مدیریت زمان نه تنها در انجام بیشتر کارها به فرد کمک می کند، بلکه در حذف احساس استرس و گرفتاری بیش از حد نیز به وی یاری می رساند. احساسی که برای دستاوردهای فردی و رضایت شخصی فوق العاده زیانبار است.

نکاتی برای زمان بندی در کار باید رعایت کرد:

1- به طور گزینشی مطالعه کنید. این قانون اساساً برای افرادی به کار می رود که با حجم زیادی از مطلب خواندنی به صورت نامه، نشریه، روزنامه، کتاب، بروشور، دستورالعمل و غیره سروکار دارند. به جز وقتی که برای کسب آرامش یا لذت، مطالعه می کنیم، اغلب مطالب را به روش روزنامه ای می خوانیم. یعنی مرور سریع بخش عمده مطالب و توقف روی قسمت هایی که مهم تر به نظر می رسند. حتی بیشتر مقالات مهم نیز لازم نیست به طور کامل مطالعه شود، زیرا معمولاً نکات مهم در ابتدای پاراگراف ها یا بخش های مقاله مطرح می شوند. به علاوه اگر زیر مطالب مهم خط بکشید یا روی آن ها را پررنگ کنید؛ در صورت نیاز به مطالعه مجدد، می توانید آن را سریع تر مرور کنید.

2- فهرستی از کارهایی که امروز باید انجام دهید، تهیه کنید. این قانونِ حس (درک) مشترک است که بر نیاز شما به برنامه ریزی پیشرفته روزانه به جای تکیه صِرف بر حافظه دلالت دارد. این قانون متذکر می شود که شما باید یک فهرست داشته باشید نه فهرست های متعدد در کاغذها و برگه های مختلف.

3- داشتن جایی برای هر چیز و نگهداری هر چیز در جای خود. وقتی اجازه می دهید چیزی در جایی خارج از مکان خود قرار بگیرد، از دو جهت به وقت خود آسیب می زنید: وقتی به چیزی نیاز دارید زمانی برای پیدا کردن آن تلف می کنید و دیگر اینکه شما برای پیدا کردن آن چیز مجبور هستید کاری که در دست دارید را متوقف کنید.

4- وظایفتان را اولویت بندی کنید. هر روز ابتدا بر وظایف فوری تمرکز کنید. سپس سراغ وظایف مهم که حل آن ها تنها از عهده خودتان بر می آید بروید و مسائل کم اهمیت تر را به دیگران واگذار کنید.

5- در یک زمان تنها یک کار مهم انجام دهید. اما چندین کار کوچک و کم اهمیت را می توان به طور همزمان انجام داد. وقتی که وظایف شما تکراری و کم اهمیت باشند و نیازی به فکر کردن نداشته باشند، می توان چند کار را در یک زمان انجام داد. این قانون، مدیران را از انجام وظایف متعدد جزئی در زمان کوتاه تر نجات می دهد (مانند امضای نامه ها حین مکالمه تلفنی).

6- پروژه های بزرگ را به چند مرحله تقسیم کنید. این کار کمک می کند تا شما احساس نکنید حجم کارهای عمده، مهم و فوری که به شما محول شده زیاد است. احساس انجام کاری فوق العاده بزرگ، موجب می شود که افراد احساس کنند بیش از اندازه کار دارند و این تصور به توقف در کار منتهی می شود.

7- 20 درصد از وظایفتان را که بیش از همه حساس و تعیین کننده است، مشخص کنید. قانون پارتو می گوید: تنها 20 درصد از کارها، نتایج را به بار می آورند. بنابراین درباره 20 درصد وظایف تعیین کننده خود، بررسی و تحلیل نمایید و قسمت اعظم اوقاتتان را برای آن صرف کنید.

8- بهترین اوقاتتان را برای مهم ترین مسائلتان بگذارید. زمانی که برای وظایف جزئی و کم اهمیت خود صرف می کنید. نباید از بهترین ساعات شما باشد. هنگامی که سطح انرژیتان پایین است، سرعت انتقالتان زیاد نیست و احاطه کافی بر مسایل ندارید، کارهای یکنواخت و تکراری را انجام دهید. از ساعاتی که انرژی بیشتری دارید برای انجام مهمترین و ضروری ترین کارهای خود استفاده کنید. اجازه ندهید که دیگران با درخواست های غیرضروری در بهترین اوقات شما وقفه ایجاد کنند. شما باید وقت خود را کنترل کنید.

9- از تأخیر در کارها همچنین از پرداختن به کارهای جزئی و بی اهمیت که بر حجم کارهایتان می افزایند، بپرهیزید.

10- برای انجام هر کاری، مهلت و موعدی مشخص تعیین کنید. این کار استفاده کارا از زمان را بهبود می بخشد. کارها همیشه آنقدر تداوم می یابند تا زمان موجود را پر کنند. بنابراین اگر زمان پایانی برای آن تعیین نکنید، وظایف به استمرار بیش از حد تمایل می یابند.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی