توجه به نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری به موضوعی ضروری در فضای اداری بدل شده است.

گویش رسمی نامه های اداری، شیوه‌ای است که برای بیان اطلاعات و ارتباط با دیگران در محیط کاری استفاده می‌شود.

استفاده از گویش رسمی نامه های اداری، به مخاطب نشان می‌دهد که نویسنده به مسائل کاری و فرآیندهای اداری احترام می‌گذارد.

همچنین بیانگر این است که فرد برای رسیدن به هدف خود، با دقت و حوصله کافی عمل می‌کند.

در این راستا، برای نوشتن یک نامه اداری موثر و موجّه، باید به نکات و راهنمایی‌های گوناگون در خصوص گویش رسمی توجه کنید و به تمرین نگارش اداری توجه نمایید.

در ادامه به بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری می پردازیم:

• استفاده از زبان رسمی و مناسب:

در گویش رسمی نامه های اداری باید از زبان رسمی و مناسب استفاده کرد. بنابراین، باید از کلماتی مانند “با توجه به” به جای “با توجه به اینکه” استفاده کنید.

• سادگی و روان بودن:

نامه های اداری باید ساده و روان باشند. بنابراین، باید جملات را کوتاه نگه داشته و از کلمات پیچیده و غیرضروری خودداری ورزید.

• استفاده از اصطلاحات معمول:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید از اصطلاحات معمول مانند “شماره تلفن” و “آدرس” استفاده کنید. این اصطلاحات به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.

• استفاده از قالب مناسب:

در نامه های اداری، باید از قالب مناسب استفاده کنید.

بنابراین، باید شروع نامه با عبارت دعایی (به نام خدا)، نام و سمت مخاطب، سلام و سرآغاز، پیشینه، سپس پیکره نامه باشد و با عبارت “با تشکر” نامه را به پایان برسانید.

• دقت در نوشتار:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید به نوشتار خود توجه کنید. بنابراین، باید قبل از ارسال نامه آن را با دقت مطالعه کرده و درستی آن را بررسی کنید.

• استفاده از جملات مستقل:

در نامه های اداری، باید از جملات مستقل استفاده کنید. جملات مستقل به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.

اشتباهات متداول گویش رسمی نامه های اداری

پس از بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری بهتر است تا اشتباهات متداول را در این زمینه مورد ارزیابی و بررسی قرار دهیم.

در نوشتن نامه اداری، برخی اشتباهات متداول در استفاده از گویش رسمی به شرح زیر می‌باشد:

• استفاده از زبان غیررسمی، محاوره و خودمانی:

در نامه های اداری، باید از زبان رسمی استفاده شود و از اصطلاحات غیررسمی و خودمانی خودداری کرد. برای مثال: “خودشان گفتند” محاوره است.

• استفاده از جملات پیچیده:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید از جملات ساده و روان استفاده کرد. جملات پیچیده و طولانی، مخاطب را به دشواری برای درک مطلب می‌اندازند.

• عدم رعایت قواعد نگارش:

در نامه های اداری باید به قواعد نگارشی توجه شود، به عنوان مثال، عدم رعایت نشانه گذاری درست و فواصل بین کلمات و عبارات، به عنوان اشتباهات رایج شناخته می شوند.

• عدم توجه به تناسب متن با هدف:

در نامه های اداری، باید به تناسب توجه کرد، یعنی حجم نوشتار باید با مقصود و هدف نامه همخوانی داشته باشد.

• عدم واضح بودن موضوع نامه:

در ابتدای گویش رسمی نامه های اداری، موضوع باید به صورت واضح و روشن مطرح شود. استفاده از عبارت‌های کلی و عدم تعیین موضوع اصلی می‌تواند باعث گمراهی مخاطب شود.

• استفاده از اصطلاحات یا اصطلاحات غیرمعمول:

استفاده از اصطلاحات غیرمعمول یا به کار بردن اصطلاحات تخصصی بدون توضیح مختصر می‌تواند باعث عدم درک صحیح مطلب توسط مخاطبان شود. در صورت لزوم، توضیحات لازم در متن اضافه شوند.

• عدم استفاده از احترام و ادب:

در نامه‌های اداری، احترام و ادب به مخاطب بسیار حائز اهمیت است. استفاده از اصطلاحات مناسب و ادبی، افزایش اعتبار و تأثیرگذاری نامه را افزایش می‌دهد.

• عدم بررسی و تصحیح نهایی:

نهایتاً، عدم بررسی نهایی نامه و تصحیح آن می‌تواند منجر به وجود اشتباهات نگارشی و املایی شود.

حتماً پس از نوشتن نامه، آن را مرور و تصحیح کنید تا از وجود اشتباهات جلوگیری شود.

با رعایت این نکات و اجتناب از اشتباهات متداول، نامه‌های اداری شما به شکلی حرفه‌ای و موثر تر ارائه خواهند شد. (1)

راه های پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری

برای پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری، می‌توانید به راهکارهای زیر توجه کنید:

1- با مطالعه کافی، به دستور زبان فارسی آشنا شوید تا مرتکب اشتباهات دستوری و ساختاری مانند جملات ناقص یا جمله بندی اشتباه نشوید.

2- تمرین نگارش انجام دهید. با داشتن یک الگوی مناسب که هدایت گر قلم شما باشد و از تکرار اشتباهات حین تمرین جلوگیری کند اوقاتی را نگاشتن متون مختلف سپری کنید.

3- استفاده از واژگان مناسب و اصطلاحات رسمی: در نوشتن نامه‌های اداری، از واژگان مناسب و اصطلاحات رسمی استفاده کنید. اجتناب از استفاده از اصطلاحات غیررسمی و عامیانه در مکاتبات رسمی بسیار حائز اهمیت است.

4- رعایت اصول املایی: در نوشتن نامه‌های اداری به املای صحیح کلمات و استفاده از نشانه‌های نگارشی دقت کنید. این شامل استفاده صحیح از نقطه، ویرگول، و نیز علامت‌های نگارشی دیگر می‌شود.

5- تنظیم ساختار مناسب: نامه‌های اداری باید دارای ساختار مناسبی باشند که شامل معرفی، موضوع نامه، بدنه متن و ختم نامه باشد. هر بخش باید به ترتیب مناسب و با کاربرد صحیح از جملات و پاراگراف‌ها تنظیم شود.

6- بررسی و ویرایش: پس از نوشتن نامه، آن را مرور و با دقت بررسی کنید. اشکالات دستوری، املایی و ساختاری را تصحیح کنید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که محتوای نامه به صورت کامل و روشن مطرح شده باشد.

7- مراجعه به منابع معتبر: برای اطمینان از صحت اطلاعات و استفاده از واژگان صحیح، می‌توانید به منابع معتبر دسترسی پیدا کنید و از آنها استفاده کنید.

8- آشنایی با نمونه‌ها: مطالعه نمونه‌های نامه‌های اداری رسمی می‌تواند به شما کمک کند تا با ساختار و ویژگی‌های زبانی مناسب در این نوع نامه‌ها آشنا شوید.

9- مشورت با افراد ماهر: اگر امکان دارد، نوشته‌های خود را به افراد ماهر در زمینه نگارش اداری ارسال کنید تا نظرات و پیشنهادات آنها را در نظر بگیرید.

10- حفظ احترام و ادب: در نوشتن نامه‌های اداری بسیار مهم است که احترام و ادب را رعایت کنید. استفاده از اصطلاحات مناسب و ادبی، بهبود ارتباطات و تأثیرگذاری نامه‌های شما را افزایش می‌دهد.

فضای مناسب برای تمرین نگارش چیست؟

فراگیری گویش رسمی  نامه های اداری یا همان نگارش اداری بیش از هر چیزی به تکرار و تمرین نیاز دارد. یک آموزش تمرین محور چیزی نیست که در کتاب ها یا دوره های رایج به دنبال آن بگردید؛ بلکه نیاز به بستری دارد تا بتوان به روش آزمون و خطا به تمرین جمله بندی بپردازید. چنین فضایی  در دوره های نگارش اداری وبسایت ایفردوسی محقق شه است. در صورتی که قصد دارید نگارش اداری را به شکل کاملا اصولی فرا بگیرید، می توانید دوره نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا را تهیه نمایید. برای اطلاع از جزئیات دوره و تهیه آن می توانید به سایت ایفردوسی مراجعه نمایید.

نگارش نامه های اداری یا نامه نگاری یک کارمند مهارتی نیست که بشود آن را در نظر نگرفت و اهمیت نداد.
مخصوصاً وقتی کارمند باشیم.

در دنیای اداری امروزه، داشتن مهارت نامه نگاری یک کارمند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
ممکن است بسیاری از افراد فکر کنند که نوشتن یک نامه اداری معمولی و تکراری، به هر سطحی از سلسله مراتب سازمانی، نیاز به مهارت خاصی ندارد.

اما واقعیت این است که نامه نگاری یک کارمند، چه در سطح پایین و چه در سطح مدیریتی، نیازمند مهارت و شناخت اصول نامه نگاری است.

کارمندان در هر پست و مقامی، اغلب باید با وظایف نگارشی مختلفی مواجه شوند، از جمله نگارش نامه‌های اداری.
انتظار می‌رود که هر کارمند حداقل توانایی نوشتن یک نامه معمولی را داشته باشد.
این مهارت به طور گسترده در تمام مراحل کاری، از ارتباط با همکاران تا ارتباط با مدیران و اعضای سازمان، ضروری است.

گرچه بسیاری از افراد فکر می‌کنند که نامه نگاری معمولی و استاندارد نیازی به مهارت خاصی ندارد و می‌توان آن را با تغییرات کوچک در مشخصات فردی انجام داد،

اما واقعاً همین طور است؟!؟!

مسایل پیش روی نامه نگاری یک کارمند در استفاده از نمونه نامه

اگر همان نامه ی متداول و مشابه نیاز به تغییرات در متن داشت که بیش از مشخصات فردی بود.

مثلاً نوشتن دلایل شخصی در نامه انتقالی، یا مطرح نمودن نیازهای شخصی در نامه ی درخواستی، آیا بدون مهارت لازم در نگارش امکان ایجاد آن تغییرات وجود دارد یا خیر؟

زیاد پیش آمده که نیاز شده جملاتی در وسط نامه یا انتهای نامه اضافه شود که هم جمله بندی آن مشکل است و هم پیوستگی و انسجام آن با بقیه متن.

اما همیشه نامه ها یک با موضوعات متداول و رایج نیستند که با کم و زیاد کردن یا تغییرات جزئی متن ختم به خیر شوند.
طبق آمار، تعداد نامه های با موضوع نامتداول یک سوم کل نامه هایی است که در یک اداره نوشته می شود.
که این نسبت در برخی ادارات بسیار بیشتر است و به سه چهارم می رسد.

یعنی تعداد نامه های با موضوع خاص و نامتداول که متن های آماده از قبل به دردش نمی خورد و نیازمند نگارش از پایه است 3 برابر نامه هایی با موضوعات متداول و مشابه است.

نمونه نامه ها چقدر کار نامه نگاری یک کارمند را راه می‌اندازد؟

قطع به یقین تمام کسانی که به اصول نگارش نامه های اداری واقف هستند از نمونه نامه ها استفاده می کنند.
ولی این افراد قادرند نمونه متن اصولی و متناسب با موضوع را به درستی برگزینند، جای نیاز به تغییر را تشخیص دهند، جملات لازم را بسازند و با متن اصلی پیوند دهند و در نهایت یک نامه ی اصولی و حرفه ای پدید آورند.

دقیقاً برعکس افراد ناوارد که نمونه نامه های پر از ایراد را انتخاب می کنند، برای اعمال تغییرات جاهای اشتباه را دستکاری می کنند.
جملات ناشیانه با اصطلاحات نادرست سر هم می کنند و مانند یک وصله ی ناجور در میان متن رهایش می کنند.

بله؛ استفاده از نمونه نامه برای نامه هایی با موضوعات متداول اِشکالی ندارد، ولی بدون دانش کافی از اصول نامه نگاری یک کارمند می تواند فاجعه به بار بیاورد.

چالش‌ های نامه نگاری یک کارمند در نگارش نامه‌های متنوع

نگارش نامه‌های متفاوت یکی از چالش‌های اساسی در حوزه مهارت‌های نگارشی است، به ویژه زمانی که یک کارمند درگیر نگارش نامه‌های انتقالی، نامه درخواستی،نامه تشکر، و سایر انواع نامه‌ها می‌شود.

در اینجا به بررسی چالش‌ها و ارائه راهنمایی‌هایی برای بهبود مهارت‌های نگارشی در این زمینه خواهیم پرداخت:

1. • متفاوت بودن نوع نامه‌ها:
     • چگونگی مواجهه با چالش‌های نگارش نامه‌های انتقالی، درخواستی، تشکر و… برای یک کارمند.
     • اهمیت تنظیم ساختار نامه برای هر نوع و ارتباط اجزای مختلف آن با یکدیگر.
   • مسائل پیش‌آمده در تنظیم سبک نگارش:
     • انطباق با سبک موردنظر در هر نوع نامه؛ از سبک رسمی در نامه‌های اداری تا سبک دوستانه در نامه‌های شخصی.
   • ضرورت پیش‌بینی و مدیریت مشکلات نگارشی:
     • آگاهی از مشکلات محتمل در نگارش هر نوع نامه و توانایی در پیش‌بینی و حل آنها.
2. راهکارها و توصیه‌ها:
   • آموزش و تمرین:
     • مشارکت در دوره‌ها و آموزش‌های نگارشی متنوع برای تقویت مهارت‌های کارمندان در نگارش انواع نامه‌ها.
   • استفاده از الگوها:
     • استفاده از الگوها و نمونه‌نامه‌های مناسب برای هر نوع نامه به عنوان راهنمای نگارش.
   • توسعه دانش زبانی:
     • گسترش دانش در زمینه‌ی اصطلاحات و ساختارهای زبانی متنوع به منظور بهبود کیفیت نگارش.
   • آزمون و ارزیابی:
     • برگزاری آزمون‌ها و ارزیابی‌های دوره‌های نگارشی برای معیار‌گذاری مهارت‌ها و اصلاح نقاط ضعف.
   • پشتیبانی از نگارش مشترک:
     • ایجاد فضایی برای تبادل نکات و تجارب نگارشی میان کارمندان به منظور بهبود مستمر.

با اجرای راهکارها و توصیه‌های مطرح شده، کارمندان می‌توانند چالش‌های نگارش نامه‌های متنوع را با مهارت و اعتماد به نفس برطرف کرده و نقش مؤثرتری در ارتباطات سازمانی خود ایفا کنند.

چه راه هایی برای آموختن اصول نامه نگاری یک کارمند وجود دارد؟

اول اینکه باید اعتراف کنیم اغلب مهارت آموزانی که کتاب های آموزش نامه نگاری را مطالعه کرده اند و در کلاس ها و دوره ها شرکت کرده اند هنوز نمی توانند راحت و روان همه ی نامه های اداری را بنویسند.
با اینکه به اصول نامه نگاری تسلط یافته اند.

اگر از خودشان دلیلش را بپرسید اغلب می گویند در جمله بندی مسأله دارند و باید بیشتر تمرین کنند. (1)
برای درک بهتر، مسأله را برای شما باز می کنم.
در واقع مهارتی که برای نگارش نامه ی اداری یک کارمند لازم است 2 رکن اصلی دارد:

1- اصول نامه نگاری که چارچوب، ساختار، بخش بندی اصطلاحات مخصوص نامه ها را در بر می گیرد.
2- اصول نگارش رسمی و اداری که شامل گویش رسمی، جمله بندی، اصطلاحات رسمی، املای واژگان رسمی و … می شود.

اصول نامه نگاری به جمعی از نکات استاندارد، مشخص، قطعی و فنی می پردازد، که در واقع آشنایی با اصول نامه نگاری، به صرف کمی وقت برای مطالعه، مشاهده مثال و تمرین نیاز دارد.

اصول نامه نگاری را می توانید با یکی از دو محصول:

1- دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی
یا
2- بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری آن را فراگیرید.

اما اصول نگارش رسمی و اداری مهارتی هنرگونه، غیرقابل استانداردسازی و وسیع است که بیش از آن که در مطالب و نکات بگنجد با تمرین به دست می آید.

اما تمرین به معنای نگارش های مکرر بدون هیچ معیاری که باعث شود بدانیم کدام را درست نوشته ایم و کدام را غلط نیست.

بدیهی است که زمانی یک تمرین سودمند خواهد بود که بر پایه محتوای مطمئن و درست باشد.

پس مهارت نگارش اداری را چگونه تمرین کنیم؟

شاید تنها فضای مناسب برای تمرین نگارش اداری، مجموعه دوره های آموزشی آنلاین و نگارش اداری در وبسایت ایفردوسی باشد.

مجموعه ای شامل 2 دوره که با نام های حکیم فردوسی و علامه دهخدا دارای 60 درس و صدها تمرین است که مؤثرترین و کاربردی ترین آموزش را به شما ارایه می دهد.

تمرین هایی متنوع با پاسخهای چند گزینه ای، جای خالی، کامل کنید و مرتب کنید که محال است مهارت نگارش شما را به سطح حرفه ای نرساند.

در واقع شما در دوره های آموزش نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا با تمرین هایی با قدرت به چالش کشیدن و تأثیر بر ذهن طرف هستید.
تمرین نگارش اداری بر بستری که قابلیت ارزیابی سیستمی و آنلاین پاسخ های شما را دارد یک یادگیری ماندگار و تمام عیار است.

برای ورود به دوره های آنلاین نگارش کلیک کنید

توسعه مهارت‌ نامه نگاری یک کارمند در مواجهه با چالش‌ها

1. آموزش و تمرین:
   برای بهبود مهارت‌های نگارشی، ابتدا باید به آموزش و تمرین توجه کنیم.
   دوره‌های آموزشی با مثال‌ها و تمرینات عملی می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا با نوع‌های مختلف نامه‌نگاری، مانند انتقالی یا درخواستی، آشنا شوند و مهارت‌های لازم را برای این نوع نگارش‌ها توسعه دهند.
2. تکنیک‌ها و راهکارهای عملی:
   ارائه تکنیک‌ها و راهکارهای عملی کمک می‌کند تا افراد بتوانند با چالش‌های نگارشی روبه‌رو شوند.
   مثلاً، تاکید بر ساختاردهی متن یا استفاده از اصطلاحات مناسب می‌تواند به بهبود سبک نگارش و مدیریت موثر مشکلات کمک کند.
3. استفاده از فیدبک‌ها و ارزیابی مداوم:
   دریافت بازخورد از دیگران و ارزیابی مداوم کارمندان را در جهت بهبود کیفیت نگارش هدایت می‌کند.
   این فرآیند کمک می‌کند تا افراد نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و با تصحیح آنها، بهبود مستمری در مهارت‌های نگارشی داشته باشند.
   به طور خلاصه، با ترکیب آموزش و تمرین، استفاده از تکنیک‌ها و راهکارهای عملی، و ارتقاء مستمر از طریق فیدبک‌ها، کارمندان می‌توانند در مواجهه با چالش‌های نگارشی بهبود یابند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

به طور قطع یادگیری مکاتبات اداری می‌تواند ارتباطات فرد با سازمان‌ها و اداره‌های مختلف را بهبود بخشد.

از طرفی با انجام مکاتبات صحیح می‌توان درصد موفقیت کسب و کار خود را افزایش داد.

یادگیری روش‌ها و تکنیک‌های صحیح نگارش اداری، یکی از ابزارهای اساسی در دستیابی به اهداف کسب و کارهاست.

در این راستا، گروه آموزش فردوسی به عنوان یک پایگاه تخصصی از آموزش نگارش اداری، به ویژه در زمینه‌ی نگارش اداری، پیشتاز بوده و اقدامات موثری برای افزایش دانش و مهارت افراد در این حوزه انجام داده است.

ایفردوسی با ارائه دوره‌های آموزشی به صورت مجازی، به علاقه‌مندان فرصتی فراگیر برای یادگیری مفاهیم اساسی تا مهارت‌های پیشرفته نگارش اداری فراهم می‌کند.

این دوره‌ها با بهره‌گیری از متخصصان مجرب و با ارائه منابع ارزشمند، به دانشجویان این امکان را می‌دهند تا به روش‌های مختلف نگارش مکاتبات اداری آشنا شده و آنها را به صورت کاربردی تمرین کنند.

با استفاده از دوره‌های آنلاین ایفردوسی، افراد قادر خواهند بود تا به بهترین شکل ممکن با اصول و تکنیک‌های نگارش اداری آشنا شده و این مهارت را از مبتدی تا حرفه‌ای به دست آورند.

به این ترتیب، ایفردوسی به عنوان یک منبع قابل اعتماد برای توسعه مهارت‌های اداری افراد در حوزه نگارش، نقش بسیار موثری را در بهبود کیفیت مکاتبات اداری و در نتیجه ارتقاء موفقیت‌های کسب و کار ایفا می‌کند.

روش استفاده از دوره های آموزش نگارش اداری

گروه آموزش فردوسی با ارائه راهکارهای مناسب، به مهارتجوها این امکان را می‌دهد تا به صورت رایگان از محتوای آموزشی دوره‌های آموزش نگارش اداری بهره‌مند شوند.
با تهیه‌ی اشتراک دو روزه و شرکت در این دوره‌ها، افراد می‌توانند مفاهیم اساسی تا تکنیک‌های پیشرفته نگارش اداری را یاد بگیرند.

پس از اطمینان از رضایت خود از دوره‌ها، مهارتجوان می‌توانند با تهیه‌ی اشتراک یک، دو یا سه ماهه، به صورت عمقی و گسترده تر در آموزش نگارش اداری شرکت کنند.

بنابراین ابتدا وارد سایت www.e-ferdowsi.ir  ‌شوید؛ سپس در منوی سایت بر روی گزینه‌‌ی دوره‌های آموزشی آنلاین کلیک کنید.
با تهیه اشتراک و تسویه حساب در سبد خرید به صفحه دوره ها برگردید و با انتخاب دوره نگارش (حکیم فردوسی) آموزش خود را آغاز کنید.

این دوره‌ها شامل موضوعات گسترده‌ای از جمله نگارش اداری با رویکرد حکیم فردوسی و نگارش اداری با رویکرد علامه دهخدا هستند.

لازم به ذکر است که پیش نیاز دوره نگارش اداری (علامه دهخدا)، مشارکت در دوره‌ی نگارش اداری (حکیم فردوسی) است.
به این ترتیب، ایفردوسی با ارائه یک محیط آموزشی جامع و مرتبط، فرآیند یادگیری نگارش اداری را برای مهارتجوان ساده و کارآمد می‌سازد.

محتوای دوره آموزش نگارش اداری

دوره‌های آموزش نگارش اداری ارائه شده توسط گروه آموزش فردوسی با یک ساختار مطالب منحصربه‌فرد و جامع، ارائه محتوایی غنی به ارتقاء مهارات نگارشی افراد می‌پردازد.

هر دوره این آموزش با ارائه 30 درس و 30 آزمون، یک مسیر مستقیم و کامل برای بهبود نگارش اداری ارائه می‌دهد

در این درس‌ها و آزمون‌ها، از مباحث گسترده نگارش اداری و دستور زبان گرفته تا نگارش آزاد، به شیوه‌ای تمرین محور و عملی طراحی شده‌اند.

شرکت‌کنندگان با پوشش این مباحث می‌توانند تکنیک‌ها و مهارت‌های لازم برای تبدیل محاوره به رسمی را فراگیری کرده و در تمرین‌ها، توانایی خود را در نگارش اداری به چالش بکشند.

با شرکت در این دوره‌ها، افراد قادر به سطح نگارش اداری خود با پوشش مباحث گسترده و انجام تمرینات عملی، سطح نگارش اداری خود را به حداکثر برسانند.

این دوره‌ها به عنوان یک مرجع جامع و کاربردی در حوزه نگارش اداری، به شرکت‌کنندگان امکان می‌دهند تا مهارت‌های خود را در این زمینه تقویت کرده و در مسیر حرفه‌ای خود به توسعه و پیشرفت بپردازند.

از اینجا مستقیم به صفحه دوره های نگارش اداری ایفردوسی منتقل شوید

اهمیت آموزش نگارش اداری در محیط کسب و کار

نگارش اداری به عنوان یک مهارت اساسی در محیط کسب و کار، تأثیر بسزایی بر کارایی و موفقیت سازمان‌ها و فردی‌ها دارد. (1)

در زیر به برخی از جوانب اهمیت آموزش نگارش اداری در محیط کسب و کار اشاره می‌شود:

1. ارتباطات بهبود یافته:
   نگارش اداری منجر به ارتباطات بهتر درون و برون سازمان می‌شود. مهارت در نگارش اداری، تضمین‌کننده انتقال دقیق و روان اطلاعات در مکاتبات داخلی و خارجی می‌شود.
2. تسهیل فرآیندهای داخلی:
   مکاتبات اداری صحیح و موثر، بهبود فرآیندهای داخلی سازمان را تسهیل می‌کند. توضیحات روشن و دقیق در گزارش‌ها و نامه‌ها باعث بهبود اجرای فرآیندها و انجام وظایف می‌شود.
3. تأثیر بر تصمیم‌گیری:
   نگارش اداری موثر به مدیران و تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت دقیق درک کنند و به‌طور هوشمندانه تصمیم‌های خود را اعمال کنند.
4. شفافیت و اعتبار:
   نگارش صحیح به شفافیت اطلاعات و اعتبار سازمان کمک می‌کند. مستندسازی درست و دقیق اطلاعات به افراد اعتماد بیشتری نسبت به سازمان ایجاد می‌کند.
5. موفقیت در ارتباط با مشتریان و همکاران:
   در محیط کسب و کار، نگارش اداری مناسب باعث تسهیل در ارتباط با مشتریان و همکاران خارجی می‌شود. نامه‌ها و گزارشات قویاً تأثیرگذار در ایجاد تعهدات و همکاری مؤثر هستند.
6. توسعه مهارات فردی:
   آموزش نگارش اداری، مهارات فردی را تقویت می‌کند. توانایی نگارش صحیح به افراد اعتماد به نفس بیشتری در انجام وظایف خود می‌دهد.

با توجه به اهمیت این مهارت در محیط کسب و کار، آموزش نگارش اداری نقش اساسی در توسعه فردی و سازمانی دارد و به بهبود کیفیت ارتباطات و موفقیت‌های سازمانی کمک فراوانی می‌کند.

جمع بندی

این دوره‌ها با پوشش مباحث و تمریناتی که به ارتقاء مهارات نگارشی افراد می‌پردازند، به عنوان یک مکمل ارزشمند به آموزش اصول نامه‌نگاری، گزارش نویسی، و تنظیم صورت جلسه مطرح می‌شوند.
با شرکت در این دوره‌ها، افراد می‌توانند مفاهیم اساسی تا تکنیک‌های پیشرفته نگارش را در محیط کاربردی یاد بگیرند و توانایی خود را در تبدیل محاوره به رسمی تقویت کنند.

به‌طور کلی، دوره‌های آموزش نگارش اداری با ارائه محتوای غنی و تمرینات عملی به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهند تا بهبود یابند و مهارت‌های نگارشی خود را به سطحی جدید ارتقاء دهند.

در پایان، لازم به ذکر است که این دوره‌ها به‌طور موثری نقش مکمل و تکمیلی را در ساختار آموزشی اصول نامه‌نگاری، گزارش نویسی، و تنظیم صورت جلسه ایفا می‌کنند و می‌توانند به تسلط بر تمامی جنبه‌های مهم نگارش اداری کمک موثری نمایند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی اساسی هستند و در هر نوع نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.

این نکات، درستی و حرفه‌ای بودن نامه را تضمین می‌کنند و نقطه آغازی موثر برای برقراری ارتباطات فعال در محیط کار فراهم می‌سازند.
در ادامه به برخی از این نکات طلایی پرداخته می‌شود:

1. عناوین و توقیعات مناسب:
   • عنوان نامه باید واضح و مرتبط با موضوع باشد.
   • توقیعات باید قابل خواندن و شناخته‌شده باشند. اگر از امضای دیجیتال استفاده می‌شود، باید به‌وضوح قابل تشخیص باشد.
2. زبان رسمی و ادبی:
   • از زبان رسمی و محترمانه در نوشتن نامه استفاده کنید.
   • اجتناب از استفاده از اصطلاحات غیررسمی و اصطلاحات خصوصی در نامه اداری مهم است.
3. ساختار منطقی:
   • نامه باید دارای ساختار منطقی و آراسته باشد؛ از مقدمه، بدنه متن، و ختم نامه تشکیل شود.
   • هر بخش باید به ویژه به موضوع خود تمرکز کند.
4. اطلاعات دقیق و کامل:
   • اطمینان حاصل شود که اطلاعات مربوط به آدرس، تاریخ، و اطلاعات تماس دقیق و کامل باشند.
   • در صورت نیاز، اطلاعات ارتباطی فرد مسئول نیز درج شود.
5. استفاده از فرم رسمی:
   • در صورت وجود فرم رسمی برای نامه، از آن استفاده کنید و اطلاعات را با دقت وارد کنید.
6. احترام به زمان:
   • موارد مهم و فوری را در ابتدای نامه آورده و به آنها تاکید کنید.
   • از واژه‌های مناسبی همچون “فوراً” یا “ضروری” استفاده کنید.
7. اصلاح و بازنگری:
   • نامه را قبل از ارسال، مرتب بازنگری کنید تا اطمینان حاصل شود که خطاهای امکانی برطرف شده‌اند.

رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه اداری، نقطه شروعی مؤثر برای برقراری ارتباطات حرفه‌ای و موثر در فضای کاری فراهم می‌کند

در ادامه با این نکات مهم آشنا می شوید.

پرداختن به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه ای در نامه اداری

گاهی گمان می کنیم که فلان اتفاق ربطی به موضوع ما دارد و بهتر است در نامه به آن اشاره کنیم.
در صورتی که خوانند هنگام خواندن نامه هیچ ارتباطی بین مطالب ذکر شده ما پیدا نمی کند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری شامل موارد مهمی است که در تدوین متن نامه باید به آنها توجه کرد.
یکی از این نکات، پرداخت به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه‌ای است که در ادامه به توضیح این موضوع می‌پردازیم:

پرداخت به اصل موضوع:

• هنگام نوشتن نامه اداری، اهمیت زیادی به اصل موضوع نامه داده شود.
• باید از ورود به مطالب جانبی و بی‌ربط خودداری کرده و تمرکز را بر روی موضوع اصلی نگه داشت.

خودداری از مطالب حاشیه‌ای:

• از آوردن مطالبی که ربطی به موضوع ندارند، خودداری شود.
• اگر یک مطلب در نامه اداری قرار داده می‌شود، باید با موضوع اصلی ارتباط داشته باشد تا خواننده به درستی مطلب را درک کند.

پیوند منطقی جملات:

• جملات در نامه باید با یکدیگر به صورت منطقی پیوند داشته باشند.
• از اصطلاحات یا جملاتی که بر ارتباط و پیوند با موضوع اصلی ضعف ایجاد کنند، خودداری شود.

حذف مطالب غیرضروری:

• مطالبی که به موضوع نامه کمک نمی‌کنند و ارتباط با آن وجود ندارد، حذف شوند.
• در نوشتن نامه اداری، مراعات شود که تمام مطالب ذکر شده به عنوان یک تناسب و هماهنگی کلی در نظر گرفته شوند.

پرداختن به این نکات باعث وضوح و روشنی موضوع نامه می‌شود و از ایجاد ابهامات در درک مطلب توسط خواننده جلوگیری می‌کند.
این اصول، تدوین نامه اداری را به یک فرآیند ساختارمند و مؤثر تبدیل می‌کنند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی

بسیاری هنوز گمان می کنند با به کاربردن الفاظ سخت و پیچیده می توانند تأثیر بیشتری روی مخاطب بگذارند.
در صورتی که زمانی می توانیم تأثیر خوبی روی مخاطب بگذاریم که متن ما اصولی و پیرو قواعد ساده نویسی و درست نویسی باشد.

1. استفاده از الفاظ ساده:
   • در نوشتن نامه اداری، از واژگان و اصطلاحات ساده و قابل فهم ترجیحاً استفاده شود.
   • جلوگیری از استفاده از کلمات پیچیده که ممکن است برای مخاطبان مبتدی یا بدون تخصص در زمینه موضوع، قابل درک نباشند.
2. جملات واضح و کوتاه:
   • جملات باید واضح و مختصر باشند تا مخاطبان به راحتی مطلب را درک کنند.
   • اجتناب از جملات پیچیده و دراز که ممکن است باعث ابهامات شود.
3. استفاده از مثال‌ها و توضیحات:
   • برای توضیح مطالب، از مثال‌ها و توضیحات ساده و واضح استفاده کنید.
   • این روش باعث مفهوم شدن بهتر موضوعات می‌شود.
4. تجنب اصطلاحات فنی:
   • در صورت لزوم استفاده از اصطلاحات فنی، آنها را به‌وضوح توضیح دهید تا مخاطبان بدون تخصص نیز بتوانند مطلب را درک کنند.
   • اگر امکان دارد، از اصطلاحات ساده‌تر یا تعاریف کوتاه استفاده کنید.
5. مناسبت با مخاطبان:
   • سطح زبان نامه باید با سطح تحصیلات و تخصص مخاطبان هماهنگ باشد.
   • در نوشتار، به ویژه در ارتباط با مخاطبانی که ممکن است با اصطلاحات خاص آشنایی نداشته باشند، از زبان ساده استفاده کنید.
6. مرور و بازخورد:
   • نوشته خود را مرور کرده و از دیگران بازخورد دریافت کنید تا اطمینان حاصل شود که متن به‌طور کامل قابل درک است.
   • اصلاح‌ها باید به منظور بهبود درک موضوع و زبان متن باشند.

استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی در نوشتن نامه اداری، باعث افزایش کارایی و تأثیرگذاری مطالب بر مخاطبان می‌شود و به فهم بهتر موضوعات کمک می‌کند.

مقاله ساده نویسی در نوشتن نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصل کوتاه نویسی

بسیاری از نامه های درخواست شخصی پر از دستان سرایی و بیان مطالب غیر ضروری است.
البته منکر این نیستیم که در برخی نامه ها مانند نامه درخواستی یک شهروند به یک مسئول دولتی بهتر است مقدمه ی خوبی داشته باشد.
اما نباید فراموش کنیم که خواننده نامه ما مشغله های خویش را دارد و صبر و حوصله ی او حد و حدود دارد.

پس اندازه نگه دار که اندازه نکوست …

1. کوتاهی و مختصری در مطالب:
   • در نوشتن نامه اداری، اطمینان حاصل شود که مطالب با کوتاهی و مختصری ارائه شوند.
   • اجتناب از دستان سرایی و توضیحات طولانی که ممکن است خواننده را خسته کند.
2. تمرکز بر موضوع اصلی:
   • موضوع اصلی نامه باید با وضوح مطرح شود و از حواشی و بحث‌های غیرضروری پرهیز شود.
   • توجه به اصلی بودن نامه و ارتباط مستقیم با موضوع درخواست یا اطلاع رسانی.
3. استفاده از جملات مستقیم و قاطع:
   • از جملات مستقیم و قاطع برای انتقال اطلاعات استفاده کنید تا خواننده بدون ابهام متن را درک کند.
   • اجتناب از استفاده از جملات پیچیده و غیرضروری.
4. خواندنی بودن مطالب:
   • مطالب باید به قدری خواندنی باشند که خواننده بتواند با سرعت و به راحتی محتوای نامه را درک کند.
   • از استفاده از اصطلاحات و اندازه واژگانی مناسب برای خواننده استفاده شود.
5. استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب:
   • استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب و منطقی که به روانی موضوعات را بیان کند.
   • اجتناب از زبان پیچیده و غیرقابل فهم.
6. انتخاب دقیق کلمات:
   • انتخاب دقیق و متناسب با موضوع کلمات بسیار اهمیت دارد.
   • کلمات باید واضح و مفهوم باشند تا خواننده بدون اشکالی مطلب را درک کند.

رعایت اصل کوتاه نویسی در نامه اداری باعث جلب توجه و تسهیل در درک مخاطبان می‌شود، به خصوص زمانی که آنها مشغول مسائل خود هستند و به کمال توجه به نوشته شما نیاز دارند.

مقاله زیبانویسی نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: طرح موضوع، مضمون منطقی و کامل

عملاً باید نتیجه با مقدمه سنخیت داشته باشد.

در واقع آنچه که به خواسته ما در انتهای نامه قدرت می بخشد و موجهش می کند طرح موضوع در ابتدای نامه است.
معمولاً طرح موضوع در پیکره اصلی نامه بزرگترین بخش نامه است؛ زیرا در این بخش به دلایل توجیهی خواسته­امان می پردازیم.

1. مقدمه موزون و متناسب:
   • مقدمه نامه باید به طور موزون و متناسب با موضوع باشد.
   • ارائه یک توضیح کوتاه از موضوع به خواننده کمک می‌کند تا به درستی در متن نامه هدایت شود.
2. ارایه مضمون به شیوه‌ای منطقی:
   • مضمون نامه باید به شیوه‌ای منطقی و پیوسته ارائه شود.
   • اطلاعات باید به ترتیب مناسب و به شکلی که خواننده بتواند آنها را به راحتی پیگیری کند، آمده باشند.
3. توجیه درخواست یا مطلب:
   • در بخش مربوط به طرح موضوع، توجیه و توضیح دقیق در مورد دلایل و اهمیت موضوع بیان شود.
   • ارائه دلایل قانع‌کننده و مستند به کمک اطلاعات و ارقام می‌تواند اثربخش باشد.
4. استفاده از نمونه‌ها و شواهد:
   • از نمونه‌ها و شواهد مناسب برای نشان دادن و تقویت مطالب استفاده شود.
   • ارائه مثال‌های واقعی و شواهد قابل اثبات، موضوع را برای خواننده واضح‌تر می‌کند.
5. استفاده از ترتیب منطقی در ارائه اطلاعات:
   • اطلاعات باید به ترتیب منطقی ارائه شوند؛ از مهمترین مسائل به جزئیات کمتر.
   • ترتیب چیدمان منطقی باعث سهولت در درک موضوع و اتصال مطالب می‌شود.
6. خلاصه‌ای از موضوع در پایان:
   • در پایان نامه، یک خلاصه از موضوع و دلایل اصلی ارائه شده باشد.
   • این خلاصه می‌تواند به خواننده کمک کند تا نکات کلیدی را به یاد بیاورد.
7. استفاده از زبان معقول و فهم‌پذیر:
   • از زبان ساده و فهم‌پذیر در طرح موضوع استفاده شود تا مطالب به درستی و با سهولت توسط همه افراد درک شود.

رعایت این نکات طلایی در ارایه طرح موضوع و مضمون نامه اداری، به خواننده این امکان را می‌دهد که با درستی و سرعت موضوع را درک کند و به نتیجه مطلوب دست پیدا کند.

طرز نوشتن طرح موضوع در نامه اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با به کارگیری لحن جدی و رسمی

کمتر دیده شده یک نامه اداری لحن طنزآمیز داشته باشد، اما تا دلتان بخواهد متونی با عبارات و اصطلاحات چاپلوسانه وجود دارد.
قطعاً گفتار چاپلوسانه جلوه ای زشت و گاهی تأثیری معکوس در برآورده شدن خواسته ما دارد.

در مقابل استفاده از لحنی گستاخانه به دور از ادب خواهد بود.

1. استفاده از لحن جدی و رسمی:
   • در نامه اداری، از لحنی جدی و رسمی استفاده کنید تا احترام به محتوا و مخاطبان حفظ شود.
   • این لحن به خواننده اطمینان می‌دهد که مسئله به جدیت و مهمیت برخوردار است.
2. پرهیز از لحن طنزآمیز:
   • بهتر است از استفاده از لحن طنزآمیز در نامه اداری خودداری کنید.
   • لحن طنزآمیز ممکن است موجب ابهام یا کاهش جدیت مطلب شود.
3. پرهیز از عبارات چاپلوسانه:
   • از عبارات چاپلوسانه و مسیحاً جلب توجه به دور بوده و در نامه‌های اداری مناسب نمی‌باشد.
   • استفاده از عبارات رسمی و ادبیات متعارف مناسب‌تر است.
4. حفظ ادب و احترام:
   • در انتخاب کلمات و اصطلاحات، ادب و احترام را حفظ کنید.
   • از اظهار نظرها یا افترا به دیگران خودداری کنید.
5. استفاده از عناصر فرمال:
   • از عناصر فرمال نظیر افتتاحیه‌های معمول، ختم نامه، و اصطلاحات رسمی در نوشتار استفاده کنید.
   • این عناصر به نامه اداری شکل و شمایل مناسبی می‌بخشند.
6. اجتناب از لحن گستاخانه:
   • هرگونه لحن گستاخانه یا توهین‌آمیز در نامه اداری مختلف از اصول اخلاقی و حرفه‌ای خارج است.
   • ادبیات و انتخاب لغات باید با احترام به مخاطب باشد.
7. بررسی متن به دقت:
   • متن نامه را به دقت مرور کنید تا اطمینان حاصل شود که لحن مناسب و رسمی حفظ شده است.
   • اصلاح‌های لازم را انجام دهید تا هیچ ابهامی در ارتباط با لحن نوشتاری پیش نیاید.

رعایت این نکات طلایی در استفاده از لحن جدی و رسمی در نامه اداری، به ایجاد یک ارتباط محترمانه و حرفه‌ای با مخاطبان کمک خواهد کرد.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت جایگاه و مقام

در نامه های اداری بسته به جایگاه مخاطب که بالاتر، پایین تر یا همطراز است از اصطلاحات متفاوتی استفاده می کنیم.

در واقع هر بخش از نامه اصطلاحات خاصی متناسب با مقام مخاطب دارد.

1. شناخت مقام مخاطب:
   • یکی از اولین نکات طلایی نوشتن نامه اداری، شناخت دقیق از مقام و جایگاه مخاطب است.
   • درک واضح از مقام مخاطب امکان استفاده از اصطلاحات مناسب را فراهم می‌کند.
2. استفاده از اصطلاحات رسمی:
   • در نامه اداری، از اصطلاحات رسمی و فرمال استفاده شود.
   • این اصطلاحات باعث حفظ ارتباط حرفه‌ای و ادبی با مخاطب می‌شوند.
3. توجه به عناصر فرمیتی:
   • از عناصر فرمیتی نظیر “جلب توجه”، “ختم نامه” و “امضا” با توجه به جایگاه مخاطب در نامه استفاده شود.
   • این عناصر به نامه شکلی مطلوب و مناسب می‌بخشند.
4. استفاده از عناصر احترام آمیز:
   • از عبارات احترام‌آمیز و مورد تایید برای ارتباط با مقامات و اشخاص مهم استفاده شود.
   • این اصطلاحات به احترام به جایگاه مخاطب اطمینان می‌دهند.
5. توجه به سلایق فرهنگی:
   • در استفاده از اصطلاحات، به سلایق فرهنگی و زبانی مخاطب توجه شود.
   • این کار باعث فهم بهتر و ایجاد ارتباط نزدیک‌تر با مخاطب می‌شود.
6. مناسبت با موقعیت:
   • اصطلاحات انتخاب شده باید با موقعیت مکاتبه متناسب باشند.
   • درخواست‌ها و اظهارنظرها با اصطلاحاتی که به مقام مخاطب مناسبت داشته باشند، ارائه شوند.
7. استفاده از زبان مناسب:
   • زبان نامه باید به طور کلی مناسب با جایگاه و مقام مخاطب باشد.
   • از زبان مناسب به موقعیت و مخاطب استفاده شود.

رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری باعث ایجاد یک ارتباط حرفه‌ای و مؤثر با مخاطبان مختلف و با جایگاه‌های مختلف خواهد شد.

مقاله آموزش نامه نگاری اداری و اصطلاحات

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با پرهیز از اعمال سلیقه فردی

نامه های اداری از اصولی واحد پیروی می کنند.
که این اصول در برخی سازمان ها کمی متفاوت است.
اما هر چه هست سلیقه ای نیست و نباید با سلیقه و اختیار خود چارچوب آن را بر هم زنیم.

1. پیروی از استانداردها و اصول:
   • در نوشتن نامه اداری، از استانداردها و اصول مرتبط با نامه‌نگاری پیروی کنید.
   • استفاده از چارچوب‌ها و قواعد معمول در سازمان‌ها به تداوم و یکنواختی نوشتار کمک می‌کند.
2. تعیین ساختار استاندارد:
   • تعیین ساختار استاندارد برای نامه‌های اداری، از جمله بخش‌بندی مقدمه، متن اصلی، و ختم نامه، به ایجاد یک چارچوب یکنواخت کمک می‌کند.
   • این ساختار استاندارد به جلوگیری از اعمال سلیقه فردی کمک می‌کند.
3. استفاده از زبان رسمی:
   • زبان نامه باید رسمی و مناسب با محتوا و مخاطب باشد.
   • از عبارات رسمی و اصطلاحات استاندارد در ارتباط با محتوای نامه استفاده شود.
4. تناسب با موضوع:
   • نوع نامه باید با موضوع و مخاطب متناسب باشد.
   • اگر نوع مخاطب یا موضوع خاصی نیاز به استفاده از اصطلاحات خاص دارد، آن را رعایت کنید.
5. استفاده از قلم استاندارد:
   • در انتخاب قلم نوشتاری از قلم‌ها و اندازه‌های استاندارد استفاده شود.
   • قلم و اندازه متن باید به گونه‌ای باشد که متن به راحتی قابل خواندن باشد.
6. تجنب اظهار نظرهای شخصی:
   • اظهار نظرهای شخصی و احساسات فردی در نامه اداری جای‌ندارد.
   • مطالب باید بر اساس حقایق و اطلاعات موجود ارائه شوند و از اظهار نظرهای شخصی خودداری شود.
7. استفاده از علامت‌های قانونی:
   • در نوشتن نامه‌های رسمی، از علامت‌های قانونی نظیر تاریخ، عنوان، و امضاها استفاده کنید.
   • این علامت‌ها به نامه طابع رسمی‌تری می‌بخشند.

رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه‌های اداری، به حفظ یکنواختی و اعتبار مکاتبات اداری کمک می‌کند و از اعمال سلیقه فردی در متن نامه جلوگیری می‌کند.

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با خودداری از استفاده از واژگان بیگانه

بسیاری از واژگان بیگانه معادل­ها فارسی زیبایی دارند که به جذابیت بیشتر متن کمک به سزایی می کنند.
فقط کافیست با آنها آشنا باشیم و به کار گیریم.

فراموش نکنید برخی واژگان ریشه های بیگانه دارند و قرن هاست در زبان ما جا خوش کرده اند.
آنها همانهایی هستند که در گفتار روزمره نیز از آنها استفاده می کنیم. نسبت به آنها حساس نباشید.

1. استفاده از واژگان فارسی زیبا و مناسب:
   • از واژگان فارسی زیبا و مناسب استفاده کنید تا جذابیت و زیبایی متن نامه افزایش یابد.
   • تلاش کنید تا واژگان مناسبی را که جلب توجه مخاطبان را داشته باشند، انتخاب کنید.
2. آشنایی با معادلهای فارسی:
   • با معادلهای فارسی واژگان بیگانه آشنا شوید و آنها را در متن نامه به کار ببرید.
   • این کار به تنوع و ثروت لغات متن شما افزوده و جذابیت آن را ارتقا می‌دهد.
3. احتراز در استفاده از واژگان بیگانه:
   • اگر واژگان بیگانه در فارسی به گونه‌ای استفاده شوند که جذابیت و زیبایی را بیشتر کنند، می‌توان از آنها استفاده کرد.
   • اما در هر صورت، معتدل بوده و از اغراق در استفاده از آنها پرهیز کنید.
4. حفظ تعادل:
   • تعادل میان استفاده از واژگان فارسی و بیگانه را حفظ کنید.
   • بررسی کنید که آیا استفاده از واژگان بیگانه جلب توجه مخاطبان را افزایش می‌دهد یا آیا از معنای متن کاسته است.
5. استفاده از واژگان با ریشه‌های فارسی:
   • در صورت نیاز به استفاده از واژگان با ریشه بیگانه، ترجیحاً واژگانی با ریشه‌هایی که از نظر شکل و صدا به فارسی نزدیک‌تر هستند، انتخاب کنید.
6. استفاده از اصطلاحات متداول:
   • از اصطلاحات و افعال متداول در زبان فارسی استفاده کنید تا ارتباط موثرتری با مخاطبان برقرار شود.
7. احتراز در استفاده از اصطلاحات فرهنگی:
   • در استفاده از اصطلاحات فرهنگی حساس باشید و از این اصطلاحات به گونه‌ای استفاده کنید که به همه مخاطبان متن قابل فهم باشد.

با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در استفاده از واژگان مناسب، به خواننده این امکان را می‌دهد که مطالب را به راحتی درک کرده و از جذابیت زبان لذت ببرد.

مقاله معادل ساده و فارسی اصطلاحات سخت مکاتبات اداری

نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصول جزء (تقسیم متن به بند)

ظاهر سطربندی و تمایز بندها (پاراگراف ها) در هر متنی از ضروریات است که نامه های اداری از این قاعده بیرون نیستند.
برای مثال سلام و احترام در سطری جدا از پیکره اصلی نامه، و خواسته در بندی جدا از طرح موضوع نوشته می شود.

در نامه های چند موضوعی نیز، هر طرح موضوع و خواسته بایستی در بندی جداگانه تنظیم گردد.

1. تقسیم به بندها با موضوع مشخص:
   • متن نامه را به بندهای مختلف تقسیم کنید، هرکدام با یک موضوع خاص.
   • هر بند باید به یک جنبه یا جزء از موضوع پرداخته و از آن نظر داده شود.
2. سلسله مراتب منطقی:
   • ترتیب بندها باید از موضوع عمده تا جزئی‌ترین مسائل، یا از اهمیت بالاتر به پایینتر، سلسله مراتبی باشد.
   • این ساختار باعث افزایش فهم مخاطب در خصوص محتوای نامه می‌شود.
3. پرهیز از بندهای طولانی:
   • تا حد ممکن از بندهای طولانی خودداری کنید تا مخاطبان به راحتی متن را می‌خوانند.
   • بندها با اندازه‌های متعادل و موضوعی تر، خواندن متن را سهولت بخشیده و تداوم فهم را تضمین می‌کنند.
4. استفاده از خطوط خالی:
   • بین بندها خطوط خالی قرار دهید تا جدایی موضوعات و ایده‌ها روشن تر شود.
   • این خطوط خالی به خوانایی متن کمک کرده و استراحت بصری برای خواننده فراهم می‌آورد.
5. محل مناسب برای اطلاعات تکمیلی:
   • اطلاعات تکمیلی یا افسردگی‌ها را در بندهای جداگانه قرار دهید.
   • این اطلاعات تکمیلی می‌توانند در انتهای نامه یا در بند مخصوصی قرار گیرند.
6. بندهای آغازین و ختم نامه:
   • بند آغازین باید حاوی معرفی و اطلاعات اولیه باشد.
   • بند ختم نامه باید شامل خلاصه‌ای از اصلی‌ترین نکات و خواسته‌ها باشد و خواننده را به اقدام دعوت کند.
7. اهمیت تمایز بندها:
   • هر بند باید اطلاعاتی جدید یا متفاوت ارائه دهد.
   • ایجاد تمایز بین بندها به وضوح و پیش بینی کننده برای مخاطب می‌آید.

با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در تقسیم‌بندی متن نامه، به خواننده امکان می‌دهد محتوای نامه را به راحتی درک کند و به تداوم درک مفهومی متن کمک می‌کند. (1)

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: اصول ماشین نویسی و علایم نگارشی

متاسفانه در نامه نگاری های اداری اهمیّت کمی به قواعد ماشین نویسی یا همان تایپ وعلایم نگارشی مانند: نقطه، ویرگول، پرانتز، دونقطه و … قائل هستند.

رعایت نکردن جایگاه علایم نگارشی سبب کژتابی و خستگی خواننده می شود.

1. رعایت املاء و نویسه‌نگاری:
   • به دقت املاء کلمات را رعایت کنید و از نویسه‌نگاری صحیح استفاده کنید.
   • اشتباهات املائی و نویسه‌نگاری می‌توانند اعتبار و شفافیت متن را کاهش دهند.
2. استفاده صحیح از علایم نگارشی:
   • جایگاه صحیح علایم نگارشی نظیر نقطه، ویرگول، پرانتز و دونقطه را رعایت کنید.
   • استفاده صحیح از این علایم به وضوح و روشنی ارتقاء می‌یابد.
3. جدا کردن عبارات با ویرگول:
   • برای جدا کردن عبارات مستقل که مرتبط هستند از ویرگول استفاده کنید.
   • این کار به روانی و خوانایی متن کمک می‌کند.
4. استفاده از نقطه در نهایت جمله:
   • هر جمله با یک نقطه در نهایت خود پایان یابد.
   • این اصول اساسی نگارشی به خوانایی و درک مطلب افزوده می‌شوند.
5. استفاده از پرانتز با دقت:
   • پرانتز را با دقت و در جایگاه‌های مناسب استفاده کنید.
   • این علامت درست به مفهوم جملات اضافه شده و اطلاعات تکمیلی ارائه می‌دهد.
6. استفاده از دونقطه در جاهای مناسب:
   • دونقطه را در جاهایی که نشان دهنده توضیح، تعریف یا فهم بهتر مفهوم است، استفاده کنید.
   • این علامت به وضوح و شفافیت متن افزوده و خواننده را راهنمایی می‌کند.
7. عناوین و زیرعناوین:
   • از ترتیب مناسب و استاندارد در استفاده از عناوین و زیرعناوین در نامه‌ها پیروی کنید.
   • این اصل باعث سازماندهی مفاهیم و آسانی در درک محتوای نامه می‌شود.

رعایت این نکات در نگارش نامه‌های اداری به تشویق خواننده به خواندن و درک بهتر متن کمک می‌کند و تداوم فهم را تضمین می‌کند.

دانلود کتابچه رایگان نشانه گذاری در فارسی (موبایلی)

نکات طلایی نوشتن نامه اداری: شماره و تاریخ گذاری، اشاره به پیوست

در نامه های شخصی، نداشتن شماره امری طبیعی است اما نامه هایی که از یک شرکت یا اداره صادر می شوند ملزم به داشتن شماره هستند.

تاریخ و اشاره به پیوست هم از ضروریات هر نامه اداری است.
گاهی می توان تاریخ را در انتهای نامه پس از امضا قید کرد.
اما اشاره به پیوست در سربرگ نامه از آن جهت که هنگام دریافت و ارجاع توسط دبیرخانه سبب فراموش نشدن و تحویل دقیق و کامل آن می شود ضروری است.

1. شماره و تاریخ گذاری:
   • نامه‌های اداری باید شماره امر یا شماره نامه داشته باشند.
   • تاریخ نامه در سربرگ یا انتهای نامه قید شود و باید با دقت و به شیوه استاندارد وارد شود.
2. اشاره به پیوست:
   • در صورتی که پیوستی به نامه ارفاق شده باشد، در سربرگ نامه به وضوح اشاره کنید.
   • از جزئیات مربوط به پیوست، مانند تعداد صفحات یا نوع اسناد، در این قسمت با خلاصه و روشنی اطلاع دهید.
3. مکان قرارگیری تاریخ:
   • تاریخ نامه می‌تواند در سربرگ نامه در بالای صفحه یا در انتهای نامه پس از امضا قرار گیرد.
   • مطابق با استانداردهای سازمان یا اداره، مکان قرارگیری تاریخ را مشخص کنید.
4. شماره‌گذاری منظم:
   • اگر شماره امر یا نامه در داخل مؤسسه یا اداره‌ای که نامه صادر می‌شود دارای سیستم خاصی است، از شماره‌گذاری منظم و متناسب با این سیستم استفاده کنید.
5. استفاده از زبان رسمی:
   • از زبان رسمی و موقت در اشاره به تاریخ، شماره، و اطلاعات پیوست استفاده کنید.
   • این اطلاعات باید با دقت و بدون ابهام ارائه شوند.
6. توجه به جزئیات پیوست:
   • در اشاره به پیوست، جزئیات مربوط به محتوای پیوست باید دقیقاً مشخص شوند.
   • این موارد می‌توانند کمک کننده باشند تا دریافت کننده نامه به راحتی به پیوست مورد نظر دسترسی پیدا کند.

رعایت این نکات در سربرگ نامه اداری به سازماندهی و افزایش شفافیت متن کمک می‌کند و موثریت در ارتباطات اداری را تقویت می‌کند.

خرید بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری

در استفاده واژگان در نامه اداری، گاهی اوقات مشاهده می‌شود که نویسنده به جای استفاده از واژگان ساده و مفهوم، به پیچیده نویسی یا “قلمبه سلمبه نوشتن” روی آورده و از اصطلاحات یا واژگانی استفاده می‌کند که ممکن است تعبیر نادرست یا پیچیده برای مخاطبان باشد.

این امر ممکن است باعث ایجاد سوءتفاهم، کاهش شفافیت، و حتی افت کیفیت ارتباطات اداری گردد.
در پایین جدولی از مثال های این چنینی گرد هم آورده ایم که در نامه های اداری به نادرست استفاده شده بودند.

با نگاه به موارد زیر بیش از پیش مراقب این گونه نادرستی ها باشید.

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

مشکلات استفاده نادرست از واژگان در نامه اداری:

1. سرعت درک محتوا:
   استفاده از اصطلاحات نادرست ممکن است باعث کاهش سرعت درک محتوا توسط مخاطبان شود. واژگان ساده و روشن تر، مطلب را برای خواننده قابل فهم‌تر می‌سازند.
2. سوءتفاهم:
   استفاده از اصطلاحات نادرست می‌تواند به سوءتفاهم و تفسیرهای نادرست منجر شود. این امر ممکن است باعث ایجاد مشکلات در ارتباطات و تداخل در تبادل اطلاعات شود.
3. افت شفافیت:
   استفاده از واژگان پیچیده ممکن است باعث افت شفافیت در ارتباطات اداری شود. وقتی که مخاطبان نمی‌توانند به راحتی محتوای پیام را درک کنند، شفافیت کلی پیام کاهش می‌یابد.

راه‌حل‌ها و توصیه‌ها برای استفاده بهتر واژگان در نامه اداری:

1. استفاده از واژگان ساده و معانی روشن:
   نویسندگان نامه‌های اداری باید از واژگان ساده و مفهوم استفاده کنند تا مطالب به درستی و بدون ایجاد سوءتفاهم به مخاطبان منتقل شود.
2. تجنب اصطلاحات فنی بی‌مورد:
   در صورتی که استفاده از اصطلاحات فنی لازم نیست، بهتر است از آن‌ها خودداری شود و از واژگانی استفاده شود که توسط همه مخاطبان درک شوند.
3. استفاده از مثال‌ها و توضیحات:
   برای توضیح واضح مفاهیم، می‌توان از مثال‌ها و توضیحات استفاده کرد تا اطلاعات بهتری به مخاطبان منتقل شود.

به کمک این راه‌حل‌ها، نویسندگان نامه‌های اداری می‌توانند از جایگزینی نادرست واژگان خودداری کنند و ارتباطات خود را بهبود بخشند.

نکات مهم برای استفاده از واژگان در نامه اداری:

1. وضوح و روشنی:
   واژگان باید واضح و روشن باشند تا مخاطبان بتوانند مطلب را به سادگی درک کنند. از واژگان ساده و معانی روشن استفاده کنید و از اصطلاحات نادرست یا پیچیده‌تر خودداری کنید.
2. تناسب با مخاطب:
   هنگام نوشتن نامه اداری، واژگان را به شکلی انتخاب کنید که با سطح دانش و شغف مخاطبان شما تطابق داشته باشد. این امر به ایجاد ارتباط موثرتر کمک می‌کند.
3. استفاده از لغات فنی به میزان لازم:
   اگر نامه اداری مربوط به حوزه‌ای خاص باشد، استفاده از لغات فنی ممکن است لازم باشد، اما این لغات باید با دقت و در میزان لازم به‌کار رفته و در صورت امکان همراه با توضیحات و تعاریف مختصر باشند.
4. استفاده از اصطلاحات متداول در صنعت:
   در صورت نیاز به استفاده از اصطلاحات متداول در صنعت یا حوزه مرتبط با نامه، بهتر است از اصطلاحات شناخته‌شده و در حد متوسط استفاده شود تا مخاطبان به مشکل برنخورند.
5. استفاده از لغات مناسب فرمالیته:
   نوع فرمالیته نامه می‌تواند تعیین‌کننده در انتخاب واژگان باشد.
   در نامه‌های رسمی و اداری، به استفاده از واژگانی با فرمالیته مناسب توجه کنید تا ارتباط شما با گیرنده نامه به نحوی باشد که در محیط‌های اداری مورد تقدیر قرار گیرد.
6. اصلاح و تصحیح:
   هر نامه اداری باید پس از نوشته شدن، مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد. تصحیح نهایی شامل بررسی واژگان، اصطلاحات و ساختار جملات است تا اطمینان حاصل شود که مطلب به درستی و با اصول ارتباطات اداری منتقل شده است.

استفاده صحیح از واژگان در نامه اداری می‌تواند تأثیر مهمی در افزایش شفافیت، درک بهتر مطلب، و بهبود ارتباطات اداری داشته باشد. (1)

پیام اصلی نامه اداری

پیکره و پایان نامه اداری، به عنوان دو عنصر اساسی در هر نامه، نقش بسیار حیاتی در ارتباطات اداری ایفا می‌کنند.

پیکره، به عنوان تصویر ظاهری نامه، شامل سربرگ، نشانی گیرنده و فرستنده، و تاریخ نامه است.
این اطلاعات برای ایجاد هویت و تصویر صحیح اداره یا سازمان ارائه می‌شوند.

پایان‌نامه به عنوان بخشی مختصر و قاطع در نهایت نامه، پایان و اتمام پیام اصلی را مشخص می‌کند.
استفاده از اصطلاحات مودبانه و توجه به زبان رسمی در این قسمت، به اطمینان از منتقل‌شدن پیام به نحو صحیح و حرفه‌ای کمک می‌کند.

در پیکره و پایان نامه اداری، دقت به جزئیات مانند تاریخ، نام و نشانی گیرنده و فرستنده از اهمیت زیادی برخوردار است.
همچنین، تأکید بر مختصر بودن و وضوح در بیان اطلاعات در پایان نامه اداری، به افزایش تأثیرگذاری نامه کمک می‌کند.

نقطه قوت یک نامه اداری در درستی تنظیم و بیان متن اصلی آن است.

برخی از ایرادات نامه های اداری امروزه به عدم رعایت استانداردها و مبانی نگارشی، منجر به نارسایی و مبهمی متن اصلی نامه می‌شود.
در نتیجه، ارتباطات و پیگیری‌های اداری به خوبی انجام نمی‌شود و اهداف نامه ممکن است به درستی حقق نشود.

با رعایت استانداردهای نگارشی و تأکید بر وضوح و دقت پیکره و پایان نامه اداری، می‌توان از این ابزار اداری برای ارتقاء کارایی و کیفیت ارتباطات در محیط‌های اداری بهره‌مند شد.

نکات مهم در پیکره و پایان نامه اداری

 به خاطر داشته باشیم هنگام نوشتن پیکره و پایان نامه اداری:

• همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید.
  آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.
  پیش از نوشتن نامه بیندیشید.
  نوشتن حاصل اندیشه و تفکّر است، پس اندیشه قبل از نوشتن انجام می گیرد و کلام یا نوشتار محصول تفکر و تخیل است، که با ابزار سخن یا با واژگان و حروف ثبت و درج می شود.
  نوشته ی خوب و مؤثر، نتیجه ی فکر تیز، اندیشه ی قوی، نظم ذهنی و قدرت استنباط دقیق است.
  حال اگر دقیق تر به موضوع نوشتن بیندیشید هر نوشته ای از دو مرحله ی اساسی تشکیل می شود؛ اول تفکّر؛ دوم بیان فکر.
  کار نویسنده به نقّاش شبیه است؛ نقّاش ابتدا طرح اوّلیه و کم رنگی به عنوان زیرساز می ریزد.
  سپس نقش خود را می نگارد. نویسنده نیز طرح اولیه را در ذهن خود فراهم می کند؛ سپس به کمک عواملی چند آن ها را بر صفحه می آورد.

• مختصر بنویسید و جمله ها را بی دلیل طولانی نکنید.
  کاربرد لغات مشکل برای اظهار فضل یا خوشایند رئیس نه تنها مؤثر نیست؛ بلکه موجب کندی فهم خواننده و بی اثر بودن نوشته و کسالت آور خواهد بود.
  اگر نامه ی اداری وسیله ی ارتباطی است، باید ساده، روشن و دقیق باشد و به وضوح هدف را برساند. (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید.
  گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آن ها دچار مشکل و خواننده ی اصلی را سردرگم می کند.
  اگر به ناگزیر در پیام اصلی باید چند مسأله را طرح کنید، ابتدا مساله ی مهم و اصلی ذکر شود؛ در این صورت بهتر است موضوع های مختلف را در بند (پاراگراف)ها و با اختصاص شماره به هر یک از هم جدا کنید.

• گویا، رسا و بدون ابهام بنویسید.
  هنگام تنظیم نامه باید چنان بنویسیم که نامه نگاری اداری به حداقل کاهش یابد و مجبور نباشیم برای توضیح نامه ی قبل، دو یا چندباره مکاتبه کنیم.

• از عیوب زبانی و بیانی خالی باشد.
  ضعف پیام رسانی ناشی از دو مسأله ی اساسی است:
  ضعف بیانی در انتقال پیام به این معنی که نویسنده ی نامه نمی داند چگونه مفهوم مورد نظر را به ساده ترین بیان بازگوید؛ ضعف زبانی که باعث می شود نویسنده ی نامه نتواند مقصود خود را بیان دارد.
  ضعف هایی نظیر درازنویسی، کاربردهای نابجا، کاربرد کلمات دشوار و … (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هنگام نوشتن نامه، تملّق و ریا، چاپلوسی و تعارفات و مبالغه های تحقیرآمیز را به کنار می زنیم.
  امروزه عبارت پردازی هایی چون ((منوط به رأی مبارک))، ((به عرض مبارک حضرت عالی می رسد))، ((هر گونه که مقرر فرمایند)) و ((به طوری که خاطر آن جانب مستحضر است)) دیگر در عرف اداری ما جایی ندارد.

• نامه باید با صراحت و قاطعیت نوشته شود.
  نامه های دوپهلو، محافظه کارانه و کلّی گره گشا نیست.
  موضوع نامه را کوتاه و روشن بیان کنیم.
  اگر موضوع نامه پیچیده و مبهم است آن را به بخش های مختلف تقسیم کنیم تا بهتر قابل فهم باشد.
  به خواننده هم نیم نگاهی داشته باشیم.
  ممکن است او مانند ما به سابقه ی موضوع آگاهی نداشته باشد و اگر لازم است به زمینه های قبلی هم اشاره شود.
  در ابتدای نامه اطلاعات کلی و لازم را ارائه دهیم.

مطالب را بر اساس اهمیت تنظیم کنیم، در آغاز نامه نگاری اداری از ذکر مطالب جزئی خودداری کنیم؛ زیرا خواننده را از مطلب اصلی بازمی دارد. (1)

پایان و نتیجه گیری نامه اداری

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد.
اغلب عبارت پایانی نامه های اداری را سپاس و تشکر، توفیق برای گیرنده، درخواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.

صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند:

…… لذا خواهشمند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورید.

…… بنابراین، از متقاضیان خواهشمند است مدارک خود را تا پایان وقت اداری …… به این اداره ارسال دارند.

…… بدیهی است اعمال قانون پیش گفته، اثرات مطلوبی را در روند مدیریتی بر جای خواهد گذاشت، انتظار می رود یک یک اعضای آن سازمان خود را موظف به رعایت آن نمایند.

به یاد داشته باشیم در پیکره و پایان نامه اداری:

1- بر آن چه خواسته ایم تأکید می ورزیم؛

2- گیرندگان را به انجام درخواست خود تشویق می کنیم؛

3- پیام یا خواسته ی خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه می کنیم؛

4- مدّت زمان پاسخ گویی و اثرات موضوع را یادآور می شویم؛

چند نمونه از پیکره و پایان نامه اداری

– بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام و اجرای این درخواست تسریع به عمل آید.

– خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

– با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه ی مذکور دقت لازم را داشته باشند.

– از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری ….. به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند.

خرید محصول دوره مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

در کتاب دستیار نامه نگاری چندین نمونه نامه اصولی و رایج مورد تحلیل قرار گرفته است. از بررسی اجزای مختلف یک نامه گرفته تا طرز جمله بندی آن. در ادامه در قالب یک ویدیو خواهیم دید کتاب دستیار نامه نگاری چگونه به این موضوع پرداخته است:

اگر تصمیم گرفتی نامه نگاریو یاد بگیری بسته دستیار نامه نگاری یک محصول فوق العاده برای توئه

((( خرید بسته دستیار نامه نگاری اداری )))

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

تشکر در نامه های اداری به دو نوع اصلی درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می شود. در نوع دورن سازمانی از سازمانمان نامی نمی بریم و فقط به نام و یا نام و خانوادگی و سمت خویش بسنده می کنیم. اما در نامه برون سازمانی بایستی پس از سمت، عنوان سازمان را بنویسیم. در ادامه در ویویو خواهیم دید که در کتاب دستیار مقوله تشکر نامه اداری چگونه شرح داده شده است:

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

در نامه های درخواستی اداری پس از طرح موضوع، بیان خواسته را داریم. نویسنده نامه بنا به مقام مخاطب با اصطلاحی خاص درخواست خود را مطرح می کند. فقط فراموش نکنیم که هر درخواستی نیاز به آوردن دلیل در بخش طرح موضوع دارد (مگر برخی نامه ها به مقام پایین که جنبه دستوری دارند). در این ویدیو با طرز نوشتن خواسته، جایگاه و اصطلاحات آن آشنا می شویم.

در ادامه ویدیویی خواهیم داشت که به بررسی اصطلاحات و جایگاه خواسته از کتاب دستیار نامه نگاری پرداخته است.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

نامه ی درخواست انتقالی یکی از پرکاربردترین نامه های درخواستی است که از سوی کارمندان به مدیران سازمان ارایه می شود. گفتنی است این نامه یک نامه ی درون سازمانی محسوب می شود و در سازمان های بزرگ که شعب متعددی دارند جایگاه دارد. در واقع بایستی مبدأ و مقصد انتقال زیرمجموعه یک سازمان باشند.

آموزش نامه نگاری اداری

اما چه نکاتی در نوشتن یک نامه درخواست انتقالی باید رعایت شود:

دلیل یا دلایل نیاز به انتقال

تمام نامه های درخواستی در بخش طرح موضوع خود به دلایل درخواست اشاره می کنند. اشاره به دلایل درخواست در نامه های انتقالی بیش از هر نامه ی دیگری ضرورت دارد. مگر اینکه نامه، پیگیری نامه یا نامه های قبلی باشد در اینصورت از تکرار دلایل خودداری می کنیم.

اما چه دلایلی موثرترند؟

می توان 2 مورد زیر را معیاری برای سنجش میزان تأثیرگذاری دلایل آورده شده برای درخواست انتقال دانست.

1- نباید مساله یا اتفاقی که باعث شده انتقالی بگیریم زودگذر باشد

قطعا مساله یا اتفاقی که بیش از 1 ماه ادامه ندارد بیشتر نیاز به مرخصی دارد تا انتقال. پس در نامه به زمانبر بودن مساله اشاره نمایید. برای مثال نگهداری از پدر یا مادر که سالمند هستند یک کار زمانبر به حساب می آید. اما درمان یک بیماری هم می تواند زمانبر باشد و هم در زمان کوتاه انجام پذیرد. پس نیاز به آگاهسازی مدت آن دارد.

2- ارایه مدارک و مستندات از دلایل درخواست

قطعاً ارایه مدارک و مستندات از دلیل مطرح شده، تأثیر بیشتری در پذیرفتن درخواستمان دارد. ارایه مدارک و مستندات سبب باورپذیری بیشتر از مساله می شود. این مدارک می تواند توصیه نامه پزشک یا نامه ای از یک سازمان معتبر مبنی بر صحت و تأیید موضوع باشد.

ابراز ضرورت درخواست

بیان اینکه انتقال تنها راهکار حل مسأله است از نکات ضروری نامه های انتقالی به حساب می آید. فراموش نکنید که کسی که درخواست ما را مورد بررسی قرار می دهد به این فکر می کند که آیا واقعاً دلیل شما برای درخواست منطقی است یا خیر؟! آن مقام با اطلاعات ناقصی که دارد سعی خواهد کرد منطقی بودن درخواست شما را مورد قضاوت قرار دهد. ارایه اطلاعات کافی با حفظ کوتاهی نامه و رسا بودن مفاهیم وظیفه درخواست کننده است. باید در نامه به گونه ای ثابت کنیم که انتقال به محل مورد نظر بهترین راهکار یا حتی تنها راه حل است. برای مثال اگر دلیل ما نگهداری از والدین سالمندمان باشد باید بیان کنیم که خواهر یا برادرمان بنا به دلایلی عهده دار  این مسئولیت نمی شوند (البته به دلایل به صورت کوتاه اشاره کنید) و توانایی مالی برای استخدام پرستار نداریم.

ایجاد یک فضای احساسی

همواره یکی از ویژگی های مهم یک نامه خوب و تأثیرگذار توانایی تحریک و تهییج احساسات خواننده است. به عبارتی سعی کنید با به کارگیری صفت ها، اصطلاحات و افعال زیبا و گویای مسأله، نبض احساسات مدیرتان را در دست بگیرید. برخی صفات و قیدها در جمله نه تنها بیانگر دقیق ابعاد موضوع هستند بلکه بار احساسی زیادی منتقل می کنند. به صفتهایی مانند: مشقت بار- ناگوار – درمانده توجه کنید، در مقابل صفتهایی مانند: سخت – بد – بیچاره چطور هستند؟ گرچه به ترتیب معانی یکسانی دارند. ولی دسته اول بار احساسی بیشتری حمل می کنند در نتیجه تأثیرگذارتر هستند.

مدیرتان را در عمل انجام شده قرار دهید

گاهی می توانید با یک تشکر در سطر آخر نامه که پیشاپیش برای قبول درخواست است، حس رودربایستی در مدیرتان ایجاد می کنید. استفاده از القاب و عناوین عاطفی نیز بی تأثیر نیست. مانند:

پیشاپیش از لطف و کمک برادرانه شما کمال تشکر دارم. یا امیدوارم با لطف جنابعالی همچون پدری دلسوز، برای همیشه دعاگویتان باشم.

جمع بندی:

نامه درخواست انتقالی همچون سایر نامه های درخواستی اداری نیازمند طرح دلایل است. که هر چه این دلایل مستدل، باورپذیرتر و در یک فضای احساسی بیان شوند به احتمال بیشتری با درخواست موافقت خواهد شد.

3 نمونه نامه درخواست انتقالی ببینید