اغلب کارمندان شاغل در ادارات و سازمان‌های دولتی یا خصوصی، روزانه برای انجام وظایف خود به نگارش نامه‌های اداری و رسمی نیاز دارند. همچنین ارباب رجوع برای رفع نیازهای فردی و اجتماعی، نیازمند برقراری ارتباط با ادارات و ارگان‌ها است که برقراری چنین ارتباطاتی تنها با نوشتن نامه‌های اداری امکان‌پذیر خواهد بود. برقراری ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی، تلفن، فکس و … از جمله روش‌های سریع برای ارسال و دریافت پیام‌ها به‌شمار می‌آیند اما بخش عمده‌ای از این پیام‌ها در مکاتبات اداری باید به صورت کتبی و در قالب نامه‌های رسمی و اداری به گیرنده ارسال شوند؛ از این‌رو هرچقدر کارکنان ادارات و سازمان‌ها به اصول نامه‌نگاری تسلط داشته باشند، می‌توانند کارها را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند و این موضوع پاسخ‌دهی به نامه‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

مکاتبات اداری در ارتباطات سازمان نقش مهم و حیاتی ایفا می‌کنند و بروز هرگونه مشکل و ایراد در چنین مکاتباتی، سبب اختلال در روند کار ادارات یا سازمان‌ها می‌شود؛ بنابراین افراد باید از اصول مکاتبات اداری آگاهی کافی داشته باشند. ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی فعالیت دارد که مطالب آموزش مکاتبات اداری و مهات‌های نوشتاری را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

در اینجا سعی خواهیم کرد تا شما را با مکاتبات اداری، انواع آن، ضرورت یادگیری و مطالب آموزشی سایت ایفردوسی آشنا کنیم؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند؛ یعنی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود به چنین مکاتباتی نیاز خواهد داشت. در حقیقت مکاتبات اداری به هر‌گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی از طریق نامه یا فکس گفته می‌شود که در آن درخواست یا دستوری به افراد یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌شود. مکاتبات اداری به عنوان ابزار کاربردی شناخته می‌شوند که توسط مدیران، پرسنل، کارمندان و مشتریان برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حال حاضر راهکارهای اتوماسیون اداری توانسته‌اند تا حد زیادی پیچیدگی مکاتبات سازمانی را کاهش دهند. به‌طور کلی مکاتبات اداری به دو شکل سنتی با نوشتن نامه به صورت کاغذی و نامه‌نگاری الکترونیکی انجام می‌شوند.

دانلود کتابچه رایگان مکاتبات اداری (موبایلی)

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به عنوان روشی کاربردی برای برقراری ارتباط در سازمان‌ها یا ارگان‌ها شناخته می شوند که در ساده‌ترین دسته‌بندی به دو نوع مکاتبات کاغذی و مکاتبات تحت وب تقسیم می‌شوند. به‌طور کلی انواع مکاتبات اداری به شرح زیر هستند:

·        مکاتبات درون‌ سازمانی

به مکاتبات اداری که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب آن سازمان یا ارگان انجام می‌شود، مکاتبات درون سازمانی اطلاق می‌شود که ممکن است به صورت رسمی یا غیررسمی باشد.

·        مکاتبات برون‌ سازمانی

به مکاتباتی که بین ادارات یا سازمان‌های مختلف یا بین سازمان و مشتریان صورت می‌گیرد، مکاتبات برون سازمانی گفته می‌شود که به شکل ارتباط کتبی خواهد بود.

·        مکاتبات فروش

به مکاتبات مرتبط با فروش یک محصول، خدمات و سایر فعالیت‌های مربوط به فروش اطلاق می‌شود که برای دستیابی به فروش و برقراری ارتباط موثر با بازار هدف نگارش خواهند شد.

·        مکاتبات اختصاصی

به مکاتبات با مضامین شخصی و عاطفی، مکاتبات اختصاصی گفته می‌شود که لحن رسمی نداشته و برای قدردانی، تقدیر، تبریک و … کاربرد دارند. لازم به ذکر است که این مدل مکاتبه برای اهداف تجاری هم کاربرد دارد.

ضرورت یادگیری نگارش مکاتبات اداری

مکاتبات اداری با اهداف گوناگون در سازمان‌ها یا ادارات انجام می‌شوند که این اهداف به ماهیت وضعیتی که ارسال یک اطلاعیه یا پیام ایجاب می‌کند، وابسته هستند. یادگیری و آموزش مکاتبات اداری به دلایلی چون اطلاع‌رسانی به پرسنل، اطلاع‌رسانی به اشخاص خاص در سازمان، ارسال دستورالعمل به واحدها یا افراد سازمان، ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت یا ارسال دستور اداری به واحدهای سازمانی و کارکنان نوشته می‌شود؛ بنابراین برقراری ارتباطات رسمی از طریق مکاتبات اداری به عنوان مهمترین ابزار برای رسیدن به اهداف سازمان شناخته می‌شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان بوده که سبب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

شروع یادگیری مکاتبات اداری چگونه است؟

آموزش مکاتبات اداری برای افراد سازمانی و اشخاصی که با ادارات در ارتباط هستند، امری ضروری خواهد بود. آگاهی نداشتن از اصول مکاتبات اداری سبب بروز مشکل در عملکرد سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌شود که با آموزش قابل حل خواهد بود. در حال حاضر تعداد محدودی کتاب یا سایت آموزشی در زمینه یادگیری مکاتبات اداری وجود دارند که سایت ایفردوسی یکی از برترین مجموعه‌های فعال در زمینه آموزش مهارت‌های اداری شناخته می‌شود. گروه آموزشی فردوسی، محصولات آموزشی رایگان، کتابچه‌های آموزشی رایگان و قیمت دار را در کنار مطالب آموزشی نامه‌نگاری چون آموزش گزارش نویسی اداری، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت جلسه در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. برای شروع یادگیری مکاتبات اداری، می‌توان از مطالب آموزشی و اصول نگارشی سایت ایفردوسی استفاده کرد. به‌طور کلی قواعد مکاتبات اداری به شرح زیر خواهد بود:

• تعیین هدف اولیه از برقراری ارتباط
• برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اطلاعات پیام
• لحن رسمی و زبان ساده
• نگارش موثر و مرتبط با هدف
• رعایت ادب، تعارفات و اختصار
• نگارش بدون اشتباهات گرامری و تایپی

محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی کشور، محصولات آموزشی متنوعی را به صورت رایگان و قیمت دار برای یادگیری اصول نگارش نامه‌های رسمی عرضه می‌کند. آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یکی از کاربردی‌ترین محصولات ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در 4 جلسه و یک آزمون در قالب ویدیو (MP4) به مدت 97 دقیقه تهیه شده است. سرفصل‌های محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و رسمی به شرح زیر است:

• جلسه یکم- ساختار و اصطلاحات نامه اداری
• آزمون جلسه یکم (14 پرسش 4 گزینه‌ای)
• جلسه دوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (مقدماتی)
• جلسه سوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (پیشرفته)
• جلسه چهارم- بررسی نمونه نامه‌های پاسخ به تمرین نامه نگاری

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

کتاب گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری از سری مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در کنار آموزش اصول و قواعد نگارش نامه‌های اداری، نمونه نامه‌های کاربردی را با راهنمای تغییر در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. این کتاب با فرمت PDF در دو بخش اصول و اصطلاحات نامه‌‌نگاری و 70 نمونه نامه تهیه شده است که به عنوان یک منبع آموزشی کاربردی برای آموزش مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر به دنبال برقراری ارتباط درون سازمانی یا برون سازمانی هستید، می‌توانید از مطالب آموزشی مهارت‌های نوشتاری اداری ایفردوسی به ویژه کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی بهره ببرید.

خرید کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

در سازمان ها و اداره ها نامه های مختلفی به لحاظ مضمون، محتوا و ماهیت مبادله می شود. شناخت و دسته بندی و دانستن کاربرد انواع نامه اداری باعث سهولت استفاده و نگارش آنها می شود. نامه های اداری را از جهات گوناگون می توان تقسیم کرد:

انواع نامه اداری از نظر قالب

1- نامه ی اداری
2-گزارش
3- حکم
4- بخشنامه
5- دستورالعمل
6- صورتجلسه
7- آگهی، اطلاعیه، تبریک، تسلیت
8- احکام اداری
9- اسناد و نوشته های حقوقی
10- …

اگر به دنبال یادگیری مکاتبات اداری و نامه نگاری هستید دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1402 را حتما دیدن کنید.

انواع نامه اداری از نظر رسمیت داشتن

نامه های رسمی

این گونه نامه ها به طور رسمی و با آداب خاص نوشته می شود.
نامه های رسمی از سوی افراد، سازمان ها و نهادها و مؤسسه های دولتی و خصوصی و بالعکس نوشته و مبادله می شود و از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شود.

نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند، رسمی تلقی می شوند؛ بنابراین تمامی انواع نامه نگاری رسمی اعم از بخشنامه، ابلاغ نامه، آیین نامه، حکم، صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساسنامه، صورت حساب ها و حتی مناقصه، مزایده، آگهی های تبریک، تسلیت و … به محض ثبت در دفاتر اداری ((رسمی)) تلقی می شوند.

شماهم اگر به دنبال انواع نمونه های رسمی و اداری هستید می‌توانید کتاب گنجینه 70 نمونه نامه پرکاربرد رسمی را دانلود کنید. 

نامه های غیررسمی

این گونه نامه ها میان دوستان و بستگان و اقوام، ردوبدل می شود و بیشتر حاوی مسائل شخصی و دوستانه و خانوادگی است.

انواع نامه اداری از نظر سطح سازمانی

از این حیث نامه ها به درون سازمانی و  برون سازمانی تقسیم می شوند:

نامه های درون سازمانی

کلیه مکاتباتی است که در یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد.
در انواع نامه اداری، این گونه نامه ها ممکن است بین دو اداره، بخش، واحد یا قسمت همسطح انجام گیرد؛ برای مثال نامه نگاری اداره ی حسابداری با خدمات یا امور کارپردازی با واحد کارگزینی یا بالعکس، بنابراین در تقسیم نامه ها بایگانی این گونه نامه ها جداست.

چنانچه نامه نگاری واحد یا اداره ی مالی هم سطح، گسترده باشد، نامه نگاری هر واحد، به طور مجزا طبقه بندی و بایگانی می شود؛ مثال:

– نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین تر؛ (مشاهده نمونه نامه درخواست از مقام پایین)
– نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازمان؛ برای فراگیری سطوح بین سازمانی، پیشنهاد میشود مقاله سطوح مدیریت در سازمان: از مدیران عالی تا مدیران عملیاتی دیدن کنید.
– نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا؛
– نامه کارکنان به رؤسا و یا واحدهای درون سازمانی؛

ممکن است نامه های دورن سازمانی از واحد بالاتر به واحد پایین تر باشد؛ مثل نامه های مدیر کل یا رئیس سازمان یا مقام وزارت به سطوح پایین تر خود. این نامه نگاری اغلب در شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخشنامه و پی نوشت در هامش نامه باشد.

پی نوشت مدیران سطوح بالا بیشتر حاشیه، یا قسمت پایین نامه است؛ از این رو نامه هایی که قرار است مدیر بالاتر به مدیران سطوح پایین ارجاع دهد در حاشیه جای مناسب پیشبینی شود همچنین از سطوح بالا به پایین ممکن است بر یک نامه چندین پی نوشت زده شود.

در پی نوشت ها مدیر سطح بالاتر نظر خود را درباره ی متن نامه اعلام می کند و یا دستور اقدام و انجام کاری را می دهد.
چنانچه نامه ها بنابر سابقه ی قبلی و مقررات وضع شده بین مدیران بالا و پایین باشد، تنها به لفظ ((اقدام شود)) اکتفا می شود و در امور مستحدث، مدیر یا نظر مشورتی از مشاوران و معاونان می خواهد یا موکول به طرح در شورای مدیران می کند و یا خود بدان پاسخ می دهد.

ممکن است نامه های درون سازمانی از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالا نگاشته شود.
این گونه نامه ها نیز یا پاسخ به درخواست مقام بالاتر است که در شکل گزارش ارائه می شود و یا درخواست انجام کاری است که در این صورت نامه باید مستدل و به همراه مدارک لازم و توضیحات کامل ارایه شود.

گروهی از نامه های درون سازمانی درخواست یا نامه ی یک کارمند به یک واحد سازمانی یا خطاب به مدیران عالی رتبه است.
این گونه نامه ها اغلب جنبه ی شخصی دارد. وگرنه نامه ی یک کارمند به سطوح بالاتر روال اداری خود را طی می کند.

یادآوری: بهتر است این گونه نامه ها نیز جهت پیگیری پیش تر به ثبت دفتر بایگانی برسد.

بخشی دیگر از نامه های اداری درون سازمانی نامه ی یک واحد برای کارمند است، این گونه نامه ها اغلب احکام مأموریت، توبیخ های اداری، تشویق نامه ها و نظایر آن هاست.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

نامه های برون سازمانی

نامه هایی هستند که به خارج از سازمان یا اداره نوشته می شود.
مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره ی مختلف یا وابسته به دو وزارت خانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.
ممکن است سازمانی یا یکی از واحدهای سازمان به سازمان یا یکی از واحدهای سازمانی در مورد خاص مکاتبه کند؛ برای مثال امور خدمات وزارت جهاد کشاورزی با اداره ی خدمات وزارت بازرگانی یا کارگزینی وزارت آموزش و پرورش با امور تشکیلات در سازمانی دیگر.

برخی از واحدها بنابر وظایف محوله می توانند به طور مستقیم با سازمان های دیگر بدون رعایت سلسله مراتب اداری مکاتبه نمایند مثل امور مالی اداره ها با وزارت اقتصاد و امور اداری یا سازمان مدیریت و برنامه ریزی.

ممکن است به دلیل عدم اطلاع از واحد پی گیرنده ی نامه ی ارسالی و یا عدم اطلاع از تشکیلات سازمانی گیرنده ی نامه، با عنوان کلّی وزارت خانه یا سازمان مکاتبه شود.
در این صورت نامه به عنوان دفتر ریاست یا به دبیرخانه ی مادر ارسال شود تا این دو نامه را برای گیرنده و واحد مسئول رسیدگی ارجاع دهند.

ممکن است برخی از نامه های برون سازمانی به یک شخص حقیقی خارج از سازمان نوشته شود. این گونه نامه ها اغلب شامل پاسخ به درخواست های شخصی، ابلاغ نامه ها، احضارنامه ها و اخطارها می باشند.

انواع نامه اداری از نظر دورن مایه و محتوا

نامه در هر سطحی که درون­ سازمان یا برون­ سازمان نوشته شود، ممکن است جزو نامه های خبری، بازدارنده، دستوری و درخواستی و یا هماهنگی باشد.

نامه های خبری

در این دست نامه­ ها، نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می­ رسد؛ برای مثال درباره ­ی موضوعی یا شخصی استعلام کرده ­ایم، اداره­ ی پاسخ­ دهنده، پاسخ رد یا قبول را به اطلاع می­ رساند. نوشتن این نامه ­ها در دو جهت، واحد یا مقام از پایین به بالا و از بالا به پایین مباله می­ شود.

نامه های بازدارنده

نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل ­گیری و انجام است در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.

نامه های درخواستی

نامه ­هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن است. این نامه­ ها بیشترین نامه­ های اداری را تشکیل می­ دهد و از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می­ شود.

نامه­ های هماهنگی

این نامه­ ها دربردارنده ­ی پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ­ریزی است و بین دو واحد یا چند وزارتخانه ردوبدل می­ شود. بخش­نامه ­ها و دستورالعمل­ ها از این نوع نامه ­ها هستند.

نامه های دستوری

این گونه نوشته ­ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا مؤسسه­ های زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می ­شود و انجام کار یا نتیجه­ ی اقدامی را می­ خواهد.

انواع نامه اداری از نظر درجه­ ی امنیتی

از این حیث نامه­ ها را به عادی و غیرعادی تقسیم می­ کنند.

نامه ­های عادی و معمولی

اغلب نامه­ های اداری عادی است و از درجه­ ی اهمیت پایین ­تری نسبت به نامه­ های غیرعادی برخوردارند و در سرعت پیگیری و دقت در تهیه­ ی پاسخ و مقام مرجع رسیدگی کننده، از همان قواعد و قوانین نامه ­های معمولی پیروی می ­کنند و گردش کاری آن­ها همان است که در اداره­ ها معمول است.

نامه­ های غیرعادی یا طبقه بندی شده

شامل نامه ­هایی می ­شود که از درجه­ ی اهمیت بالاتری برخوردارند و شامل نامه­ های محرمانه، خیلی محرمانه و سرّی و تمام سرّی می­ شوند. تمامی این نامه ­ها ممکن است مستقیم باشند یا غیرمستقیم. اگر مهر مستقیم خورده باشند، نامه بدون واسطه و تنها به دست مسئول مستقیم اداره یا رئیس سازمان یا شخص وزیر باز شده و رسیدگی می شود.

نامه ­های محرمانه­ ی غیرمستقیم آن­هایی هستند که غیر از رئیس، مسئولان ذی­ربط حق باز کردن و رسیدگی به آن­ها را دارند.
به طور معمول مهرهای مستقیم-محرمانه، مستقیم-سری، مستقیم-خیلی محرمانه، غیرمستقیم-محرمانه با جوهر سرخ رنگ بر روی پاکت و نامه زده می ­شود. این گونه نامه­ ها میان مراکز تصمیم­گیری بالا و مراکز نظامی و وزارت اطلاعات ردوبدل می ­شود.

در انواع نامه ­اداری با مضامین محرمانه در فایل رایانه ­ای با کد رمز محفوظ است و در گوشه ­ی سمت چپ با قلم زیرخطدار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته می­ شود: ((محرمانه))، چنانچه نامه ((محرمانه­ ی مستقیم)) است، این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

انواع نامه اداری از نظر واحد اقدام ­کننده

هر یک از واحدهای اداری که نامه­ ای تهیه می­ کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می­ گیرند؛ مثلاً نوشته­ هایی که در ذی حسابی و حسابداری تهیه می­ شود به نام ((نامه­ های مالی)) خوانده می­ شود و از این دیدگاه می­توان انواع نامه­ ها را برشمرد:

1- نامه ­های اداری
2- نامه ­های مالی
3- نامه­ های فنی
4- نامه­ های آموزشی
5- نامه ­های بازرگانی
6- نامه­ های حقوقی
و …

پیشنهاد می‌شود برای آموزش نامه نگاری اداری به این لینک مراجه کنید.

انواع نامه اداری از نظر اقدام

از این دیدگاه نامه ­ها به دو دسته تقسیم می­ شوند:

نامه­ های عادی

این گونه نامه ­ها مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس به صورت عادی طی می­ کنند.

نامه ­های فوری

در انواع نامه اداری، این گونه نامه­ ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرار گیرد از مبدأ با مهر فوری مشخص می­ شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه­ ها انجام می­ شود.

در سازمان گیرنده هم به محض رویت ((مهر فوری)) خارج از نوبت ثبت و به اقدام­ کننده ارجاع می­ شود.
نامه ­های فوری 48 ساعته باید مورد اقدام قرار گیرد.
در سیستم اداری واژه­ های دیگری نیز برای نامه­ های فوری به کار برده می­ شود که برگرفته از پیام­های نظامی است.
مانند: فوری (48 ساعته)، خیلی فوری (24 ساعته)، آنی (به محض وصول)، اما نامه­ های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد ((اقدام سریع)) نوشته می­ شود.

انواع نامه اداری از نظر ابزار نامه ­رسانی

1- تلگرام
2- تلفن­گرام
3- تلکس
4- نمابر
5- رایانامه (E-mail)
6- پیامک

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

ساختار پایه یک نامه اداری

 عبارت دعایی در نامه اداری

این عبارت متأثر از فرهنگ، دین و موضوع نامه تعیین می شود؛ که صورت متداول آن همان “به نام خدا” است. عبارت دعایی در ابتدای نامه و وسط سطر نوشته می شود. اما گاهی در سربرگ نامه چاپ شده است که در این صورت از تکرار آن در متن پرهیز می کنیم. توصیه می شود برای عبارت دعایی از عبارت فارسی مناسب استفاده گردد.

عبارت های دعایی متداول در نامه ها

به کار بردن ترجمه فارسی آیات و احادیث در بالای نامه، با توجه به موضوع نامه از رسوم دیرباز نامه نگاری است، که پس از بردن نام خدا یا به جای آن، قبل از مخاطب می آید. استفاده از آیات و احادیث در حد اعتدال به زیبایی نامه کمک و از طرفی اثرگذاری موضوع نامه را بیشتر می کند. با همه این تفاسیر توصیه می گردد در نامه هایی با موضوعات سطحی فقط به ذکر نام خدا اکتفا گردد.

عبارات دعایی دیگری مانند هوالعلیم، هوالخلاق، هوالباقی و از این دست عبارات در نامه های تبریک و تسلیت غیر رسمی، تقدیرنامه ها، وصیت نامه ها و دیگر متون ادبی کاربرد دارد. به دلیل عدم استفاده از این عبارات در نامه های اداری شرح موارد نمی دهیم. اگر بخواهیم با توجه به آنچه تا اینجا گفته شد مناسب ترین عبارت دعایی را معرفی کنیم، همان “به نام خدا” است.

مخاطب در نامه اداری

مخاطب  در نامه ها به دو نوع حقیقی و حقوقی تقسیم می شود.

مخاطب حقیقی شامل افرادی می شود که خارج از چارچوب یک سازمان یا مجموعه با آنها سروکار داریم، نه به عنوان یک مقام یا سمت سازمانی یا اداری. در مورد اشخاص حقیقی نام مخاطب شامل نام کوچک و نام خانوادگی می شود که به طور کامل ذکر می گردد.

وقتی که مخاطب حقیقی باشد و ارتباط نامه با ایشان خارج ازسمت یا مقام سازمانی وی باشد ذکر نام ایشان کافی بوده و از نوشتن موقعیت شخص پرهیز می کنیم.

جناب آقای علی نجفی

اما اگر نامه مرتبط با سمت یا مقام مسئولی نوشته شود، پس از نام مخاطب، در سطر بعد از سمت او نیز یاد می شود، به این گونه مخاطب مخاطب حقوقی می گویند.

جناب آقای مهندس رضا دادفر
رییس محترم آموزش و پرورش شهرستان اصفهان منطقه 1

چنانچه در مورد مخاطب حقوقی، نام مخاطب قید شود سمت او باید به حالت اسم فاعل نوشته شود. به عبارتی به جای ریاست می نویسم رییس، به جای معاونت می نویسیم معاون و به جای مدیریت می نویسیم مدیر.

جناب آقای اکبر نجفی
رییس محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

یا اینکه می نویسیم:

ریاست محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

در مورد بالا، نام مخاطب ذکر نشده پس به جای رییس می­نویسیم ریاست.

مثال های رایج از انواع عناوین و القاب در مخاطب نویسی نامه اداری

القابی مانند دکتر و مهندس برای خانم ها نیز مانند آقایان بنا به تحصیلات فرد استفاده می گردد.

خانم مهندس فاطمه نجفی  

 خانم دکتر شهین سرابی

گفتنی است بعضی اوقات به دلیل خط مشی های فرهنگی خانم ها بدون نام کوچک خطاب می شوند.

عناوین و صفاتی همچون “استاد”، “دانشمند ارجمند”، “هنرمند گرامی”، حاج آقا”، “حاجیه خانم” و ازاین دست موارد، حسب شئون و مراتب مخاطبان می تواند پیش از نامشان قید گردد. لازم به ذکر است این عناوین رسمی نیستند و فقط در صورتی که آوردن نام مخاطب به تنهایی خارج از عرف باشد استفاده می شود.

صفاتی مانند محترم و گرامی برای سمت یا پست سازمانی مخاطب در نظر گرفته می شود. جای این صفات بین سِمت و نام سازمان است.

سرکار خانم حمیدی                      جناب آقای علی خراسانی
مدیر محترم شرکت سبز دارو       رییس محترم اداره­ی پست منطقه 4 تهران

به خاطر بسپارید صفات در سمت هایی مانند مدیر عامل از آنجایی که به واژه ی “مدیر” بر می گردند بنابراین گاهی پیش می آید که بعد از “مدیر” و قبل از “عامل” نوشته شود.

مدیر محترم عامل  (نه مدیر عامل محترم)

همینطور برای جمع بستن:

مدیران محترم عامل

مخاطب نویسی مبدأ – مقصد در نامه اداری

در برخی از سازمان ها، بیشتر سازمان های نظامی، مخاطب نویسی به صورت مبدأ – مقصد نوشته می شود.

از: فرماندهی پادگان سحر
به: فرماندهی محترم پادگان نور

توجه داشته باشید نوع مخاطب نویسی بالا مدتی است از رواج افتاده و در حال حاضر در کمتر اداره ای متداول است.

سلام و سرآغاز در نامه اداری

امروزه نامه­ های اداری با بعضی تعارف ها آغاز می شوند و کاری پسندیده و منطبق با اخلاق و فرهنگ ملی ماست، اما باید دقت کنیم که در حد معقول و معتدل به آن بپردازیم. در ساده ترین شکل عباراتی مانند “با سلام” و “سلامٌ علیکم” و مانند این ها در آغاز نامه می آید. اگر نامه همزمان با مناسبت های ملّی یا مذهبی قرار داشت می توان پس از سلام، در سطر بعد به آن مناسبت اشاره کرد و با عبارتی کوتاه به مخاطب تبریک یا تسلیت گفت:

با تبریک فرارسیدن نوروز باستانی

با تبریک عید سعید قربان

با تسلیت سالروز شهادت مولای متقیان

با عرض تسلیت ایام سوگواری محرم

پس از آن واژه ی “احتراماً” در آغاز متن اصلی آورده می شود. چنانچه در نامه از تبریک ها یا تسلیت ها استفاده نشده بود می توان از واژه ی “با احترام” هم به جای “احتراماً” استفاده کرد. البته حساسیت روی قبل یا بعد آوردن واژه ی “احتراماً” نیست، ولی توصیه می گردد عبارت به استحضار می رساند پس از تبریک و تسلیت بیاید.

با تبریک عید سعید قربان احتراماً به استحضار می رساند …

احتراماً با تسلیت ایام سوگواری فاطمیه به استحضار می رساند …

پیشینه در نامه اداری

در این قسمت از آنجایی که از نامش پیداست به سوابق نامه اشاره می شود. بسته به اینکه نامه ای که می نویسیم به منظور پیگیری یا پاسخگویی به نامه قبلی خود، یا نامه ی از قبل گرفته شده از مخاطب باشد با اصطلاحاتی متفاوت به سابقه ی نامه اشاره می گردد.

طرح موضوع در نامه اداری

اگر لازم باشد مطالب و اطلاعاتی به مخاطب منتقل شود، بسته به بالاتر، همطراز و یا پایین تر بودن مقام مخاطب از عبارت هایی متفاوت در ابتدای مطلب استفاده می کنیم. به جدول زیر توجه نمایید. نوشتن این عبارات الزامی نیست و گاهی بدون آنها اصل موضوع بیان می شود.

در طرح موضوع بسته به اینکه مخاطب چقدر از موضوع نامه آگاهی دارد توضیحاتی مفصل یا در حد اشاره ارائه می دهیم. باز کردن موضوع می­تواند با راه هایی متفاوت و به کمک اصطلاحات گوناگون صورت گیرد.

– از آنجایی که صندوق رفاه کارکنان با کسری بودجه مواجه شده است، سبب گردیده زمان اعطای وام به برخی کارکنان به تعویق بیافتد.

– با توجه به فرارسیدن فصل زمستان و روند هر ساله ی تهیه لباس فرم زمستانه کارگران

– عطف به بخشنامه ی شماره ی ….. مبنی بر پرداخت اقساط عقب افتاده ی وام دانشجویان، لازم به ذکر است برخی از ایشان جزو خانواده های ضعیف و تحت حمایت کمیته امداد هستند که اسامی این عزیزان در پیوست قرار دارد.

در مثال­های اسلاید قبل زیر واژگان کلیدی خط کشیده شده است. چنانچه این واژه ها در ذهن شما حاضر باشند راحت تر می توانید موضوع نامه را مطرح کنید. به خاطر داشته باشید موضوع در نامه ها دو حالت دارد، یک حالت آن شکلی مسأله مانند داشته و به مشکلی خاص، اشاره می کند و حالت دیگر آن تنها از جریان یا رویدادی جهت اطلاع خبر می دهد، اما از لحاظ دستور زبانی، نوع جملات هر دو حالت، خبری است.

 خواسته در نامه اداری

در بیشتر مواقع نامه ها برای بیان خواسته ای نوشته می شوند. در غیر این صورت صرفاً جنبه ی اطلاع رسانی دارند. حال ممکن است نویسنده ی نامه، خواسته ای از زیردست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می گردد یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است. در نتیجه همچون بخش های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف را نشان می دهد.

به مثال هایی در این باره توجه فرمایید:

– لذا استدعا می شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.

– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه بودجه صورت گیرد.

– مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه، و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.

بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود.

– پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.

– اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.

– امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.

– امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.

– از دستور مساعدی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می شود.

– همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.

– هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود.

– امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید.

تشکر و امضا در نامه اداری

مسئول نامه، در پایان تشکر کرده و با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت امضا می نماید. این موارد در سه سطر جای می گیرد. سطر اول: تشکر، سطر دوم: نام و نام خانوادگی و سطر سوم: سمت و نام سازمان (چناچه نامه داخل سازمانی باشد نام سازمان ذکر نمی گردد)

           با سپاس فراوان                               با تشکر
       زهرا سادات رضایی                           علی محمودی
             مدیر رفاهی               رییس آموزش و پرورش منطقه 4 تهران

عبارت “باتشکر” متداول ترین و رسمی ترین شکل تشکر است که استفاده از آن در تمامی نامه ها توصیه می گردد.
به یاد داشته باشید چنانچه نامه در بالای صفحه تاریخ نداشت، می توانید در پایین صفحه به همراه امضا، تاریخ نیز قید کنید.

ساده بنویسیم

دیگر دوران آن گذشته که قدرت نویسندگی خود را با پیچیده نویسی و استفاده از واژه هایی سخت به رخ مخاطب بکشیم. امروزه ساده نویسی و کوتاهی مطالب از ویژگی های اصلی یک نوشته ی حرفه ای به حساب می آید. هر چه جملات کوتاه تر باشند انتقال اطلاعات راحت تر و مطمئن تر صورت می گیرد. از طرفی همین کوتاه بودن جمله ها و خلاصه بودن نامه به نوعی اعتماد به نفس نویسنده ی آن و اهمیت موضوع را می رساند. متأسفانه هنوز کسانی هستند که برای انتقال یک موضوع ساده هم خود را به زحمت می اندازند هم مخاطبشان را، در نهایت ممکن است کژتابی به وجود آمده، و انتقال مطلب به درستی صورت نگیرد.
و در آخر یادآور می شوم که مطمئن باشید کسی از ساده نویسی یک نویسنده گله مند نخواهد شد.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399