پیام اصلی نامه اداری

پیکره و پایان نامه اداری، به عنوان دو عنصر اساسی در هر نامه، نقش بسیار حیاتی در ارتباطات اداری ایفا می‌کنند.

پیکره، به عنوان تصویر ظاهری نامه، شامل سربرگ، نشانی گیرنده و فرستنده، و تاریخ نامه است.
این اطلاعات برای ایجاد هویت و تصویر صحیح اداره یا سازمان ارائه می‌شوند.

پایان‌نامه به عنوان بخشی مختصر و قاطع در نهایت نامه، پایان و اتمام پیام اصلی را مشخص می‌کند.
استفاده از اصطلاحات مودبانه و توجه به زبان رسمی در این قسمت، به اطمینان از منتقل‌شدن پیام به نحو صحیح و حرفه‌ای کمک می‌کند.

در پیکره و پایان نامه اداری، دقت به جزئیات مانند تاریخ، نام و نشانی گیرنده و فرستنده از اهمیت زیادی برخوردار است.
همچنین، تأکید بر مختصر بودن و وضوح در بیان اطلاعات در پایان نامه اداری، به افزایش تأثیرگذاری نامه کمک می‌کند.

نقطه قوت یک نامه اداری در درستی تنظیم و بیان متن اصلی آن است.

برخی از ایرادات نامه های اداری امروزه به عدم رعایت استانداردها و مبانی نگارشی، منجر به نارسایی و مبهمی متن اصلی نامه می‌شود.
در نتیجه، ارتباطات و پیگیری‌های اداری به خوبی انجام نمی‌شود و اهداف نامه ممکن است به درستی حقق نشود.

با رعایت استانداردهای نگارشی و تأکید بر وضوح و دقت پیکره و پایان نامه اداری، می‌توان از این ابزار اداری برای ارتقاء کارایی و کیفیت ارتباطات در محیط‌های اداری بهره‌مند شد.

نکات مهم در پیکره و پایان نامه اداری

 به خاطر داشته باشیم هنگام نوشتن پیکره و پایان نامه اداری:

• همواره خود را در مقابل مخاطب فرض کنید.
  آنچه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.
  پیش از نوشتن نامه بیندیشید.
  نوشتن حاصل اندیشه و تفکّر است، پس اندیشه قبل از نوشتن انجام می گیرد و کلام یا نوشتار محصول تفکر و تخیل است، که با ابزار سخن یا با واژگان و حروف ثبت و درج می شود.
  نوشته ی خوب و مؤثر، نتیجه ی فکر تیز، اندیشه ی قوی، نظم ذهنی و قدرت استنباط دقیق است.
  حال اگر دقیق تر به موضوع نوشتن بیندیشید هر نوشته ای از دو مرحله ی اساسی تشکیل می شود؛ اول تفکّر؛ دوم بیان فکر.
  کار نویسنده به نقّاش شبیه است؛ نقّاش ابتدا طرح اوّلیه و کم رنگی به عنوان زیرساز می ریزد.
  سپس نقش خود را می نگارد. نویسنده نیز طرح اولیه را در ذهن خود فراهم می کند؛ سپس به کمک عواملی چند آن ها را بر صفحه می آورد.

• مختصر بنویسید و جمله ها را بی دلیل طولانی نکنید.
  کاربرد لغات مشکل برای اظهار فضل یا خوشایند رئیس نه تنها مؤثر نیست؛ بلکه موجب کندی فهم خواننده و بی اثر بودن نوشته و کسالت آور خواهد بود.
  اگر نامه ی اداری وسیله ی ارتباطی است، باید ساده، روشن و دقیق باشد و به وضوح هدف را برساند. (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هر نوشته را به یک موضوع اختصاص دهید.
  گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را در ربط آن ها دچار مشکل و خواننده ی اصلی را سردرگم می کند.
  اگر به ناگزیر در پیام اصلی باید چند مسأله را طرح کنید، ابتدا مساله ی مهم و اصلی ذکر شود؛ در این صورت بهتر است موضوع های مختلف را در بند (پاراگراف)ها و با اختصاص شماره به هر یک از هم جدا کنید.

• گویا، رسا و بدون ابهام بنویسید.
  هنگام تنظیم نامه باید چنان بنویسیم که نامه نگاری اداری به حداقل کاهش یابد و مجبور نباشیم برای توضیح نامه ی قبل، دو یا چندباره مکاتبه کنیم.

• از عیوب زبانی و بیانی خالی باشد.
  ضعف پیام رسانی ناشی از دو مسأله ی اساسی است:
  ضعف بیانی در انتقال پیام به این معنی که نویسنده ی نامه نمی داند چگونه مفهوم مورد نظر را به ساده ترین بیان بازگوید؛ ضعف زبانی که باعث می شود نویسنده ی نامه نتواند مقصود خود را بیان دارد.
  ضعف هایی نظیر درازنویسی، کاربردهای نابجا، کاربرد کلمات دشوار و … (ر.ک: ساده نویسی نامه های اداری)

• هنگام نوشتن نامه، تملّق و ریا، چاپلوسی و تعارفات و مبالغه های تحقیرآمیز را به کنار می زنیم.
  امروزه عبارت پردازی هایی چون ((منوط به رأی مبارک))، ((به عرض مبارک حضرت عالی می رسد))، ((هر گونه که مقرر فرمایند)) و ((به طوری که خاطر آن جانب مستحضر است)) دیگر در عرف اداری ما جایی ندارد.

• نامه باید با صراحت و قاطعیت نوشته شود.
  نامه های دوپهلو، محافظه کارانه و کلّی گره گشا نیست.
  موضوع نامه را کوتاه و روشن بیان کنیم.
  اگر موضوع نامه پیچیده و مبهم است آن را به بخش های مختلف تقسیم کنیم تا بهتر قابل فهم باشد.
  به خواننده هم نیم نگاهی داشته باشیم.
  ممکن است او مانند ما به سابقه ی موضوع آگاهی نداشته باشد و اگر لازم است به زمینه های قبلی هم اشاره شود.
  در ابتدای نامه اطلاعات کلی و لازم را ارائه دهیم.

مطالب را بر اساس اهمیت تنظیم کنیم، در آغاز نامه نگاری اداری از ذکر مطالب جزئی خودداری کنیم؛ زیرا خواننده را از مطلب اصلی بازمی دارد. (1)

پایان و نتیجه گیری نامه اداری

هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد.
اغلب عبارت پایانی نامه های اداری را سپاس و تشکر، توفیق برای گیرنده، درخواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.

صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند:

…… لذا خواهشمند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورید.

…… بنابراین، از متقاضیان خواهشمند است مدارک خود را تا پایان وقت اداری …… به این اداره ارسال دارند.

…… بدیهی است اعمال قانون پیش گفته، اثرات مطلوبی را در روند مدیریتی بر جای خواهد گذاشت، انتظار می رود یک یک اعضای آن سازمان خود را موظف به رعایت آن نمایند.

به یاد داشته باشیم در پیکره و پایان نامه اداری:

1- بر آن چه خواسته ایم تأکید می ورزیم؛

2- گیرندگان را به انجام درخواست خود تشویق می کنیم؛

3- پیام یا خواسته ی خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه می کنیم؛

4- مدّت زمان پاسخ گویی و اثرات موضوع را یادآور می شویم؛

چند نمونه از پیکره و پایان نامه اداری

– بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام و اجرای این درخواست تسریع به عمل آید.

– خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

– با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه ی مذکور دقت لازم را داشته باشند.

– از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخر وقت اداری ….. به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت کنند.

خرید محصول دوره مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

اغلب کارمندان شاغل در ادارات و سازمان‌های دولتی یا خصوصی، روزانه برای انجام وظایف خود به نگارش نامه‌های اداری و رسمی نیاز دارند. همچنین ارباب رجوع برای رفع نیازهای فردی و اجتماعی، نیازمند برقراری ارتباط با ادارات و ارگان‌ها است که برقراری چنین ارتباطاتی تنها با نوشتن نامه‌های اداری امکان‌پذیر خواهد بود. برقراری ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی، تلفن، فکس و … از جمله روش‌های سریع برای ارسال و دریافت پیام‌ها به‌شمار می‌آیند اما بخش عمده‌ای از این پیام‌ها در مکاتبات اداری باید به صورت کتبی و در قالب نامه‌های رسمی و اداری به گیرنده ارسال شوند؛ از این‌رو هرچقدر کارکنان ادارات و سازمان‌ها به اصول نامه‌نگاری تسلط داشته باشند، می‌توانند کارها را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند و این موضوع پاسخ‌دهی به نامه‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

مکاتبات اداری در ارتباطات سازمان نقش مهم و حیاتی ایفا می‌کنند و بروز هرگونه مشکل و ایراد در چنین مکاتباتی، سبب اختلال در روند کار ادارات یا سازمان‌ها می‌شود؛ بنابراین افراد باید از اصول مکاتبات اداری آگاهی کافی داشته باشند. ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی فعالیت دارد که مطالب آموزش مکاتبات اداری و مهات‌های نوشتاری را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

در اینجا سعی خواهیم کرد تا شما را با مکاتبات اداری، انواع آن، ضرورت یادگیری و مطالب آموزشی سایت ایفردوسی آشنا کنیم؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند؛ یعنی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود به چنین مکاتباتی نیاز خواهد داشت. در حقیقت مکاتبات اداری به هر‌گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی از طریق نامه یا فکس گفته می‌شود که در آن درخواست یا دستوری به افراد یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌شود. مکاتبات اداری به عنوان ابزار کاربردی شناخته می‌شوند که توسط مدیران، پرسنل، کارمندان و مشتریان برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حال حاضر راهکارهای اتوماسیون اداری توانسته‌اند تا حد زیادی پیچیدگی مکاتبات سازمانی را کاهش دهند. به‌طور کلی مکاتبات اداری به دو شکل سنتی با نوشتن نامه به صورت کاغذی و نامه‌نگاری الکترونیکی انجام می‌شوند.

دانلود کتابچه رایگان مکاتبات اداری (موبایلی)

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به عنوان روشی کاربردی برای برقراری ارتباط در سازمان‌ها یا ارگان‌ها شناخته می شوند که در ساده‌ترین دسته‌بندی به دو نوع مکاتبات کاغذی و مکاتبات تحت وب تقسیم می‌شوند. به‌طور کلی انواع مکاتبات اداری به شرح زیر هستند:

·        مکاتبات درون‌ سازمانی

به مکاتبات اداری که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب آن سازمان یا ارگان انجام می‌شود، مکاتبات درون سازمانی اطلاق می‌شود که ممکن است به صورت رسمی یا غیررسمی باشد.

·        مکاتبات برون‌ سازمانی

به مکاتباتی که بین ادارات یا سازمان‌های مختلف یا بین سازمان و مشتریان صورت می‌گیرد، مکاتبات برون سازمانی گفته می‌شود که به شکل ارتباط کتبی خواهد بود.

·        مکاتبات فروش

به مکاتبات مرتبط با فروش یک محصول، خدمات و سایر فعالیت‌های مربوط به فروش اطلاق می‌شود که برای دستیابی به فروش و برقراری ارتباط موثر با بازار هدف نگارش خواهند شد.

·        مکاتبات اختصاصی

به مکاتبات با مضامین شخصی و عاطفی، مکاتبات اختصاصی گفته می‌شود که لحن رسمی نداشته و برای قدردانی، تقدیر، تبریک و … کاربرد دارند. لازم به ذکر است که این مدل مکاتبه برای اهداف تجاری هم کاربرد دارد.

ضرورت یادگیری نگارش مکاتبات اداری

مکاتبات اداری با اهداف گوناگون در سازمان‌ها یا ادارات انجام می‌شوند که این اهداف به ماهیت وضعیتی که ارسال یک اطلاعیه یا پیام ایجاب می‌کند، وابسته هستند. یادگیری و آموزش مکاتبات اداری به دلایلی چون اطلاع‌رسانی به پرسنل، اطلاع‌رسانی به اشخاص خاص در سازمان، ارسال دستورالعمل به واحدها یا افراد سازمان، ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت یا ارسال دستور اداری به واحدهای سازمانی و کارکنان نوشته می‌شود؛ بنابراین برقراری ارتباطات رسمی از طریق مکاتبات اداری به عنوان مهمترین ابزار برای رسیدن به اهداف سازمان شناخته می‌شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان بوده که سبب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

شروع یادگیری مکاتبات اداری چگونه است؟

آموزش مکاتبات اداری برای افراد سازمانی و اشخاصی که با ادارات در ارتباط هستند، امری ضروری خواهد بود. آگاهی نداشتن از اصول مکاتبات اداری سبب بروز مشکل در عملکرد سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌شود که با آموزش قابل حل خواهد بود. در حال حاضر تعداد محدودی کتاب یا سایت آموزشی در زمینه یادگیری مکاتبات اداری وجود دارند که سایت ایفردوسی یکی از برترین مجموعه‌های فعال در زمینه آموزش مهارت‌های اداری شناخته می‌شود. گروه آموزشی فردوسی، محصولات آموزشی رایگان، کتابچه‌های آموزشی رایگان و قیمت دار را در کنار مطالب آموزشی نامه‌نگاری چون آموزش گزارش نویسی اداری، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت جلسه در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. برای شروع یادگیری مکاتبات اداری، می‌توان از مطالب آموزشی و اصول نگارشی سایت ایفردوسی استفاده کرد. به‌طور کلی قواعد مکاتبات اداری به شرح زیر خواهد بود:

• تعیین هدف اولیه از برقراری ارتباط
• برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اطلاعات پیام
• لحن رسمی و زبان ساده
• نگارش موثر و مرتبط با هدف
• رعایت ادب، تعارفات و اختصار
• نگارش بدون اشتباهات گرامری و تایپی

محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی کشور، محصولات آموزشی متنوعی را به صورت رایگان و قیمت دار برای یادگیری اصول نگارش نامه‌های رسمی عرضه می‌کند. آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یکی از کاربردی‌ترین محصولات ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در 4 جلسه و یک آزمون در قالب ویدیو (MP4) به مدت 97 دقیقه تهیه شده است. سرفصل‌های محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و رسمی به شرح زیر است:

• جلسه یکم- ساختار و اصطلاحات نامه اداری
• آزمون جلسه یکم (14 پرسش 4 گزینه‌ای)
• جلسه دوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (مقدماتی)
• جلسه سوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (پیشرفته)
• جلسه چهارم- بررسی نمونه نامه‌های پاسخ به تمرین نامه نگاری

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

کتاب گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری از سری مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در کنار آموزش اصول و قواعد نگارش نامه‌های اداری، نمونه نامه‌های کاربردی را با راهنمای تغییر در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. این کتاب با فرمت PDF در دو بخش اصول و اصطلاحات نامه‌‌نگاری و 70 نمونه نامه تهیه شده است که به عنوان یک منبع آموزشی کاربردی برای آموزش مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر به دنبال برقراری ارتباط درون سازمانی یا برون سازمانی هستید، می‌توانید از مطالب آموزشی مهارت‌های نوشتاری اداری ایفردوسی به ویژه کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی بهره ببرید.

خرید کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

در نامه های درخواستی اداری پس از طرح موضوع، بیان خواسته را داریم. نویسنده نامه بنا به مقام مخاطب با اصطلاحی خاص درخواست خود را مطرح می کند. فقط فراموش نکنیم که هر درخواستی نیاز به آوردن دلیل در بخش طرح موضوع دارد (مگر برخی نامه ها به مقام پایین که جنبه دستوری دارند). در این ویدیو با طرز نوشتن خواسته، جایگاه و اصطلاحات آن آشنا می شویم.

در ادامه ویدیویی خواهیم داشت که به بررسی اصطلاحات و جایگاه خواسته از کتاب دستیار نامه نگاری پرداخته است.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

قطعاً در نامه های اداری دیدید که برای رسمی کردن یا به اشتباه برای زیباتر کردن متن، افعال، عبارات و حتی حرف های اضافه را طولانی تر می کنند. گرچه از نظر دستور زبان فارسی ایرادی ندارد. ولی سادگی متن از دست رفته و انتقال مفاهیم سخت تر می شود.

این موضوع زمانی درک می شود که یک متن طولانی کنار یک متن کوتاه شده قرار گیرد. آن گاه به زیبایی آن متن کوتاه با افعال جمع و جور پی خواهیم برد. برای آن که با اصول و ترفندهای ساده نویسی بیشتر آشنا شوید پیشنهاد می کنم مطلب ساده نویسی در نوشتن نامه اداری را بخوانید.

در ادامه برخی از فعل ها، عبارات و حرف اضافه های مرکب و طولانی و کوتاه شده ی آنها را خواهیم داشت:

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

نامه ی درخواست انتقالی یکی از پرکاربردترین نامه های درخواستی است که از سوی کارمندان به مدیران سازمان ارایه می شود. گفتنی است این نامه یک نامه ی درون سازمانی محسوب می شود و در سازمان های بزرگ که شعب متعددی دارند جایگاه دارد. در واقع بایستی مبدأ و مقصد انتقال زیرمجموعه یک سازمان باشند.

آموزش نامه نگاری اداری

اما چه نکاتی در نوشتن یک نامه درخواست انتقالی باید رعایت شود:

دلیل یا دلایل نیاز به انتقال

تمام نامه های درخواستی در بخش طرح موضوع خود به دلایل درخواست اشاره می کنند. اشاره به دلایل درخواست در نامه های انتقالی بیش از هر نامه ی دیگری ضرورت دارد. مگر اینکه نامه، پیگیری نامه یا نامه های قبلی باشد در اینصورت از تکرار دلایل خودداری می کنیم.

اما چه دلایلی موثرترند؟

می توان 2 مورد زیر را معیاری برای سنجش میزان تأثیرگذاری دلایل آورده شده برای درخواست انتقال دانست.

1- نباید مساله یا اتفاقی که باعث شده انتقالی بگیریم زودگذر باشد

قطعا مساله یا اتفاقی که بیش از 1 ماه ادامه ندارد بیشتر نیاز به مرخصی دارد تا انتقال. پس در نامه به زمانبر بودن مساله اشاره نمایید. برای مثال نگهداری از پدر یا مادر که سالمند هستند یک کار زمانبر به حساب می آید. اما درمان یک بیماری هم می تواند زمانبر باشد و هم در زمان کوتاه انجام پذیرد. پس نیاز به آگاهسازی مدت آن دارد.

2- ارایه مدارک و مستندات از دلایل درخواست

قطعاً ارایه مدارک و مستندات از دلیل مطرح شده، تأثیر بیشتری در پذیرفتن درخواستمان دارد. ارایه مدارک و مستندات سبب باورپذیری بیشتر از مساله می شود. این مدارک می تواند توصیه نامه پزشک یا نامه ای از یک سازمان معتبر مبنی بر صحت و تأیید موضوع باشد.

ابراز ضرورت درخواست

بیان اینکه انتقال تنها راهکار حل مسأله است از نکات ضروری نامه های انتقالی به حساب می آید. فراموش نکنید که کسی که درخواست ما را مورد بررسی قرار می دهد به این فکر می کند که آیا واقعاً دلیل شما برای درخواست منطقی است یا خیر؟! آن مقام با اطلاعات ناقصی که دارد سعی خواهد کرد منطقی بودن درخواست شما را مورد قضاوت قرار دهد. ارایه اطلاعات کافی با حفظ کوتاهی نامه و رسا بودن مفاهیم وظیفه درخواست کننده است. باید در نامه به گونه ای ثابت کنیم که انتقال به محل مورد نظر بهترین راهکار یا حتی تنها راه حل است. برای مثال اگر دلیل ما نگهداری از والدین سالمندمان باشد باید بیان کنیم که خواهر یا برادرمان بنا به دلایلی عهده دار  این مسئولیت نمی شوند (البته به دلایل به صورت کوتاه اشاره کنید) و توانایی مالی برای استخدام پرستار نداریم.

ایجاد یک فضای احساسی

همواره یکی از ویژگی های مهم یک نامه خوب و تأثیرگذار توانایی تحریک و تهییج احساسات خواننده است. به عبارتی سعی کنید با به کارگیری صفت ها، اصطلاحات و افعال زیبا و گویای مسأله، نبض احساسات مدیرتان را در دست بگیرید. برخی صفات و قیدها در جمله نه تنها بیانگر دقیق ابعاد موضوع هستند بلکه بار احساسی زیادی منتقل می کنند. به صفتهایی مانند: مشقت بار- ناگوار – درمانده توجه کنید، در مقابل صفتهایی مانند: سخت – بد – بیچاره چطور هستند؟ گرچه به ترتیب معانی یکسانی دارند. ولی دسته اول بار احساسی بیشتری حمل می کنند در نتیجه تأثیرگذارتر هستند.

مدیرتان را در عمل انجام شده قرار دهید

گاهی می توانید با یک تشکر در سطر آخر نامه که پیشاپیش برای قبول درخواست است، حس رودربایستی در مدیرتان ایجاد می کنید. استفاده از القاب و عناوین عاطفی نیز بی تأثیر نیست. مانند:

پیشاپیش از لطف و کمک برادرانه شما کمال تشکر دارم. یا امیدوارم با لطف جنابعالی همچون پدری دلسوز، برای همیشه دعاگویتان باشم.

جمع بندی:

نامه درخواست انتقالی همچون سایر نامه های درخواستی اداری نیازمند طرح دلایل است. که هر چه این دلایل مستدل، باورپذیرتر و در یک فضای احساسی بیان شوند به احتمال بیشتری با درخواست موافقت خواهد شد.

3 نمونه نامه درخواست انتقالی ببینید

سادگی یکی از ویژگی های یک نامه ی خوب و موفق است. نامه باید ساده و روان باشد؛ اما باید دید که منظور از سادگی چیست؟ ملاک های آن کدام است؟ چگونه و با به کاربردن کدام مهارت ها و راه های عملی می توانیم نامه ی خود را به سادگی نزدیک کنیم؟ زبان فارسی رو به سادگی طبیعی خود می رود، به کمک زبان ساده می توان کار ارتباط و پیام رسانی را به سرعت و دقت انجام داد. امروزه ساده نویسی یک ضرورت است؛ زیرا از اتلاف وقت خوانندگان پیشگیری می کند؛ تعداد بیشتری از نوشته های ساده می توانند بهره بگیرند؛ از بدفهمی و برداشت های چندگانه و نادرست جلوگیری می کند.

ساده نویسی گاه مربوط به لفظ است؛ یعنی نوع انتخاب واژگان و عبارت ها و گاه مربوط به معنا چنان که به گونه ای بنویسیم که به آسانی قابل فهم همگان باشد. انسجام، روانی، خوش آهنگی، دلنوازی و سلامت ویژگی های یک نوشته ی ساده است که البته همگی مربوط به محتوا و معنای نوشته است. ساده نویسی با عامیانه نویسی، ابتذال، ساده انگاری، تسامح و سهل انگاری در نوشتن تفاوت دارد. ممکن است نثری در کمال هنری و اوج زیبایی؛ ساده و قابل فهم باشد. این دو حکایت از گلستان سعدی در کمال سادگی نوشته شده است:

((وقتی به جهل جوانی بانگ بر مادر زدم، دل آزرده به کنجی نشست و گریان همی گفت: ((مگر خردی فراموش کردی که درشتی می کنی؟)) و یا: ((دست و پای بریده ای هزارپایی بکشت. صاحب دلی بر او بگذشت و گفت: ((سبحان الله با هزارپایی که داشت چون اجلش فرا رسید از بی دست و پایی نتوانست گریخت.))

اکنون برخی از شیوه ها، راه ها و ملاک های ساده سازی و ساده نویسی ارائه می شود. چنان که گفتیم برخی از این ملاک ها درون متنی و برخی برون متنی است. برخی به صورت و ظاهر نوشته مربوط می گردد و برخی دیگر به محتوای آن.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

از جمله های کوتاه استفاده کنیم

کوتاهی و ایجاز، یک شرط مهم نوشته است که حاصل آن ساده نویسی است؛ به عبارتی یکی از ملاک ها و راه های ساده سازی یک نوشته کوتاهی کلمات، جمله ها و متن هاست. کوتاهی جمله ها دریافت را سریع تر می کند. نثرهای ساده ی فارسی از آغاز نثرنویسی همواره کوتاه بوده اند؛ چنانکه اغلب در هر خط از دو یا سه فعل (هر خط سه جمله) استفاده می شده است؛ برای نمونه ((پدر بخندید و ارکان دولت بپسندید و برادران به جان برنجیند)) (گلستان) یا:

((پس مرا بار خواستند و در وقت بار دادند. در راه ابوالفتح بستی را دیدم راه بر من بگرفت. گفت: ((قریب بیست روز است تا در ستورگاه آب می کشم. شفاعتی بکنی که دانم که دل خواجه بزرگ خوش شده باشد و جز به رأی تو راست نیاید.)) او را گفتم به شغلی مهم می روم.))

در همین سه سطر، بیهقی از 14 فعل و جمله استفاده کرده است. جمله های کوتاه و کامل مفهوم را زودتر و رساتر می رسانند.اما امروزه به طور متوسط، هر خط یک جمله است. گاه طول جمله ها به دلایلی، چون عادت به پرگویی، شاخ و برگ دادن، کاربرد عبارت ها و افعال طولانی، آوردن جمله های معترضه و عوامل دیگر دراز، نامفهوم و موضوع دور از دسترس می شود. ملاک اصلی ساده نویسی، ایجاز و کوتاهی جمله هاست؛ اگر بخواهیم جمله ای را ساده سازی کنیم، اولین کار کوتاهی جمله ها، تعابیر و واژگان آن است. توصیه می شود از جمله هایی استفاده کنید که کلمات کمتری داشته باشد. حداکثر کلمات در یک جمله 10 تا 12 کلمه است.

جمله های طولانی را از چند راه می توان کوتاه کرد:

راه اول: حذف جمله های میان پیوندی (عاطفی، معترضه، تفسیری و بدلی)

جمله ی طولانی زیر بدون جمله های داخل کروشه بسیار ساده و زودیاب است:

این موضوع {که در کمیته ی مربوط بررسی شد} بر اساس نتایج گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در زمینه ی همکاری با صنایع کشور {که در آبان ماه سال گذشته در حضور وزاری فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد} تنظیم گردیده است.

سعی کنید جمله های خود را بدون استفاده از “که” ربط کوتاه تر کنید. هرگاه با چنین جمله های روبرو شدید که در درون خود چند جمله ی کوتاه داشت، ابتدا جمله های معترضه را پیدا کنید، سپس به دنبال جمله ی اصلی بیاورید:

این موضوع بر اساس نتایج گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در زمینه ی همکاری با صنایع کشور تنظیم گردیده است. موضوع در کمیته ی مربوط بررسی خواهد شد، گفتنی است گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در آبان ماه سال گذشته و با حضور وزرای فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد.

فقط از دو واژه ی ((موضوع)) و ((گفتنی است)) برای ارتباط جمله ی هسته با جمله ی توضیحی استفاده کردیم. حال دو جمله را مقایسه کنید: کدام روان تر و ساده تر است؟

مثال دیگر:

کنجکاوی که یکی از مشخصات آدمی و به اندازه ی خود آدمی کهنگی دارد  امری فطری است و باعث معرفت آدمی نسبت به حقایق می شود. انگیزه ی اصلی در کشف و اختراع و آفرینش هاست.

هسته و جمله ی اصلی چنین است: کنجکاوی انگیزه ی اصلی در کشف و اختراع است. عبارت ((که یکی … می شود)) شامل چهار جمله ی توضیحی و تفسیری است و باعث طولانی شدن جمله شده است. در هر جمله فقط باید از یک جمله ی میان پیوندی استفاده کرد. جمله های دیگر را می توان پس از جمله ی اصلی آورد:

کنجکاوی که یکی از مشخصات آدمی است، انگیزه ی اصلی درکشف و اختراع است. کنجکاوی به اندازه ی خود آدمی کهنگی دارد و امری فطری است و باعث می شود انسان به حقایق معرفت راه یابد.

کارگران چاپخانه در بازدید مسئول هماهنگی سازمان از واحد چاپ و نشر {که به تازگی شروع به کار کرده وقرار است با حضور کارشناسان چاپ و نشر، اولین آثار چاپی خود را تا نیمه ی اول سال عرضه کند} مشکلات خود را بیان کردند.

جمله ی داخل کروشه را می توان پس از جمله ی اصلی آورد؛ در این صورت خواندن متن بسیار ساده تر می شود. اطلاعات زیاد و غیرضروری را یا حذف کنیم یا به جمله ی بعد یا پاورقی و یا پرانتز منتقل کنیم.

راه دوم: تقسیم جمله ی بلند به چند جمله ی کوتاه

تاگور از شاعران بزرگ بزرگ جهان و از جمله شاعران و افتخارات هندوستان، بلکه مشرق زمین و در شعار معدود کسانی است که از قاره ی آسیا جایزه ی نوبل را در ادبیات دریافت کرد.

با افزودن چند فعل می توان این جمله ی طولانی را کوتاه کرد:

تاگور از شاعران بزرگ جهان است. او از افتخارات هندوستان و مشرق زمین به شمار می رود. تاگور از جمله معدود آسیایی هایی است که جایزه ی نوبل را در ادبیات دریافت کرد.

پدرش عبدالله {نام داشت. وی از مردم بلخ {بود و} در رزوگار نوح پسر منصور سامانی {می زیست. بلخ} در آن عهد از شهرهای بزرگ بود. {وی} کار دیوانی را در روستای خرمثین پیشه {کرد. این روستا} در نزدیکی روستای افشنه {قرار داشت. عبدالله در روستای افشنه}  با دختری به نام ستاره ازدواج کرد.

جمله ی اول فقط یک فعل دارد! با ویرایش جمله  و تفکیک و تقسیم آن (موارد داخل قلاب) به هفت جمله تبدیل شده است. در اصل، متن، هفت جمله داشته که نویسنده با حذف های بی مورد افعال، آن را به یک جمله ی مبهم و مضحک تبدیل کرده است. جمله باید کوتاه و مستقل باشد. عطف های پی درپی، جمله را نفسگیر و خواندن و درک آن را مشکل می کند.

راه سوم: حذف عبارت ها و کلمات زاید

یکی از علت های طولانی شدن جمله، کاربرد کلمات مترادف، بی نقش و زاید است. در نوشته های معیار برای هر مفهوم فقط از یک واژه استفاده می کنیم. آوردن مترادف های مختلف برای یک مفهوم از ویژگی های نوشته ی ادبی است و تفاوت این نوشته ها، با نوشتنه های عادی و علمی و اداری در همین نکته است.

قیمت اجناس و کالاهای اساسی قیمت گذاری شده از سوی دولت در شهرهای مختلف به نسبت های ممختلف کاهش قیمت داشته است. (17 کلمه)

درست: کالاهای اساسی، با قیمت دولتی، در شهرها مختلف به نسبت های مختلف کاهش بها داشته است. (11 کلمه)

در این جمله ((قیمت)) 3 بار، و ((مختلف)) 2 بار تکرار شده است. همچنین کلمه ی ((اجناس)) مترادف ((کالا)) حذف شده. به جای مجهول نادرست ((قیمت گذاری شده از سوی دولت)) کلمه ی ((دولتی)) همان معنا را می رساند.

با حذف و کوتاه کردن، توانستیم جمله ی هفده کلمه ای را به یازده کلمه کاهش دهیم که جمله هم ساده تر شد، هم قابل فهم تر.

گاه حذف ضمیر و آوردن کلمه به جای آن، جمله را دراز می کند:

برخی گمان می برند نویسنده ای که موفقیتی به دست آورده، در پرتو آن وضع زندگیش عوض می شود.

درست تر: برخی گمان می برند نویسنده ای که موفقیتی به دست آورده، در پرتو آن وضع زندگیش عوض می شود.

داستان ایوب پیامبر مربوط به مصیبت های زندگی حضرت ایوب است و آزمایشی که حضرت ایوب، این پیامبر الهی، در آن شرکت می کند.

درست تر: داستان ایوب (ع)، مصیبت های زندگی آن حضرت (وی) می پردازد.

راه چهارم: کوتاه تر کردن عبارت ها و کلمات بلند

مستدعی است نسبت به پرداخت کارانه هایی که اخیراً مورد تصویب قرار گرفته است، دستور لازم و مقتضی صادر فرمایید (15 کلمه)

درست تر: خواهشمند است دستورفرمایید کارانه های مصوب پرداخت شود. (8 کلمه)

((نسبت به)) عبارت کلیشه ای و زاید است.

((مصوّب)) به جای کالاهایی که اخیراً مورد تصویب قرار گرفته است.

لازم و مقتضی، مترادف است.

((نسبت به پرداخت … صادر فرمایید)): پرداخت شود.

کوتاه تر کردن فعل های مرکب طولانی و استفاده از افعال ساده، نیز جمله را کوتاه تر می کند؛ به خصوص اگر جمله اندکی طولانی تر هم باشد، فعل های بلند ابهام جمله را بیشتر و فهم را کندتر می کند.

در عبارت زیر با کوتاه کردن سه فعل مرکب طولانی، جمله سبک و ساده شده است:

بازرسان پس از اطلاع حاصل کردن از موضوع از مدیر خواستند از کارخانه بازدید به عمل آورده تا تمام جوانب را مورد بررسی قرار دهند.

درست تر؛ بازرسان پس از دریافتن موضوع از مدیر خواستند تا از کارخانه بازدید و تمام جوانب را بررسی کنند.

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

در نامه های اداری پس از پیشینه که به سابقه نامه اشاره دارد، بخش طرح موضوع نامه اداری خواهیم داشت. در نظر داشته باشید طرح موضوع با موضوع که در بالای نامه در چند کلمه نوشته می شود متفاوت است. در واقع طرح موضوع در یک نامه قسمتی است برای بیان آن چه هست، یک مساله یا یک اتفاق و هر چیزی که می خواهیم مخاطب نامه ما در جریان آن قرار گیرد. برای مثال اگر بخواهیم درخواستی از مخاطب نامه که می تواند مدیرمان یا همکارمان باشد داشته باشیم در طرح موضوع به دلایل آن درخواست اشاره می کنیم. توجه کنید که طرح موضوع در نامه های درخواستی محلی برای بیان دلایل خواسته است، نه خود خواسته. طرح موضوع نیز همانند سایر اجزای نامه اداری با اصطلاحاتی آغاز می شود که بسته به مرتبه مقام مخاطب انتخاب می شود. اصطلاح “به استحضار می رساند …” از جمله اصطلاحات معروف این بخش است.

در ادامه ویدیویی خواهیم داشت که به بررسی اصطلاحات و جایگاه طرح موضوع از کتاب دستیار نامه نگاری پرداخته است.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

شروع نامه

شروع نامه های اداری و رسمی با یکی از اشکال زیر است:

با سلام و احترام / سلام علیکم / با سلام و تحیات / با احترام

شروع نامه با کلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از شکل های یاد شده، به ذوق نویسنده ی نامه و موقعیت مخاطب بستگی دارد.

ممکن است کلمات احترام آمیز نامه در سطری جدا نوشته شود و یا در آغاز نامه:

با سلام و احترام، به اطلاع می رساند ….
با احترام، به آگاهی می رساند ….
ضمن سلام و تحیّت، مستدعی است ….
با سلام و احترام، همانگونه که آگاهید …..
با احترام، پیرو نامه ی شماره ی …..
ضمن تبریک سال نو، عطف به نامه ی …..
با درود و دعای خیر، بازگشت به نامه ی …..
با احترام، به عرض می رساند …..
با سلام و سپاس، در پاسخ به نامه ی …..

نکته: در عرف نامه نگاری به جای اول شخص (می رسانم) از سوم شخص (می رساند) استفاده می کنیم؛ زیرا این کاربرد احترام آمیزتر بوده و خود را غایب فرض می کنیم. در این صورت لازم است تمامی فعل هایی که به کار می بریم سوم شخص باشند.

در صورتی که امضاکنندگان نامه چند نفر باشند، فعل به صورت جمع به کار می رود:

با احترام، امضاکنندگان نامه به آگاهی می رسانند …..
بدین وسیله، ما کارمندان واحد خدمات اعلام می داریم …

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

شروع نامه از رده های پایین به بالا:

به آگاهی می رساند …..
به عرض می رساند …..
خواهشمند است …..
تقدیم می گردد …..
ارسال می شود …..
اعلام می شود …..
تقاضا دارد …..
تمنا دارد …..

شروع نامه از رده های بالا به پایین:

ابلاغ می شود …..
دستور فرمایید …..
بایسته است …..
این جانب را از نتیجه ی کار مطلع سازید …..
منصوب می کنم …..
انتظار می رود …..
در کوتاهترین زمان اطلاع دهید …..
پیگیری نمایید …..

شروع نامه دو رده همسطح:

دستور فرمایید …..
خواهشمند است اعلام نظر نمایید …..
ارسال می گردد …..
اعلام می شود …..

متن نامه

متن نامه های اداری از سه بخش تشکیل می شود:

– مقدمه
– پیام اصلی
– پایان و نتیجه گیری

مقدمه

مقدمه ی نامه با توجه به حجم نامه، موضوع، گیرنده و میزان اشراف و آگاهی او به محتوا و مضمون و سوابق نامه نگاشته می شود. غرض از مقدمه، آماده ساختن ذهن گیرنده ی نامه و جهت دهی ذهن او به سوابق نامه است.

مقدمه ی هر نامه با نامه ی دیگر متفاوت است:

1- در گروهی از نامه ها که سابقه دارند شماره و تاریخ و موضوع نامه ی قبلی ذکر می شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه شود؛ در این صورت از کلمه ی ((بازگشت)) یا ((پاسخ)) (ر.ک: همین مدخل ها) استفاده می کنیم:

بازگشت به …..
در پاسخ نامه ی شماره ی …..
درباره ی چگونگی پرداخت کارانه و ضوابط اجرایی آن به اطلاع می رساند ……

2- در گروهی دیگر وقتی نامه یا نامه هایی به جایی فرستاده می شود اما پاسخ نمی دهند، از کلمه ی ((پیرو)) (ر.ک: همین مدخل) استفاده می کنند:

پیرو دستور جلسه ی تاریخ ….. و رأی صادره در نود و دومین نشست شورای مدیران، مستدعی است …..
پیرو درخواست مورخ ….. جناب عالی مبنی بر حضو در ششمین نشست ((آب و خاک)) خواهشمند است …..

3- اگر بخواهیم به نامه ای استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، از کلمه ی ((عطف)) (ر.ک: همین مدخل) استفاده کنیم:

عطف به نامه ی ….. آن اداره ی کل مبنی بر اعزام دانشجو به گاهی می رساند …..

4- گاه تنها رسیدن نامه ای را اطلاع داده و تشکر می کنیم:

با تشکر از نامه ی شماره ی ….. حضرت عالی حاوی تقاضای استخدام به آگاهی می رساند …..

5- نامه هایی است که تازه نگاشته می شود و سابقه ی ذهنی و اداری ندارد؛ در این صورت باید در مقدمه انگیزه و هدف از ارسال نامه به روشنی بیان شود:

از آن جا که سلامت امور اداری در گرو درستی نامه نگاری اداری و دانستن روش های درست نامه نگاری است، با توجه به نیازهای سازمانی و برای تحقق مصوبات هشتادمین جلسه ی مدیران آموزش، اینک اولین دوره های دانش افزایی نامه نگاری اداری در سطح مدیران و آن گاه کارشناسان تشکیل می شود. بدین منظور خواهشمند است …..

6- گاه علت ارسال نامه یک تکلیف قانونی است که گیرنده باید آن را اجرا کند؛ در این صورت لازم است آن اصل یا قانون یا ماده داخل گیومه (()) ذکر شود:

در اجرای ((اصل هشتم)) قانون اساسی و ماده ی واحده ی آن مصوب مجلس شورای اسلامی که طی نامه ی ….. از سوی هیئت محترم دولت ابلاغ گردیده، از این پس کلیه ی واحدهای تجاری و صنفی و شرکت های دولتی و خصوصی موظف اند …..

به یاد داشته باشیم مقدمه باعث می شود:

– گیرنده ی نامه را برای رسیدن به سوابق یاری دهیم؛
– به گیرنده ی نامه کمک می کنیم تا بهتر و آسان تر پیام اصلی نامه را دریافت کند؛
– دلیل یا دلایل ارسال پیام را توضیح دهیم؛

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399

در این صفحه با 2 نمونه نامه درخواست رفع مشکل آشنا خواهید شد. متن این نامه ها به گونه ای تدوین شده که بتوان آن را با مشخصات و شرایط متفاوت تطبیق داد. پس ابتدا طرز استفاده از نمونه نامه ها را در پایین بیاموزید سپس به سراغ نمونه ها در پایین بروید.

آموزش ساختار پایه نامه نگاری اداری

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

1- نامه درخواست مساعدت برای رفع یک مشکل وخیم

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند که به جز مرکز استان کردستان کلیه شهرستان­های استان با کمبود شدید یا نبود پزشک متخصص علی الخصوص (متخصص داخلی، زنان و زایمان، جراح عمومی، اطفال و بیهوشی) که نیاز ضروری و الزامی یک بیمارستان عمومی است، مواجه می­ باشند (1) به طوری که تعداد زیادی از بیماران به علت عدم وجود پزشک متخصص با آمبولانس فرسوده و ناکارآمد به مرکز استان اعزام می­ شوند.(2) این وضعیت علاوه بر اینکه سبب از دست رفتن جان هموطنان می گردد، باعث نارضایتی زیاد عمومی در منطقه شده است.(3) لذا از آن مقام محترم خواهشمند است دستور فرمایید به طریق ممکن نسبت به رفع این معضل (4) که رابطه مستقیم با تأمین سلامت مردم دارد (5) اقدام عاجل مبذول و نتیجه را اعلام فرمایند.

پیشاپیش از مساعدت آن مقام محترم کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) بیان کامل و واضح مسأله
(2) راه حل­های نامناسب
(3) وضعیت بد فعلی که متأثر از مسأله است.
(4) خواسته
(5) اشاره به اهمیت رفع مشکل

2- نامه درخواست رفع مشکل با توجه ویژه به پیشینه درخواست

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به عرض می­ رساند در خصوص مشکلات تأمین آب شرب شهر قروه (1)؛ تخصیص آب از سد مخزنی تلوار این شهرستان برای رفع این معضل اقدامی ضروری خواهد بود،(2) لذا با توجه به دورنگار 760/700/23312 تاریخ 84/1/21، مدیر کل محترم امور آب استان کردستان به معاون محترم وزیر نیرو در امور آب و فاضلاب (3)، همچنین نامه شماره 17047/1 به تاریخ 84/9/13، استاندار محترم کردستان به وزیر محترم نیرو، (4) خواهشمند است به لحاظ نیاز مبرم مردم شهرستان به تأمین آب شرب و سایر حساسیت­ ها از جمله انتقال آب از این سد به مناطق دیگر (5)، با درخواست مذکور موافقت فرمایند.

پیشاپیش از مساعدت آن مقام محترم کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) طرح موضوع یا مسأله
(2) ارایه راه حل
(3) پیشینه اول
(4) پیشینه دوم
(5) اهمیت حل مسأله

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401

در اینجا 2 نمونه نامه درخواست از مسئولین را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

1- نمونه نامه درخواست از مسئولین

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند در خصوص جبران ضرر و زیان کشاورزان زحمتکش شهرستان قروه به علت بارندگی پیش از برداشت محصول (1)، تصویر نامه شماره 7667/8 مورخ 85/9/6 فرمانداری محترم شهرستان قروه (2) به حضور ایفاد می­ گردد. لذا با توجه به اینکه کشاورزان این منطقه اکثراً به دلیل خرید نهاده­ های کشاورزی به بانک بدهکار هستند (3) ، خواهشمند است دستور فرمایید به موضوع رسیدگی و نسبت به جبران خسارت آن­ها (4) اقدام لازم به عمل آید.

اعلام نتیجه به دفتر اینجانب جهت ابلاغ به افراد ذینفع و فرمانداری محترم قروه (5) مزید امتنان است.

با تشکر

◊راهنمای استفاده:

(1) بیان موضوع یا توصیف اتفاق افتاده
(2) ارایه مدرک گواه یا تأیید موضوع
(3) اشاره به اهمیت موضوع یا حواشی مزید بر موضوع
(4) بیان خواسته
(5) مقصد و دلیل اعلام نتیجه

2- نمونه نامه درخواست از مسئولین

به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم …..
رییس/مدیر/سرپرست محترم …..

با سلام و احترام

احتراماً همانگونه که مستحضر هستید یکی از عوامل توسعه، رشد و شکوفایی اقتصاد استان کردستان توجه به بخش کشاورزی و گردشگری و ایجاد اشتغال (مهمترین عامل در پرورش نیروی جوان) (1) است. لذا انتظار می­ رفت دولت عدالت ­محور (2) توجه ویژ­ه ­ای را به این سه بخش در استان محروم کردستان (3) می­ نمود.

اما جای بسی تأسف است که بودجه­ های قطره ­ای برای سدهای در دست اقدام در نظر گرفته شده است که کار زیادی نمی­ توان انجام داد.(4) حال از جنابعالی و همکارنتان استدعا دارد که امر سدسازی و مهار آب­های جاری در این استان را در اولویت کارهای خویش قرار دهند (5) و امید است که در سال 85 که به نام نامی پیام­ آور وحدت رسول اعظم (ص) نامگذاری گردیده (6) عنایت ویژه­ای مبذول فرمایند.

اطلاع از اقدامات انجام شده موجب امتنان است.

با سپاس فراوان

◊راهنمای استفاده:

(1) اشاره به اهمیت موضوع
(2) مخاطب یا مجموعه مخاطب به همراه صفت یا شعاری که به آن معروف هستند و به موضوع ربط دارد.
(3) اشاره به چیزی که نیاز به توجه دارد.
(4) توصیف اقدام نادرست یا عدم هر گونه اقدام
(5) بیان خواسته
(6) اشارات مقدس یا با شگون یا امیدبخش برای امیدواری از کمک یا اقدام خواسته شده.

برگرفته از کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401