تعریف نامه اداری

به مجموعه مبادلات اداری در شکل های مختلف ((نامه نگاری اداری)) می گویند. نامه نگاری اداری به کلیه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نوشته و ردوبدل می شود. به عبارتی هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری باشد و به عنوان وسیله ای ارتباطی داخل و خارج وزارت خانه، سازمان یا مؤسسه استفاده شود. نامه نگاری اداری شامل انواع گوناگونی چون نامه، بخشنامه، آیین نامه، دستورالعمل، ابلاغ، گزارش، صورتجلسه و … است.

طبقه بندی نامه های اداری

تمامی نامه نگاری اداری در دبیرخانه اداره ها ثبت و ضبط و بایگانی می شوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب شده و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار بوده و قابل استناد هستند. این نامه ها به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در اداره ها و مؤسسه دولتی است، ((اداری)) و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری ((رسمی)) نامیده می شوند.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

معانی نامه و تعریف نامه نگاری اداری

نامه واژه ای پهلوی و در اصل ((نامک)) است به معنی کتاب، مکتوب، قرطاس (منتهی الارب). کتابت (برهان قاطع)، کاغذی که به نام کسی نوشته شود (فرهنگ نظام). نوشته. رقعه. تعلیقه. خط. کتابت (ناظم الاطباء). مراسله. مرقومه (لغات انگلستان). و نام های دیگری نیز داشته است: پروانچه، رقیمه، تعلیقه، خط، ذریعه، رقعه، سجل، صحیفه، طغرا، طومار، عریضه، فرمان، قرطاس، کاغذ، مفاوضه، کتاب، مثال، مراسله، مرقومه، منشور، مکتوب، ملطفه، نمیقه، خطاب، مشافهه، مطالعه، مکاتبه، یرلیغ، مشرفه، قصه.

نامه به معنی رایج کاغذی که به کسی نویسند:

سخن نیز نشنید و نامه نخواند *** مرا پیش تختش به پایان نشاند
فرستاده آمد چو باد دمان *** رسانید نامه برِ پهلوان
(فردوسی)

از گذشته به معنی مکتوب به کار می رفته است:

خواجه گفت: ((هنوز چیزی نشده است نامه ها نوشت به انکار وی و ملامت…)) (تاریخ بیهقی، ص.294)

نماز دیگر وزیر و استادم برگشتند به دیوان و مرا بخواندند و نامه نسخت کردن گرفتم … (تاریخ بیهقی، ص.379)

چو دیر آیدت پاسخ نامه باز *** بدان کاوفتاده ست کاری دراز
(اسدی توسی)

صد نامه فرستادم و آن پیک سواران *** پیکی ندوانید و پیامی نفرستاد
(حافظ)

در معنی کتاب، صحیفه، همچون شاهنامه، فرس نامه، مرزبان نامه، بازنامه و امثال آن فراوان به کار رفته است:

سرانجام آغاز این نامه کرد*** جوان بود چون سی و سه ساله مرد
(بوشکور)

یکی نامه بود از گه باستان *** فراوان بدان اندرون داستان
(فردوسی)

از دیگر معانی نامه، فرمان (برهان قاطع و ناظم الاطبا) حکم و منشور پادشاهان (آنندراج و انجمن آرا) است:

ای خسروی که نزد همه خسروان دهر *** بر نام و نامه تو نوا و فرسته شد
(دقیقی)

… و منشور و نامه در دیبای سیاه پیچیده … (تاریخ بیهقی، ص. 376)

از معانی دیگر نامه روزنامه، جریده، مجله، در تداول امروز: مطبوعاتی که به صورت روزانه یا هفتگی یا ماهانه نشر شود همچنین دستورالعمل و سرمشق (ناظم الاطبا). خط تعلیق را نیز گویند به اعتبار این که احکام و فرامین را به آن خط می نویسند (برهان قاطع). خط تعلیق (ناظم الاطبا). به معنی سیلاب (برهان قاطع). آیینه  مرآت هم آمده است (ناظم الاطبا).

ترکیب های فراوانی با نامه ساخته شده است مثل: آیین نامه، اجاره نامه، اجازه نامه، اندرزنامه، بارنامه، بازنامه، بخش نامه، برنامه، بیان نامه، دعوت نامه، روزنامه، زیارت نامه، سالنامه، سفرنامه، شاهنامه و …

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)