در حال حاضر سایت‌ها و کتاب‌های مختلف، راهنمای کاملی در زمینه اصول نگارش نامه و دانلود نمونه نامه اداری منتشر می‌کنند که متقاضیان می‌توانند از آن‌ها برای نوشتن نامه درخواست اداری کمک بگیرند.

با توجه به اینکه نامه‌های درخواست اداری به فرد با مقام بالاتر ارجاع می‌شود؛ از این‌رو در نگارش چنین نامه‌هایی باید حداقل قواعد نگارش را رعایت کرده و از واژه‌های رسمی استفاده کنیم.

قطعاً دلمون نمی خواد طرف ناراحت بشه و کاری که ازش خواستیم انجام نده!

جهت کسب بهترین نتایج از الگوها و نمونه نامه اداری تأثیرگذار که در این مجموعه 70 نمونه گنجانده شده است، بهره ببرید.
این نمونه‌ها به صورت ویرایش پذیر در فرمت Word قابل دریافت می‌باشند.

نامه‌های اداری را باید با رعایت ادب و احترام به رشته تحریر درآوریم و از به‌کار بردن لحن دوستانه و عامیانه جداً بپرهیزیم.

یعنی یه وقت به رییس اداره نگیم: دوست من … 

در این مجموعه از نمونه نامه اداری تاثیرگذار، به تمامی قوائد و اصول نگارشی توجه بسیاری شده و زیر نظر استادان برجسته نگارش شده است.

نامه درخواست اداری یکی از رایج‌ترین نامه‌های رسمی به‌حساب می‌آید که روزانه بسیاری از افراد در سازمان‌ها یا ارگان‌های دولتی و خصوصی به مقام ارجح (یعنی بالاتر)  تسلیم می‌ نمایند.
بنابراین در نگارش نامه درخواست اداری باید نکات ریز و درشت را مورد توجه قرار دهیم تا جایگاهمان به عنوان نویسنده نامه در چشم مخاطب افزایش پیدا کند و مخاطبمان به متن نامه، بیشتر توجه کند.

خب طبیعیه که همه ی ما به یک نامه با نگارش حرفه ای و استادانه بیشتر توجه می کنیم. هر کی بگه نه دروغ گفته

با دانلود نمونه نامه اداری ممکن است شما عزیزان برای مقاصد گوناگونی مانند:

• درخواست مرخصی
• درخواست وام
• درخواست انتقالی
• درخواست مساعده
• درخواست اضافه حقوق و … داشته باشید.

نویسنده نامه باید به ساختار و محتوای نگارش چنین نامه‌هایی اشراف کامل داشته باشد تا بتواند درخواست خود را به بهترین شکل ممکن و با رعایت ادب و احترام به مقام بالاتر ارائه دهد.

خب حالا فهمیدیم که طرز نگارش نامه خیلی مهمه، هر چند که خودمون میدونستیم.
حالا باید چیکار کنیم؟
کجا نوشته که چی باید بنویسیم؟

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه پرکاربرد  (رسمی و اداری) از مجموعه‌های ارزشمندی است که در زمینه گردآوری نمونه نامه های اصولی با متن های تأثیرگذار شناخته می‌‌شود.

با توجه به اینکه این کتاب برای هر نامه راهنمای تغییر متن دارد به افراد در نوشتن یک نامه حرفه ای رسمی و اداری کمک شایانی می کند.

داره جالب میشه … راهنمای تغییر متن یعنی میگه کجاهاشو برای خودمون چی بنویسیم …

در اینجا تلاش خواهیم کرد تا شما را با دانلود نمونه نامه پرکاربرد (رسمی و اداری) با ویژگی‌هایی آشنا کنیم که شاید تا به حال به آن دقت نکرده باشید.

و ادامه به یکی از شاخص ترین نمونه نامه های درخواستی از این کتاب اشاره می‌کنیم.

دانلود کتاب الکترونیکی PDF گنجینه ۷۰ نمونه نامه اداری پرکاربرد (رسمی و اداری)

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه پرکاریرد (رسمی و اداری) از مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی است که برای تدارک انواع نمونه نامه اداری و رسمی گردآوری و منتشر شده است.

این مجموعه برای افرادی که با اصول نگارش نامه‌های اداری چون نامه درخواست آشنایی ندارند، پیشنهاد ایده‌آلی خواهد بود.
زیرا نمونه نامه‌های درخواستی بسیاری که قابل تغییر هستند به همراه راهنمای استفاده از هر نمونه نامه را ارائه می‌دهد که افراد می‌توانند با توجه به موضوع نامه از نمونه‌ها استفاده کنند. (1)

یه نمونه از این نامه ها که میگی نشون بده ببینیم

دانلود نمونه نامه اداری: درخواست فردی امتیاز (درخواست خوابگاه دانشجویی)

به نام خدا

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (۱)

جناب آقای/ سرکار خانم ……
رئیس/ مدیر/ سرپرست محترم …….

با سلام و احترام
بدین وسیله اینجانب …… دانشجوی ورودی سال ……. (۲) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (۳) به عرض می‌رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (۴) خواهشمند است مساعدت لازم جهت تخصیص خوابگاه (۵) به اینجانب مبذول نمایند.
پیشاپیش از جنابعالی/ سرکار علیه (۶) کمال تشکر را دارم.

راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست‌کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) طرح موضوع به صورت کوتاه و چند واژه‌ای
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری
(6) جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می‌شود.

محتوای کتاب الکترونیکی گنجینه 70 نمونه نامه اداری پرکاربرد (رسمی و اداری)

با دانلود نمونه نامه پرکاربرد (رسمی و اداری)، راهنمای استفاده در کادر پایین هر نمونه نامه قرار داده شده است تا افراد بتوانند با اجزای نامه آشنا شده و با توجه به درخواست خود به اعمال تغییرات اقدام کنند.

به‌طور کلی کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه به عنوان یک منبع آموزشی و راهنمای نگارش نامه‌های رسمی و اداری به شمار می رود که افراد می‌توانند از مطالب آن برای تهیه نامه اداری چون نامه درخواست بهره جویند.

یعنی میخواد بگه که اصول نامه نگاری هم یاد میده که متن هارو درست و اصولی تغییر بدیم

اگر می خواهید در سریع ترین زمان ممکن یک نامه اصولی بنویسید کتاب 70 نمونه نامه پرکاربرد (رسمی و اداری) یک انتخاب عالی است.

محتوای این کتاب ارزشمند به شرح زیر است:

·        بخش اول: آشنایی با اصول و اصطلاحات نامه نگاری

بخش اول کتاب به ساختار پایه یک نامه اداری، عبارت دعایی نامه، مخاطب نویسی (مثال‌های رایج از انواع عناوین و القاب در مخاطب نویسی‌)، سر‌آغاز نامه، پیشینه نامه، طرح موضوع نامه، خواسته نامه، تشکر و امضا نامه می‌پردازد.

·        بخش دوم: 70 نمونه نامه‌ رسمی و اداری

بخش دوم کتاب حاوی مجموعه نمونه نامه اداری و رسمی به همراه راهنمای استفاده از متن است که این نمونه نامه در دسته‌بندی‌های زیر قرار دارند:

• درخواست امتیاز
• نامه درخواست وام و تسهیلات
• نامه درخواست مالی
• نامه درخواست‌های مرتبط با کار
• نامه درخواست‌های مرتبط با چک
• سایر درخواست‌ها
• نامه‌‌های مرتبط با جلسه، سخنرانی و ملاقات
• نامه‌‌های اخباری (غیردرخواستی)

یک صفحه از کتاب الکترونیکی PDF گنجینه ۷۰ نمونه نامه اداری پرکاربرد (رسمی و اداری)

خرید و دانلود کتاب الکترونیکی PDF گنجینه ۷۰ نمونه نامه پرکاربرد (رسمی و اداری)

در اینجا 3 نمونه نامه درخواست فردی و جمعی امتیاز و تسهیلات را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

درخواست جمعی امتیاز (نمونه 1)

به نام خدا

موضوع: درخواست جمعی احداث سالن ورزشی (1)

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می­ساند اینجانبان امضاکنندگان به شرح زیر که همگی از ساکنان ….. (2) هستیم، لازم دانستیم با توجه به تأثیر مثبت ورزش بر سلامت جسم و روان و وجود استعدادهای ورزشی در منطقه (3) تقاضای خویش را برای احداث و تجهیز یک سالن ورزش (4) مطرح نماییم.

همچنین ما اهالی ….. (5) آمادگی خود را برای در اختیار قرار دادن یک قطعه زمین در ابعاد و موقعیت مناسب (6) جهت احداث سالن (7) اعلام کرده و پیشاپیش از بذل مساعدت جنابعالی کمال سپاس­گزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت نسبتا مفصل
(4) موضوع درخواست
(5) ویژگی مشترک درخواست کنندگان
(6) کمک درخواست کنندگان در جهت رسیدن به خواسته
(7) موضوع درخواست به صورت مصدری

درخواست جمعی امتیاز (نمونه 2)

به نام خدا

موضوع: درخواست جمعی شبکه گازرسانی (1)

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می­رساند اینجانب ….. به نمایندگی از ساکنان محله ….. (2) متأسفانه به دلیل نبود سیستم گازرسانی (3) با مشکلاتی عدیده دست به گریبان هستیم که با توجه به در پیش بودن فصل زمستان و سرد شدن تدریجی هوا (4) این معضل رو به فزونی است. بنابراین از آن مسئول خدوم و دلسوز تقاضامندیم دستور فرمایید اقدام عاجل جهت حل این معضل مبذول نمایند.

پیشاپیش از اقدام مساعدت و محبتی که به عمل می­آورید کمال سپاسگزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت مصدری و نفی در خواست (مثلا: شبکه گازرسانی – نبود شبکه گازرسانی یا جای اسکان – نداشتن جای اسکان)
(4) دلیل درخواست برای جلوگیری از بروز اتفاقات بدتر

درخواست فردی امتیاز

به نام خدا

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (1)

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ……. دانشجوی ورودی سال ……. (2) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (3) به عرض می­رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (4) خواهشمند است مساعدت لازم جهت تخصیص خوابگاه (5) به اینجانب مبذول نمایند.

پیشاپیش از جنابعالی/سرکار علیه (6) کمال تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) طرح موضوع به صورت کوتاه وچند واژه ای
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری
(6) جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

در اینجا 5 نمونه نامه درخواست بازگشت به کار را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

درخواست بازگشت به کار

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می رساند اینجانب …… به شماره کارمندی …… و کد ملی ….. (1) که از تاریخ …… (2) در آن شرکت/اداره (3) با سمت ….. (4) در واحد ….. (5) مشغول به کار بوده ام، اما متاسفانه به دلیل ….. (6) ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ ….. (7) گردیده ام. اما با توجه به مشکلات بیشماری که پس از ترک شرکت با آن روبرو شده ام (8)، از جنابعالی/سرکار علیه (9) درخواست بازگشت به کار داشته و متعهد می شوم در صورت موافقت با شروع کار اینجانب، نسبت به انجام امور محوله به نحو احسن اهتمام ورزم.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابزار نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با درخواست بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(2) تاریخ شروع کار در گذشته
(3) شرکت یا اداره یا سازمان یا ….
(4) سِمَت درخواست کننده
(5) واحد یا قسمتی که درخواست کننده مشغول بوده است.
(6) دلیل ترک کار
(7) تاریخ ترک کار
(8) دلیل بازگشت به کار
(9) جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

در اینجا 5 نمونه نامه درخواستی را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با موضوع متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواستی 1

• این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارد و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ……. دانشجوی ورودی سال ……. (2) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (3) به عرض می­ رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (4) خواهشمند است آن مقام محترم مساعدت لازم را جهت تخصیص خوابگاه (5) به اینجانب مبذول نمایند.

پیشاپیش از جنابعالی (6) کمال تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) طرح موضوع به صورت کوتاه وچند واژه ای
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری
(6) جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

نمونه نامه درخواستی 2

• این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد. تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در جابجا شدن طرح موضوع و دلیل درخواست است که باعث محدود شدن حجم دلیل درخواست شده است.

موضوع: درخواست وام قرض الحسنه (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب …… به شماره پرسنلی ….. (2) اعلام می دارد، بنا به دلیل مشکلات مالی (3) متقاضی دریافت وام قرض الحسنه به مبلغ …. (4) هستم. بنابراین تقاضای کتبی خود را به حضور تقدیم می دارم. تسریع در واگذاری وام (5) موجب کمال امتنان است.

پیشاپیش از آن مقام محترم که بذل محبتی می فرمایند کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشند.
(3) دلیل درخواست
(4) طرح موضوع به صورت کوتاه و چند واژه ای
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی 3

• این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد. تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در بیان شرایط فعلی است که باعث می شود درخواست ملموس تر و حتی گاهی موجه تر به نظر برسد.

موضوع: درخواست تقسیط مالیات (1)

با سلام و احترام

به استحضار می رساند اینجانب ……. (2) ، موظف به پرداخت مبلغ ….. مالیات سال …… (3) هستم. لذا با توجه به شرایط بحران اقتصادی (4) خواهشمند است با تقاضای اینجانب مبنی بر تقسیط مالیات فوق (5) موافقت فرمایید.

قبلاً از همکاری شما کمال تشکر دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) بیان شرایط فعلی
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی 4

• این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد دارند و جمعی از یک اداره یا سازمان درخواستی دارند کاربرد دارد. در این الگو درخواست کنندگان می توانند ادعای کمک برای رسیدن سریع تر یا بهتر به خواسته خویش داشته باشند. البته بخش مربوط به ادعای کمک می تواند حذف شود (بند دوم متن اصلی: از “همچنین ما” تا “اعلام کرده و”)

موضوع: درخواست جمعی احداث سالن ورزشی (1)

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند اینجانبان امضاکنندگان به شرح زیر که همگی از ساکنان ….. (2) هستیم، لازم دانستیم با توجه به تأثیر مثبت ورزش بر سلامت جسم و روان و وجود استعدادهای ورزشی در منطقه (3) تقاضای خویش را برای احداث و تجهیز یک سالن ورزشی (4) مطرح نماییم.

همچنین ما اهالی ….. (5) آمادگی خود را برای در اختیار قرار دادن یک قطعه زمین در ابعاد و موقعیت مناسب (6) جهت احداث سالن (7) اعلام کرده و پیشاپیش از بذل مساعدت جنابعالی کمال سپاس­گزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت نسبتا مفصل
(4) موضوع درخواست
(5) ویژگی مشترک درخواست کنندگان
(6) کمک درخواست کنندگان در جهت رسیدن به خواسته
(7) موضوع درخواست به صورت مصدری

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

نمونه نامه درخواستی 5

موضوع: درخواست جمعی شبکه گازرسانی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می­ رساند اینجانب ….. به نمایندگی از ساکنان محله ….. (2) متأسفانه به دلیل نبود شبکه گازرسانی (3) با مشکلاتی عدیده دست به گریبان هستیم که با توجه به در پیش بودن فصل زمستان و سرد شدن تدریجی هوا (4) این معضل رو به فزونی است. بنابراین از آن مسئول خدوم و دلسوز تقاضامندیم دستور فرمایند اقدام عاجل جهت حل این معضل مبذول نمایند.

پیشاپیش از اقدام مساعدت و محبتی که به عمل می­ آورید کمال سپاسگزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت مصدری و نفی در خواست (مثلا: شبکه گازرسانی – نبود شبکه گازرسانی یا جای اسکان – نداشتن جای اسکان)
(4) دلیل درخواست برای جلوگیری از بروز اتفاقات بدتر

در سازمان ها و اداره ها نامه های مختلفی به لحاظ مضمون، محتوا و ماهیت مبادله می شود. شناخت و دسته بندی و دانستن کاربرد انواع نامه اداری باعث سهولت استفاده و نگارش آنها می شود. نامه های اداری را از جهات گوناگون می توان تقسیم کرد:

انواع نامه اداری از نظر قالب

1- نامه ی اداری
2-گزارش
3- حکم
4- بخشنامه
5- دستورالعمل
6- صورتجلسه
7- آگهی، اطلاعیه، تبریک، تسلیت
8- احکام اداری
9- اسناد و نوشته های حقوقی
10- …

اگر به دنبال یادگیری مکاتبات اداری و نامه نگاری هستید دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1402 را حتما دیدن کنید.

انواع نامه اداری از نظر رسمیت داشتن

نامه های رسمی

این گونه نامه ها به طور رسمی و با آداب خاص نوشته می شود.
نامه های رسمی از سوی افراد، سازمان ها و نهادها و مؤسسه های دولتی و خصوصی و بالعکس نوشته و مبادله می شود و از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شود.

نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند، رسمی تلقی می شوند؛ بنابراین تمامی انواع نامه نگاری رسمی اعم از بخشنامه، ابلاغ نامه، آیین نامه، حکم، صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساسنامه، صورت حساب ها و حتی مناقصه، مزایده، آگهی های تبریک، تسلیت و … به محض ثبت در دفاتر اداری ((رسمی)) تلقی می شوند.

شماهم اگر به دنبال انواع نمونه های رسمی و اداری هستید می‌توانید کتاب گنجینه 70 نمونه نامه پرکاربرد رسمی را دانلود کنید. 

نامه های غیررسمی

این گونه نامه ها میان دوستان و بستگان و اقوام، ردوبدل می شود و بیشتر حاوی مسائل شخصی و دوستانه و خانوادگی است.

انواع نامه اداری از نظر سطح سازمانی

از این حیث نامه ها به درون سازمانی و  برون سازمانی تقسیم می شوند:

نامه های درون سازمانی

کلیه مکاتباتی است که در یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد.
در انواع نامه اداری، این گونه نامه ها ممکن است بین دو اداره، بخش، واحد یا قسمت همسطح انجام گیرد؛ برای مثال نامه نگاری اداره ی حسابداری با خدمات یا امور کارپردازی با واحد کارگزینی یا بالعکس، بنابراین در تقسیم نامه ها بایگانی این گونه نامه ها جداست.

چنانچه نامه نگاری واحد یا اداره ی مالی هم سطح، گسترده باشد، نامه نگاری هر واحد، به طور مجزا طبقه بندی و بایگانی می شود؛ مثال:

– نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین تر؛ (مشاهده نمونه نامه درخواست از مقام پایین)
– نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازمان؛ برای فراگیری سطوح بین سازمانی، پیشنهاد میشود مقاله سطوح مدیریت در سازمان: از مدیران عالی تا مدیران عملیاتی دیدن کنید.
– نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا؛
– نامه کارکنان به رؤسا و یا واحدهای درون سازمانی؛

ممکن است نامه های دورن سازمانی از واحد بالاتر به واحد پایین تر باشد؛ مثل نامه های مدیر کل یا رئیس سازمان یا مقام وزارت به سطوح پایین تر خود. این نامه نگاری اغلب در شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخشنامه و پی نوشت در هامش نامه باشد.

پی نوشت مدیران سطوح بالا بیشتر حاشیه، یا قسمت پایین نامه است؛ از این رو نامه هایی که قرار است مدیر بالاتر به مدیران سطوح پایین ارجاع دهد در حاشیه جای مناسب پیشبینی شود همچنین از سطوح بالا به پایین ممکن است بر یک نامه چندین پی نوشت زده شود.

در پی نوشت ها مدیر سطح بالاتر نظر خود را درباره ی متن نامه اعلام می کند و یا دستور اقدام و انجام کاری را می دهد.
چنانچه نامه ها بنابر سابقه ی قبلی و مقررات وضع شده بین مدیران بالا و پایین باشد، تنها به لفظ ((اقدام شود)) اکتفا می شود و در امور مستحدث، مدیر یا نظر مشورتی از مشاوران و معاونان می خواهد یا موکول به طرح در شورای مدیران می کند و یا خود بدان پاسخ می دهد.

ممکن است نامه های درون سازمانی از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالا نگاشته شود.
این گونه نامه ها نیز یا پاسخ به درخواست مقام بالاتر است که در شکل گزارش ارائه می شود و یا درخواست انجام کاری است که در این صورت نامه باید مستدل و به همراه مدارک لازم و توضیحات کامل ارایه شود.

گروهی از نامه های درون سازمانی درخواست یا نامه ی یک کارمند به یک واحد سازمانی یا خطاب به مدیران عالی رتبه است.
این گونه نامه ها اغلب جنبه ی شخصی دارد. وگرنه نامه ی یک کارمند به سطوح بالاتر روال اداری خود را طی می کند.

یادآوری: بهتر است این گونه نامه ها نیز جهت پیگیری پیش تر به ثبت دفتر بایگانی برسد.

بخشی دیگر از نامه های اداری درون سازمانی نامه ی یک واحد برای کارمند است، این گونه نامه ها اغلب احکام مأموریت، توبیخ های اداری، تشویق نامه ها و نظایر آن هاست.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

نامه های برون سازمانی

نامه هایی هستند که به خارج از سازمان یا اداره نوشته می شود.
مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره ی مختلف یا وابسته به دو وزارت خانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.
ممکن است سازمانی یا یکی از واحدهای سازمان به سازمان یا یکی از واحدهای سازمانی در مورد خاص مکاتبه کند؛ برای مثال امور خدمات وزارت جهاد کشاورزی با اداره ی خدمات وزارت بازرگانی یا کارگزینی وزارت آموزش و پرورش با امور تشکیلات در سازمانی دیگر.

برخی از واحدها بنابر وظایف محوله می توانند به طور مستقیم با سازمان های دیگر بدون رعایت سلسله مراتب اداری مکاتبه نمایند مثل امور مالی اداره ها با وزارت اقتصاد و امور اداری یا سازمان مدیریت و برنامه ریزی.

ممکن است به دلیل عدم اطلاع از واحد پی گیرنده ی نامه ی ارسالی و یا عدم اطلاع از تشکیلات سازمانی گیرنده ی نامه، با عنوان کلّی وزارت خانه یا سازمان مکاتبه شود.
در این صورت نامه به عنوان دفتر ریاست یا به دبیرخانه ی مادر ارسال شود تا این دو نامه را برای گیرنده و واحد مسئول رسیدگی ارجاع دهند.

ممکن است برخی از نامه های برون سازمانی به یک شخص حقیقی خارج از سازمان نوشته شود. این گونه نامه ها اغلب شامل پاسخ به درخواست های شخصی، ابلاغ نامه ها، احضارنامه ها و اخطارها می باشند.

انواع نامه اداری از نظر دورن مایه و محتوا

نامه در هر سطحی که درون­ سازمان یا برون­ سازمان نوشته شود، ممکن است جزو نامه های خبری، بازدارنده، دستوری و درخواستی و یا هماهنگی باشد.

نامه های خبری

در این دست نامه­ ها، نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می­ رسد؛ برای مثال درباره ­ی موضوعی یا شخصی استعلام کرده ­ایم، اداره­ ی پاسخ­ دهنده، پاسخ رد یا قبول را به اطلاع می­ رساند. نوشتن این نامه ­ها در دو جهت، واحد یا مقام از پایین به بالا و از بالا به پایین مباله می­ شود.

نامه های بازدارنده

نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل ­گیری و انجام است در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.

نامه های درخواستی

نامه ­هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن است. این نامه­ ها بیشترین نامه­ های اداری را تشکیل می­ دهد و از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می­ شود.

نامه­ های هماهنگی

این نامه­ ها دربردارنده ­ی پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ­ریزی است و بین دو واحد یا چند وزارتخانه ردوبدل می­ شود. بخش­نامه ­ها و دستورالعمل­ ها از این نوع نامه ­ها هستند.

نامه های دستوری

این گونه نوشته ­ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا مؤسسه­ های زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می ­شود و انجام کار یا نتیجه­ ی اقدامی را می­ خواهد.

انواع نامه اداری از نظر درجه­ ی امنیتی

از این حیث نامه­ ها را به عادی و غیرعادی تقسیم می­ کنند.

نامه ­های عادی و معمولی

اغلب نامه­ های اداری عادی است و از درجه­ ی اهمیت پایین ­تری نسبت به نامه­ های غیرعادی برخوردارند و در سرعت پیگیری و دقت در تهیه­ ی پاسخ و مقام مرجع رسیدگی کننده، از همان قواعد و قوانین نامه ­های معمولی پیروی می ­کنند و گردش کاری آن­ها همان است که در اداره­ ها معمول است.

نامه­ های غیرعادی یا طبقه بندی شده

شامل نامه ­هایی می ­شود که از درجه­ ی اهمیت بالاتری برخوردارند و شامل نامه­ های محرمانه، خیلی محرمانه و سرّی و تمام سرّی می­ شوند. تمامی این نامه ­ها ممکن است مستقیم باشند یا غیرمستقیم. اگر مهر مستقیم خورده باشند، نامه بدون واسطه و تنها به دست مسئول مستقیم اداره یا رئیس سازمان یا شخص وزیر باز شده و رسیدگی می شود.

نامه ­های محرمانه­ ی غیرمستقیم آن­هایی هستند که غیر از رئیس، مسئولان ذی­ربط حق باز کردن و رسیدگی به آن­ها را دارند.
به طور معمول مهرهای مستقیم-محرمانه، مستقیم-سری، مستقیم-خیلی محرمانه، غیرمستقیم-محرمانه با جوهر سرخ رنگ بر روی پاکت و نامه زده می ­شود. این گونه نامه­ ها میان مراکز تصمیم­گیری بالا و مراکز نظامی و وزارت اطلاعات ردوبدل می ­شود.

در انواع نامه ­اداری با مضامین محرمانه در فایل رایانه ­ای با کد رمز محفوظ است و در گوشه ­ی سمت چپ با قلم زیرخطدار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته می­ شود: ((محرمانه))، چنانچه نامه ((محرمانه­ ی مستقیم)) است، این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

انواع نامه اداری از نظر واحد اقدام ­کننده

هر یک از واحدهای اداری که نامه­ ای تهیه می­ کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می­ گیرند؛ مثلاً نوشته­ هایی که در ذی حسابی و حسابداری تهیه می­ شود به نام ((نامه­ های مالی)) خوانده می­ شود و از این دیدگاه می­توان انواع نامه­ ها را برشمرد:

1- نامه ­های اداری
2- نامه ­های مالی
3- نامه­ های فنی
4- نامه­ های آموزشی
5- نامه ­های بازرگانی
6- نامه­ های حقوقی
و …

پیشنهاد می‌شود برای آموزش نامه نگاری اداری به این لینک مراجه کنید.

انواع نامه اداری از نظر اقدام

از این دیدگاه نامه ­ها به دو دسته تقسیم می­ شوند:

نامه­ های عادی

این گونه نامه ­ها مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس به صورت عادی طی می­ کنند.

نامه ­های فوری

در انواع نامه اداری، این گونه نامه­ ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرار گیرد از مبدأ با مهر فوری مشخص می­ شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه­ ها انجام می­ شود.

در سازمان گیرنده هم به محض رویت ((مهر فوری)) خارج از نوبت ثبت و به اقدام­ کننده ارجاع می­ شود.
نامه ­های فوری 48 ساعته باید مورد اقدام قرار گیرد.
در سیستم اداری واژه­ های دیگری نیز برای نامه­ های فوری به کار برده می­ شود که برگرفته از پیام­های نظامی است.
مانند: فوری (48 ساعته)، خیلی فوری (24 ساعته)، آنی (به محض وصول)، اما نامه­ های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد ((اقدام سریع)) نوشته می­ شود.

انواع نامه اداری از نظر ابزار نامه ­رسانی

1- تلگرام
2- تلفن­گرام
3- تلکس
4- نمابر
5- رایانامه (E-mail)
6- پیامک

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)