شروع نامه

شروع نامه های اداری و رسمی با یکی از اشکال زیر است:

با سلام و احترام / سلام علیکم / با سلام و تحیات / با احترام

شروع نامه با کلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از شکل های یاد شده، به ذوق نویسنده ی نامه و موقعیت مخاطب بستگی دارد.

ممکن است کلمات احترام آمیز نامه در سطری جدا نوشته شود و یا در آغاز نامه:

با سلام و احترام، به اطلاع می رساند ….
با احترام، به آگاهی می رساند ….
ضمن سلام و تحیّت، مستدعی است ….
با سلام و احترام، همانگونه که آگاهید …..
با احترام، پیرو نامه ی شماره ی …..
ضمن تبریک سال نو، عطف به نامه ی …..
با درود و دعای خیر، بازگشت به نامه ی …..
با احترام، به عرض می رساند …..
با سلام و سپاس، در پاسخ به نامه ی …..

نکته: در عرف نامه نگاری به جای اول شخص (می رسانم) از سوم شخص (می رساند) استفاده می کنیم؛ زیرا این کاربرد احترام آمیزتر بوده و خود را غایب فرض می کنیم. در این صورت لازم است تمامی فعل هایی که به کار می بریم سوم شخص باشند.

در صورتی که امضاکنندگان نامه چند نفر باشند، فعل به صورت جمع به کار می رود:

با احترام، امضاکنندگان نامه به آگاهی می رسانند …..
بدین وسیله، ما کارمندان واحد خدمات اعلام می داریم …

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

شروع نامه از رده های پایین به بالا:

به آگاهی می رساند …..
به عرض می رساند …..
خواهشمند است …..
تقدیم می گردد …..
ارسال می شود …..
اعلام می شود …..
تقاضا دارد …..
تمنا دارد …..

شروع نامه از رده های بالا به پایین:

ابلاغ می شود …..
دستور فرمایید …..
بایسته است …..
این جانب را از نتیجه ی کار مطلع سازید …..
منصوب می کنم …..
انتظار می رود …..
در کوتاهترین زمان اطلاع دهید …..
پیگیری نمایید …..

شروع نامه دو رده همسطح:

دستور فرمایید …..
خواهشمند است اعلام نظر نمایید …..
ارسال می گردد …..
اعلام می شود …..

متن نامه

متن نامه های اداری از سه بخش تشکیل می شود:

– مقدمه
– پیام اصلی
– پایان و نتیجه گیری

مقدمه

مقدمه ی نامه با توجه به حجم نامه، موضوع، گیرنده و میزان اشراف و آگاهی او به محتوا و مضمون و سوابق نامه نگاشته می شود. غرض از مقدمه، آماده ساختن ذهن گیرنده ی نامه و جهت دهی ذهن او به سوابق نامه است.

مقدمه ی هر نامه با نامه ی دیگر متفاوت است:

1- در گروهی از نامه ها که سابقه دارند شماره و تاریخ و موضوع نامه ی قبلی ذکر می شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه شود؛ در این صورت از کلمه ی ((بازگشت)) یا ((پاسخ)) (ر.ک: همین مدخل ها) استفاده می کنیم:

بازگشت به …..
در پاسخ نامه ی شماره ی …..
درباره ی چگونگی پرداخت کارانه و ضوابط اجرایی آن به اطلاع می رساند ……

2- در گروهی دیگر وقتی نامه یا نامه هایی به جایی فرستاده می شود اما پاسخ نمی دهند، از کلمه ی ((پیرو)) (ر.ک: همین مدخل) استفاده می کنند:

پیرو دستور جلسه ی تاریخ ….. و رأی صادره در نود و دومین نشست شورای مدیران، مستدعی است …..
پیرو درخواست مورخ ….. جناب عالی مبنی بر حضو در ششمین نشست ((آب و خاک)) خواهشمند است …..

3- اگر بخواهیم به نامه ای استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، از کلمه ی ((عطف)) (ر.ک: همین مدخل) استفاده کنیم:

عطف به نامه ی ….. آن اداره ی کل مبنی بر اعزام دانشجو به گاهی می رساند …..

4- گاه تنها رسیدن نامه ای را اطلاع داده و تشکر می کنیم:

با تشکر از نامه ی شماره ی ….. حضرت عالی حاوی تقاضای استخدام به آگاهی می رساند …..

5- نامه هایی است که تازه نگاشته می شود و سابقه ی ذهنی و اداری ندارد؛ در این صورت باید در مقدمه انگیزه و هدف از ارسال نامه به روشنی بیان شود:

از آن جا که سلامت امور اداری در گرو درستی نامه نگاری اداری و دانستن روش های درست نامه نگاری است، با توجه به نیازهای سازمانی و برای تحقق مصوبات هشتادمین جلسه ی مدیران آموزش، اینک اولین دوره های دانش افزایی نامه نگاری اداری در سطح مدیران و آن گاه کارشناسان تشکیل می شود. بدین منظور خواهشمند است …..

6- گاه علت ارسال نامه یک تکلیف قانونی است که گیرنده باید آن را اجرا کند؛ در این صورت لازم است آن اصل یا قانون یا ماده داخل گیومه (()) ذکر شود:

در اجرای ((اصل هشتم)) قانون اساسی و ماده ی واحده ی آن مصوب مجلس شورای اسلامی که طی نامه ی ….. از سوی هیئت محترم دولت ابلاغ گردیده، از این پس کلیه ی واحدهای تجاری و صنفی و شرکت های دولتی و خصوصی موظف اند …..

به یاد داشته باشیم مقدمه باعث می شود:

– گیرنده ی نامه را برای رسیدن به سوابق یاری دهیم؛
– به گیرنده ی نامه کمک می کنیم تا بهتر و آسان تر پیام اصلی نامه را دریافت کند؛
– دلیل یا دلایل ارسال پیام را توضیح دهیم؛

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399