قطع کاغذهای اداری

به توصیه های مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران، نامه های اداری در دو اندازه به شرح زیر تعیین شده است:

1- قطع بزرگ: استفاده از کاغذهای قطع بزرگ (210*297 میلی متر) با اندازه A4 منحصر به مواقعی خواهد بود که مفاد نامه از یک برگ قطع کوچک (پشت و روی کاغذ) تجاوز نماید.

2- قطع کوچک: نامه هایی که در کاغذهای قطع کوچک ماشین می شوند، نباید از یک برگ (پشت و رو با در نظر گرفتن حاشیه ها) تجاوز نمایند که در غیر این صورت باید از کاغذ قطع بزرگ استفاده شود. اندازه قطع کوچکA5 و ابعاد  194*210 میلی متر است.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

امور ماشین نویسی و تایپ

در تایپ نامه ها و گزارش ها، علاوه بر آنکه عوامل مختلفی از قبیل قطع نامه ها، تعداد نسخ، جدول، آمار، نوع فرم، سطور و سایر عوامل در زمان سنجی و احتساب آن مؤثر است، مجرب یا مبتدی بودن حروفچین نیز باید مورد توجه قرار گیرد. با توجه به نکات بالا با در نظر گرفتن مراحل عملیات کار ماشین نویسی و با رعایت کاربرد تکنیک زمان سنجی و نیز با توجه به اشتغال یک ماشین نویس مجرب در امور تحریرات در جدول پایین زمان صرف شده برای تایپ نامه ها و گزارش ها نشان داده شده است.

توضیح آنکه، جدول مربوط با توجه به ماهیت کار زمان مصروفه برای ماشین نویس مجرب 5 ساعت پیش بینی می شود.

ضابطه ماشین نویسی

به طور کلی باید در نظر داشت که یک ماشین نویس مجرب در هر دقیقه 230 حرف (ضربه) تحریر خواهد نمود که به طور متوسط بین 50 تا 60 کلمه را شامل می شود. این اقلام برای یک ماشین نویس مبتدی به نسبت یک سوم تقلیل یابد.

عملیات مربوط به تایپ نامه

انتخاب روش صحیح ماشین کردن یا تایپ نامه در ذهن خواننده نامه نقش پراهمیتی دارد. در این مورد مؤسسات سلیقه ها و نظرات مختلفی را اعمال می کنند.

نحوه صحیح ماشین کردن نامه های اداری

طبق توصیه سازمان امور اداری و استخدامی کشور، در ماشین کردن نامه های اداری باید ضوابط زیر رعایت شود:

1- فواصل مربوط به عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه: با دو فاصله عمودی ماشین از آخرین سطر سرلوحه در نامه های قطع بزرگ و کوچک، عنوان گیرنده نامه با کلمه ((به)) ماشین شود.

– فاصله نخستین کلمه عنوان گیرنده نامه یعنی ((به)) از سمت راست کاغذهای بزرگ 50 میلیمتر ودر حدود 36 فاصله افقی ماشین تحریر است. این فاصله در برنامه های کوچک برابر 30 میلیمتر یا حدود 21 فاصله افقی است.

– با یک فاصله عمودی کلمه ((فرستنده)) نوشته شود.

– با یک فاصله عمودی کلمه ((موضوع)) نوشته شود.

– علامت (:) مقابل کلمه ((به)) و ((از)) و ((موضوع)) به طور عمودی باید مقابل یکدیگر باشند.

به طور مثال:

به       :
از       :
موضوع:

2- فاصله بین سطرها: فاصله بین سطرهای نامه اداری 8/5 میلیمتر است. این فاصله در بعضی ماشین های تحریر با درجه 2 و در برخی دیگر با درجه 3 تطبیق می یابد. در نرم افزار Microsoft Word، این فاصله در 1.15 و 1.5 اعداد مناسبی است. بنابراین باید ماشین نویس فاصله مذکور را با توجه به ماشین در اختیار خود با درجه مناسب تنظیم نماید.

3- فواصل مربوط به ((متن)): نخست کلمه متن نامه در کاغذهای قطع بزرگ و قطع کوچک با دو فاصله عمودی ماشین تحریر از سطر ((موضوع)) ماشین شود.

– فاصله نخستین کلمه متن نامه، شروع پاراگراف از لبه سمت راست کاغذ در کاغذهای قطع بزرگ معادل 70 میلی متر یعنی حدود 50 فاصله افقی ماشین تحریر است. این فاصله در نامه های کوچک معادل 50 میلی متر یا 36 فاصله افقی ماشین است.

– فاصله کلمات آخر کلیه سطرهای نامه از لبه سمت چپ کاغذ معادل 25 میلی متر یعنی حدود 18 فاصله افقی است. این فاصله در مورد نامه های قطع بزرگ و کوچک یکسان است.

– فاصله شروع سطرهای بعد از نخستین سطر پاراگراف نامه تا لبه سمت راست کاغذ در کاغذهای بزرگ 50 میلی متر یعنی حدود 36 فاصله افقی است. این فاصله در کاغذهای قطع کوچک 30 میلی متر یعنی حدود 21 فاصله افقی ماشین است.

– فاصله عمودی هر پاراگراف از آخرین سطر پاراگراف قبلی برابر یک فاصله عمودی ماشین به اضافه یک دنده غلتک ماشین است.

4- فواصل مربوط به مشخصات امضاکننده: با 3 فاصله عمودی ماشین تحریر از آخرین سطر متن نامه، نام و نام خانوادگی امضاکننده نامه در سمت چپ کاغذ، ماشین می شود. این فاصله در نامه های بزرگ و کوچک یکسان است.

– با یک فاصله عمودی از نام و نام خانوادگی امضاکننده، عنوان سازمانی وی ماشین شود. ماشین نویس باید کلمات آخر عنوان سازمانی امضاکننده را به فاصله 25 میلی متری از لبه چپ کاغذ برساند.

5- فواصل مربوط به گیرندگان رونوشت: با یک فاصله عمودی ماشین تحریر از سطر عنوان سازمانی امضاکننده نامه عبارت ((رونوشت به)) در سمت راست نامه ماشین شود.

– فاصله شروع عبارت ((رونوشت به)) از لبه سمت راست کاغذ در نامه های قطع بزرگ، معادل 50 میلیمتر و در نامه های قطع کوچک معادل 30 میلی متر است.

– پس از ماشین کردن عبارت ((رونوشت به)) با یک فاصله عمودی ماشین تحریر عناوین هر یک از گیرندگان رونوشت با یک خط تیره (-) شروع می شود.

– فاصله خط تیره عناوین گیرندگان رونوشت از لبه سمت راست کاغذ برابر فاصله 50 میلی متری در کاغذهای قطع کوچک است.

مثال:

رونوشت به:
– اداره …..
– اداره …..
– اداره …..

6- شماره صفحه نامه: در مواردی که نامه یا گزارش اداری شامل یک صفحه باشد، شماره صفحه ماشین نمی شود. نامه های چند صفحه ای از صفحه 2 به بعد شماره گذاری می شوند. شماره صفحه را باید در قسمت بالای صفحه به ترتیب زیر ماشین کرد.

– با دو فاصله عمودی ماشین تحریر از آخرین سطر سرلوحه (در صفحاتی که سرلوحه چاپ نشده است) شماره صفحه ماشین می شود.

– شماره صفحه باید بین دو خط تیره قرار گرفته و فاصله آن از طرفین راست و چپ کاغذ به یک اندازه باشد.

7- اندازه حاشیه پایین نامه: قسمت پایین صفحه نامه ها باید دارای حاشیه ای حدود 15 میلی متر باشد.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399