب و احترام به دلیل وجود قوانین اداری مخصوص هر کشور است.
هر نامه باید بر اساس این قوانین و نظریه‌ها نوشته شود تا به عنوان یک نامه درخواستی معتبر شناخته شود.

رعایت این قوانین نه تنها نشانه احترام به دریافت‌کننده است بلکه از اهمیت آگاهی از آیین‌نامه‌ها و قوانین کشور مورد نظر نیز خبر می‌دهد.

در ادامه، به بررسی ساختار و تحلیل نگارش 5 نمونه از رایج‌ ترین نامه‌ های درخواستی پرداخته می‌شود.
این تحلیل‌ها به خواننده کمک می‌کنند تا با مدل‌ های متداول نگارشی در این نوع نامه‌ها آشنا شود و بتواند بهترین شیوه نگارش بر اساس نیازهای خود را انتخاب کند.

در نهایت، پیشنهاد می‌شود که برای دستیابی به تسلط بیشتر در نگارش نامه‌ درخواستی و درک بهتر از ساختارها و نقاط قوت هر یک، مطالب مقاله را به دقت مطالعه کرده و در پی نوشتن نامه‌ های رسمی و اداری از این دانش بهره‌مند شوید.

بررسی 5 نمونه نامه درخواستی اداری

نمونه نامه درخواستی خوابگاه دانشجویی

این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارد و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ……. دانشجوی ورودی سال ……. (2) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (3) به عرض می­ رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (4) خواهشمند است آن مقام محترم مساعدت لازم را جهت تخصیص خوابگاه (5) به اینجانب مبذول نمایند.

پیشاپیش از جنابعالی (6) کمال تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3)  طرح موضوع به صورت کوتاه وچند واژه ای
(4)  دلیل درخواست
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری
(6)  جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

نمونه نامه درخواستی وام قرض الحسنه

این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.
تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در جابجا شدن طرح موضوع و دلیل درخواست است که باعث محدود شدن حجم دلیل درخواست شده است.

موضوع: درخواست وام قرض الحسنه (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب …… به شماره پرسنلی ….. (2) اعلام می دارد، بنا به دلیل مشکلات مالی (3) متقاضی دریافت وام قرض الحسنه به مبلغ …. (4) هستم. بنابراین تقاضای کتبی خود را به حضور تقدیم می دارم. تسریع در واگذاری وام (5) موجب کمال امتنان است.

پیشاپیش از آن مقام محترم که بذل محبتی می فرمایند کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشند.
(3)  دلیل درخواست
(4)  طرح موضوع به صورت کوتاه و چند واژه ای
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی تقسیط مالیات

این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.
تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در بیان شرایط فعلی است که باعث می شود درخواست ملموس تر و حتی گاهی موجه تر به نظر برسد.

موضوع: درخواست تقسیط مالیات (1)

با سلام و احترام

به استحضار می رساند اینجانب ……. (2) ، موظف به پرداخت مبلغ ….. مالیات سال …… (3) هستم. لذا با توجه به شرایط بحران اقتصادی (4) خواهشمند است با تقاضای اینجانب مبنی بر تقسیط مالیات فوق (5) موافقت فرمایید.

قبلاً از همکاری شما کمال تشکر دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3)  بیان شرایط فعلی
(4)  دلیل درخواست
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی احداث سالن ورزشی

این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد دارند و جمعی از یک اداره یا سازمان درخواستی دارند کاربرد دارد.
در این الگو درخواست کنندگان می توانند ادعای کمک برای رسیدن سریع تر یا بهتر به خواسته خویش داشته باشند.
البته بخش مربوط به ادعای کمک می تواند حذف شود (بند دوم متن اصلی: از “همچنین ما” تا “اعلام کرده و”)

موضوع: درخواست جمعی احداث سالن ورزشی (1)

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند اینجانبان امضاکنندگان به شرح زیر که همگی از ساکنان ….. (2) هستیم، لازم دانستیم با توجه به تأثیر مثبت ورزش بر سلامت جسم و روان و وجود استعدادهای ورزشی در منطقه (3) تقاضای خویش را برای احداث و تجهیز یک سالن ورزشی (4) مطرح نماییم.

همچنین ما اهالی ….. (5) آمادگی خود را برای در اختیار قرار دادن یک قطعه زمین در ابعاد و موقعیت مناسب (6) جهت احداث سالن (7) اعلام کرده و پیشاپیش از بذل مساعدت جنابعالی کمال سپاس­گزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3)  دلیل درخواست به صورت نسبتا مفصل
(4)  موضوع درخواست
(5)  ویژگی مشترک درخواست کنندگان
(6)  کمک درخواست کنندگان در جهت رسیدن به خواسته
(7)  موضوع درخواست به صورت مصدری

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

نمونه نامه درخواستی شبکه گازرسانی

موضوع: درخواست جمعی شبکه گازرسانی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می­ رساند اینجانب ….. به نمایندگی از ساکنان محله ….. (2) متأسفانه به دلیل نبود شبکه گازرسانی (3) با مشکلاتی عدیده دست به گریبان هستیم که با توجه به در پیش بودن فصل زمستان و سرد شدن تدریجی هوا (4) این معضل رو به فزونی است. بنابراین از آن مسئول خدوم و دلسوز تقاضامندیم دستور فرمایند اقدام عاجل جهت حل این معضل مبذول نمایند.

پیشاپیش از اقدام مساعدت و محبتی که به عمل می­ آورید کمال سپاسگزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3)  دلیل درخواست به صورت مصدری و نفی در خواست (مثلا: شبکه گازرسانی – نبود شبکه گازرسانی یا جای اسکان – نداشتن جای اسکان)
(4) دلیل درخواست برای جلوگیری از بروز اتفاقات بدتر

ساختار کلی و اصلی انواع نمونه نامه درخواستی اداری

به طور کلی، همه ما می دانیم که تمام نمونه نامه های درخواستی، از یک قالب کلی تشکیل می شوند.

مثلا هر نامه باید شامل موارد زیر باشد:

• عبارت دعایی :
  این عبارت عموما در ابتدا و بالای صفحه نامه درج میگردد و انواع مختلفی دارد.
  جالب است بدانید که این عبارت دعایی، می تواند با توجه به نوع نامه، متغیر ادا گردد.
• مخاطب :
  بعد از عبارت دعایی معمولا مخاطب قرار میگیرد.
  در بخش مخاطب معمولا در ابتدا، نام شخص و در سطر بعدی این قسمت، سِمت او درج می شود.
  البته گاهی اوقات بخش مخاطب، به یک سازمان، اداره و یا شرکت خاصی اشاره می کند.
• سلام :
  این بخش عموما بسیار کوتاه است.
  عباراتی که در بخش سلام نمونه نامه های درخواستی نوشته می شوند شامل موارد این چنینی خواهند بود :
  سلام و عرض ادب، ضمن عرض ادب و احترام و غیره.
• سرآغاز:
  این بخش معمولا می تواند بنا بر مناسبت های عمومی و یا هر موضوع دیگری دال بر ادای احترام و محبت به شخص مخاطب نامه، متغیر باشد.
  مثلا ضمن عرض تبریک فرا رسیدن سال نو و عبارت این چنینی.
• طرح موضوع :
  حالا رسیدیم به مهم ترین و پیچیده ترین بخش نامه که طرح و بیان موضوع اصلی است.
  طبیعتا در این بخش، موضوع درخواست شما باید به واضح ترین و خلاصه ترین شکل ممکن ادا شود.
  کما اینکه رعایت نکات ادبی و نگارشی، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار خواهد بود.
• خواسته :
  اهمیت این بخش نیز اگر بیشتر از بخش قبل نباشد، کمتر نیست.
  از این رو، شما برای تحریر این قسمت نیز باید دو عامل کیفیت نگارشی و وضوح کلام را با هم در تعادل نگه دارید.
• تشکر و امضا :
  این بخش نیز به سه قسمت تقسیم می شود.
  این سه بخش به ترتیب شامل تشکر، نام فرستنده و سمت فرستنده خواهد بود.

بررسی مسیر نگارشی 5 نمونه نامه درخواستی

گمان می کنم که حالا تسلط کافی بر روی نکات اصلی و ساختار کلی یک نامه درخواستی اداری پیدا کردیم.
پس حالا نوبت این است که ببینیم نمونه نامه درخواستی ذکر شده در این مقاله، تا چه اندازه در این مسیر نگارشی، درست پیش رفته اند.

با نگاهی جزئی به تمام این 5 نمونه نامه های درخواستی، درخواهیم یافت که اکثر آن ها، بر اصول اولیه و ساختاری که در پاراگراف قبلی بر آن تاکید شد، پایبند بوده اند.

البته در برخی از موارد، حجم کلمات به توجه به نوع درخواست و موضوع آن، کاهش یا افزایش یافته است.
به عنوان مثال، بسته به نوع خواسته فرستنده نامه، توضیحات مازادی در بخش‌های طرح موضوع و خواسته قابل مشاهده است.

یا مثلا بنا بر نوع خواسته ای که فرستنده ی نامه داشته، توضیحات مازادی در بخش های طرح موضوع و خواسته، درج شده است.
اما چیزی که به وضوح در این 5 نمونه نامه های درخواستی مشاهده می شود، پایبندی آن ها به تمامی اصول نگارشی و ساختار کلی نامه های اداریست.

بررسی تفاوت ها

همان طور که در پاراگراف قبلی اشاره کردیم، با اینکه تمام این 5 نمونه نامه درخواستی از یک ساختار واحد پیروی می کنند، اما باز هم با توجه به موضوع درخواست، شاهد یک سری تفاوت های ریز و درشت در متن نامه خواهیم بود.

یکی از مهم ترین مواردی که می تواند باعث تفاوت در متن نمونه نامه های درخواستی شود، سمت، درجه و مقام شخص، اداره، سازمان و یا شرکت مخاطب است.

مثلا به نمونه نامه شماره یک نگاه کنید.
این نامه از طرف یک دانشجو برای واحد خوابگاه دانشجویی یک دانشگاه نوشته شده است.
درخواست این نامه واضح و بسیار خلاصه است.
البته که سازمان و واحد مربوطه نیز از رسمیت بسیار زیادی برخوردار نیست.
پس طبیعتا، توضیحات اضافه و ارائه احترامات طویل و پیچیده، اصلا جایی در این مدل نامه ها نخواهد داشت.

اما نمونه نامه شماره چهار، نقطه مقابل موضوعی است که در پاراگراف قبلی مطرح کردیم.
این نامه برای درخواست های بزرگ تر و مهم تر طراحی شده است.
کما اینکه مخاطب نامه نیز یک سازمان بزرگ تر و رسمی تری در کشور می باشد.

البته بد نیست که نگاهی به نمونه نامه شماره 3 نیز بیندازیم و متوجه شویم که همیشه درخواست های بزرگ تر، نیاز به توضیحات بیشتر ندارند.
چرا که گاهی اوقات بیان خلاصه ی یک درخواست با شرح وضعیت فعلی، باعث می شود که تمرکز خواننده بر روی مسئله اصلی بیشتر گردد. (1)

بررسی شباهت ها

حقیقتا در بررسی شباهت های نمونه نامه های درخواستی، موارد خیلی خیلی زیادی وجود دارند. چرا که یک نامه اداری و درخواستی، معمولا باید از یک ساختار ادبی ابتدایی که از قوانین رسمی کشور نشات میگیرد، پیروی کند.
پس در شبیه بودن اکثر نامه های اداری و درخواستی، هیچ شکی وجود ندارد.

همان طور که در پاراگراف های قبلی نیز اشاره کردیم، وجه تمایز نامه ها تنها در“موضوع خواسته” است که پدیدار می شود.
با این تفاسیر، به عنوان سخنان پایانی این مقاله، لازم است بدانید که تمامی نامه های اداری، از نامه درخواستی تا نمونه های دیگر، باید از هجو و زیاده گویی پرهیز کنند.

چرا که این نامه ها باید پیام مورد نظر را به درست ترین و خلاصه ترین شکل ممکن ادا کنند.
در غیر این صورت، نامه مذکور، از رسمیت و اعتبار کافی برخوردار نخواهد بود و همین موضوع، مستقیما بر روی نتیجه نامه درخواستی، تاثیر سوء خواهد گذاشت.

دانلود کتاب الکترونیکی گنجینه 70 نمونه نامه پرکاربرد رسمی و اداری

نتیجه گیری

نامه درخواستی را چگونه می نویسند؟
مقاله‌ای است که به روش نگارش نامه‌های اداری اشاره دارد و با تحلیل 5 نمونه نامه درخواستی، راهنمایی در این زمینه ارائه می‌دهد.
در این مقاله، اهمیت رعایت ادب و اصول نگارش در نامه‌های اداری برجسته شده و تأکید بر اطلاع از قوانین اداری هر کشور صورت گرفته است.
با بررسی ساختار و تحلیل نگارش 5 نمونه نامه، خواننده با مدل‌های متداول نگارشی در این نوع نامه‌ها آشنا می‌شود.
در پایان، تسلط بر اصول نگارش نامه درخواستی و استفاده از دانش به دست آمده برای نوشتن بهترین نامه‌های اداری توصیه شده است.

تأکید بر اجتناب از هجو و زیاده‌گویی برای حفظ رسمیت و اعتبار نامه‌ها نیز از جمله نکات مهم این مقاله است.

شاید برخی از افراد فکر کنند که در سال 1403 با وجود این همه پیشرفت های تکنولوژی نیازی به آموزش نامه نگاری ندارند.
این تصور کاملاً اشتباه است؛ زیرا هنوز هم بسیاری از ارتباطات و تصمیم گیری ها از طریق نامه نگاری انجام می شود و نامه نگاری همچنان ستون فقرات ارتباطات است.

اغلب کسب و کارها به دلیل ماهیت فعالیت خود باید با سازمان ها، موسسات و افراد زیادی مکاتبه داشته باشند.
در اینجا است که اهمیت استفاده از آموزش نامه نگاری به وضوح دیده می شود.
بسیار مهم است که نویسنده نامه درخواست یا پیام خود را به طور واضح، دقیق و مختصر بیان کند.

در ضمن باید لحن نامه مناسب بوده و تاثیر لازم را بر خواننده بگذارد.
نگارش چنین نامه ای به صورت تصادفی اتفاق نمی افتد و نویسنده آن باید از دانش کافی برخوردار باشد.

آموزش نامه نگاری

ما در گروه آموزشی فردوسی منابع بی نظیر آموزش نامه نگاری را در دسترس شما قرار داده ایم.
پس از استفاده از مطالب ارزشمند ما؛ شما می توانید چرخش قلم خود روی کاغذ را به روشی بسیار اصولی و هنرمندانه هدایت کرده و از مزایای آن بهره مند شوید.

مسلماً پس از استفاده از آموزش مکاتبات اداری خواهید توانست ارتباطات خود با سازمان ها و افراد مرتبط با کسب و کارتان را بهبود دهید.
شما می توانید درخواست های خود را به بهترین شکل ممکن مطرح کنید.

در واقع با انجام مکاتبات شایسته میزان موفقیت هر کسب وکاری افزایش خواهد یافت. (1)

مزایای استفاده از آموزش نامه نگاری

علاوه بر این که استفاده از آموزش نامه نگاری یک ضرورت است؛ مزایایی نیز برای افراد دارد.

برخی از مزایای استفاده از آموزش مکاتبات اداری به شرح زیر است:

1. کاهش زمان تهیه و نوشتن نامه‌ها:
   آموزش نامه‌ نگاری با ارائه تکنیک‌ها و الگوهای بهینه، به افراد کمک می‌کند تا زمان تهیه و نوشتن نامه‌های مختلف را به‌طور قابل توجهی کاهش دهند.
   این امر نه تنها به بهبود بهره‌وری کاری افراد کمک می‌کند بلکه اجازه می‌دهد تا به شکلی سریعتر و دقیق‌تر با دیگران ارتباط برقرار کنند.
2. ارائه اطلاعات واضح و قابل فهم:
   آموزش نامه نگاری اداری، فرآیند ارسال و دریافت اطلاعات را بهبود می‌بخشد.
   افراد با استفاده از این آموزش می‌توانند اطلاعات حجیم و پیچیده را به شکل واضح و قابل فهمی ارائه دهند.
   این امر باعث می‌شود مکاتبات کاری به‌صورت سریعتر و با کیفیت‌تر انجام شود.
3. ایجاد تصویر مثبت از شرکت:
   مهارت در نامه‌نگاری و مکاتبات اداری، به افراد کمک می‌کند تا تصویر مثبتی از شرکت یا سازمان خود ایجاد کنند.
   ارسال نامه‌ها و اطلاعات با استفاده از قوانین نگارش صحیح و موثر، باعث ایجاد اعتماد و افزایش وفاداری مشتریان می‌شود.
4. امتناع از پذیرش درخواست‌های غیر قابل پذیرش:
   آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در مقابل درخواست‌هایی که با منافع کسب و کار خود در تضاد هستند، امتناع نموده و به شیوه‌ای صحیح این امور را مدیریت کنند.
   این اقدام نه تنها به حفظ منافع کسب و کار کمک می‌کند بلکه به سازماندهی بهتر فعالیت‌های اداری نیز کمک می‌کند.

به‌طور کلی، آموزش نامه نگاری به افراد کمک می‌کند تا در فعالیت‌های اداری خود بهبود و ارتقاء یابند و نقش مهمی در بهبود کارایی و تعاملات سازمانی داشته باشند.

برخی از انواع نامه:

آموزش نامه نگاری دو نوع اصلی نامه، یعنی نامه های رسمی و غیر رسمی را در بر می گیرد.
گاهی به نامه نگاری رسمی، نامه نگاری تجاری نیز گفته می شود.

نامه های رسمی و غیر رسمی می توانند به دلایل مختلفی نوشته شوند.
در واقع با توجه به هدف خاصی که نامه برای دستیابی به آن هدف نوشته می شود؛ نوع نامه تعیین می گردد.

برخی انواع نامه ها به تفصیل به شرح زیر هستند:

1. نامه درخواست انتقالی:
   این نوع نامه به منظور درخواست انتقال به یک واحد یا محل کار دیگر نوشته می‌شود.
   افراد ممکن است این نوع نامه را برای تغییر محل کار یا شرایط کاری خود ارسال کنند.
2. نامه برای درخواست گواهی موقت فارغ التحصیلی:
   این نامه برای خواستن گواهی موقت فارغ التحصیلی از موسسات آموزشی نوشته می‌شود.
   افرادی که به دلیل مواردی نیاز به گواهی موقت دارند، این نوع نامه را ارسال می‌کنند.
3. نامه برای استفاده از مرخصی زایمان:
   زوج‌ها قبل از تولد فرزند می‌توانند نامه‌ای برای درخواست مرخصی زایمان ارسال کنند.
   این نامه معمولاً شامل جزئیاتی از تاریخ مورد نظر برای مرخصی و شرایط مربوط به آن است.
4. نامه برای درخواست تغییر نام:
   افرادی که تصمیم به تغییر نام خود دارند، نامه‌ای رسمی برای ارسال به مراجع ذیصلاح نوشته و درخواست تغییر نام خود را ارائه می‌دهند.
5. نامه برای صدور گذرنامه جدید:
   افرادی که نیاز به گذرنامه جدید دارند، نامه‌ای به مراجع مربوطه می‌نویسند تا درخواست صدور گذرنامه جدید خود را ثبت کنند.

تعیین نوع نامه به دلیل هدف خاص آن، اهمیت زیادی دارد و این انواع نامه‌ها به عنوان ابزارهای مهم در ارتباطات رسمی و غیررسمی جامعه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با استفاده از آموزش نامه نگاری ارائه شده توسط گروه آموزشی فردوسی، قادر خواهید بود هر نوع نامه‌ای را با دقت و بدون مشکل بنویسید.
علاوه بر این، با دانلود “کتاب الکترونیکی PDF “گنجینه 70 نمونه نامهکاربردی (رسمی و اداری)”، با انواع مختلف نامه‌ها آشنا خواهید شد.

این کتاب الکترونیکی شامل 70 نمونه نامه با موضوعات مختلف، از جمله نامه‌ های رسمی و اداری، است که مطالعه آن به شما امکان می‌دهد با نمونه‌ های واقعی و کاربردی آشنا شوید.
این تجربه باعث افزایش وسعت دید شما در حوزه نامه‌ نگاری خواهد شد و شما را به نوشتن نامه‌های موثر و قابل فهم در انواع موقعیت‌های اداری و رسمی تقویت خواهد کرد.

با مطالعه این کتاب، می‌توانید به عنوان یک نویسنده ماهر در زمینه نامه نگاری اداری، به بهبود مهارت‌های خود در تدوین و ارسال نامه‌های موثر و کاربردی بپردازید.

بهترین روش آموزش نامه نگاری به کارمندان یک شرکت کدام است؟

این سوال مسلماً به ذهن همه مدیران با تجربه ای که از اهمیت آموزش نامه نگاری آگاه هستند؛ خطور می کند.

آموزش کارکنان یک سازمان می تواند سبب رفع کاستی ها و افزایش موفقیت های سازمان گردد.
آیا تجهیز کتابخانه سازمان به تعدادی کتاب آموزش نامه نگاری می تواند سبب افزایش مهارت های نامه نگاری کارمندان گردد؟

چند درصد از کارمندان به خود زحمت خواندن این کتاب ها را خواهند داد؟

در هر سازمانی تعدادی کارمند علاقمند به یادگیری و مطالعه وجود دارد؛ اما همه کارمندان این ویژگی مثبت را ندارند.
راه حل بهتری که ما به شما پیشنهاد می کنیم؛ استفاده از دوره آنلاین آموزش نامه نگاری می باشد.

در این دوره آموزشی روش های مختلف نامه نگاری به صورت کار عملی به افراد آموزش داده می شود.
هم چنین بسته خودآموز دستیار نامه نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار داده خواهد شد.
امکان بحث و تعامل در دوره وجود دارد که بازدهی دوره را افزایش می دهد.

نکات نامه نگاری

با استفاده از آموزش نامه نگاری اداری و نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی با بسیاری از نکات و کارهای ظریف نامه نگاری آشنا خواهید شد.

به طور کلی برای نوشتن یک نامه خوب، صرف نظر از نوع آن بهتر است به نکات زیر توجه نمایید:

خواننده خود را بشناسید

شناخت خواننده یکی از نکات حیاتی در هنگام نوشتن هر نوع نامه است.
این مرحله اساسی به نویسنده امکان می‌دهد با موفقیت واقعیت‌ها و نیازهای گیرنده نامه را درک کرده و از زبان و لحنی استفاده کند که به گیرنده نه تنها مطلب را درک کند بلکه با آن احساس هماهنگی کند.

در اینجا چند نکته در خصوص شناخت خواننده در نامه نگاری آورده شده است:

1. تحقیق و آشنایی:
   قبل از شروع به نوشتن نامه، مهم است که نویسنده به دقت تحقیقاتی انجام دهد و با گیرنده نامه آشنا شود.
   اطلاعاتی در مورد سلیقه، تجربیات، و نیازهای آن فرد می‌تواند به نویسنده کمک کند تا نامه‌ای موثرتر بنویسد.
2. زبان مخاطب:
   از زبان و لحنی استفاده کنید که مخاطب بتواند به راحتی درک کند.
   اگر مخاطب نامه در یک حوزه خاص تخصص دارد، استفاده از اصطلاحات مربوط به آن حوزه می‌تواند ارتباط نامه با او را تقویت کند.
3. مهارت‌های فرهنگی:
   در نوشتن نامه، مهم است که مهارت‌های فرهنگی خود را نیز در نظر بگیرید.
   احترام به مقدار مناسب، استفاده از اصطلاحات متداول و درک مراعات فرهنگی می‌تواند تأثیر گذاری نامه را افزایش دهد.
4. نیازها و انتظارات:
   بررسی نیازها و انتظارات مخاطب نامه از اهمیت بالایی برخوردار است.
   این شامل درک دقیق از اهداف و ترجیحات فرد، موضوعات مهم برای او، و احترام به مرزهای شخصی او می‌شود.
5. هدف نامه:
   مشخص کنید که هدف نامه چیست؟
   آیا شما می‌خواهید اطلاعات برسانید، درخواستی داشته باشید یا فقط ارتباط برقرار کنید؟
   هماهنگی محتوای نامه با هدف، تأثیر مثبتی بر تعامل با گیرنده دارد.

با شناخت دقیق از خواننده، نویسنده قادر خواهد بود نامه‌ای بهینه و موثر بنویسد که به درستی به نیازها و انتظارات مخاطب پاسخ دهد و ارتباط مؤثری را برقرار کند.

انتخاب قالب مناسب

اطلاعات مربوط به قالب نامه یک بعد دیگر از مهمیت زیادی برخوردار است و می‌تواند در ارتقاء حرفه‌ای بودن و تأثیرگذاری نامه تاثیرگذار باشد.
در این راستا، توجه به انتخاب قالب مناسب می‌تواند به بهبود تدوین و ارسال نامه‌های شما کمک کند.

1. استفاده از ایمیل:
   اگر نامه به صورت غیررسمی است یا گیرنده ترجیح می‌دهد از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید، بهتر است از این وسیله استفاده کنید.
   ایمیل‌ها به سرعت ارسال می‌شوند و امکان ارتباط مستقیم و فوری را فراهم می‌کنند.
2. نسخه تایپ شده:
   در مواردی که نامه نیاز به حفظ شکل و استفاده‌ی طولانی‌تری دارد، از نسخه تایپ شده چاپی استفاده کنید.
   این نسخه‌ها می‌توانند به صورت حرفه‌ای و قابل خواندن در اختیار گیرنده قرار گیرند.
3. دست‌نویس:
   نامه‌های غیررسمی و شخصی ممکن است با دست نوشته شوند.
   این نوع نامه‌نگاری حس ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و برخی مواقع برای موضوعاتی که نیاز به حس حمایت و دفاع از شخصیت دارند، مناسب‌تر باشد.
4. تایپ نامه رسمی:
   در مواردی که نیاز به نگارش نامه رسمی با استانداردهای خاص دارید، همواره بهتر است از تایپ استفاده کنید.
   این شامل استفاده از فونت مناسب، فاصله‌بندی صحیح و قالب‌بندی استاندارد است.

توجه به این نکات و انتخاب درست قالب، نشان دهنده دقت و حرفه‌ای بودن نویسنده است و در تأثیرگذاری نامه نقش بسزایی ایفا می‌کند.

مختصر بنویسید

این مفهوم ارائه دادن اطلاعات به صورت مختصر و مفید را تأکید می‌کند.
در واقع، مختصر نویسی به نویسنده این امکان را می‌دهد تا با کوتاه کردن و جمع‌بندی مطالب، گیرنده را به سرعت و به طور واضح با اطلاعات آشنا کند.

در اینجا می‌توانید به برخی نکات مهم در خصوص مختصر بنویسید مراجعه کنید:

1. وضوح هدف:
   در آغاز نامه، هدف یا منظور خود را به صورت واضح و شفاف بیان کنید. این اطلاعات مهم هستند تا گیرنده بتواند از ابتدا به مفهوم نامه آگاه شود.
2. ضرورت اطلاعات:
   مطمئن شوید که تنها اطلاعات ضروری و مهم در نامه خود جای گرفته باشند. جلوگیری از اطالت غیرضروری باعث می‌شود که نامه جاذبه و کوتاهتر باشد.
3. پرسش از خود سوالات:
   در حین نوشتن، از خود سوالاتی مانند “چرا این نامه را می‌نویسم؟” و “چه نتیجه‌ای انتظار دارم؟” بپرسید.
   این کمک می‌کند که محتوا روی هدف اصلی نامه تمرکز داشته باشد.
4. استفاده از جملات مختصر و روان:
   جلوگیری از جملات پیچیده و طولانی و به جای آن، انتخاب جملات مختصر و روان کمک می‌کند که مخاطب به سرعت مفهوم نامه را درک کند.
5. تاکید بر تمرکز:
   متمرکز نگه داشتن محتوا بر هدف اصلی نامه و اطلاعات اصلی، باعث می‌شود نامه کوتاه، جذاب و مفید باشد.

به کلی، مختصر بنویسندگی مهارتی است که با اجرای آن، نامه شما به صورت جذاب و موثر خواهد بود.

نامه را کوتاه نگه دارید

توصیه به کوتاه نگه داشتن نامه نشانگر حسن‌نیت و احترام به وقت گیرنده است.
با محدود کردن نامه به موارد اساسی و مهم، فراهم می‌آید که گیرنده بدون زمان‌بری غرق در جزئیات نامه شود.
این رویکرد، اطمینان می‌دهد که مطالب به صورت واضح و مفید ارائه شده و احتمال دریافت یک پاسخ سریع‌تر افزایش یابد.

ویژه خواننده بنویسید

استفاده از کلماتی مثل “ما” یا “شما” به نویسنده این امکان را می‌دهد که گیرنده را در فرآیند نوشتن نامه جلب کند و احساس کند که این نامه برای او به صورت خاص تدوین شده است.

این نوع ویژه‌نویسی، ارتباط شخصی‌تری را ایجاد می‌کند و احساس حضور در مکاتبات را تقویت می‌کند.
به این ترتیب، نامه نه تنها به عنوان یک وسیله ارتباطی، بلکه به عنوان یک ابزار برقراری ارتباط فردی مؤثر خواهد بود.

نامه را تصحیح کنید

پس از نگارش نامه، یک گام مهم و ضروری در فرآیند آموزش نامه نگاری، تصحیح و ویرایش آن است.
این مرحله می‌تواند تأثیر بسزایی در جلب توجه و ایجاد تأثیر مطلوب بر گیرنده داشته باشد.

در این مرحله، اشتباهات املایی و گرامری نامه برطرف شده و اطمینان حاصل می‌شود که متن خالی از اشکال است.

گام‌های تصحیح:

1. بررسی املایی
    تمام کلمات و اصطلاحات در نامه باید به دقت بررسی شوند تا هیچ املای اشتباهی باقی نماند.
2. بررسی گرامری
    ساختار جملات و استفاده از قواعد گرامری در نامه باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد. این شامل استفاده صحیح از زمان‌ها، افعال، و تراز بین قسمت‌های مختلف نامه است.
3. ارتقاء واژگان
    تلاش بر این باشد که از واژگان مناسب و تنوع در استفاده از اصطلاحات استفاده شود تا نامه حرفه‌ای و پویا به نظر برسد.
4. پرسش از فرد مورد اعتماد
    افراد مورد اعتماد می‌توانند به عنوان نقادانهای مفید برای تصحیح نامه شما عمل کنند. نظرات و اقتراحات آن‌ها به شما کمک می‌کند تا به طور جامعتری به اشکالات موجود در نامه نگاه کنید.

نامه اداری یکی از مهم‌ترین ارکان برقراری ارتباط در اداره‌های مختلف است و در این مقاله به بررسی فرمول نوشتن نامه اداری می‌پردازیم.

آیا تا به حال در نوشتن نامه اداری به مشکل برخورد کرده‌اید؟
بسیاری از افراد در عین داشتن اطلاعات فنی در زمینه کاری خودشان، با آداب و نحوه نوشتن نامه اداری آشنایی ندارند.
ما در این مقاله نحوه نوشتن نامه اداری را به طور کامل به شما توضیح می‌دهیم و می‌توانید با استفاده از مطالب این مقاله نامه‌ای مناسب را نگارش کنید.
اگر به دنبال فراگیری این تکنیک‌ها هستید، ادامه این مقاله را از دست ندهید.

با ورود به دنیای نامه اداری، اولین قدم برای تسلط بر فرمول نوشتن نامه اداری استفاده از یک چارچوب استاندارد است.

در این چارچوب، مهمترین بخش‌ها عبارتند از:

1. سربرگ:
   • درج نام و لقب فرستنده نامه.
   • آدرس اداره یا شرکت.
   • شماره تلفن و ایمیل تماس.
2. تاریخ:
   • تاریخ دقیق ارسال نامه.
3. آدرس گیرنده:
   • نام و لقب گیرنده.
   • آدرس اداره یا شرکت گیرنده.
4. آدرس فرستنده:
   • نام و لقب فرستنده.
   • آدرس اداره یا شرکت فرستنده.
5. موضوع:
   • عنوان کوتاه و واضح از موضوع نامه.
6. متن اصلی:
   • شامل مقدمه، بدنه متن و ختم نامه.
   • جلب توجه به موضوع اصلی.
   • استفاده از جملات مختصر و روان.
7. پایان‌نامه:
   • ابراز امتنان و صمیمیت به گیرنده.
   • اعلام آمادگی برای هر گونه سوال یا اطلاعات بیشتر.
8. امضا:
   • امضای فرستنده به همراه نام و لقب.

با اعمال این چارچوب به دقت و استفاده از اصول نامه‌نگاری، افراد می‌توانند به راحتی نامه‌های اداری خود را تدوین کرده و ارتباطات خود را با حرفه‌ایترین شکل ممکن برقرار کنند.

به این ترتیب، تسلط به این فرمول نه تنها زمان نوشتن نامه‌ها را به شدت کاهش می‌دهد بلکه کیفیت و اثربخشی آنها نیز افزایش می‌یابد.

اهمیت دانستن فرمول نوشتن نامه اداری

یکی از مهم‌ترین تجربیاتی که در کار خود باید داشته باشید، نحوه صحیح نوشتن نامه‌های اداری است.

نوشتن نامه اداری به یک هنر تبدیل شده است که بر مبنای ادب و اصول رسمی نامه‌نگاری اجرا می‌شود.
این نوع نامه، حاوی درخواست‌ها، اطلاع‌رسانی‌ها و موارد اداری مختلف است و از این رو نیاز به رعایت اصول و تکنیک‌های خاصی دارد.

استفاده از فرمول نوشتن نامه اداری، امکان بهبود کیفیت و اثربخشی ارتباطات را فراهم می‌کند.
با درک دقیق اجزای اصلی یک نامه اداری، افراد می‌توانند به سادگی سریع و مؤثر نامه‌های خود را تدوین کنند.
فرمول نوشتن نامه اداری شامل اقلامی چون:

• سربرگ
• تاریخ
• آدرس گیرنده و فرستنده
•  موضوع
• متن اصلی
•  پایان‌نامه و امضاست.

همچنین، با پیشرفت فناوری و استفاده از نرم‌افزارهایی چون Word، آشنایی با این ابزار نیز برای نویسندگان نامه اداری حائز اهمیت است.
این ابزار به نویسندگان کمک می‌کنند تا نامه‌های خود را به شکل حرفه‌ای‌تر و بهتری آماده کنند.

به طور کلی، اهمیت فرمول نوشتن نامه اداری در ارتقاء توانمندی‌های ارتباطی و حرفه‌ای افراد، تسهیل در تدوین نامه‌های مؤثر و جلب توجه مخاطبان، و همچنین ارتقاء کیفیت ارتباطات اداری بیان می‌شود.

مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم مواردی هستند که در نوشتن نامه اداری باید آن را حتما رعایت کنید.
توجه کنید که نامه‌های اداری عموما شامل درخواست یا اطلاع‌رسانی هستند؛ ‌ بنابراین باید نامه را به گونه‌ای نگارش کنید که مورد توجه مخاطب شما قرار بگیرد.

بخش‌های اصلی در فرمول نوشتن نامه اداری

اگر بخواهیم یک نامه اداری را به چند بخش اصلی تقسیم کنیم، می‌توان آن را به ۵ بخش اصلی تقسیم کرد.
در ادامه به طور کامل این ۵ قسمت را به شما توضیح خواهیم داد.

اشاره به مخاطب نامه در نهایت احترام

توجه داشته باشید که نامه اداری شما باید در نهایت احترام نوشته شده باشد.

یکی از موارد حیاتی در فرمول نوشتن نامه اداری، اشاره به مخاطب و حفظ احترام در ابتدای نامه است؛ این بخش باعث برقراری ارتباط مؤثر و ارتقاء ادب در نوشتار می‌شود.
در این بخش، به موارد زیر توجه کنید:

1. عنوان محترمانه:
   • ابتدای نامه با یک عنوان محترمانه شروع شود.
   • در صورت نوشتن به یک شخص خاص در شرکت، از عباراتی نظیر “مدیریت محترم شرکت …” استفاده کنید.
   • در صورتی که به سمت فرد مخاطب اشاره نمی‌شود، از عباراتی مثل “جناب آقا/خانم …” استفاده کنید.
2. سلام و خسته نباشید:
   • در پاراگراف بعدی، با استفاده از عبارات مانند “با عرض سلام و خسته نباشید”، سلام خود را به مخاطب منتقل کنید.
   • این ابتدای محترمانه به ایجاد فضای مثبت و مودب در نامه کمک می‌کند.

توجه به این نکات در ابتدای نامه، نشان از توجه به ادب و احترام به مخاطب دارد. این اقدامات، ارتقاء کیفیت ارتباطات اداری و ایجاد تأثیر مثبت در گیرنده نامه را تسهیل می‌کند.

بر این اساس، در فرمول نوشتن نامه اداری، توجه به بخش احترام به مخاطب بخش مهمی از موارد قابل توجه است.

نوشتن یک مقدمه خوب برای نامه

قسمت بعدی که باید آن را در نظر داشته باشید، نوشتن مقدمه نامه است.

نوشتن یک مقدمه موثر در نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و این بخش می‌تواند بر تأثیرگذاری کل نامه تأثیر بگذارد.
در فرمول نوشتن نامه اداری، مقدمه باید به عنوان یک پل ارتباطی موثر و یک معرف اثربخش برای خواننده عمل کند.

1. معرفی خود:
   • مقدمه با معرفی خود شروع شود. نام و لقب شما به عنوان فرستنده نامه در اینجا ذکر شود.
   • اگر به نمایندگی از یک سازمان یا شرکت هستید، اشاره کنید.
2. آماده‌سازی ذهنی:
   • ایجاد یک حالت ذهنی مثبت در خواننده با استفاده از جملاتی مانند “ما به دنبال…” یا “با افتخار…”.
   • نمایان کردن موضوع یا هدف اصلی نامه برای ایجاد تعامل مثبت.
3. آماده‌سازی برای بخش اصلی:
   • اشاره به محتوای اصلی نامه و تبیین چرایی نوشتن آن.
   • به وضوح بیان کنید که چرا این مسئله یا درخواست مورد بحث اهمیت دارد.
4. شرح مختصر موضوع:
   • توضیح مختصری از موضوع یا هدف نامه ارائه دهید.
   • به خواننده اطمینان دهید که در این نامه به دنبال اطلاع‌رسانی یا حل یک مسئله خاص هستید.

با توجه به این چهار مرحله، می‌توانید یک مقدمه مؤثر برای نامه اداری خود بنویسید. این فرمول نه تنها به ایجاد ارتباطی مثبت و احترام‌آمیز بین فرستنده و گیرنده نامه کمک می‌کند، بلکه ذهن مخاطب را برای درک بهتر موضوع نامه آماده می‌سازد.

بدنه اصلی و پیام شما در نامه

پس از نوشتن مقدمه و معرفی خود در صورت نیاز، به بخش اصلی نامه می‌رسیم.

این قسمت از نامه، جایگاه اصلی پیام شماست و در اینجا باید با دقت و لحن مناسب، درخواست، اطلاعات یا موضوع مورد نظر را به مخاطب منتقل کنید.

1. لحن مودبانه و رسمی:
   • استفاده از لحنی مودب و رسمی برای بیان اطلاعات یا درخواست‌ها.
   • اجتناب از اصطلاحات یا جملاتی که ممکن است به نظر ناپسند یا غیررسمی بیایند.
2. واضحی در بیان:
   • بیان و تبیین موضوع یا درخواست به وضوح و با جزئیات.
   • استفاده از جملات مختصر و روان برای جلب توجه مخاطب.
3. ارائه دلایل و استدلال:
   • اگر درخواست یا موضوع نامه نیاز به توجیه یا دلایل دارد، این دلایل را با دقت و قانونی بیان کنید.
   • ارائه استدلال‌های منطقی و متناسب با موضوع.
4. استفاده از ترتیب منطقی:
   • بررسی اهمیت و ترتیب مناسب اطلاعات یا مراحل درخواست.
   • اطمینان از پیگیری یک ترتیب منطقی در بیان اطلاعات.

با توجه به این گام‌ها در بخش اصلی نامه، می‌توانید با تدقیق و استفاده از فرمول نوشتن نامه اداری، پیام خود را به شکل موثر و کارآمدی به مخاطب منتقل کنید.

این بخش از نامه باید به گونه‌ای باشد که درخواست یا اطلاعات مورد نظر شما به وضوح و بدون ابهام به مخاطب منتقل شود

جمع‌بندی در فرمول نوشتن نامه اداری

بعد از ارائه درخواست یا اطلاعات در بدنه اصلی نامه، مرحله‌ای که بسیار حائز اهمیت است، ارائه یک جمع‌بندی موثر است.
جمع‌بندی باید به مخاطب پیشنهاد شود که اقدام به اقدامات مورد نظر شما کند یا درخواست شما را برآورده کند.

1. خلاصه اطلاعات اصلی:
   • خلاصه‌ای از اطلاعات ارائه شده در بدنه اصلی نامه ارائه دهید.
   • با استفاده از جملات کوتاه و مختصر، به مخاطب یادآوری کنید که درخواست یا موضوع چیست.
2. تأکید بر اهمیت درخواست:
   • افزودن تأکیدی بر اهمیت درخواست یا اطلاعات ارائه شده.
   • ابراز امیدواری درباره تعاون مثبت و یا انجام موفقیت‌آمیز درخواست.
3. پیشنهاد به اقدام:
   • ارائه یک پیشنهاد یا ترغیب به اقدام به مخاطب.
   • ایجاد احساس اهمیت و فوریت در انجام درخواست.
4. کوتاه و مختصر بودن:
   • جمع‌بندی باید کوتاه و مفید باشد.
   • اطمینان حاصل کنید که مخاطب در کمترین زمان ممکن پیام شما را درک کرده و به عمل می‌آورد.
5. اعلام آمادگی برای همکاری:
   • اعلام آمادگی برای همکاری بیشتر یا ارائه هر گونه اطلاعات یا توضیحات اضافی.

جمع‌بندی نامه نقش مهمی در ایجاد تأثیر بیشتر و انجام موفقیت‌آمیز درخواست یا اطلاعات دارد.

با استفاده از این فرمول نوشتن نامه اداری، می‌توانید یک جمع‌بندی جذاب و مؤثر برای نامه خود ارائه دهید که مخاطب را به انجام اقدامات مورد نظر شما ترغیب کند

پایان نامه

پس از ارائه جمع‌بندی در قسمت اصلی نامه، نوبت به پایان نامه می‌رسد که نقش مهمی در ایجاد انطباق و تأکید بر اهمیت درخواست یا اطلاعات دارد.

1. تشکر و تأیید تعهد:
   • با ابراز تشکر از مخاطب برای خواندن نامه و توجه به درخواست یا اطلاعات، از اهمیت حضور و توجه ایشان خبر دهید.
   • تأکید کنید که از وقت ارزشمندشان سپاسگزارید.
2. نام شرکت، سمت و امضا:
   • نام شرکت یا سازمان مورد نظر را بنویسید.
   • سمت یا واحد متصل به نامه را ذکر کنید.
   • امضا خود را به شکل خوانا و واضح اضافه کنید.
3. تاریخ روز:
   • تاریخ نوشتن نامه را به شکل کامل و به صورت قابل فهم ذکر کنید.
   • این تاریخ به عنوان نشانی زمانی برای دریافت واکنش به نامه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پایان نامه نیز نقش مهمی در ایجاد ادبیات مناسب و تأکید بر تعهد و حرفه‌ای بودن نامه دارد.

با استفاده از این فرمول نوشتن نامه اداری، می‌توانید نهایت احترام و تقدیر خود را به مخاطب انتقال دهید و نامه را به شکل کامل به اتمام برسانید.

تایپ نامه اداری در نرم‌افزار ورد

برای تایپ نامه معمولا از نرم‌افزار ورد استفاده می‌شود. اگر قصد استفاده از نرم‌افزار ورد را دارید، باید نکاتی را در نوشتن نامه خود رعایت کنید.
اولین مسئله‌ای که باید به آن توجه کنید، فونت مورد استفاده شما برای نوشتن نامه است.

فونت رایج زبان فارسی در نامه‌های اداری B Nazanin است.
با این حال می‌توانید از فونت‌های دیگر مانند B Mitra نیز استفاده کنید.
اندازه فونت نیز معمولا در اندازه ۲۲ استفاده می‌شود.

برای بدنه اصلی نامه و متنی که در نامه می‌نویسید بهتر است از اندازه فونت ۱۲ استفاده کنید.
اگر نامه خود را با نام خدا شروع می‌کنید، جمله مربوط به آن را به صورت وسط‌چین بنویسید.
برای نوشتن باقی نامه نیز متن خود را راست‌چین کنید.

از دیگر نکاتی که در نوشتن نامه در نرم‌افزار ورد باید توجه داشته باشید، اندازه نامه و فاصله نوشته شما از گوشه کاغذ است.
چرا که برای نوشتن بسیاری از نامه‌های اداری از سربرگ استفاده می‌شود و باید نامه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که هنگام قرارگیری روی سربرگ در جای درستی قرار بگیرد.

برای این کار می‌توانید از نوار بالای نرم‌افزار گزینه View را انتخاب کنید و با استفاده از ابزار Ruler، محل قرارگیری نوشته خود را مشخص کنید.

برای قرار دادن تاریخ در نامه خود می‌توانید از تب Insert و قسمت Header and Footer روی حالتی که جای تاریخ قرار می‌گیرد کلیک کنید.
همچنین می‌توانید با استفاده از ابزار Justify نوشته خود در نامه را مرتب کنید.
ابزار Justify در تب Home و قسمت Paragraph قرار دارد.

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

• به اصل موضوع بپردازید و از گزافه‌گویی پرهیز کنید.
• از کلمات ساده و صریح در عین حال مودبانه استفاده کنید؛ استفاده از کلمات سنگین باعث سختی خواندن نامه شما می‌شود.
• از داستان‌سرایی در نامه پرهیز کنید، سعی کنید اصل کوتاه‌نویسی را رعایت کنید.
• موضوع خود را به صورت کامل و منطقی مطرح کنید.
• لحن جدی و مودبانه داشته باشید و از تملق و شوخی در نامه اداری پرهیز کنید.
• جایگاه و مقام خود را در نامه در نظر داشته باشید.
• از شماره نامه و تاریخ درست در نامه خود استفاده کنید.
• علائم نگارشی در نامه را رعایت کنید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم تا به طور کلی شما را با فرمول نوشتن نامه اداری آشنا کنیم.
شما با استفاده از مطالبی که در این بخش به آن اشاره کردیم می‌توانید به سادگی و با سرعت یک نامه اداری را نگارش کنید.
امیدواریم از این مقاله نهایت استفاده را برده باشید.

در این ویدیو، توضیحی جامع و آموزنده درباره “اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری” ارائه شده است.
محتوای ویدیو به بررسی اصطلاحات، واژگان، و عباراتی می‌پردازد که در نگارش نامه‌های اداری به کار می‌روند.
این توضیحات به تماشاگران این اطمینان را می‌دهد که با استفاده از این اصطلاحات و عبارات، می‌توانند نامه‌های اداری را به شکل موثر و رسمی بنویسند.

مواردی چون اهمیت این اصطلاحات در ارتباطات اداری، نحوه استفاده صحیح از آنها، و تأثیر مثبت این اصطلاحات بر رسمیت و احترام متن نامه به تفصیل مورد بررسی قرار گرفته‌اند. (1)

اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری عبارتند از:

• پیرو
• عطف به
• در بازگشت به
• در پاسخ به
• با توجه به
• با عنایت بر
• به استحضار می ­رساند
• به آگاهی می­ رساند
• اعلام می دارد
• به عرض می رساند
• متذکر می شود
•  همانطور که مستحضر هستید
• همانطور که در جریان هستید
• استدعا می گردد
• مستدعی است
• تقاضا می گردد
• خواهشمند است
• مقتضی است
• مقرر فرمایید
•  دستور فرمایید
• اقدام نمایید
•  اقدام فرمایید
• معمول دارید
• مبذول فرمایید
• موجب امتنان است.

ویدیوی آموزشی استفاده از اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری

در این مقاله می توانید جدولی از اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری همراه با معنی آن ها و نحوه به کار بردن این واژگان آشنا شوید.

نکات مهم در استفاده اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری

استفاده صحیح در نگارش اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری امری بسیار حیاتی است که به ارتقاء کیفیت و وضوح ارتباطات اداری کمک می‌کند.

در اینجا چند نکته و راهنمایی در خصوص استفاده صحیح از اصطلاحات و عبارات مرسوم در نامه های اداری ذکر شده است:

1. بررسی قوانین و مقررات:
   در نگارش نامه‌های اداری، ضروری است که با دقت به قوانین و مقررات مرتبط با موضوعات مورد نظر خود پیش بروید.
   استفاده از اصطلاحات مطابق با قوانین و پیش‌نویس‌های اداری کلیدی است.
2. ساقه‌های نامه:
   اصطلاحاتی که در ساقه‌های نامه به کار گرفته می‌شوند باید با موضوع و جنبه‌های مختلف نامه هماهنگ باشند.
   به عنوان مثال، در ابتدای یک نامه، اصطلاحاتی مانند “با احترام” یا “موضوع:…” استفاده می‌شوند.
3. جلب توجه:
   از اصطلاحاتی که توانایی جلب توجه خواننده را داشته باشند استفاده کنید.
   عباراتی مانند “ضمن تشکر از حضور شما” یا “لطفاً به موارد زیر توجه فرمایید” می‌توانند توجه را جلب کنند.
4. وضوح و صراحت:
   از اصطلاحات و عبارات مرسوم استفاده کنید تا پیام شما واضح و صریح باشد.
   اجتناب از اصطلاحات پیچیده و غیرضروری به دلیل افزایش درک سریع توسط خواننده موجب می‌شود.
5. احترام و فرمیت:
   اصطلاحاتی که احترام و فرمیت را حفظ کنند، مانند “با احترام خواهشمند است” یا “لطفاً توجه داشته باشید که”، در نگارش نامه‌های اداری بسیار حائز اهمیت هستند.
6. توجه به نوع نامه:
   نوع نامه (رسمی، نیازمندی، تشکر و …) نیز باید در انتخاب اصطلاحات مورد توجه قرار گیرد.
   برای هر نوع نامه، اصطلاحات مرتبط با آن را به کار ببرید.
7. تنوع و تازگی:
   در استفاده از اصطلاحات، تنوع و تازگی نیز مهم است تا نامه شما جذابیت داشته باشد.
   استفاده از اصطلاحات جدید و مناسب به موضوع مورد بررسی ترجیح داده شود.

با رعایت این نکات و استفاده صحیح از اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری، می‌توانید ارتباطات خود را بهبود بخشید و پیام‌هایتان را به شکل بهتری منتقل کنید.

تأثیر اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری در برقراری ارتباط

اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری نقش بسیار مهمی در برقراری ارتباط موثر با مخاطبان دارند.
در زیر تأثیر اصطلاحات بر برقراری ارتباط موثر و چگونگی استفاده از آنها جهت ایجاد ارتباط مثبت توضیح داده شده است:

1. اصطلاحات مودبانه و احترام‌آمیز:
   استفاده از عباراتی که مودبانه و احترام‌آمیز باشند، احساس ارتباط مثبت با مخاطبان را تقویت می‌کند.
   اصطلاحاتی مانند “با احترام”، “لطفاً” یا “خوشحال می‌شویم که اطلاعات شما را دریافت کنیم” ارتباط مثبت را به وجود می‌آورند.
2. اصطلاحات تشویق‌آمیز:
   استفاده از اصطلاحاتی که مخاطبان را تشویق به همکاری و پاسخگویی کنند، ارتباط موثر را تقویت می‌کند.
   عباراتی مانند “لطفاً نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید” یا “با اطلاعات بیشتر خود به ما کمک کنید” مخاطبان را به فعالیت مشارکتی ترغیب می‌کنند.
3. اصطلاحات قانونی و رسمی:
   در مواردی که لزوم ارتباط رسمی و قانونی با مخاطبان وجود دارد، استفاده از اصطلاحات مرسوم در قوانین و مقررات، ارتباط را بهبود می‌دهد. این اصطلاحات مانند “طبق مفاد قانون” یا “مطابق با استانداردهای اداری” اطمینان و قوت حقوقی ارتباط را افزایش می‌دهند.
4. اصطلاحات متناسب با موضوع:
   تطبیق اصطلاحات با موضوع نامه نقش مهمی در برقراری ارتباط موثر دارد.
   استفاده از اصطلاحات متناسب با حوزه مورد بررسی، نشان از شناخت و توجه به نیازهای مخاطبان دارد.
5. اصطلاحات واضح و صریح:
   اصطلاحات و عبارات واضح و صریح، بدون ایجاد ابهام، به افزایش درک مخاطبان کمک می‌کنند.
   استفاده از اصطلاحات ساده و قابل فهم، ارتباط را سریعتر و بهتر می‌سازد.
6. اصطلاحات باز و دوستانه:
   برای ایجاد ارتباط مثبت و دوستانه با مخاطبان، استفاده از اصطلاحات باز و دوستانه مفید است.
   مثلاً “خوشحال می‌شویم از شما بشنویم” یا “در صورت هر گونه سوال، با ما تماس بگیرید” احساس دوستانه می‌کند.

استفاده صحیح از اصطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه های اداری به تقویت ارتباطات مؤثر و مثبت با مخاطبان کمک می‌کند و باعث بهبود فرآیند ارتباطی می‌شود.

یکی از مسایل پیش رو در نگارش مکاتبات اداری استفاده از واژگان غیرفارسی است.
این مساله تا جایی است که حتی واژگانی که جایگزین فارسی پسندیده ای دارند به بهانه ی رسمیت بیشتر کنار گذاشته نمی شوند.
در پایین سه نمونه متن با ویرایش فارسی آنها آورده ایم.

قضاوت با شما که آیا فارسی نویسی نامه اداری باعث کاهش رسمیت و زیبایی متن می شود یا خیر؟

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری

نکات مهم در فارسی نویسی نامه اداری

فارسی نویسی نامه اداری، یک هنر است که تأثیر آن بر ارتقاء ارتباطات و تبادل اطلاعات در محیط کاری چشمگیر است.
در این مقاله، به بررسی اصول و مبانی فارسی نویسی نامه اداری خواهیم پرداخت.

• اصول ابتدایی فارسی نویسی نامه اداری
  استفاده صحیح از عناصر تشخیصی نامه و رعایت قوانین نوشتاری، پایه‌ای استوار برای نگارش یک نامه اداری حرفه‌ای محسوب می‌شود.
• استفاده از زبان مناسب
   برگزیدن لغات و اصطلاحات مناسب، جذابیت و اثربخشی در ارتباطات اداری را افزایش می‌دهد. همچنین، جلب توجه با استفاده از کلماتی متنوع و شیوا نقش مهمی در نگارش نامه اداری دارد.
• انتخاب فرم مناسب
  تناسب فرم نامه با موضوع و مخاطب، از جمله اصولی است که در مکاتبات اداری باید به آن توجه شود. استفاده از فرم‌های استاندارد نیز، به یکپارچگی و هماهنگی نامه کمک می‌کند.
• تدوین موضوع نامه
   تعریف دقیق اهداف نامه و استفاده از زبان موجز و مؤثر در توضیح موضوع، از مراحل مهم در فارسی نویسی نامه اداری است.
• ساختاردهی محتوا
   ساختاردهی صحیح با معرفی، بدنه و ختم نامه، باعث جلب توجه و درک آسان مخاطبان می‌شود. ترتیب منطقی و جذابیت در ساختار نیز نقش اساسی دارد.
• استفاده از نمونه‌ها و مثال‌ها
  استفاده از نمونه‌ها و مثال‌های واقعی، اطلاعات را زنده و قابل فهم‌تر می‌کند. این ابزار موثر در توجیه و توضیح مفاهیم مورد بحث است.
• بررسی تناسب لغوی و ادبیاتی
   تعادل بین لحن رسمی و ملاقاتی، و جلب توجه با انتخاب کلمات مناسب، از اصول مهم در نگارش نامه های اداری است.
• اصلاح و ویرایش
   نگاه دوباره به نامه و استفاده از ابزارهای ویرایش متن، از جلوگیری از اشتباهات نگارشی و ارتقاء کیفیت متن کمک می‌کند.

جمع بندی

در این مقاله درباره‌ی “فارسی نویسی نامه اداری” پرداختیم و به چند نمونه از متون نامه‌های اداری ویرایش شده به زبان فارسی اشاره کردیم.
این متون به خوبی نشان می‌دهند که آیا استفاده از زبان فارسی در نوشتارهای اداری، به افزایش رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند یا خیر.

با توجه به نمونه‌های مورد بررسی، به نظر می‌رسد که فارسی نویسی نامه اداری، به وضوح به رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند.
از آنجایی که نامه‌های اداری مهم‌ترین رسانه‌های ارتباطی در محیط کاری هستند، اهمیت استفاده از زبان فارسی صحیح و مؤثر در نوشتارهای اداری بسیار احساس می‌شود.

قطعاً در نامه های اداری دیدید که برای رسمی کردن یا به اشتباه برای زیباتر کردن متن، افعال، عبارات و حتی حرف های اضافه را طولانی تر می کنند. گرچه از نظر دستور زبان فارسی ایرادی ندارد. ولی سادگی متن از دست رفته و انتقال مفاهیم سخت تر می شود.

این موضوع زمانی درک می شود که یک متن طولانی کنار یک متن کوتاه شده قرار گیرد. آن گاه به زیبایی آن متن کوتاه با افعال جمع و جور پی خواهیم برد. برای آن که با اصول و ترفندهای ساده نویسی بیشتر آشنا شوید پیشنهاد می کنم مطلب ساده نویسی در نوشتن نامه اداری را بخوانید.

در ادامه برخی از فعل ها، عبارات و حرف اضافه های مرکب و طولانی و کوتاه شده ی آنها را خواهیم داشت:

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

نامه ی درخواست انتقالی یکی از پرکاربردترین نامه های درخواستی است که از سوی کارمندان به مدیران سازمان ارایه می شود. گفتنی است این نامه یک نامه ی درون سازمانی محسوب می شود و در سازمان های بزرگ که شعب متعددی دارند جایگاه دارد. در واقع بایستی مبدأ و مقصد انتقال زیرمجموعه یک سازمان باشند.

آموزش نامه نگاری اداری

اما چه نکاتی در نوشتن یک نامه درخواست انتقالی باید رعایت شود:

دلیل یا دلایل نیاز به انتقال

تمام نامه های درخواستی در بخش طرح موضوع خود به دلایل درخواست اشاره می کنند. اشاره به دلایل درخواست در نامه های انتقالی بیش از هر نامه ی دیگری ضرورت دارد. مگر اینکه نامه، پیگیری نامه یا نامه های قبلی باشد در اینصورت از تکرار دلایل خودداری می کنیم.

اما چه دلایلی موثرترند؟

می توان 2 مورد زیر را معیاری برای سنجش میزان تأثیرگذاری دلایل آورده شده برای درخواست انتقال دانست.

1- نباید مساله یا اتفاقی که باعث شده انتقالی بگیریم زودگذر باشد

قطعا مساله یا اتفاقی که بیش از 1 ماه ادامه ندارد بیشتر نیاز به مرخصی دارد تا انتقال. پس در نامه به زمانبر بودن مساله اشاره نمایید. برای مثال نگهداری از پدر یا مادر که سالمند هستند یک کار زمانبر به حساب می آید. اما درمان یک بیماری هم می تواند زمانبر باشد و هم در زمان کوتاه انجام پذیرد. پس نیاز به آگاهسازی مدت آن دارد.

2- ارایه مدارک و مستندات از دلایل درخواست

قطعاً ارایه مدارک و مستندات از دلیل مطرح شده، تأثیر بیشتری در پذیرفتن درخواستمان دارد. ارایه مدارک و مستندات سبب باورپذیری بیشتر از مساله می شود. این مدارک می تواند توصیه نامه پزشک یا نامه ای از یک سازمان معتبر مبنی بر صحت و تأیید موضوع باشد.

ابراز ضرورت درخواست

بیان اینکه انتقال تنها راهکار حل مسأله است از نکات ضروری نامه های انتقالی به حساب می آید. فراموش نکنید که کسی که درخواست ما را مورد بررسی قرار می دهد به این فکر می کند که آیا واقعاً دلیل شما برای درخواست منطقی است یا خیر؟! آن مقام با اطلاعات ناقصی که دارد سعی خواهد کرد منطقی بودن درخواست شما را مورد قضاوت قرار دهد. ارایه اطلاعات کافی با حفظ کوتاهی نامه و رسا بودن مفاهیم وظیفه درخواست کننده است. باید در نامه به گونه ای ثابت کنیم که انتقال به محل مورد نظر بهترین راهکار یا حتی تنها راه حل است. برای مثال اگر دلیل ما نگهداری از والدین سالمندمان باشد باید بیان کنیم که خواهر یا برادرمان بنا به دلایلی عهده دار  این مسئولیت نمی شوند (البته به دلایل به صورت کوتاه اشاره کنید) و توانایی مالی برای استخدام پرستار نداریم.

ایجاد یک فضای احساسی

همواره یکی از ویژگی های مهم یک نامه خوب و تأثیرگذار توانایی تحریک و تهییج احساسات خواننده است. به عبارتی سعی کنید با به کارگیری صفت ها، اصطلاحات و افعال زیبا و گویای مسأله، نبض احساسات مدیرتان را در دست بگیرید. برخی صفات و قیدها در جمله نه تنها بیانگر دقیق ابعاد موضوع هستند بلکه بار احساسی زیادی منتقل می کنند. به صفتهایی مانند: مشقت بار- ناگوار – درمانده توجه کنید، در مقابل صفتهایی مانند: سخت – بد – بیچاره چطور هستند؟ گرچه به ترتیب معانی یکسانی دارند. ولی دسته اول بار احساسی بیشتری حمل می کنند در نتیجه تأثیرگذارتر هستند.

مدیرتان را در عمل انجام شده قرار دهید

گاهی می توانید با یک تشکر در سطر آخر نامه که پیشاپیش برای قبول درخواست است، حس رودربایستی در مدیرتان ایجاد می کنید. استفاده از القاب و عناوین عاطفی نیز بی تأثیر نیست. مانند:

پیشاپیش از لطف و کمک برادرانه شما کمال تشکر دارم. یا امیدوارم با لطف جنابعالی همچون پدری دلسوز، برای همیشه دعاگویتان باشم.

جمع بندی:

نامه درخواست انتقالی همچون سایر نامه های درخواستی اداری نیازمند طرح دلایل است. که هر چه این دلایل مستدل، باورپذیرتر و در یک فضای احساسی بیان شوند به احتمال بیشتری با درخواست موافقت خواهد شد.

3 نمونه نامه درخواست انتقالی ببینید

در نامه های اداری پس از سلام و سرآغاز بخش پیشینه نامه اداری را داریم. پیشینه یا سابقه نامه به گردش کار آخرین نامه با همین موضوع اشاره دارد. در واقع نویسنده نامه در پیشینه به آخرین نامه ارسال شده یا دریافت شده مرتبط با این موضوع اشاره می کند. اگر نامه ما پاسخ به نامه دیگری است، در پیشینه به آن نامه با شماره، تاریخ و موضوع اشاره می کنیم. پیشینه نامه های اداری بنا به شرایط اصطلاحات متفاوتی در خود جای می دهند. برای مثال اگر بخواهیم به نامه ای پاسخ دهیم در پیشینه آن از اصطلاح “در پاسخ به نامه شماره ….. مورخ ….. مبنی بر موضوع …..” و اگر بخواهیم نامه ای که قبلا داده ایم پیگیری کنیم از اصطلاح “پیرو نامه شماره ….. مورخ ….. مبنی بر موضوع …..” استفاده می کنیم. این اصطلاحات به صورت کامل در کتاب دستیار نامه نگاری اداری در قالب یک جدول ارایه شده است که در ویدیو پایین نیز به مطالب آن قسمت از کتاب دستیار پرداخته ایم.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399