نامه های وارده و کنترل و طبقه بندی آنها

تعریف نامه وارده

نامه وارده اصطلاحاً به آن دسته از مکاتباتی گفته می شود که از طرف سازمان ها و مؤسسات مختلف تهیه شده و به وسیله سازمان ما دریافت می گردد.

تفکیک و طبقه بندی نامه های وارده

تمام نامه های وارده مربوط به حوزه مدیریت به مسئول دفتر ارائه می گردد. مسئول دفتر باید اقدامات زیر را در این مورد انجام دهد:

1- تفکیک و تشخیص نامه های شخصی محرمانه و عادی اداری از یکدیگر.
بدین ترتیب که ابتدا نامه ها از لحاظ موضوع تفکیک شده تا بتوان بر اساس آن عمل ارجاع نامه های وارده را انجام داد (ارجاع عبارت است از تشخیص نحوه اقدام و تعیین واحد یا افرادی که باید اقدام لازم را درباره نامه ها انجام دهند). سپس نامه های وارده (از لحاظ نوع نامه های وارده) تفکیک می شوند. یعنی نامه های عادی از طبقه بندی شده (محرمانه-سری-به کلی سری) جدا می شوند. نامه های عادی از فوری، نامه های اشخاص حقیقی از اشخاص حقوقی (اداری)، نامه های دارای سابقه مکاتبات قبلی (پیرو و بازگشتی) از نامه هایی که دارای سابقه مکاتبات قبلی نبوده اند (نامه های ابتدا به ساکن) و همچنین مکاتبات داخلی (نامه هایی که در درون سازمان به گردش در آمده اند) از نامه های سازمان ها یا ارباب رجوع جداسازی می شوند.

2- نامه های شخصی به ذینفع ارسال می شود.

3- نامه های محرمانه به مدیر واحد جهت کسب تکلیف ارائه می شود.

4- در مورد نامه های عادی اداری مسئول دفتر باید به نکات زیر توجه داشته باشد:
الف- اطمینان از ارتباط نامه با وظایف حوزه مدیریت.
ب- اطمینان از صحت تعداد ضمایم و پیوست ها و رونوشت ها.
ج- توجه به سایر نکات از قبیل وجود امضا، شماره و تاریخ.

5- پس از انجام اقدامات فوق، تمام نامه های وارده داخل کارتابل قرار داده می شوند و جهت صدور دستور مقتضی و تعیین محل اقدام به مدیر ارائه می گردند (در بعضی از سازمان ها از فرم خاصی برای این منظور استفاده می شود).
مدیر واحد در صورت لزوم دستورهای لازم را در حاشیه نامه ها یا روی فرم برگ ارجاع صادر می کند و آن ها را به مسئول دفتر عودت می دهد. پس از طی مراحل مذکور مسئول دفتر موظف است تمام نامه ها را که مجوز ثبت آن از طرف مدیریت صادر شده است در دفتر اندیکاتور حوزه مدیریت ثبت کند و آن ها را برای اقدام به واحد یا شخص اقدام کننده ارسال نماید.

نامه های صادره و کنترل و طبقه بندی آنها

تعریف نامه صادره

همان طور که از نامش پیداست، نامه صادره نامه ای است که از طرف سازمان یا مؤسسه ما نوشته شده و به سازمان یا مؤسسه دیگر ارسال می گردد.

کنترل و بازبینی نامه های صادره

1- در این مرحله باید اطمینان کسب کنیم از اینکه شماره و تاریخ نامه صادره صحیح بوده و در تمام نسخه های صادره درج شده باشد.

2- مطمئن شویم که عنوان گیرنده نامه با گیرندگان رونوشت ها صحیح درج شده است.

3- اطمینان کسب کنیم از اینکه امضای نامه اداری که شامل نام و نام خانوادگی امضاکننده و همچنین پست (سمت) سازمانی و امضا یا مهر امضا است روی کلیه نسخه های نامه درج شده است.

4- اطمینان کسب کنیم از اینکه ضمائم و پیوست های نامه اداری یا گیرندگان رونوشت به طور کامل به همراه نامه صادر شده ارسال گردد.

5- در صورتی که نامه صادره پیرو می باشد، باید اطمینان حاصل کنیم از این که شماره و تاریخ نامه صادره قبلی به طور کامل روی نامه صادره بعد از ذکر موضوع درج شود.

6- در صورتی که نامه صادره، بازگشتی (عطفی) باشد، شماره و تاریخ نامه وارده ای که به آن پاسخ داده شده است، به طور کامل روی تمام نسخ نامه صادره درج شده باشد.

تفکیک و طبقه بندی نامه های صادره

در این مرحله از عملیات، قبل از ارسال نامه ای صادره موارد ذیل را باید رعایت کنیم:

1- ابتدا نامه های صادره عادی از دیگر نامه ها جدا شده و به وسیله پست، نامه رسان ها یا ارباب رجوع توزیع می گردند.

2- اگر نامه های صادره طبقه بندی شده باشند، به وسیله پیک خاص یا نامه رسان نامه های محرمانه توزیع گردیده و از گیرنده ی آنها رسید دریافت می شود. نامه های طبقه بندی شده شامل: نامه های محرمانه، سری و به کلی سری هستند.

3- چنانچه نامه های صادره فوری باشند، نسبت به نامه های عادی اولویت و تقدم داشته بنابراین این گونه نامه ها باید سریع تر توزیع گردند.

اندیکاتور نویس پس از وصول نامه هایی که جهت صدور دریافت نموده است، ابتدا به هر یک از نامه های صادره پیرو یا ابتدا به ساکن ((نامه هایی که قبلاً سابقه مکاتبه ای نداشته و اولین موضوع یا اولین سازمانی است که در مورد آن نامه تهیه می شود)) یک شماره جدید اختصاص می دهد و پس از ثبت در دفتر اندیکاتور آن ها را به نامه رسان جهت توزیع تحویل می دهد.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

منشی به منزله کمک بزرگ و غیرقابل انکاری برای کارفرما در تسهیل کارهای اداری است. گاه در مؤسسات بزرگ اتفاق می افتد که برای سرعت در کار منشی، به خصوص منشی مدیران در سطوح بالا ممکن است یک یا چند نفر ماشین نویس هم در اختیار او بگذارند. کار منشی می تواند نظارت و سرپرستی کارهای مهم تر باشد، مثلاً نامه های رسیده را پس از ثبت در دفاتر به اطلاع کارفرما برساند، با اشخاصی که  به ملاقات کارفرما می آیند روبه رو شده و برای آنان وقت ملاقات تعیین کند. برای نامه ها جواب بنویسید و برای امضای رئیس آماده سازد. پرونده های محرمانه را در قفسه های مخصوص با در نظر گرفتن اصول بایگانی مرتب کند، حساب های مخصوص را نگهداری کند، صورت جلسات، فرم ها، نمودارها و گزارش ها را تنظیم کند و مسئولیت هایی از این قبیل انجام دهد. با توجه به موارد بالا و وظایف سنگینی که منشی در سازمان برعهده دارد، منشی کسی است که مستقیماً با رؤسا و سایرین در ارتباط بوده و از تمام اسرار و اهداف سازمان مطلع است. بنابر آنچه که توضیح داده شد، باید به موقعیت حساس خود در سازمان واقف باشد و وظایف محوله را به نحو احسن انجام دهد و در حفظ اسرار سازمان بکوشد. به طور کلی برای کسب موفقیت، لازم است منشی فروتن، با شهامت و منظم بوده و از سرعت عمل در تصمیم گیری به موقع و حس همکاری و انعطاف پذیری به اندازه کافی بهره مند باشد.

یک فرد برای منشی شدن تحصیلات پایه ای و مهارت های خاصی نیاز دارد و در حین کار، می تواند تجارب و توانایی هایش را توسعه و بهبود دهد تا به یک منشی حرفه ای مبدل شود. مدیر، خود می تواند بسیاری از وظایف منشی مانند هماهنگی جلسات، تلفن زدن، ثبت نامه ها، ارسال نمابر (فکس) و … را انجام دهد. اما منشی برای مدیر حکم سرمایه را دارد که وقت بیشتری را برای انجام دادن کارهای ضروری در اختیار او قرار می دهد. بهتر است بگوییم که وظایف منشی در حوزه مسئولیت های رئیسش تعریف می شود. برای مثال، ممکن است مدیر به علت مشغله های کاری نتواند اصول روابط صحیح با زیردستان یا مشتریان را به درستی رعایت کند، درست در همین جاست که نقش منشی به عنوان کسی که می تواند با موقعیت سنجی با دیگران ارتباطی مناسب برقرار سازد و این نقش مدیر را به خوبی به انجام برساند، نمایان می شود.

او حتی می تواند بنا بر اختیارتش انعقاد یک قرارداد را تا مراحل پایانی پیش ببرد. منشی حرفه ای کسی است که برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. اگر در انجام دادن کاری دچار اشتباه یا خطایی شد، با صداقت آن را می پذیرد و اصلاح می کند. می توانیم به صراحت بگوییم که ارزش منشی حرفه ای در قبول مسئولیت خلاصه می شود.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی