یادگیری نگارش نامه اداری 2 گام دارد:

گام یکم: یادگیری ساختار و اصول نگارش نامه اداری

در این مرحله، ما باید با ساختار و اصول نامه‌نگاری اداری آشنا شویم.
این نامه شامل مهمترین عناصر اصلی یک اداری، مواردی است که باید در هر قسمت از آن درج شود و از اصطلاحات مناسب در نگارش نامه استفاده شود.
این گام به شما کمک می کند تا یک فهم ابتدایی از نحوه نوشتن نامه اداری پیدا کنید.

گام دوم: تمرین نگارش رسمی و اداری

پس از اصول نگارش نامه اداری، حالا نوبت به تمرین می‌رسد.
در این مرحله، می‌توانید با نگارش نمونه‌های مختلف نامه‌های اداری، تمرین کافی انجام دهید.
مهم است که سعی کنید به سرعت خود را افزایش دهید و از نکاتی که در گام اول یاد گرفته‌اید، به خوبی استفاده کنید.
این تمرین ها شامل نوشتن نامه های مختلف مانند نامه های درخواستی، نامه های رسمی یا حتی نامه های تجاری می شود.

یعنی اول آموزش ببینیم، بعد تمرین کنیم

گام یکم: یادگیری ساختار و اصول نگارش نامه اداری

اگر دقت کرده باشید در نگارش نامه اداری از بخش های مختلفی تشکلیل شده و این بخش ها با ترتیبی خاص پشت سر هم قرار می گیرند.
مثل:

• سرآغاز
• پیشینه
• طرح موضوع
• خواسته
• تأکیدات و … .

وجود یا عدم وجود این بخش ها و ترتیب قرارگیری آنها را ساختار می گوییم.

اما اصول به حد و حدود و محتوای درون این بخش ها مربوط می شود اینکه اصطلاحات مربوط به پیشینه نامه بر حسب گردش کار نامه یا اصطلاحات طرح موضوع و خواسته که بستگی به مقام مخاطب نامه دارد.
پس اصول، یک خطکش است برای محتوای بخش های مختلف نامه که در موقعیت های مختلف چه نوشته شده باشد.

یادگیری ساختار و اصول نگارش نامه اداری

برای یادگیری ساختار و اصول نامه های اداری پیشنهاد می کنم دوره ی مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی را از همین وبسایت با لینک زیر دریافت کنید.

دریافت دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی

این دوره شامل 5 فیلم آموزشی است که به شما ساختار و اصول نگارش نامه اداری را به صورت کامل آموزش می‌دهد.

با دریافت این دوره مجازی، می‌توانید با روش‌های علمی و جامع به یادگیری نگارش نامه اداری بپردازید.
این دوره به شما این امکان را می‌دهد که به صورت تصویری و تفاوت‌های موجود در ساختار نامه‌های اداری آشنا شوید.

در صورتی که تمایل به مطالعه دارید، بسته دستیار نامه نگاری اداری نیز یک گزینه مناسب است که می‌تواند جایگزین دوره مجازی باشد.
این بسته شامل یک کتاب آموزشی است که به شما کمک می‌کند تا اصول و تکنیک‌های نگارش نامه‌های اداری را به طور موثر فرا بگیرید. (1)

لازم به ذکر است که محتوای هر دو محصول، یعنی دوره مجازی و بسته دستیار، یکسان است و تنها ابزارهای آموزشی متفاوتی را ارائه می‌دهند،
به عبارت دیگر یکی شامل فیلم آموزشی و دیگری شامل کتاب آموزشی است.
این انتخاب بستگی به ترجیحات شخصی شما دارد.

ثبت سفارش بسته دستیار نامه نگاری اداری

گام دوم: تمرین نگارش رسمی و اداری

اینکه بتوانید جمله بندی خوبی داشته باشید یا واژگان مناسبی به ذهنتان برسد با یادگیری اصول و ساختار میسّر نمی شود.
این مسأله کاملاً نگارشی است.
یکی از مراحل اساسی در یادگیری نگارش نامه‌ اداری، تمرین نگارش رسمی و اداری است.

این گام بسیار اساسی است زیرا توانایی در جمله‌بندی مناسب و استفاده از واژگان مناسب برای انتقال اطلاعات از مهارت‌های اساسی نگارشی است.
برای اینکه به رانندگی مسلط شوید باید بارها پشت فرمان بنشینید و تمرین کنید.

به عنوان مثال، با خواندن و مطالعه متون رسمی و اداری، فرد قادر خواهد بود تا با الگوهای موجود در این متون آشنا شده و از آنها الهام بگیرد.
همچنین، با کنکاش و تحلیل درست از نمونه‌های نگارش رسمی، فرد بهتر می‌تواند ساختارها و استفاده از واژگان مناسب را درک کرده و در نتیجه مهارت نگارش خود را بهبود بخشد.

شما با تکرار و تمرین بر نگارش نامه اداری مسلط می شوید. اما کجا تمرین کنیم؟

پشنهادهای من برای تمرین نگارش رسمی و اداری

خودآموز شنیداری تقویت مهارت جمله بندی رسمی:

اینجا چیزی برای دیدن یا خواندن نیست. همه چی شنیدنیه

ما در این خودآموز شنیداری روی دایره واژگان شما کار می کنیم. مجموعه ای بیش از 150 عبارت که در گوش شما از محاوره به رسمی تبدیل می شوند تا ذهن شما را برای تبدیل واژه ها و عبارت های محاوره (غیررسمی) به رسمی و اداری بپروراند.
این عبارات به گونه‌ای تنظیم شده‌اند که به شما کمک کنند در جمله‌بندی رسمی بهتری داشته باشید و به آرامی با نحوه استفاده از واژگان مناسب آشنا شوید.

تقویت جمله‌بندی:

با تمرکز بر شنیدن به این مجموعه، مهارت شما در جمله‌بندی رسمی تقویت خواهد شد. این امکان را به شما می‌دهد تا به طور طبیعی و بدون نیاز به مطالعه، به اصطلاحات و جملات رسمی و اداری آشنا شوید.

دریافت خودآموز شنیداری:

برای بهره‌مندی از این خودآموز شنیداری و تقویت مهارت جمله‌بندی رسمی، می‌توانید آن را از لینک موجود در اینجا دریافت کنید.
این ابزار به شما این فرصت را می‌دهد که با گوش دادن به متون رسمی، مهارت‌های نوشتاری خود را بهبود بخشیده و بهترین شکل ممکن با اصطلاحات اداری آشنا شوید.

دریافت خودآموز شنیداری تقویت مهارت جمله بندی رسمی

مجموعه دوره های نگارش اداری:

این یکی دیگه خیلی جالبه

تنوع و جذابیت:

دوره‌های آموزشی آنلاین نگارش نامه اداری این امکان را فراهم کرده‌اند که به عنوان یک پروسه جذاب و مفید برای توسعه مهارات نوشتاری شرکت کنید.
هر یک از این دوره‌ها شامل 30 درس و 30 تمرین است که به شما این امکان را می‌دهد تا با تکنیک‌ها و اصول نگارش نامه اداری آشنا شوید و آنها را در تمرینات عملی به کار ببرید.

تمرینات مؤثر:

تمرینات موجود در این دوره‌ها به شما این فرصت را می‌دهند که به وسیله فعالیت‌های عملی و کاربردی، مهارت نگارش نامه اداری خود را تقویت کنید.
این تمرینات به طور مستقیم بر مهارت‌های نوشتاری شما تأثیر مثبت می‌گذارند و به شما اعتماد به نفس لازم برای نگارش متون اداری می‌بخشند.

اشتراک ماهانه:

برای شرکت در دوره‌های نگارش نامه اداری، نیاز به تهیه اشتراک ماهانه است.
با این اشتراک، حتی در مدت 15 روزه، شما به تمامی دوره‌ها دسترسی دارید. این امکان به شما می‌دهد تا به طور کامل در فرآیند یادگیری شرکت کرده و از مزایای تمامی دوره‌های نگارش نامه اداری بهره‌مند شوید.

تدوین دوره‌ها:

تا کنون، دو دوره با عناوین “حکیم فردوسی” و “علامه دهخدا” با تعداد کلی 60 درس و 60 آزمون تدوین شده‌اند و منتظر شما برای شرکت در آنها هستند.

ورود به دوره‌های آموزشی آنلاین نگارش اداری:

برای شروع یادگیری و شرکت در این دوره‌ها، می‌توانید از لینک موجود در اینجا استفاده کنید و به صفحه دوره‌های آموزشی آنلاین نگارش اداری وارد شوید.

ورود به صفحه دوره های آموزشی آنلاین نگارش اداری

اگر به هر دلیل (پول یا وقت کم) نتوانستید هر دو محصول را برای تمرین نگارش رسمی و اداری تهیه کنید، و خرید تنها یک محصول برایتان امکان پذیر بود، دوره های نگارش نامه اداری را به هیچ وجه از دست ندهید.
برای اطمینان از کیفیت محتوای دوره های نگارش می توانید قبل از تهیه اشتراک، 3 درس نمونه از دوره های نگارش اداری را در همان صفحه دوره های نگارش نامه های اداری ملاحظه نمایید.

یکی از مسایل پیش رو در نگارش مکاتبات اداری استفاده از واژگان غیرفارسی است.
این مساله تا جایی است که حتی واژگانی که جایگزین فارسی پسندیده ای دارند به بهانه ی رسمیت بیشتر کنار گذاشته نمی شوند.
در پایین سه نمونه متن با ویرایش فارسی آنها آورده ایم.

قضاوت با شما که آیا فارسی نویسی نامه اداری باعث کاهش رسمیت و زیبایی متن می شود یا خیر؟

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری

نکات مهم در فارسی نویسی نامه اداری

فارسی نویسی نامه اداری، یک هنر است که تأثیر آن بر ارتقاء ارتباطات و تبادل اطلاعات در محیط کاری چشمگیر است.
در این مقاله، به بررسی اصول و مبانی فارسی نویسی نامه اداری خواهیم پرداخت.

• اصول ابتدایی فارسی نویسی نامه اداری
  استفاده صحیح از عناصر تشخیصی نامه و رعایت قوانین نوشتاری، پایه‌ای استوار برای نگارش یک نامه اداری حرفه‌ای محسوب می‌شود.
• استفاده از زبان مناسب
   برگزیدن لغات و اصطلاحات مناسب، جذابیت و اثربخشی در ارتباطات اداری را افزایش می‌دهد. همچنین، جلب توجه با استفاده از کلماتی متنوع و شیوا نقش مهمی در نگارش نامه اداری دارد.
• انتخاب فرم مناسب
  تناسب فرم نامه با موضوع و مخاطب، از جمله اصولی است که در مکاتبات اداری باید به آن توجه شود. استفاده از فرم‌های استاندارد نیز، به یکپارچگی و هماهنگی نامه کمک می‌کند.
• تدوین موضوع نامه
   تعریف دقیق اهداف نامه و استفاده از زبان موجز و مؤثر در توضیح موضوع، از مراحل مهم در فارسی نویسی نامه اداری است.
• ساختاردهی محتوا
   ساختاردهی صحیح با معرفی، بدنه و ختم نامه، باعث جلب توجه و درک آسان مخاطبان می‌شود. ترتیب منطقی و جذابیت در ساختار نیز نقش اساسی دارد.
• استفاده از نمونه‌ها و مثال‌ها
  استفاده از نمونه‌ها و مثال‌های واقعی، اطلاعات را زنده و قابل فهم‌تر می‌کند. این ابزار موثر در توجیه و توضیح مفاهیم مورد بحث است.
• بررسی تناسب لغوی و ادبیاتی
   تعادل بین لحن رسمی و ملاقاتی، و جلب توجه با انتخاب کلمات مناسب، از اصول مهم در نگارش نامه های اداری است.
• اصلاح و ویرایش
   نگاه دوباره به نامه و استفاده از ابزارهای ویرایش متن، از جلوگیری از اشتباهات نگارشی و ارتقاء کیفیت متن کمک می‌کند.

جمع بندی

در این مقاله درباره‌ی “فارسی نویسی نامه اداری” پرداختیم و به چند نمونه از متون نامه‌های اداری ویرایش شده به زبان فارسی اشاره کردیم.
این متون به خوبی نشان می‌دهند که آیا استفاده از زبان فارسی در نوشتارهای اداری، به افزایش رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند یا خیر.

با توجه به نمونه‌های مورد بررسی، به نظر می‌رسد که فارسی نویسی نامه اداری، به وضوح به رسمیت و زیبایی متن کمک می‌کند.
از آنجایی که نامه‌های اداری مهم‌ترین رسانه‌های ارتباطی در محیط کاری هستند، اهمیت استفاده از زبان فارسی صحیح و مؤثر در نوشتارهای اداری بسیار احساس می‌شود.

اغلب کارمندان شاغل در ادارات و سازمان‌های دولتی یا خصوصی، روزانه برای انجام وظایف خود به نگارش نامه‌های اداری و رسمی نیاز دارند. همچنین ارباب رجوع برای رفع نیازهای فردی و اجتماعی، نیازمند برقراری ارتباط با ادارات و ارگان‌ها است که برقراری چنین ارتباطاتی تنها با نوشتن نامه‌های اداری امکان‌پذیر خواهد بود. برقراری ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی، تلفن، فکس و … از جمله روش‌های سریع برای ارسال و دریافت پیام‌ها به‌شمار می‌آیند اما بخش عمده‌ای از این پیام‌ها در مکاتبات اداری باید به صورت کتبی و در قالب نامه‌های رسمی و اداری به گیرنده ارسال شوند؛ از این‌رو هرچقدر کارکنان ادارات و سازمان‌ها به اصول نامه‌نگاری تسلط داشته باشند، می‌توانند کارها را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند و این موضوع پاسخ‌دهی به نامه‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

مکاتبات اداری در ارتباطات سازمان نقش مهم و حیاتی ایفا می‌کنند و بروز هرگونه مشکل و ایراد در چنین مکاتباتی، سبب اختلال در روند کار ادارات یا سازمان‌ها می‌شود؛ بنابراین افراد باید از اصول مکاتبات اداری آگاهی کافی داشته باشند. ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی فعالیت دارد که مطالب آموزش مکاتبات اداری و مهات‌های نوشتاری را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

در اینجا سعی خواهیم کرد تا شما را با مکاتبات اداری، انواع آن، ضرورت یادگیری و مطالب آموزشی سایت ایفردوسی آشنا کنیم؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند؛ یعنی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود به چنین مکاتباتی نیاز خواهد داشت. در حقیقت مکاتبات اداری به هر‌گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی از طریق نامه یا فکس گفته می‌شود که در آن درخواست یا دستوری به افراد یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌شود. مکاتبات اداری به عنوان ابزار کاربردی شناخته می‌شوند که توسط مدیران، پرسنل، کارمندان و مشتریان برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حال حاضر راهکارهای اتوماسیون اداری توانسته‌اند تا حد زیادی پیچیدگی مکاتبات سازمانی را کاهش دهند. به‌طور کلی مکاتبات اداری به دو شکل سنتی با نوشتن نامه به صورت کاغذی و نامه‌نگاری الکترونیکی انجام می‌شوند.

دانلود کتابچه رایگان مکاتبات اداری (موبایلی)

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به عنوان روشی کاربردی برای برقراری ارتباط در سازمان‌ها یا ارگان‌ها شناخته می شوند که در ساده‌ترین دسته‌بندی به دو نوع مکاتبات کاغذی و مکاتبات تحت وب تقسیم می‌شوند. به‌طور کلی انواع مکاتبات اداری به شرح زیر هستند:

·        مکاتبات درون‌ سازمانی

به مکاتبات اداری که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب آن سازمان یا ارگان انجام می‌شود، مکاتبات درون سازمانی اطلاق می‌شود که ممکن است به صورت رسمی یا غیررسمی باشد.

·        مکاتبات برون‌ سازمانی

به مکاتباتی که بین ادارات یا سازمان‌های مختلف یا بین سازمان و مشتریان صورت می‌گیرد، مکاتبات برون سازمانی گفته می‌شود که به شکل ارتباط کتبی خواهد بود.

·        مکاتبات فروش

به مکاتبات مرتبط با فروش یک محصول، خدمات و سایر فعالیت‌های مربوط به فروش اطلاق می‌شود که برای دستیابی به فروش و برقراری ارتباط موثر با بازار هدف نگارش خواهند شد.

·        مکاتبات اختصاصی

به مکاتبات با مضامین شخصی و عاطفی، مکاتبات اختصاصی گفته می‌شود که لحن رسمی نداشته و برای قدردانی، تقدیر، تبریک و … کاربرد دارند. لازم به ذکر است که این مدل مکاتبه برای اهداف تجاری هم کاربرد دارد.

ضرورت یادگیری نگارش مکاتبات اداری

مکاتبات اداری با اهداف گوناگون در سازمان‌ها یا ادارات انجام می‌شوند که این اهداف به ماهیت وضعیتی که ارسال یک اطلاعیه یا پیام ایجاب می‌کند، وابسته هستند. یادگیری و آموزش مکاتبات اداری به دلایلی چون اطلاع‌رسانی به پرسنل، اطلاع‌رسانی به اشخاص خاص در سازمان، ارسال دستورالعمل به واحدها یا افراد سازمان، ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت یا ارسال دستور اداری به واحدهای سازمانی و کارکنان نوشته می‌شود؛ بنابراین برقراری ارتباطات رسمی از طریق مکاتبات اداری به عنوان مهمترین ابزار برای رسیدن به اهداف سازمان شناخته می‌شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان بوده که سبب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

شروع یادگیری مکاتبات اداری چگونه است؟

آموزش مکاتبات اداری برای افراد سازمانی و اشخاصی که با ادارات در ارتباط هستند، امری ضروری خواهد بود. آگاهی نداشتن از اصول مکاتبات اداری سبب بروز مشکل در عملکرد سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌شود که با آموزش قابل حل خواهد بود. در حال حاضر تعداد محدودی کتاب یا سایت آموزشی در زمینه یادگیری مکاتبات اداری وجود دارند که سایت ایفردوسی یکی از برترین مجموعه‌های فعال در زمینه آموزش مهارت‌های اداری شناخته می‌شود. گروه آموزشی فردوسی، محصولات آموزشی رایگان، کتابچه‌های آموزشی رایگان و قیمت دار را در کنار مطالب آموزشی نامه‌نگاری چون آموزش گزارش نویسی اداری، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت جلسه در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. برای شروع یادگیری مکاتبات اداری، می‌توان از مطالب آموزشی و اصول نگارشی سایت ایفردوسی استفاده کرد. به‌طور کلی قواعد مکاتبات اداری به شرح زیر خواهد بود:

• تعیین هدف اولیه از برقراری ارتباط
• برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اطلاعات پیام
• لحن رسمی و زبان ساده
• نگارش موثر و مرتبط با هدف
• رعایت ادب، تعارفات و اختصار
• نگارش بدون اشتباهات گرامری و تایپی

محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی کشور، محصولات آموزشی متنوعی را به صورت رایگان و قیمت دار برای یادگیری اصول نگارش نامه‌های رسمی عرضه می‌کند. آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یکی از کاربردی‌ترین محصولات ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در 4 جلسه و یک آزمون در قالب ویدیو (MP4) به مدت 97 دقیقه تهیه شده است. سرفصل‌های محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و رسمی به شرح زیر است:

• جلسه یکم- ساختار و اصطلاحات نامه اداری
• آزمون جلسه یکم (14 پرسش 4 گزینه‌ای)
• جلسه دوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (مقدماتی)
• جلسه سوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (پیشرفته)
• جلسه چهارم- بررسی نمونه نامه‌های پاسخ به تمرین نامه نگاری

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

کتاب گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری از سری مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در کنار آموزش اصول و قواعد نگارش نامه‌های اداری، نمونه نامه‌های کاربردی را با راهنمای تغییر در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. این کتاب با فرمت PDF در دو بخش اصول و اصطلاحات نامه‌‌نگاری و 70 نمونه نامه تهیه شده است که به عنوان یک منبع آموزشی کاربردی برای آموزش مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر به دنبال برقراری ارتباط درون سازمانی یا برون سازمانی هستید، می‌توانید از مطالب آموزشی مهارت‌های نوشتاری اداری ایفردوسی به ویژه کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی بهره ببرید.

خرید کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

در اینجا 3 نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواست مرخصی

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)

با سلام و احترام
به استحضار می رساند اینجانب …..(3) به علت مراسم ازدواج فرزندم (4)، نیاز به سه روز (5) مرخصی از تاریخ ….. لغایت ….. (6) دارم . بنابراین خواهشمند است در صورت موافقت دستورات لازم را مبذول بفرمایید.
پیشاپیش از مساعدت شما کمال تشکر و قدردانی را دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) علت مرخصی
(5) مدت مرخصی
(6) تاریخ آغاز و پایان مرخصی

نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)

با سلام و احترام
به استحضار می­رساند اینجانب ….. به شماره پرسنلی ….. (3) با توجه به بروز برخی مشکلات خانوادگی/تحصیلی/شخصی (4) متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت ….. روز/ماه (5) از تاریخ …… (6) می ­باشم. خواهشمند است در صورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت موضوع با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید.
پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(4) دلیل درخواست مرخصی
(5) مدت مرخصی به روز یا ماه
(6) تاریخ شروع مرخصی

نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی

به نام خدا

از سرباز وظیفه ….. (1)
به فرمانده گروهان ….. (2)

با سلام
فرمانده محترم گروهان ….. از گردان ….. پادگان ….. (3) با کمال احترام به عرض میرسانم. اینجانب ….. جمعی یگان ….. مدت ….. ماه (4) است که مشغول به خدمت سربازی در یگان مذکور می باشم. حال به علت حضور در مراسم ازدواج برادرم (5) خواهشمندم دستور فرمایید مجوز مرخصی به مدت ….. (6) روز از تاریخ ….. تا ….. (7)  برای اینجانب صادر فرمایند.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی سرباز درخواست کننده مرخصی
(2) گروهان فرماندگی
(3) عنوان گروهان، گردان و پادگان
(4) نام، نام خانوادگی و سایر مشخصات سرباز
(5) علت مرخصی
(6) مدت مرخصی
(7) تاریخ آغاز و پایان مرخصی

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

در اینجا 2 نمونه نامه درخواست افزایش حقوق را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نامه درخواست افزایش حقوق

به نام خدا

مدیر (1) محترم ….. (2)
جناب آقای/سرکار خانم ….. (3)

با سلام و احترام
اینجانب ….. به شماره پرسنلی ….. مشغول در بخش ….. (4) بدین وسیله به استحضار آن مقام محترم می­رساند با نظر به افزایش حقوق کارکنان در سال جاری/افزایش امور محوله، (5) تاکنون حقوق اینجانب افزایشی نداشته است.

لذا از آن جنابعالی تقاضا دارم در صورت صلاحدید دستورات لازم در خصوص افزایش حقوق اینجانب را به امور اداری صادر فرمایند.

پیشاپیش از بذل محبتی که خواهید فرمود صمیمانه کمال تشکر را داشته و امیدوارم با توکل بر خداوند متعال و مدیریت مدبرانه حضرتعالی و تلاش تمامی همکاران گرامی در رسیدن به اهداف عالیه شرکت موفقیت روزافزون حاصل گردد.

◊راهنمای استفاده:

(1) سمت مخاطب
(2) بخش زیر نظر مخاطب
(3) نام و نام خانوادگی مخاطب
(4) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(5) دلیل درخواست افزایش حقوق

نامه درخواست افزایش حقوق زیردست

به نام خدا

مدیر (1) محترم ….. (2)
جناب آقای/سرکار خانم ….. (3)

با سلام و احترام

به استحضار می­رساند، جناب آقای/سرکار خانم …… (4) که هم اکنون به عنوان/سمت ….. در واحد ….. (5) مشغول انجام وظیفه است از حقوق ومزایای مناسب برخوردار نیستند. لذا خواهشمند است بنا به سابقه کار ایشان/و رضایت از عملکرد ایشان (6) از آن مقام محترم تقاضا دارم تا در صورت صلاحدید در خصوص افزایش حقوق ایشان دستورات لازم صادر فرمایند.

◊راهنمای استفاده:

(1) سمت مخاطب
(2) بخش زیر نظر مخاطب
(3) نام و نام خانوادگی مخاطب
(4) نام و نام خانوادگی پرسنلی که درخواست افزایش حقوق برای ایشان داده می­شود.
(5) سمت و یا قسمت کاری
(6) دلیل تقاضا برای افزایش حقوق که می­تواند سابقه یا رضایت از کار یا هر دو باشد.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

برخی گمان دارند فن نامه نگاری، تنها مربوط به متخصصان رشته ی زبان و ادبیات فارسی است و تنها آنان باید این مهارت را بدانند؛ در حالی که یکی از مهارت های شهروندی، نوشتن و بیان مطالب به صورت درست و روان است آن گونه که سخن می گوییم. ناتوانی دانش آموزان و دانشجویان و دانش آموختگان از نگارش نامه خصوصی و اداری امروزه امری رایج است. گروهی نیز نوشتن نامه را امری بدیهی فرض می کنند. این کار جز دانستن روش ها و فنون خاص نامه بستگی به تبحر در شیوه ی نگارش دارد. هر کس و در هر رشته و شغل و تخصص و درجه ی تحصیلی به دانستن این اصول ساده نیاز دارد. متخصصان و مهندسان نیز در تهیه ی یک نامه اداری و فنی یا گزارش باید با اصول اولیه ی نگارش و تنظیم نامه نگاری اداری آشنا باشند. غلط نوشتن و نامفهوم بودن متن نامه و گزارش علاوه بر بی نتیجه گذاشتن مقصود و درخواست، نشانگر ضعف شخصیتی و احیاناً حمل بر بی سوادی نویسنده خواهد بود.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

برخی از مردم، کارشناسان، کارمندان و تحصیل کردگان به درست نویسی و اصول نامه نگاری بی توجه اند. اگر بپذیریم که دنیای امروز عصر ارتباطات است، و نامه نگاری رایج ترین شکل آن است، پس باید پذیرفت که آیین نگارش اداری یک نیاز اجتناب ناپذیر برای همه و به ویژه تحصیل کردگان محسوب می شود. جامعه از تحصیل کردگان توقع بیشتر دارد. کارکنان سازمان های دولتی نیز اگر به اصول درست نوشتن آشنا نباشند، در تهیه ی نامه ها و آیین نامه و گزارش هایی که باید به اطلاع هزاران نفر برسد، دچار اشتباه و اختلال شده و گیرندگان دچار بدفهمی می شوند. شما خود شاهد بوده اید نامفهوم یا مبهم بودن نامه ای باعث سرگردانی ارباب رجوع، نامه نگاری مجدد و بیهوده و در نهایت صرف وقت و هزینه و هدر رفتن نیروی انسانی شده است. نوشتن جزء جداناشدنی در زندگی بشر امروز است. از ساده ترین شکل آن که نامه نگاری دوستانه، اداری و ارتباطات عادی باشد تا انتقال علوم و فنون. هر چه بتوانیم از این وسیله دقیق تر و مؤثرتر استفاده کنیم، انتقال پیام و ارتباط آن آسان تر صورت می گیرد.

کافی است در اهمیت نامه نگاری اداری بدانیم:

1- نامه نگاری اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن دارد.

2- نوشتار آسان تر، کمترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ی ارتباط بوده و هست.

3- تمامی اشکال ارتباط (نمابر، تلکس، تلفن گرام، تلگراف، رایانامه و …) بر بنیاد نامه نگاری استوار است. تهیه ی همگی این گونه ها و پاسخ به آن ها در قالب نامه امکان پذیر است.

4- جریان تمامی امور اداری و سازمانی از کوچک ترین درخواست تا بزرگترین آن ها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و بدان ترتیب اثر داده می شود.

5- تمامی مسائل مالی، اداری و سازمانی از طریق نامه و به طور مکتوب انجام می گیرد؛ بدین ترتیب اثرات مالی و نقش مؤثر آن در سهولت وسلامت جریانات مالی آشکار است.

6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهم ترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آن برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه به عنوان یک سند در مقام دعوی یا دفاع قابل ارائه است.

7- نامه ها و نامه نگاری اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است. هر نامه سوابق کاری را نشان می دهد که می تواند در جهت دهی کارها، اشراف بر امور، تجزیه و تحلیل اقدامات، راهنمای حال و آینده مدیران باشد. مطالعه ی نامه های طبقه بندی شده ی اداری، به شرط آن که درست نگاشته شده باشند و سیر منطقی داشته باشند، موجب استفاده از تجربه ها می شوند.

8- نامه های اداری و مکتوبات سازمانی پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع و مراجع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره به کار آید. همچنین آیندگان درباره ی اوضاع آن دوره خاص به قضاوت بپردازند. نمونه ی آن مکاتیب و منشآت و فرامینِ بازمانده از گذشته است که امروزه حکمِ سندِ قطعی تاریخی دارند.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

مکاتبات خصوصی

اینگونه مکاتبات هیچ گونه قاعده و قانونی ندارد. هر شخص آزاد است روی هر نوع کاغذ و در هر اندازه و به هر طریق که بخواهد بنویسد.

مکاتبات اداری

مکاتباتی که در تمام سازمان های دولتی و مؤسسات وابسته به دولت رایج است.

خرید و دانلود دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی

مکاتبات بازرگانی

مکاتبات بازگانی نوعی از مکاتبات متداول بین سازمان های تجاری و بازگانی است. محتوای مکاتبات بازرگانی در زمینه خرید مواد اولیه، کالا یا خدمات، فروش کالاها و محصولات تولیدی و خدمات، وصول طلب، پرداخت دیون و غیره است.

اجزای اصلی نامه های اداری

یک نامه اداری از 5 جزء اصلی به شرح زیر تشکیل شده است:

سرلوحه در نامه اداری

این قسمت از نامه شامل آرم، علامت و عنوان سازمان، شماره و تاریخ و به طور کلی شامل کلیه نوشته ها و علائمی است که در قسمت بالای فرم نامه های اداری چاپ شده است.

عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

عنوان گیرنده نامه

منظور از گیرنده نامه، شخص یا مقام سازمانی یا واحد سازمانی است که نامه خطاب به آن نوشته شده است. عنوان گیرنده با واژه ((به)) مشخص می شود.

عنوان فرستنده نامه

عنوان فرستنده نامه با واژه ((از)) مشخص می شود. در مکاتبات بیشتر سازمان ها از ذکر عنوان فرستنده در بالای نامه ها خودداری می شود.

موضوع نامه

موضوع نامه با واژه ((موضوع)) مشخص می شود. انتخاب و تعیین موضوع نامه نکته بسیار دقیق و حساسی است و در ثبت آن نکات زیر توصیه می شود:

– موضوع نامه حتی الامکان به طور اختصار نوشته شود.
– موضوع باید بیانگر دقیق خلاصه مطالب ومفاد نامه باشد.
– موضوع نامه با عناوین و موضوعات انتخاب شده در بایگانی هماهنگ باشد.

دانلود رایگان کتابچه موبایلی مروری بر نامه نگاری اداری

متن نامه

متن نامه عبارت است از شرحی که در مورد موضوع نامه نوشته می شود. رکن اساسی نامه را همین قسمت تشکیل می دهد.

مشخصات امضاکننده نامه

نام و نام خانوادگی امضاکننده در پایان نامه نوشته می شود و در ذیل آن، عنوان سازمانی وی ذکر می گردد. در بعضی از سازمان ها ابتدا عنوان سازمانی و سپس نام و مشخصات امضاکننده ثبت می شود. امضا کننده در مواقعی که به جای مقام یا مسئول دیگری نامه را امضا نماید، باید آن را با قید ((از طرف)) امضا کند. در این صورت نام مقام سازمانی ثبت نمی شود و فقط مقام سازمانی وی ذیل نامه نوشته می شود.

گیرندگان رونوشت نامه

رونوشت وقتی نوشته می شود که بخواهیم افراد دیگری غیر از مخاطب اصلی از آن آگاه شوند.

ساختار پایه یک نامه اداری

 عبارت دعایی در نامه اداری

این عبارت متأثر از فرهنگ، دین و موضوع نامه تعیین می شود؛ که صورت متداول آن همان “به نام خدا” است. عبارت دعایی در ابتدای نامه و وسط سطر نوشته می شود. اما گاهی در سربرگ نامه چاپ شده است که در این صورت از تکرار آن در متن پرهیز می کنیم. توصیه می شود برای عبارت دعایی از عبارت فارسی مناسب استفاده گردد.

عبارت های دعایی متداول در نامه ها

به کار بردن ترجمه فارسی آیات و احادیث در بالای نامه، با توجه به موضوع نامه از رسوم دیرباز نامه نگاری است، که پس از بردن نام خدا یا به جای آن، قبل از مخاطب می آید. استفاده از آیات و احادیث در حد اعتدال به زیبایی نامه کمک و از طرفی اثرگذاری موضوع نامه را بیشتر می کند. با همه این تفاسیر توصیه می گردد در نامه هایی با موضوعات سطحی فقط به ذکر نام خدا اکتفا گردد.

عبارات دعایی دیگری مانند هوالعلیم، هوالخلاق، هوالباقی و از این دست عبارات در نامه های تبریک و تسلیت غیر رسمی، تقدیرنامه ها، وصیت نامه ها و دیگر متون ادبی کاربرد دارد. به دلیل عدم استفاده از این عبارات در نامه های اداری شرح موارد نمی دهیم. اگر بخواهیم با توجه به آنچه تا اینجا گفته شد مناسب ترین عبارت دعایی را معرفی کنیم، همان “به نام خدا” است.

مخاطب در نامه اداری

مخاطب  در نامه ها به دو نوع حقیقی و حقوقی تقسیم می شود.

مخاطب حقیقی شامل افرادی می شود که خارج از چارچوب یک سازمان یا مجموعه با آنها سروکار داریم، نه به عنوان یک مقام یا سمت سازمانی یا اداری. در مورد اشخاص حقیقی نام مخاطب شامل نام کوچک و نام خانوادگی می شود که به طور کامل ذکر می گردد.

وقتی که مخاطب حقیقی باشد و ارتباط نامه با ایشان خارج ازسمت یا مقام سازمانی وی باشد ذکر نام ایشان کافی بوده و از نوشتن موقعیت شخص پرهیز می کنیم.

جناب آقای علی نجفی

اما اگر نامه مرتبط با سمت یا مقام مسئولی نوشته شود، پس از نام مخاطب، در سطر بعد از سمت او نیز یاد می شود، به این گونه مخاطب مخاطب حقوقی می گویند.

جناب آقای مهندس رضا دادفر
رییس محترم آموزش و پرورش شهرستان اصفهان منطقه 1

چنانچه در مورد مخاطب حقوقی، نام مخاطب قید شود سمت او باید به حالت اسم فاعل نوشته شود. به عبارتی به جای ریاست می نویسم رییس، به جای معاونت می نویسیم معاون و به جای مدیریت می نویسیم مدیر.

جناب آقای اکبر نجفی
رییس محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

یا اینکه می نویسیم:

ریاست محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

در مورد بالا، نام مخاطب ذکر نشده پس به جای رییس می­نویسیم ریاست.

مثال های رایج از انواع عناوین و القاب در مخاطب نویسی نامه اداری

القابی مانند دکتر و مهندس برای خانم ها نیز مانند آقایان بنا به تحصیلات فرد استفاده می گردد.

خانم مهندس فاطمه نجفی  

 خانم دکتر شهین سرابی

گفتنی است بعضی اوقات به دلیل خط مشی های فرهنگی خانم ها بدون نام کوچک خطاب می شوند.

عناوین و صفاتی همچون “استاد”، “دانشمند ارجمند”، “هنرمند گرامی”، حاج آقا”، “حاجیه خانم” و ازاین دست موارد، حسب شئون و مراتب مخاطبان می تواند پیش از نامشان قید گردد. لازم به ذکر است این عناوین رسمی نیستند و فقط در صورتی که آوردن نام مخاطب به تنهایی خارج از عرف باشد استفاده می شود.

صفاتی مانند محترم و گرامی برای سمت یا پست سازمانی مخاطب در نظر گرفته می شود. جای این صفات بین سِمت و نام سازمان است.

سرکار خانم حمیدی                      جناب آقای علی خراسانی
مدیر محترم شرکت سبز دارو       رییس محترم اداره­ی پست منطقه 4 تهران

به خاطر بسپارید صفات در سمت هایی مانند مدیر عامل از آنجایی که به واژه ی “مدیر” بر می گردند بنابراین گاهی پیش می آید که بعد از “مدیر” و قبل از “عامل” نوشته شود.

مدیر محترم عامل  (نه مدیر عامل محترم)

همینطور برای جمع بستن:

مدیران محترم عامل

مخاطب نویسی مبدأ – مقصد در نامه اداری

در برخی از سازمان ها، بیشتر سازمان های نظامی، مخاطب نویسی به صورت مبدأ – مقصد نوشته می شود.

از: فرماندهی پادگان سحر
به: فرماندهی محترم پادگان نور

توجه داشته باشید نوع مخاطب نویسی بالا مدتی است از رواج افتاده و در حال حاضر در کمتر اداره ای متداول است.

سلام و سرآغاز در نامه اداری

امروزه نامه­ های اداری با بعضی تعارف ها آغاز می شوند و کاری پسندیده و منطبق با اخلاق و فرهنگ ملی ماست، اما باید دقت کنیم که در حد معقول و معتدل به آن بپردازیم. در ساده ترین شکل عباراتی مانند “با سلام” و “سلامٌ علیکم” و مانند این ها در آغاز نامه می آید. اگر نامه همزمان با مناسبت های ملّی یا مذهبی قرار داشت می توان پس از سلام، در سطر بعد به آن مناسبت اشاره کرد و با عبارتی کوتاه به مخاطب تبریک یا تسلیت گفت:

با تبریک فرارسیدن نوروز باستانی

با تبریک عید سعید قربان

با تسلیت سالروز شهادت مولای متقیان

با عرض تسلیت ایام سوگواری محرم

پس از آن واژه ی “احتراماً” در آغاز متن اصلی آورده می شود. چنانچه در نامه از تبریک ها یا تسلیت ها استفاده نشده بود می توان از واژه ی “با احترام” هم به جای “احتراماً” استفاده کرد. البته حساسیت روی قبل یا بعد آوردن واژه ی “احتراماً” نیست، ولی توصیه می گردد عبارت به استحضار می رساند پس از تبریک و تسلیت بیاید.

با تبریک عید سعید قربان احتراماً به استحضار می رساند …

احتراماً با تسلیت ایام سوگواری فاطمیه به استحضار می رساند …

پیشینه در نامه اداری

در این قسمت از آنجایی که از نامش پیداست به سوابق نامه اشاره می شود. بسته به اینکه نامه ای که می نویسیم به منظور پیگیری یا پاسخگویی به نامه قبلی خود، یا نامه ی از قبل گرفته شده از مخاطب باشد با اصطلاحاتی متفاوت به سابقه ی نامه اشاره می گردد.

طرح موضوع در نامه اداری

اگر لازم باشد مطالب و اطلاعاتی به مخاطب منتقل شود، بسته به بالاتر، همطراز و یا پایین تر بودن مقام مخاطب از عبارت هایی متفاوت در ابتدای مطلب استفاده می کنیم. به جدول زیر توجه نمایید. نوشتن این عبارات الزامی نیست و گاهی بدون آنها اصل موضوع بیان می شود.

در طرح موضوع بسته به اینکه مخاطب چقدر از موضوع نامه آگاهی دارد توضیحاتی مفصل یا در حد اشاره ارائه می دهیم. باز کردن موضوع می­تواند با راه هایی متفاوت و به کمک اصطلاحات گوناگون صورت گیرد.

– از آنجایی که صندوق رفاه کارکنان با کسری بودجه مواجه شده است، سبب گردیده زمان اعطای وام به برخی کارکنان به تعویق بیافتد.

– با توجه به فرارسیدن فصل زمستان و روند هر ساله ی تهیه لباس فرم زمستانه کارگران

– عطف به بخشنامه ی شماره ی ….. مبنی بر پرداخت اقساط عقب افتاده ی وام دانشجویان، لازم به ذکر است برخی از ایشان جزو خانواده های ضعیف و تحت حمایت کمیته امداد هستند که اسامی این عزیزان در پیوست قرار دارد.

در مثال­های اسلاید قبل زیر واژگان کلیدی خط کشیده شده است. چنانچه این واژه ها در ذهن شما حاضر باشند راحت تر می توانید موضوع نامه را مطرح کنید. به خاطر داشته باشید موضوع در نامه ها دو حالت دارد، یک حالت آن شکلی مسأله مانند داشته و به مشکلی خاص، اشاره می کند و حالت دیگر آن تنها از جریان یا رویدادی جهت اطلاع خبر می دهد، اما از لحاظ دستور زبانی، نوع جملات هر دو حالت، خبری است.

 خواسته در نامه اداری

در بیشتر مواقع نامه ها برای بیان خواسته ای نوشته می شوند. در غیر این صورت صرفاً جنبه ی اطلاع رسانی دارند. حال ممکن است نویسنده ی نامه، خواسته ای از زیردست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می گردد یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است. در نتیجه همچون بخش های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف را نشان می دهد.

به مثال هایی در این باره توجه فرمایید:

– لذا استدعا می شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.

– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه بودجه صورت گیرد.

– مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه، و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.

بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود.

– پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.

– اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.

– امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.

– امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.

– از دستور مساعدی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می شود.

– همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.

– هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود.

– امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید.

تشکر و امضا در نامه اداری

مسئول نامه، در پایان تشکر کرده و با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت امضا می نماید. این موارد در سه سطر جای می گیرد. سطر اول: تشکر، سطر دوم: نام و نام خانوادگی و سطر سوم: سمت و نام سازمان (چناچه نامه داخل سازمانی باشد نام سازمان ذکر نمی گردد)

           با سپاس فراوان                               با تشکر
       زهرا سادات رضایی                           علی محمودی
             مدیر رفاهی               رییس آموزش و پرورش منطقه 4 تهران

عبارت “باتشکر” متداول ترین و رسمی ترین شکل تشکر است که استفاده از آن در تمامی نامه ها توصیه می گردد.
به یاد داشته باشید چنانچه نامه در بالای صفحه تاریخ نداشت، می توانید در پایین صفحه به همراه امضا، تاریخ نیز قید کنید.

ساده بنویسیم

دیگر دوران آن گذشته که قدرت نویسندگی خود را با پیچیده نویسی و استفاده از واژه هایی سخت به رخ مخاطب بکشیم. امروزه ساده نویسی و کوتاهی مطالب از ویژگی های اصلی یک نوشته ی حرفه ای به حساب می آید. هر چه جملات کوتاه تر باشند انتقال اطلاعات راحت تر و مطمئن تر صورت می گیرد. از طرفی همین کوتاه بودن جمله ها و خلاصه بودن نامه به نوعی اعتماد به نفس نویسنده ی آن و اهمیت موضوع را می رساند. متأسفانه هنوز کسانی هستند که برای انتقال یک موضوع ساده هم خود را به زحمت می اندازند هم مخاطبشان را، در نهایت ممکن است کژتابی به وجود آمده، و انتقال مطلب به درستی صورت نگیرد.
و در آخر یادآور می شوم که مطمئن باشید کسی از ساده نویسی یک نویسنده گله مند نخواهد شد.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399