در زمینه زیبانویسی نامه اداری، نویسنده با تمرکز بر بازبینی و بهبود واژگان، به بهبود و رفع ابهامات محتوا می‌پردازد.

همچنین تلاش دارد تا اصطلاحات را به شکلی ساده و روان بیان کند، تا خوانندگان بهتر و کاربردی‌تر درک نامه‌های اداری دست یابند.
جهت زیبانویسی نامه اداری بهتر است هنگام بازبینی، چند سوال مهم را از خود بپرسیم: (با این رنگ مشخص شده)

1- انتخاب واژه مناسب: زیبانویسی نامه اداری

آیا معنای واژه متناسب با متن نوشته است یا خیر؟

در اینجا، ما با یکی از مهمترین اصول زیبانویسی نامه اداری، یعنی دقت در انتخاب واژگان، روبرو هستیم.
زیبا نویسی اداری نه تنها بر پوشش محتوای مطلب تأثیر می‌گذارد بلکه از طریق انتخاب دقیق واژگان، می‌تواند ارتباط موثرتری با خواننده برقرار کند.

در این متن، ((ته، آخر، انتها، پایان، سرانجام، فرجام)) ما با واژه‌های مختلفی که معنای متن را می‌پردازند، مواجه هستیم.
از این رو، انتخاب مناسب‌ترین واژه برای هر مفهوم می‌تواند اهمیت زیادی در تدوین متن داشته باشد.

با توجه به این تفاوت در معانی واژگان، می‌توانیم بگوییم که واژه “فرجام” به نظر معتدل و ادبی می‌آید و به دلیل بار ادبی خاصی که دارد، در اینجا بسیار مناسب است.

از طرف دیگر، “ته” با طابع عامیانه‌تری همراه است و به دلیل کاربردی بودن در مکالمات روزمره، در زبان معیار یک متن ادبی نمی‌تواند جایگاه مناسبی داشته باشد.

بنابراین، با انتخاب واژه‌ها به دقت و با توجه به بار ادبی و همچنین مناسبت با مضمون متن، می‌توانیم زیبانویسی نامه اداری را تقویت کنیم و خواننده را بهتر و مؤثرتر راهنمایی کنیم.

2- حذف واژگان کلیشه‌ای و فرسوده: اصول زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان نوشته، قالبی، کلیشه ای و فرسوده اند یا خیر؟

تلاش بر این است که از کلمات و عبارات استفاده شده در نگارش، که ممکن است قالبی، کلیشه‌ای یا فرسوده به نظر بیایند، پرهیز و به جای آن‌ها اصطلاحات مناسب و نوین را درج نماییم.

به منظور بهبود ساختار نگارشی، باید از واژگان مناسب به موضوعات خود استفاده کنیم.
در اینجا، کلماتی مانند “عطف، پیوست، مبذول، پیرو” که به نظر کلیشه‌ای می‌آیند، می‌توانند با کلمات مناسب‌تر و نوین‌تر جایگزین شوند.

به عنوان مثال:

اشتباه: “پیرو آن چه گفتیم، ابتدا یک دماسنج معمولی تهیه کرده و با عنایت به …”

صحیح: “چنان که افزودیم، در ابتدا یک دماسنج معمولی تهیه نموده و با توجه به …”

این تغییرات نه تنها باعث جلب توجه بیشتر مخاطبان می‌شوند بلکه از تکرار و قالب‌های کلیشه‌ای جلوگیری می‌کنند، و در نهایت با زیبانویسی نامه اداری متن را زیباتر و خواندنی‌تر می‌سازند.

3- جایگاه کلمات مناسب و دقبق در زیبانویسی نامه اداری

3- آیا کلمات، به جا، مناسب و دقیق است یا خیر؟

در زیبانویسی نامه اداری، اهمیت بر جلب دقت و وضوح در انتخاب و استفاده از واژه‌ها تأکید دارد.
بنابراین، در بهبود متن‌ها، از فعل‌های مناسب و متنوع استفاده کرده و اقدام به توجیه و توسیع مفهوم جملات می‌نماییم.

در حال حاضر، برخی از اعمال به نقش فعل‌های کمکی و رابطه‌ای در حال گسترش معانی و قابلیت‌های بیشتری از آنها می‌پردازند و به عنوان فعل منفعل شناخته می‌شوند.
به عنوان مثال، از فعل‌هایی چون “گرفتن”، “کردن”، و “ساختن” می‌توان به عنوان نمونه‌هایی اشاره کرد.

سعی کنیم از فعل های فعال و متنوع و دقیق تر استفاده کنیم.

در جمله ی ((او کتابی به من داد)) اگر مقصود از دادن، بخشیدن باشد، باید نوشت: ((او کتابی به من هدیه داد)).

4- بکارگیری واژگان کوتاه در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان کوتاه هستند؟

در بهینه‌سازی نگارش و کاهش حجم کلام، ترجیحاً از واژگان با تعداد هجاهای کمتر استفاده کنیم.
علاوه بر این، ترکیبات بلند را با کوتاه کردن به سادگی و روانی می‌توانیم تا حد زیادی بهبود بخشیم. برای مثال:

“استفاده از واژه ‘بمباردمان’ به عنوان معادل ‘بمباران’، همانند تعداد هجاهای بیشتری دارد و هم طولانی است.”

اصطلاحات و ترکیبات طولانی را می‌توانیم به سادگی با واژگان کوتاه‌تر و روان‌تر جایگزین کنیم:

“مثلاً به جای استفاده از ‘ابلاغ کردن’، از ‘رسانیدن’ استفاده نماییم و به جای ‘طاقت فرسا’ از ‘سخت’ و به جای ”اصطحکاک’ را می‌توانیم با ‘سایش’ جایگزین نماییم.”

این تغییرات به نوعی محتوای مفهومی جملات را حفظ می‌کنند، اما تاثیر خوبی در زیبانویسی نامه اداری دارند.

تو مهارت جمله بندی کلمات دچار مشکل شدی؟!؟!
اصلا اشکال نداره…
چون گروه آموزشی ایفردوسی برای تو که این مقاله رو میخونی این مشکل رو رفع کرده.

بسته آموزشی تقویت مهارت جمله بندی رسمی

5- تاثیر واژگان واضح و ساده در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان واضح و ساده هستند؟

یک عامل ساده سازی نوشته، سادگی و روشنی، روانی و بی تکلّفی واژه است. هر کلمه ی ساده ای بی ارزش، عامیانه و نازل نیست. استفاده از واژگان متداول، کمک به فهم بیشتر خواننده است.

6- آیا تا حد ممکن عربی نویسی و استفاده از واژگان کهن فارسی را کاهش داده ایم؟

کدام جمله بهتر فهمیده می شود:

آمیغ با کالیوه ها نه کار هر خردمندی است که هر کس را یارای چخیدن با آنان نیست.

آمیزش با نادانان کار هر خردمندی نیست و هر کس توان دَم زدن با آنان را ندارد.

7- تاثیر واژگان خوش آوا در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان خوش آوا هستند یا نه؟

برخی واژگان هنگام تلفظ ((ستیزآوایی)) دارند یا سنگین و خشن هستند؛ به خصوص هنگام قرار گرفتن چند واج هممخرج کنار هم.

کلمه ی ((استشمام)) به جای ((بوییدن)) هم سنگین و بدآواست، هم پرنقطه و دندانه و هم بیگانه و طولانی.
((قدمت)) در برابر ((کهنگی))،
((عودت دادن)) در برابر ((برگرداندن))،
((غیرقابل قبول)) ((قبول نشدنی / نپذیرفتنی)) بدآوا و خشن است.

8- آیا واژگان خاص، حرکت گذاری شده اند؟

((هم نویسه ها))، کلمات ((هم آوا))، جدید، ترکیب وصفی و شبهه برانگیز، تشدیددار، عربی، اسامی خاص همگی با حرکت گذاری ساده خوان و ساده فهم می شوند.
ممکن است واژه ها به خودی خود، مناسب باشد، حرکت نگذاشتن موجب خوانش و فهم بد شده باشد:

درباره ی نحوه ی تقسیم عددی زوج مجموعه های …

9- آیا واژگان اهانت آمیز، غیرمؤدبانه و موهن به کار رفته است؟

اگر متنی را ویرایش می کنید که در آن از کلمات موهن، تابو و حرام به فراوانی استفاده شده است، با نظر مؤلف از معادل های مناسب تر استفاده کنید.

کاربرد برخی کلمات و ترکیبات زننده، تند وخشن (به خصوص در نقدها) خوشایند نیست.
برخی واژه ها در فرهنگ ما معنا و مفهومی خاص یافته اند که توجّه به عرف و فرهنگ مردم ضروری است.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری

در دنیای امروز، ارتباطات اداری نقش بسیار مهمی در سازمان‌ها و نهادها ایفا می‌کند.

نامه‌ها، ایمیل‌ها و سایر مکاتبات رسمی ابزارهایی هستند که به واسطه آن‌ها اطلاعات مهم منتقل می‌شود و تصمیم‌گیری‌های حیاتی انجام می‌گیرد.

در این میان، یکی از چالش‌های بزرگ در ارتباطات اداری، پیچیدگی و نارسایی در انتقال پیام‌ها است که می‌تواند منجر به سوءتفاهم‌ها و اشتباهات متعدد شود.

اینجاست که اهمیت ساده نویسی خود را نشان می‌دهد.

ساده نویسی: چگونه ساده بنویسیم؟

ساده نویسی به معنای استفاده از زبانی ساده، واضح و قابل فهم برای همه مخاطبان است.

این روش نه تنها به تسهیل درک پیام‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا اطلاعات با دقت و سرعت بیشتری منتقل شوند.

در مکاتبات اداری، جایی که زمان و دقت اهمیت بالایی دارد، ساده نویسی می‌تواند تفاوت چشمگیری ایجاد کند.
با ساده نویسی، پیام‌ها به شکلی مستقیم و بی‌ابهام به مخاطبان منتقل می‌شوند و این امر می‌تواند بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها را به طور چشمگیری افزایش دهد.

دیگر دوران آن گذشته که قدرت نویسندگی خود را با پیچیده نویسی و استفاده از واژه هایی سخت به رخ مخاطب بکشیم.
امروزه ساده نویسی و کوتاهی مطالب از ویژگی های اصلی یک نوشته ی حرفه ای به حساب می آید.

هر چه جملات کوتاه تر باشند انتقال اطلاعات راحت تر و مطمئن تر صورت می گیرد.

از طرفی همین کوتاه بودن جمله ها و خلاصه بودن نامه به نوعی اعتماد به نفس نویسنده ی آن و اهمیت موضوع را می رساند.
متأسفانه هنوز کسانی هستند که برای انتقال یک موضوع ساده هم خود را به زحمت می اندازند هم مخاطبشان را، و در نهایت ممکن است کژتابی به وجود آمده، و انتقال مطلب به درستی صورت نگیرد.

هدف این مقاله بررسی و تبیین اصول ساده نویسی در نامه‌نگاری اداری است.

با ارائه راهکارها و تکنیک‌های کاربردی، تلاش می‌کنیم تا خوانندگان را با اهمیت و چگونگی پیاده‌سازی ساده نویسی در مکاتبات روزانه آشنا کنیم.

در نهایت، امید است که با به‌کارگیری این اصول، بتوانیم گامی مؤثر در بهبود کیفیت ارتباطات اداری برداریم و محیط کاری شفاف‌تر و کارآمدتری را ایجاد کنیم.

چرا ساده نویسی مهم است؟

ساده نویسی در مکاتبات اداری دارای اهمیت ویژه‌ای است و مزایای متعددی را به همراه دارد.
در ادامه به برخی از این مزایا پرداخته‌ایم:

1. وضوح و شفافیت: کاهش سوءتفاهم‌ها
   یکی از اصلی‌ترین دلایل اهمیت ساده نویسی، ایجاد وضوح و شفافیت در ارتباطات است.
   استفاده از جملات کوتاه و کلمات ساده، پیام‌ها را قابل فهم‌تر می‌کند و از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند. وقتی پیام‌ها به شکل مستقیم و بدون ابهام بیان شوند، مخاطبان بهتر می‌توانند منظور نویسنده را درک کنند و احتمال برداشت‌های نادرست به حداقل می‌رسد.
2. دسترسی‌پذیری: فهم آسان‌تر برای مخاطبان با سطوح مختلف دانش
   ساده نویسی باعث می‌شود که متن‌ها برای افراد با سطوح مختلف دانش و تجربه قابل فهم باشند.
   در یک سازمان، ممکن است مخاطبان مکاتبات از کارکنان تازه‌کار تا مدیران با تجربه باشند.
   با استفاده از زبان ساده و روان، اطمینان حاصل می‌شود که همه مخاطبان می‌توانند پیام را به درستی درک کنند و نیاز به توضیحات اضافی کاهش می‌یابد.
3. صرفه‌جویی در زمان: سریع‌تر خواندن و پاسخ دادن
   ساده نویسی باعث می‌شود که پیام‌ها سریع‌تر خوانده و فهمیده شوند.
   این امر به ویژه در محیط‌های کاری که زمان از اهمیت بالایی برخوردار است، بسیار مؤثر است.
   وقتی پیام‌ها به شکل ساده و واضح نوشته شوند، مخاطبان نیاز به زمان زیادی برای درک و تجزیه و تحلیل آن‌ها نخواهند داشت و می‌توانند سریع‌تر پاسخ دهند.
   این موضوع به بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری در سازمان کمک می‌کند.

با توجه به موارد فوق، ساده نویسی نه تنها به بهبود کیفیت ارتباطات اداری کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا فرآیند انتقال اطلاعات سریع‌تر و کارآمدتر انجام شود.

وضوح و شفافیت، دسترسی‌پذیری و صرفه‌جویی در زمان از جمله دلایلی هستند که نشان می‌دهند چرا ساده نویسی باید به عنوان یک اصول مهم در نامه‌نگاری اداری مدنظر قرار گیرد.

اصول ساده نویسی در نامه‌نگاری اداری

ساده نویسی در نامه‌نگاری اداری نه تنها به وضوح و شفافیت پیام‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود مکاتبات اداری به شکلی کارآمد و موثر انجام شود.

در ادامه، به برخی از اصول کلیدی ساده نویسی در نامه‌نگاری اداری می‌پردازیم:

استفاده از جملات کوتاه و واضح

یکی از اصول مهم ساده نویسی، استفاده از جملات کوتاه و واضح است. جملات کوتاه به خواننده کمک می‌کنند تا پیام را سریع‌تر و با دقت بیشتری درک کند. برای ساخت جملات کوتاه:

• ایده‌های پیچیده را به چند جمله تقسیم کنید.
• از افعال ساده و مستقیم استفاده کنید.
• از به‌کار بردن عبارات طولانی و تودرتو پرهیز کنید.

تاثیر: جملات کوتاه و واضح موجب می‌شوند پیام به صورت مستقیم و بدون ابهام به مخاطب منتقل شود، که این امر به کاهش سوءتفاهم‌ها کمک می‌کند.

اجتناب از اصطلاحات فنی و پیچیده

در مکاتبات اداری، استفاده از کلمات ساده و قابل فهم برای همه بسیار مهم است. از به‌کار بردن اصطلاحات فنی و پیچیده که ممکن است برای همه مخاطبان قابل فهم نباشد، خودداری کنید. به جای آن:

• از کلمات روزمره و آشنا استفاده کنید.
• مفاهیم پیچیده را با مثال‌ها و توضیحات ساده‌تر بیان کنید.

تاثیر: این کار باعث می‌شود تا پیام شما برای مخاطبانی با سطوح مختلف دانش و تجربه قابل درک باشد.

پرهیز از جملات طولانی و پیچیده

جملات طولانی و پیچیده خواننده را گیج می‌کنند و فهم پیام را دشوار می‌سازند. برای پرهیز از این مشکل:

• جملات طولانی را به جملات کوتاه‌تر و موثرتر تقسیم کنید.
• هر جمله باید حاوی یک ایده اصلی باشد.
• از نقطه‌گذاری مناسب برای جدا کردن ایده‌ها استفاده کنید.

تاثیر: جملات کوتاه‌تر و ساده‌تر به مخاطب کمک می‌کنند تا پیام را به راحتی و بدون نیاز به تلاش زیاد درک کند.

استفاده از ساختار منطقی

ترتیب‌بندی منطقی جملات و پاراگراف‌ها نیز یکی از اصول ساده نویسی است. این کار به فهم بهتر پیام کمک می‌کند و از گمراهی مخاطب جلوگیری می‌کند. برای این منظور:

• اطلاعات را به ترتیب منطقی و پیوسته ارائه دهید.
• هر پاراگراف باید یک ایده اصلی را پوشش دهد.
• از عناوین و زیرعناوین مناسب برای دسته‌بندی اطلاعات استفاده کنید.

تاثیر: ساختار منطقی باعث می‌شود تا خواننده بتواند به راحتی دنبال کردن مطالب را انجام دهد و به درک بهتری از موضوع برسد.

رعایت اصول ساده نویسی در نامه‌نگاری اداری نه تنها به بهبود کیفیت ارتباطات کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان‌ها می‌شود. با استفاده از جملات کوتاه و واضح، اجتناب از اصطلاحات پیچیده، پرهیز از جملات طولانی و استفاده از ساختار منطقی، می‌توان به ساده نویسی موثر در مکاتبات اداری دست یافت.

تکنیک و چک لیست ساده نویسی

برای اطمینان از رعایت اصول ساده‌نویسی در نامه‌های اداری، می‌توان از یک چک‌لیست استفاده کرد.

این چک‌لیست شامل نکات کلیدی زیر است:

1. استفاده از جملات کوتاه و واضح:
   • جملات را کوتاه و مستقیم بنویسید. هر جمله باید حاوی یک ایده اصلی باشد.
2. اجتناب از اصطلاحات فنی و پیچیده:
   • از کلمات و عبارات ساده و روزمره استفاده کنید که برای همه مخاطبان قابل فهم باشند.
3. پرهیز از جملات طولانی و پیچیده:
   • جملات طولانی را به جملات کوتاه‌تر و واضح‌تر تقسیم کنید.
4. استفاده از ساختار منطقی:
   • اطلاعات را به ترتیب منطقی و پیوسته ارائه دهید. هر پاراگراف باید یک ایده اصلی را پوشش دهد.
5. استفاده از زبان فعال:
   • از افعال فعال به جای افعال مجهول استفاده کنید تا پیام‌ها شفاف‌تر و مستقیم‌تر بیان شوند.
6. بررسی و ویرایش مجدد:
   • پس از نوشتن متن، آن را مرور کرده و به دنبال بخش‌های پیچیده یا نامفهوم بگردید. از ابزارهای آنلاین برای کمک به بررسی و ویرایش استفاده کنید.
7. استفاده از نقاط و علائم نگارشی مناسب:
   • از نقطه‌گذاری مناسب برای جدا کردن ایده‌ها و جملات استفاده کنید. این کار به خوانایی متن کمک می‌کند.
8. خواندن متن با صدای بلند:
   • متن را با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که جملات روان و قابل فهم هستند.

با استفاده از تکنیک‌ ساده نویسی، می‌توان اطمینان حاصل کرد که مکاتبات اداری به طور واضح و موثر انجام می‌شوند. همچنین، رعایت نکات کلیدی موجود در چک‌لیست ساده نویسی می‌تواند به ایجاد متونی ساده، روان و قابل فهم برای همه مخاطبان کمک کند.

تمرین‌های عملی برای تقویت مهارت‌های ساده‌نویسی

برای تسلط بر اصول ساده‌نویسی و بهبود مهارت‌های خود در این زمینه، می‌توانید از تمرین‌های عملی زیر استفاده کنید.
این تمرین‌ها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید پیام‌های خود را به شکلی ساده، واضح و مؤثر بیان کنید.

تمرین 1: بازنویسی متن‌های پیچیده

یکی از بهترین روش‌ها برای تمرین ساده‌نویسی، بازنویسی متن‌های پیچیده به زبان ساده است.
متنی پیچیده را انتخاب کنید و تلاش کنید آن را با استفاده از جملات کوتاه‌تر و واژگان ساده‌تر بازنویسی کنید.

مثال:

• متن پیچیده: “این امر به دلیل عدم تطابق شرایط اقتصادی با پیش‌بینی‌های انجام‌شده منجر به کاهش قابل توجهی در نرخ رشد تولید ناخالص داخلی شد.”
• متن ساده: “به دلیل تفاوت شرایط اقتصادی با پیش‌بینی‌ها، نرخ رشد اقتصادی به شدت کاهش یافت.”

تمرین 2: نوشتن خلاصه

خلاصه کردن متن‌های بلند به چند جمله کوتاه و واضح، یکی دیگر از روش‌های موثر برای تمرین ساده‌نویسی است.
یک مقاله یا گزارش طولانی را انتخاب کنید و آن را به چند جمله ساده و مختصر خلاصه⁽¹⁾ کنید.

مثال:

• مقاله اصلی: “گزارشات حاکی از آن است که تغییرات آب و هوایی تاثیرات گسترده‌ای بر زیست‌بوم‌های طبیعی و فعالیت‌های انسانی داشته است. کاهش بارندگی، افزایش دما و تغییر الگوهای آب و هوایی منجر به کاهش منابع آبی و افزایش حوادث طبیعی شده است.”
• خلاصه: “تغییرات آب و هوایی باعث کاهش بارندگی، افزایش دما و افزایش حوادث طبیعی شده است.”

تمرین 3: تمرین نوشتن روزانه

هر روز چند دقیقه به نوشتن متون ساده اختصاص دهید.
این متون می‌توانند شامل یادداشت‌های روزانه، ایمیل‌های کوتاه یا توضیحات مختصر درباره فعالیت‌های روزمره باشند.

هدف از این تمرین، افزایش سرعت و دقت در نوشتن متون ساده است.

تمرین:

• هر روز یک پاراگراف درباره فعالیت‌های روزانه خود بنویسید و سعی کنید از جملات کوتاه و واژگان ساده استفاده کنید.

پیشنهاد تهیه بسته‌های آموزشی

برای تقویت بیشتر مهارت‌های ساده‌نویسی، پیشنهاد می‌کنیم از بسته‌های آموزشی زیر استفاده کنید:

1. بسته آموزشی “املای اداری” (48 فیلم آموزشی)

   • این بسته آموزشی شامل 48 فیلم است که به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های نوشتاری خود را در زمینه مکاتبات اداری بهبود بخشید.

   • مشاهده و تهیه بسته آموزشی املای اداری
     

     

      

2. بسته آموزشی “نامه نگاری اداری”

• • این بسته آموزشی به شما کمک می‌کند تا در مکاتبات اداری و حرفه‌ای خود، به شیوه‌ای موثر و ساده‌نویسی کنید.

  • مشاهده و تهیه بسته آموزشی نامه‌نگاری مجازی
    

    

     

با استفاده از تمرین‌های عملی و بهره‌گیری از بسته‌های آموزشی، می‌توانید مهارت‌های ساده‌نویسی خود را تقویت کرده و در مکاتبات اداری خود به طور موثرتر و واضح‌تر ارتباط برقرار کنید.

ساده‌نویسی نه تنها به بهبود کیفیت ارتباطات کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش بهره‌وری و کاهش سوءتفاهم‌ها در محیط کاری می‌شود.