بیان خواسته در نامه اداری یک مهارت اساسی است که برای ارتباطات مؤثر و دقیق در محیط کار اساسی است.
در بیشتر مواقع نامه­ ها برای بیان خواسته­ ای نوشته می­ شوند.
در غیر این صورت صرفاً جنبه­ ی اطلاع رسانی دارند.

حال ممکن است نویسنده ­ی نامه، خواسته ­ای از زیر دست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می­ گردد.
یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است.

در نتیجه همچون بخش­ های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف همراه است.

اصول اولیه‌ی بیان خواسته در نامه اداری

۱. تعریف خواسته در نامه اداری

در اکثر مواقع، هدف اصلی نوشتن یک نامه اداری، بیان یا ابراز یک خواسته است.
بیان خواسته به معنای درخواست یا خواهش برای انجام یک کار خاص، حل یک مسئله یا به دست آوردن یک خدمت است.
در غیر این صورت، نامه تنها به عنوان یک ابزار اطلاع رسانی عمل می‌کند.

۲. شناخت خواسته

نویسنده نامه باید خواسته‌های خود را به دقت شناسایی کند.
این ممکن است یک درخواست از زیر دستان یا حتی خواسته از مقام‌های بالاتر باشد.
این شناخت باعث می‌شود که بیان خواسته در نامه، به شکل دقیق و مؤثری انجام شود.

۳. بیان خواسته با دقت

بیان خواسته باید با دقت و وضوح انجام شود. از عبارات و کلمات معنی‌دار و مختصر برای ابراز خواسته استفاده شود تا گیرایی و درک طرف مقابل تضمین شود.

۴. استفاده از اصطلاحات مخصوص

بسته به نهاد یا فردی که خواسته اعلام می‌شود، استفاده از اصطلاحات مخصوص و مناسب ضروری است.
درخواست از زیر دستان ممکن است با دستوری مختصر و مستقیم بیان شود، در حالی که خواسته از مقام‌های بالاتر ممکن است نیاز به ادبیات و اصطلاحات رسمی‌تر داشته باشد.

۵. ترتیب منطقی بیان خواسته

خواسته‌ها را در نامه به ترتیب منطقی بیان کنید. ابتدا به معرفی مسئله بپردازید و سپس خواسته‌ها و درخواست‌ها را به ترتیب اهمیت مطرح کنید.

۶. بهره‌گیری از زبان مناسب

استفاده از زبان مناسب و ادبیات مناسب در بیان خواسته ضروری است.
توجه به ادبیات رسمی و استفاده از جملات مودبانه به تقویت اثر بیان خواسته کمک می‌کند.

با رعایت این نکات، می‌توانید خواسته‌های خود را در نامه‌های اداری به شکل موثر و مؤثری ارائه دهید.

اصطلاحات بیان خواسته در نامه اداری

آموزش نامه نگاری اداری

به مثال­ هایی در این باره توجه فرمایید:

• – لذا استدعا می­ شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.
• – لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه ­ی بودجه صورت گیرد.
• – مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.

بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود:

• – پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.
• – اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.
• – امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.
• – امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.
• – از دستور مساعدتی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می­ شود.
• – همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.
• – هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود. (برای مقام­ های پایین ­تر با سابقه­ ی بد)
• – امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید. (برای مقام­ های پایین­ تر با سابقه ­ی بد)

2 نمونه نامه درخواست از مسئولین

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

اهمیت بیان خواسته در نامه اداری

1. تسهیل درک مسئله:
   • بیان خواسته در نامه اداری به صورت مؤثر، به درستی و واضح بودن مسئله کمک می‌کند.
   • این امر باعث تسهیل درک و درستی تفسیر خواسته‌ها توسط گیرنده می‌شود.
2. تسریع در انجام اقدام:
   • بیان خواسته به نحوی که برای گیرنده قابل فهم و قابل اجرا باشد، به تسریع در انجام اقدامات مورد نیاز کمک می‌کند.
   • درخواست‌ها که به صورت دقیق و روشن بیان شوند، باعث مطمئنی و اعتماد به نفس در گیرنده می‌شوند.
3. اصطلاحات واضح و مؤثر:
   • بیان خواسته در نامه ادری به صورت مؤثر از اصطلاحات و واژگان دقیق و قابل درک استفاده می‌کند.
   • این امر به گیرنده کمک می‌کند تا به درستی مفهوم خواسته‌ها را درک کرده و به طور مستقیم به آنها پاسخ دهد.
4. اهمیت تأثیرگذاری در ارتباطات سازمانی:
   • بیان خواسته به صورت مؤثر در ارتباطات سازمانی اهمیت بسیاری دارد.
   • این نقشه محتوا کمک می‌کند تا نامه‌ها به عنوان ابزاری برای رسیدگی به مسائل و انجام وظایف بهتر مورد استفاده قرار گیرند.
5. حفظ حقوق و منافع:
   • بیان خواسته در نامه اداری به صورت دقیق و مؤثر، به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا حقوق و منافع خود را به درستی حفظ کنند.
   • این امر باعث جلب توجه به مسائل مهم و نیازمند رسیدگی فوری می‌شود.
6. ساختاردهی به نامه:
   • بیان خواسته به صورت مؤثر، ساختار مناسبی به نامه می‌بخشد و به ارتقاء نظم و درستی آن کمک می‌کند.
   • ساختاردهی مناسب نامه باعث می‌شود گیرنده به سرعت به اطلاعات اصلی برسد و اقدامات لازم را انجام دهد.

با در نظر گرفتن اهمیت بیان خواسته در نامه اداری، می‌توان ارتباطات سازمانی را بهبود بخشید و به عملکرد سازمانی بهبود و افزایش داد. (1)

یکی از مسایل پیش رو در نگارش مکاتبات اداری استفاده از واژگان غیرفارسی است.
این مساله تا جایی است که حتی واژگانی که جایگزین فارسی پسندیده ای دارند به بهانه ی رسمیت بیشتر کنار گذاشته نمی شوند.
در پایین سه نمونه متن با ویرایش فارسی آنها آورده ایم.

قضاوت با شما که آیا فارسی نویسی نامه اداری باعث کاهش رسمیت و زیبایی متن می شود یا خیر؟

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری

نکات مهم در فارسی نویسی نامه اداری

فارسی نویسی نامه اداری، یک هنر است که تأثیر آن بر ارتقاء ارتباطات و تبادل اطلاعات در محیط کاری چشمگیر است.
در این مقاله، به بررسی اصول و مبانی فارسی نویسی نامه اداری خواهیم پرداخت.

• اصول ابتدایی فارسی نویسی نامه اداری
  استفاده صحیح از عناصر تشخیصی نامه و رعایت قوانین نوشتاری، پایه‌ای استوار برای نگارش یک نامه اداری حرفه‌ای محسوب می‌شود.
• استفاده از زبان مناسب
   برگزیدن لغات و اصطلاحات مناسب، جذابیت و اثربخشی در ارتباطات اداری را افزایش می‌دهد. همچنین، جلب توجه با استفاده از کلماتی متنوع و شیوا نقش مهمی در نگارش نامه اداری دارد.
• انتخاب فرم مناسب
  تناسب فرم نامه با موضوع و مخاطب، از جمله اصولی است که در مکاتبات اداری باید به آن توجه شود. استفاده از فرم‌های استاندارد نیز، به یکپارچگی و هماهنگی نامه کمک می‌کند.
• تدوین موضوع نامه
   تعریف دقیق اهداف نامه و استفاده از زبان موجز و مؤثر در توضیح موضوع، از مراحل مهم در فارسی نویسی نامه اداری است.
• ساختاردهی محتوا
   ساختاردهی صحیح با معرفی، بدنه و ختم نامه، باعث جلب توجه و درک آسان مخاطبان می‌شود. ترتیب منطقی و جذابیت در ساختار نیز نقش اساسی دارد.
• استفاده از نمونه‌ها و مثال‌ها
  استفاده از نمونه‌ها و مثال‌های واقعی، اطلاعات را زنده و قابل فهم‌تر می‌کند. این ابزار موثر در توجیه و توضیح مفاهیم مورد بحث است.
• بررسی تناسب لغوی و ادبیاتی
   تعادل بین لحن رسمی و ملاقاتی، و جلب توجه با انتخاب کلمات مناسب، از اصول مهم در نگارش نامه های اداری است.
• اصلاح و ویرایش
   نگاه دوباره به نامه و استفاده از ابزارهای ویرایش متن، از جلوگیری از اشتباهات نگارشی و ارتقاء کیفیت متن کمک می‌کند.

جمع بندی

در این مقاله درباره‌ی “فارسی نویسی نامه اداری” پرداختیم و به چند نمونه از متون نامه‌های اداری ویرایش شده به زبان فارسی اشاره کردیم.
این متون به خوبی نشان می‌دهند که آیا استفاده از زبان فارسی در نوشتارهای اداری، به افزایش رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند یا خیر.

با توجه به نمونه‌های مورد بررسی، به نظر می‌رسد که فارسی نویسی نامه اداری، به وضوح به رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند.
از آنجایی که نامه‌های اداری مهم‌ترین رسانه‌های ارتباطی در محیط کاری هستند، اهمیت استفاده از زبان فارسی صحیح و مؤثر در نوشتارهای اداری بسیار احساس می‌شود.

در این صفحه با نمونه نامه درخواست از مقام پایین آشنا خواهید شد. متن این نامه ها به گونه ای تدوین شده که بتوان آن را با مشخصات و شرایط متفاوت تطبیق داد. پس ابتدا طرز استفاده از نمونه نامه ها را در پایین بیاموزید سپس به سراغ نمونه ها در پایین بروید.

آموزش ساختار پایه نامه نگاری اداری

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواست از مقام پایین

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به آگاهی می رساند لازم است جهت معرفی محصولات جدید وارداتی که لیستی از آنها در پیوست موجود است (1)، نمایشگاه هایی در شهرستان های اصلی برگزار و از نمایندگان فروش دعوت به عمل آید. (2)

مقتضی است محاسبات هزینه ای را انجام و پس از تأیید آن توسط اینجانب هر چه سریعتر به مرحله ی اجرا  برسانید. (3)

امیدوارم با روحیه­ ی وقت شناسی و مسئولیت پذیری که از جنابعالی سراغ دارم از این کار همچون کارهای گذشته سرفراز بیرون بیایید. (4)

◊راهنمای استفاده:

(1) بیان دلیل درخواست اول
(2) درخواست اول
(3) درخواست دوم که ادامه­ی کار درخواست اول است.
(4) تعریف و ترغیب در انجام بهتر درخواست

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

در این صفحه با 2 نمونه نامه درخواست رفع مشکل آشنا خواهید شد. متن این نامه ها به گونه ای تدوین شده که بتوان آن را با مشخصات و شرایط متفاوت تطبیق داد. پس ابتدا طرز استفاده از نمونه نامه ها را در پایین بیاموزید سپس به سراغ نمونه ها در پایین بروید.

آموزش ساختار پایه نامه نگاری اداری

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

1- نامه درخواست مساعدت برای رفع یک مشکل وخیم

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند که به جز مرکز استان کردستان کلیه شهرستان­های استان با کمبود شدید یا نبود پزشک متخصص علی الخصوص (متخصص داخلی، زنان و زایمان، جراح عمومی، اطفال و بیهوشی) که نیاز ضروری و الزامی یک بیمارستان عمومی است، مواجه می­ باشند (1) به طوری که تعداد زیادی از بیماران به علت عدم وجود پزشک متخصص با آمبولانس فرسوده و ناکارآمد به مرکز استان اعزام می­ شوند.(2) این وضعیت علاوه بر اینکه سبب از دست رفتن جان هموطنان می گردد، باعث نارضایتی زیاد عمومی در منطقه شده است.(3) لذا از آن مقام محترم خواهشمند است دستور فرمایید به طریق ممکن نسبت به رفع این معضل (4) که رابطه مستقیم با تأمین سلامت مردم دارد (5) اقدام عاجل مبذول و نتیجه را اعلام فرمایند.

پیشاپیش از مساعدت آن مقام محترم کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) بیان کامل و واضح مسأله
(2) راه حل­های نامناسب
(3) وضعیت بد فعلی که متأثر از مسأله است.
(4) خواسته
(5) اشاره به اهمیت رفع مشکل

2- نامه درخواست رفع مشکل با توجه ویژه به پیشینه درخواست

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به عرض می­ رساند در خصوص مشکلات تأمین آب شرب شهر قروه (1)؛ تخصیص آب از سد مخزنی تلوار این شهرستان برای رفع این معضل اقدامی ضروری خواهد بود،(2) لذا با توجه به دورنگار 760/700/23312 تاریخ 84/1/21، مدیر کل محترم امور آب استان کردستان به معاون محترم وزیر نیرو در امور آب و فاضلاب (3)، همچنین نامه شماره 17047/1 به تاریخ 84/9/13، استاندار محترم کردستان به وزیر محترم نیرو، (4) خواهشمند است به لحاظ نیاز مبرم مردم شهرستان به تأمین آب شرب و سایر حساسیت­ ها از جمله انتقال آب از این سد به مناطق دیگر (5)، با درخواست مذکور موافقت فرمایند.

پیشاپیش از مساعدت آن مقام محترم کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) طرح موضوع یا مسأله
(2) ارایه راه حل
(3) پیشینه اول
(4) پیشینه دوم
(5) اهمیت حل مسأله

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

در اینجا 2 نمونه نامه درخواست از مسئولین را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

1- نمونه نامه درخواست از مسئولین

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند در خصوص جبران ضرر و زیان کشاورزان زحمتکش شهرستان قروه به علت بارندگی پیش از برداشت محصول (1)، تصویر نامه شماره 7667/8 مورخ 85/9/6 فرمانداری محترم شهرستان قروه (2) به حضور ایفاد می­ گردد. لذا با توجه به اینکه کشاورزان این منطقه اکثراً به دلیل خرید نهاده­ های کشاورزی به بانک بدهکار هستند (3) ، خواهشمند است دستور فرمایید به موضوع رسیدگی و نسبت به جبران خسارت آن­ها (4) اقدام لازم به عمل آید.

اعلام نتیجه به دفتر اینجانب جهت ابلاغ به افراد ذینفع و فرمانداری محترم قروه (5) مزید امتنان است.

با تشکر

◊راهنمای استفاده:

(1) بیان موضوع یا توصیف اتفاق افتاده
(2) ارایه مدرک گواه یا تأیید موضوع
(3) اشاره به اهمیت موضوع یا حواشی مزید بر موضوع
(4) بیان خواسته
(5) مقصد و دلیل اعلام نتیجه

2- نمونه نامه درخواست از مسئولین

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

احتراماً همانگونه که مستحضر هستید یکی از عوامل توسعه، رشد و شکوفایی اقتصاد استان کردستان توجه به بخش کشاورزی و گردشگری و ایجاد اشتغال (مهمترین عامل در پرورش نیروی جوان) (1) است. لذا انتظار می­ رفت دولت عدالت ­محور (2) توجه ویژ­ه ­ای را به این سه بخش در استان محروم کردستان (3) می­ نمود.

اما جای بسی تأسف است که بودجه­ های قطره ­ای برای سدهای در دست اقدام در نظر گرفته شده است که کار زیادی نمی­ توان انجام داد.(4) حال از جنابعالی و همکارنتان استدعا دارد که امر سدسازی و مهار آب­های جاری در این استان را در اولویت کارهای خویش قرار دهند (5) و امید است که در سال 85 که به نام نامی پیام­ آور وحدت رسول اعظم (ص) نامگذاری گردیده (6) عنایت ویژه­ای مبذول فرمایند.

اطلاع از اقدامات انجام شده موجب امتنان است.

با سپاس فراوان

◊راهنمای استفاده:

(1) اشاره به اهمیت موضوع
(2) مخاطب یا مجموعه مخاطب به همراه صفت یا شعاری که به آن معروف هستند و به موضوع ربط دارد.
(3) اشاره به چیزی که نیاز به توجه دارد.
(4) توصیف اقدام نادرست یا عدم هر گونه اقدام
(5) بیان خواسته
(6) اشارات مقدس یا با شگون یا امیدبخش برای امیدواری از کمک یا اقدام خواسته شده.

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

نمونه نامه درخواست وام می‌توانند به عنوان یک الگو برای نوشتن نامه‌های مشابه با مشخصات متفاوت استفاده شوند.
اصول نامه‌نگاری در نوشتن هر نامه، اعم از نامه درخواست وام یا هر نوع نامه دیگری، بسیار حیاتی است.

هنگامی که تغییرات در متن یک نامه اعمال می‌شود، بایستی توجه شود که این تغییرات با اصول و قواعد نامه‌نگاری سازگار باشند.

مثال از تغییرات اساسی در نمونه نامه درخواست وام می‌تواند تغییر در مقدار و موعد پرداخت وام، ارائه مدارک متفاوت، توضیحات بیشتر در مورد هدف گرفتن وام و موارد مشابه باشد.

در اینجا، دانستن اصول نامه نگاری اداری امری ضروری است که به طور کلی شامل قواعد مربوط به ساختار نامه، انتخاب کلمات مناسب، رعایت ادب نامه‌نگاری و دیگر موارد مرتبط می‌شود.

برای استفاده از نمونه نامه درخواست وام به عنوان الگو، مهم است که نکات زیر را در نظر داشته باشید:

1. ساختار نامه:
   بایستی ساختار نامه‌ای که از نمونه‌ها به دست آورده‌اید را مد نظر قرار دهید. این شامل بخش‌هایی مانند معرفی خود، توضیح درخواست وام، توضیحات مربوط به شرایط پرداخت وام و خاتمه‌ی نامه است.
2. انتخاب کلمات مناسب:
   کلمات و عبارات استفاده شده بایستی منطبق با موقعیت و محتوای نامه باشند. باید از اصطلاحات رسمی و مناسب برای موضوعات مالی استفاده کنید.
3. رعایت ادب‌های نامه‌نگاری:
   ادب‌های نامه‌نگاری از قبیل ابتدا و انتهای نامه با احترام به گیرنده، استفاده از اصطلاحات مناسب و مودبانه و دقت در املاء و نگارش بایستی رعایت شود.
4. شفافیت و دقت:
   متن نامه باید شفاف و دقیق باشد تا درخواست و شرایط مربوطه به خواننده منتقل شود و هیچ ابهامی برای او پیش نیاید.

با رعایت این نکات، می‌توانید از نمونه نامه‌های درخواست وام به عنوان الگو استفاده کرده و آنها را با توجه به موقعیت و شرایط خود تغییر دهید.

طرز استفاده از نمونه نامه درخواست وام

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. (1)

بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواست وام از بانک

موضوع: درخواست تسهیلات وام اشتغالزایی

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ….. (1)، دارنده حساب قرض الحسنه/پس انداز شماره ….. (2) تقاضای دریافت وام به مبلغ ….. ریال به منظور تعمیر منزل/خرید خودرو/سرمایه­گذاری در امر تولید (3) را به حضور تقدیم می­دارم.

همچنین به پیوست گواهی اشتغال و صورتحساب حقوقی (4) اینجانب به عنوان مدرک توانایی بازپرداخت اقساط وام (5) و گواهی اشتغال ضامنین/سند ملک/چک و سفته (6) به عنوان تضمین بازپرداخت به موقع اقساط (7) نزد آن بانک امانت گذاشته می­شود.

خواهشمند است با پرداخت وام موافقت فرموده و دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند. تسریع در واگذاری وام موجب کمال امتنان است.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی و دیگر مشخصات متقاضی که بانک اعلام می نماید.
(2) نوشتن شماره حساب
(3) محل استفاده از وام
(4) مدارک متقاضی وام که بانک تعیین می­کند.
(5) دلیل دریافت مدارک از متقاضی وام توسط بانک (این عبارت اختیاری است و می­تواند حذف شود.)
(6) مدارک ضامنین متقاضی وام که بانک تعیین می­کند.
(7) دلیل دریافت مدارک از ضامنین متقاضی وام توسط بانک (این عبارت اختیاری است و می­تواند حذف شود.)

در این مقاله به طور اصولی نحوه جمله بندی نامه درخواست وام، بیش از 40 نمونه جمله بندی مورد برسی قرار گرفته است.

نامه درخواست وام از موسسات

موضوع: درخواست تسهیلات وام اشتغالزایی

با سلام و احترام

به استحضار می­رساند اینجانب ….. فرزند ….. به کد ملی …… دارای مدرک …… (1) تقاضای تسهیلات اشتغال­زایی (2) از آن مؤسسه محترم (3) به مبلغ …… (4) جهت سرمایه گذاری در امر …… (5) را دارد.

خواهشمند است نسبت به این امر که اشتغال­زایی مستقیم ….. نفر (6) را فراهم می­سازد، سفارش و پیگیری لازم مبذول فرمایید و با بزرگواری و مناعت طبع خویش، بنده را مورد رحمت و تفقد قرار دهید.

پیشتر از مساعدت جنابعالی بسیار سپاس­گزارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) مشخصات متقاضی
(2) عنوان تسهیلات
(3) نام مؤسسه که می توان به جای آن از “آن مؤسسه محترم” استفاده کرد.
(4) مبلغ مورد تقاضا
(5) محل استفاده از تسهیلات
(6) اهمیت انگیزه بخش استفاده از تسهیلات

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

دانلود رایگان نمونه نامه درخواست وام

دانلود رایگان

در اینجا 5 نمونه نامه درخواستی را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با موضوع متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواستی 1

• این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارد و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ……. دانشجوی ورودی سال ……. (2) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (3) به عرض می­ رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (4) خواهشمند است آن مقام محترم مساعدت لازم را جهت تخصیص خوابگاه (5) به اینجانب مبذول نمایند.

پیشاپیش از جنابعالی (6) کمال تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) طرح موضوع به صورت کوتاه وچند واژه ای
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری
(6) جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

نمونه نامه درخواستی 2

• این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد. تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در جابجا شدن طرح موضوع و دلیل درخواست است که باعث محدود شدن حجم دلیل درخواست شده است.

موضوع: درخواست وام قرض الحسنه (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب …… به شماره پرسنلی ….. (2) اعلام می دارد، بنا به دلیل مشکلات مالی (3) متقاضی دریافت وام قرض الحسنه به مبلغ …. (4) هستم. بنابراین تقاضای کتبی خود را به حضور تقدیم می دارم. تسریع در واگذاری وام (5) موجب کمال امتنان است.

پیشاپیش از آن مقام محترم که بذل محبتی می فرمایند کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشند.
(3) دلیل درخواست
(4) طرح موضوع به صورت کوتاه و چند واژه ای
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی 3

• این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد. تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در بیان شرایط فعلی است که باعث می شود درخواست ملموس تر و حتی گاهی موجه تر به نظر برسد.

موضوع: درخواست تقسیط مالیات (1)

با سلام و احترام

به استحضار می رساند اینجانب ……. (2) ، موظف به پرداخت مبلغ ….. مالیات سال …… (3) هستم. لذا با توجه به شرایط بحران اقتصادی (4) خواهشمند است با تقاضای اینجانب مبنی بر تقسیط مالیات فوق (5) موافقت فرمایید.

قبلاً از همکاری شما کمال تشکر دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3) بیان شرایط فعلی
(4) دلیل درخواست
(5) موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی 4

• این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد دارند و جمعی از یک اداره یا سازمان درخواستی دارند کاربرد دارد. در این الگو درخواست کنندگان می توانند ادعای کمک برای رسیدن سریع تر یا بهتر به خواسته خویش داشته باشند. البته بخش مربوط به ادعای کمک می تواند حذف شود (بند دوم متن اصلی: از “همچنین ما” تا “اعلام کرده و”)

موضوع: درخواست جمعی احداث سالن ورزشی (1)

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند اینجانبان امضاکنندگان به شرح زیر که همگی از ساکنان ….. (2) هستیم، لازم دانستیم با توجه به تأثیر مثبت ورزش بر سلامت جسم و روان و وجود استعدادهای ورزشی در منطقه (3) تقاضای خویش را برای احداث و تجهیز یک سالن ورزشی (4) مطرح نماییم.

همچنین ما اهالی ….. (5) آمادگی خود را برای در اختیار قرار دادن یک قطعه زمین در ابعاد و موقعیت مناسب (6) جهت احداث سالن (7) اعلام کرده و پیشاپیش از بذل مساعدت جنابعالی کمال سپاس­گزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت نسبتا مفصل
(4) موضوع درخواست
(5) ویژگی مشترک درخواست کنندگان
(6) کمک درخواست کنندگان در جهت رسیدن به خواسته
(7) موضوع درخواست به صورت مصدری

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

نمونه نامه درخواستی 5

موضوع: درخواست جمعی شبکه گازرسانی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می­ رساند اینجانب ….. به نمایندگی از ساکنان محله ….. (2) متأسفانه به دلیل نبود شبکه گازرسانی (3) با مشکلاتی عدیده دست به گریبان هستیم که با توجه به در پیش بودن فصل زمستان و سرد شدن تدریجی هوا (4) این معضل رو به فزونی است. بنابراین از آن مسئول خدوم و دلسوز تقاضامندیم دستور فرمایند اقدام عاجل جهت حل این معضل مبذول نمایند.

پیشاپیش از اقدام مساعدت و محبتی که به عمل می­ آورید کمال سپاسگزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:

(1) موضوع درخواست
(2) ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3) دلیل درخواست به صورت مصدری و نفی در خواست (مثلا: شبکه گازرسانی – نبود شبکه گازرسانی یا جای اسکان – نداشتن جای اسکان)
(4) دلیل درخواست برای جلوگیری از بروز اتفاقات بدتر

در سازمان ها و اداره ها نامه های مختلفی به لحاظ مضمون، محتوا و ماهیت مبادله می شود. شناخت و دسته بندی و دانستن کاربرد انواع نامه اداری باعث سهولت استفاده و نگارش آنها می شود. نامه های اداری را از جهات گوناگون می توان تقسیم کرد:

انواع نامه اداری از نظر قالب

1- نامه ی اداری
2-گزارش
3- حکم
4- بخشنامه
5- دستورالعمل
6- صورتجلسه
7- آگهی، اطلاعیه، تبریک، تسلیت
8- احکام اداری
9- اسناد و نوشته های حقوقی
10- …

اگر به دنبال یادگیری مکاتبات اداری و نامه نگاری هستید دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1402 را حتما دیدن کنید.

انواع نامه اداری از نظر رسمیت داشتن

نامه های رسمی

این گونه نامه ها به طور رسمی و با آداب خاص نوشته می شود.
نامه های رسمی از سوی افراد، سازمان ها و نهادها و مؤسسه های دولتی و خصوصی و بالعکس نوشته و مبادله می شود و از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شود.

نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند، رسمی تلقی می شوند؛ بنابراین تمامی انواع نامه نگاری رسمی اعم از بخشنامه، ابلاغ نامه، آیین نامه، حکم، صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساسنامه، صورت حساب ها و حتی مناقصه، مزایده، آگهی های تبریک، تسلیت و … به محض ثبت در دفاتر اداری ((رسمی)) تلقی می شوند.

شماهم اگر به دنبال انواع نمونه های رسمی و اداری هستید می‌توانید کتاب گنجینه 70 نمونه نامه پرکاربرد رسمی را دانلود کنید. 

نامه های غیررسمی

این گونه نامه ها میان دوستان و بستگان و اقوام، ردوبدل می شود و بیشتر حاوی مسائل شخصی و دوستانه و خانوادگی است.

انواع نامه اداری از نظر سطح سازمانی

از این حیث نامه ها به درون سازمانی و  برون سازمانی تقسیم می شوند:

نامه های درون سازمانی

کلیه مکاتباتی است که در یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد.
در انواع نامه اداری، این گونه نامه ها ممکن است بین دو اداره، بخش، واحد یا قسمت همسطح انجام گیرد؛ برای مثال نامه نگاری اداره ی حسابداری با خدمات یا امور کارپردازی با واحد کارگزینی یا بالعکس، بنابراین در تقسیم نامه ها بایگانی این گونه نامه ها جداست.

چنانچه نامه نگاری واحد یا اداره ی مالی هم سطح، گسترده باشد، نامه نگاری هر واحد، به طور مجزا طبقه بندی و بایگانی می شود؛ مثال:

– نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین تر؛ (مشاهده نمونه نامه درخواست از مقام پایین)
– نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازمان؛ برای فراگیری سطوح بین سازمانی، پیشنهاد میشود مقاله سطوح مدیریت در سازمان: از مدیران عالی تا مدیران عملیاتی دیدن کنید.
– نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا؛
– نامه کارکنان به رؤسا و یا واحدهای درون سازمانی؛

ممکن است نامه های دورن سازمانی از واحد بالاتر به واحد پایین تر باشد؛ مثل نامه های مدیر کل یا رئیس سازمان یا مقام وزارت به سطوح پایین تر خود. این نامه نگاری اغلب در شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخشنامه و پی نوشت در هامش نامه باشد.

پی نوشت مدیران سطوح بالا بیشتر حاشیه، یا قسمت پایین نامه است؛ از این رو نامه هایی که قرار است مدیر بالاتر به مدیران سطوح پایین ارجاع دهد در حاشیه جای مناسب پیشبینی شود همچنین از سطوح بالا به پایین ممکن است بر یک نامه چندین پی نوشت زده شود.

در پی نوشت ها مدیر سطح بالاتر نظر خود را درباره ی متن نامه اعلام می کند و یا دستور اقدام و انجام کاری را می دهد.
چنانچه نامه ها بنابر سابقه ی قبلی و مقررات وضع شده بین مدیران بالا و پایین باشد، تنها به لفظ ((اقدام شود)) اکتفا می شود و در امور مستحدث، مدیر یا نظر مشورتی از مشاوران و معاونان می خواهد یا موکول به طرح در شورای مدیران می کند و یا خود بدان پاسخ می دهد.

ممکن است نامه های درون سازمانی از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالا نگاشته شود.
این گونه نامه ها نیز یا پاسخ به درخواست مقام بالاتر است که در شکل گزارش ارائه می شود و یا درخواست انجام کاری است که در این صورت نامه باید مستدل و به همراه مدارک لازم و توضیحات کامل ارایه شود.

گروهی از نامه های درون سازمانی درخواست یا نامه ی یک کارمند به یک واحد سازمانی یا خطاب به مدیران عالی رتبه است.
این گونه نامه ها اغلب جنبه ی شخصی دارد. وگرنه نامه ی یک کارمند به سطوح بالاتر روال اداری خود را طی می کند.

یادآوری: بهتر است این گونه نامه ها نیز جهت پیگیری پیش تر به ثبت دفتر بایگانی برسد.

بخشی دیگر از نامه های اداری درون سازمانی نامه ی یک واحد برای کارمند است، این گونه نامه ها اغلب احکام مأموریت، توبیخ های اداری، تشویق نامه ها و نظایر آن هاست.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

نامه های برون سازمانی

نامه هایی هستند که به خارج از سازمان یا اداره نوشته می شود.
مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره ی مختلف یا وابسته به دو وزارت خانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.
ممکن است سازمانی یا یکی از واحدهای سازمان به سازمان یا یکی از واحدهای سازمانی در مورد خاص مکاتبه کند؛ برای مثال امور خدمات وزارت جهاد کشاورزی با اداره ی خدمات وزارت بازرگانی یا کارگزینی وزارت آموزش و پرورش با امور تشکیلات در سازمانی دیگر.

برخی از واحدها بنابر وظایف محوله می توانند به طور مستقیم با سازمان های دیگر بدون رعایت سلسله مراتب اداری مکاتبه نمایند مثل امور مالی اداره ها با وزارت اقتصاد و امور اداری یا سازمان مدیریت و برنامه ریزی.

ممکن است به دلیل عدم اطلاع از واحد پی گیرنده ی نامه ی ارسالی و یا عدم اطلاع از تشکیلات سازمانی گیرنده ی نامه، با عنوان کلّی وزارت خانه یا سازمان مکاتبه شود.
در این صورت نامه به عنوان دفتر ریاست یا به دبیرخانه ی مادر ارسال شود تا این دو نامه را برای گیرنده و واحد مسئول رسیدگی ارجاع دهند.

ممکن است برخی از نامه های برون سازمانی به یک شخص حقیقی خارج از سازمان نوشته شود. این گونه نامه ها اغلب شامل پاسخ به درخواست های شخصی، ابلاغ نامه ها، احضارنامه ها و اخطارها می باشند.

انواع نامه اداری از نظر دورن مایه و محتوا

نامه در هر سطحی که درون­ سازمان یا برون­ سازمان نوشته شود، ممکن است جزو نامه های خبری، بازدارنده، دستوری و درخواستی و یا هماهنگی باشد.

نامه های خبری

در این دست نامه­ ها، نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می­ رسد؛ برای مثال درباره ­ی موضوعی یا شخصی استعلام کرده ­ایم، اداره­ ی پاسخ­ دهنده، پاسخ رد یا قبول را به اطلاع می­ رساند. نوشتن این نامه ­ها در دو جهت، واحد یا مقام از پایین به بالا و از بالا به پایین مباله می­ شود.

نامه های بازدارنده

نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل ­گیری و انجام است در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.

نامه های درخواستی

نامه ­هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن است. این نامه­ ها بیشترین نامه­ های اداری را تشکیل می­ دهد و از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می­ شود.

نامه­ های هماهنگی

این نامه­ ها دربردارنده ­ی پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ­ریزی است و بین دو واحد یا چند وزارتخانه ردوبدل می­ شود. بخش­نامه ­ها و دستورالعمل­ ها از این نوع نامه ­ها هستند.

نامه های دستوری

این گونه نوشته ­ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا مؤسسه­ های زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می ­شود و انجام کار یا نتیجه­ ی اقدامی را می­ خواهد.

انواع نامه اداری از نظر درجه­ ی امنیتی

از این حیث نامه­ ها را به عادی و غیرعادی تقسیم می­ کنند.

نامه ­های عادی و معمولی

اغلب نامه­ های اداری عادی است و از درجه­ ی اهمیت پایین ­تری نسبت به نامه­ های غیرعادی برخوردارند و در سرعت پیگیری و دقت در تهیه­ ی پاسخ و مقام مرجع رسیدگی کننده، از همان قواعد و قوانین نامه ­های معمولی پیروی می ­کنند و گردش کاری آن­ها همان است که در اداره­ ها معمول است.

نامه­ های غیرعادی یا طبقه بندی شده

شامل نامه ­هایی می ­شود که از درجه­ ی اهمیت بالاتری برخوردارند و شامل نامه­ های محرمانه، خیلی محرمانه و سرّی و تمام سرّی می­ شوند. تمامی این نامه ­ها ممکن است مستقیم باشند یا غیرمستقیم. اگر مهر مستقیم خورده باشند، نامه بدون واسطه و تنها به دست مسئول مستقیم اداره یا رئیس سازمان یا شخص وزیر باز شده و رسیدگی می شود.

نامه ­های محرمانه­ ی غیرمستقیم آن­هایی هستند که غیر از رئیس، مسئولان ذی­ربط حق باز کردن و رسیدگی به آن­ها را دارند.
به طور معمول مهرهای مستقیم-محرمانه، مستقیم-سری، مستقیم-خیلی محرمانه، غیرمستقیم-محرمانه با جوهر سرخ رنگ بر روی پاکت و نامه زده می ­شود. این گونه نامه­ ها میان مراکز تصمیم­گیری بالا و مراکز نظامی و وزارت اطلاعات ردوبدل می ­شود.

در انواع نامه ­اداری با مضامین محرمانه در فایل رایانه ­ای با کد رمز محفوظ است و در گوشه ­ی سمت چپ با قلم زیرخطدار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته می­ شود: ((محرمانه))، چنانچه نامه ((محرمانه­ ی مستقیم)) است، این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

انواع نامه اداری از نظر واحد اقدام ­کننده

هر یک از واحدهای اداری که نامه­ ای تهیه می­ کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می­ گیرند؛ مثلاً نوشته­ هایی که در ذی حسابی و حسابداری تهیه می­ شود به نام ((نامه­ های مالی)) خوانده می­ شود و از این دیدگاه می­توان انواع نامه­ ها را برشمرد:

1- نامه ­های اداری
2- نامه ­های مالی
3- نامه­ های فنی
4- نامه­ های آموزشی
5- نامه ­های بازرگانی
6- نامه­ های حقوقی
و …

پیشنهاد می‌شود برای آموزش نامه نگاری اداری به این لینک مراجه کنید.

انواع نامه اداری از نظر اقدام

از این دیدگاه نامه ­ها به دو دسته تقسیم می­ شوند:

نامه­ های عادی

این گونه نامه ­ها مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس به صورت عادی طی می­ کنند.

نامه ­های فوری

در انواع نامه اداری، این گونه نامه­ ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرار گیرد از مبدأ با مهر فوری مشخص می­ شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه­ ها انجام می­ شود.

در سازمان گیرنده هم به محض رویت ((مهر فوری)) خارج از نوبت ثبت و به اقدام­ کننده ارجاع می­ شود.
نامه ­های فوری 48 ساعته باید مورد اقدام قرار گیرد.
در سیستم اداری واژه­ های دیگری نیز برای نامه­ های فوری به کار برده می­ شود که برگرفته از پیام­های نظامی است.
مانند: فوری (48 ساعته)، خیلی فوری (24 ساعته)، آنی (به محض وصول)، اما نامه­ های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد ((اقدام سریع)) نوشته می­ شود.

انواع نامه اداری از نظر ابزار نامه ­رسانی

1- تلگرام
2- تلفن­گرام
3- تلکس
4- نمابر
5- رایانامه (E-mail)
6- پیامک

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

برخی گمان دارند فن نامه نگاری، تنها مربوط به متخصصان رشته ی زبان و ادبیات فارسی است و تنها آنان باید این مهارت را بدانند؛ در حالی که یکی از مهارت های شهروندی، نوشتن و بیان مطالب به صورت درست و روان است آن گونه که سخن می گوییم. ناتوانی دانش آموزان و دانشجویان و دانش آموختگان از نگارش نامه خصوصی و اداری امروزه امری رایج است. گروهی نیز نوشتن نامه را امری بدیهی فرض می کنند. این کار جز دانستن روش ها و فنون خاص نامه بستگی به تبحر در شیوه ی نگارش دارد. هر کس و در هر رشته و شغل و تخصص و درجه ی تحصیلی به دانستن این اصول ساده نیاز دارد. متخصصان و مهندسان نیز در تهیه ی یک نامه اداری و فنی یا گزارش باید با اصول اولیه ی نگارش و تنظیم نامه نگاری اداری آشنا باشند. غلط نوشتن و نامفهوم بودن متن نامه و گزارش علاوه بر بی نتیجه گذاشتن مقصود و درخواست، نشانگر ضعف شخصیتی و احیاناً حمل بر بی سوادی نویسنده خواهد بود.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

برخی از مردم، کارشناسان، کارمندان و تحصیل کردگان به درست نویسی و اصول نامه نگاری بی توجه اند. اگر بپذیریم که دنیای امروز عصر ارتباطات است، و نامه نگاری رایج ترین شکل آن است، پس باید پذیرفت که آیین نگارش اداری یک نیاز اجتناب ناپذیر برای همه و به ویژه تحصیل کردگان محسوب می شود. جامعه از تحصیل کردگان توقع بیشتر دارد. کارکنان سازمان های دولتی نیز اگر به اصول درست نوشتن آشنا نباشند، در تهیه ی نامه ها و آیین نامه و گزارش هایی که باید به اطلاع هزاران نفر برسد، دچار اشتباه و اختلال شده و گیرندگان دچار بدفهمی می شوند. شما خود شاهد بوده اید نامفهوم یا مبهم بودن نامه ای باعث سرگردانی ارباب رجوع، نامه نگاری مجدد و بیهوده و در نهایت صرف وقت و هزینه و هدر رفتن نیروی انسانی شده است. نوشتن جزء جداناشدنی در زندگی بشر امروز است. از ساده ترین شکل آن که نامه نگاری دوستانه، اداری و ارتباطات عادی باشد تا انتقال علوم و فنون. هر چه بتوانیم از این وسیله دقیق تر و مؤثرتر استفاده کنیم، انتقال پیام و ارتباط آن آسان تر صورت می گیرد.

کافی است در اهمیت نامه نگاری اداری بدانیم:

1- نامه نگاری اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن دارد.

2- نوشتار آسان تر، کمترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ی ارتباط بوده و هست.

3- تمامی اشکال ارتباط (نمابر، تلکس، تلفن گرام، تلگراف، رایانامه و …) بر بنیاد نامه نگاری استوار است. تهیه ی همگی این گونه ها و پاسخ به آن ها در قالب نامه امکان پذیر است.

4- جریان تمامی امور اداری و سازمانی از کوچک ترین درخواست تا بزرگترین آن ها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و بدان ترتیب اثر داده می شود.

5- تمامی مسائل مالی، اداری و سازمانی از طریق نامه و به طور مکتوب انجام می گیرد؛ بدین ترتیب اثرات مالی و نقش مؤثر آن در سهولت وسلامت جریانات مالی آشکار است.

6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهم ترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آن برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه به عنوان یک سند در مقام دعوی یا دفاع قابل ارائه است.

7- نامه ها و نامه نگاری اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است. هر نامه سوابق کاری را نشان می دهد که می تواند در جهت دهی کارها، اشراف بر امور، تجزیه و تحلیل اقدامات، راهنمای حال و آینده مدیران باشد. مطالعه ی نامه های طبقه بندی شده ی اداری، به شرط آن که درست نگاشته شده باشند و سیر منطقی داشته باشند، موجب استفاده از تجربه ها می شوند.

8- نامه های اداری و مکتوبات سازمانی پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع و مراجع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره به کار آید. همچنین آیندگان درباره ی اوضاع آن دوره خاص به قضاوت بپردازند. نمونه ی آن مکاتیب و منشآت و فرامینِ بازمانده از گذشته است که امروزه حکمِ سندِ قطعی تاریخی دارند.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)