آنچه تا کنون در ایفردوسی گفتیم مربوط به نامه های سازمانی (درون سازمانی – برون سازمانی) به یکدیگر بود که عرف خاصی دارد. بخشی از نامه های رسمی ممکن است از سوی اشخاص حقیقی به اداره ی دولتی، نهادها و سازمان ها، شرکت ها و بانک ها به منظور کاریابی، انتقال، دریافت وام، درخواست ها، شکایت و مقاصد دیگر نوشته شوند. برای نمونه:

در نگارش نامه به اداره های دولتی این نکته ها را رعایت می کنیم:

1- نامه بر روی کاغذ تمیز، با قطع مناسب و بر یک رو با رعایت فاصله از طرفین نوشته می شود.

2- ریخت نامه های شخصی همان است که در نمونه دیدیم؛ (تاریخ سمت چپ، عنوان، کلمه ی احترام آمیز و …)

3- در نگارش عنوان نامه و موضوع و کلمات احترام آمیز تمامی مطالب یادشده در بخشنامه های اداری صادق است.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

4- لحن نامه به اداره ها و نهاد نباید آمرانه، تحکم آمیز و توأم با تهدید باشد. همچنین از چاپلوسی و تملق و التماس بپرهیزیم. رعایت اعتدال در هر حال لازم است.

5- با خط خوانا، گویا و روشن بنویسیم وسعی کنیم نامه ها دچار لغزش های زبانی و اغلاط املایی و نارسایی های بیانی نباشد.

6- نامه های اداری باید خلاصه، صریح و مستند نوشته شود. چنانچه به توضیح، پیوست، مدرک، نمونه و یا هر مورد دیگر نیاز باشد، با نامه همراه می کنیم.

7- اگر نامه را خود تحویل می دهیم، لازم است تصویری برای خود تهیه کنیم.

8- پس از تحویل نامه به دبیرخانه، شماره ی ثبت دفتر دبیرخانه و محل ارجاع  نامه را جهت پیگیری های بعدی بگیریم و یا رسیدی از دبیرخانه دریافت کنیم.

فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه / حامد کافی / 1400

9- چنانچه نامه را با پست می فرستیم، نشانی دقیق گیرنده را بنویسیم.

10- نام و مشخصات و تلفن و نشانی کامل خود را ذیل نامه بنویسیم تا در صورت لزوم با ما مکاتبه شود.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)