نمونه نامه درخواست انتقالی کمک می کند که افراد بتوانند نامه ای را که نیاز دارند به شکل درست تنظیم کنند.
برای نوشتن نامه لازم است که فرد با اصول نامه نگاری آشنایی داشته باشد.

در نوشتن یک نامه انتقالی، اهمیت بیشترین توجه به این نکته است که هدف فرستنده به درستی درج شده باشد و گیرنده نیز بتواند به خوبی مفهوم درخواست را درک کند.

این اصول اساسی نامه نگاری، اهمیت زیادی در ایجاد ارتباط موثر با مقامات یا واحدهای مربوطه دارد.

برای درخواست انتقالی، استفاده از نمونه نامه‌ها می‌تواند به افراد کمک کند تا الگوی مناسبی را برای نامه خود ایجاد کنند.
مسلماً، آگاهی از نکات مهم نامه انتقالی و تسلط بر اصول نامه‌نگاری، گامی مؤثر به سوی تدوین یک درخواست موفق محسوب می‌شود.

اگر به دنبال این هستید که بتوانید یک نامه برای درخواست انتقالی بنویسید، می توانید خواندن متن را ادامه دهید.

نمونه نامه درخواست انتقالی به یک شهرستان

نمونه نامه درخواست انتقالی به یک شهرستان از نامه هایی است که کاربرد زیادی دارد.
افراد زیادی هستند که در حین کار مجبور به تغییر محل کار خود می شوند و پیش از هر اقدامی نیاز دارند که مقام بالاتر را از تصمیم خود آگاه کنند.

برای این که بتوانند درخواست رسمی خود را به آنها اعلام کنند، باید آن را به شکل صحیح در نامه خود عنوان کنند.
در درجه اول نیاز است که نام و نام خانوادگی گیرنده نامه در بالا و طرف راست آن نوشته شود.
بعد لازم است که سِمت او در زیر اسمش آورده شود. بعد از ذکر سلام و احترام باید دلیل نوشتن نامه آورده شود.

برای این کار می توانید از این جمله استفاده کنید:

«به این وسیله اینجانب ………………. به شماره پرسنلی/ کارمندی ………………. به دلیل داشتن مشکلات شخصی بسیار تقاضای انتقال به شرکت ………………. در شهرستان ………………. را دارم.»

در نامه درخواست انتقالی مهم است که نام و نام خانوادگی و سمت گیرنده نامه به طور کامل و صحیح در آن درج شود.
نام و نام خانوادگی فرستنده نیز باید کامل نوشته شود.
در صورتی که نیاز به شرح مشکل وجود دارد، باید به طور خلاصه به آن اشاره شود.

مقصد انتقال و نام شرکت نیز باید آورده شود.
در نهایت نیز باید با جمله ای مانند «خواهشمند است این تقاضا را مورد عنایت و لطف خویش قرار دهید.» نامه را به پایان رساند.

بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری (کتاب و فلش کارت)

نمونه ای از نامه درخواست انتقال به شهرستان به علت دور بودن از خانواده

نمونه نامه درخواست انتقالی برای آنها که می خواهند به علت دور بودن از خانواده اقداماتی را انجام دهند نیز وجود دارد.
در این نامه نیز مانند قبلی نام و نام خانوادگی گیرنده نامه و سمت او باید در بالای نامه و در سمت راست آورده شود.
پیش از سمت استفاده از کلمات «رئیس/ مدیر/ سرپرست محترم» لازم است.

بعد از سلام و احترام می توان در خواست را به شکل زیر مطرح کرد:

«به استحضار می رساند اینجانب ………………. کارمند واحد ………………. در تاریخ ………………. استخدام و مشغول به کار شده ام. در حال حاضر بعد از ………………. سال خدمت در ………………. و دوری از خانواده مشکلات بسیاری برای من و خانواده ام ایجاد شده که امکان ادامه کار را برایم ناممکن کرده است. لذا با توجه به سکونت خانواده ام در شهرستان ………………. انتقال به واحد زیرمجموعه در شهرستان ………………. را دارم.»

در این نمونه نامه درخواست انتقالی هم به نکاتی توجه شده است. تاریخ شروع کار در آن ذکر شده است.
تعداد سال های مشغول به کار در شهرستانی که تا کنون بوده است در نامه عنوان شده است.

عنوان و نام اداره و شهرستانی که مد نظر است به آنجا انتقال یابد نیز باید دقیق آورده شوند.
در کنار نام شهرستان نام منطقه نیز می تواند کمک کننده باشد.

نام هر دو شهرستان هم محل سکونت خانواده و هم نام شهرستانی که مقصد انتقال است ضروری است.
در انتهای نامه نیز باید از فرستنده نامه با یک جمله پیشاپیش تشکر و قدردانی شود.

نمونه ای از نامه درخواست انتقال به واحدهای دیگر همان سازمان

نمونه نامه درخواست انتقالی برای رفتن به واحدهای دیگر همان سازمان هم کاربرد دارد.

مانند دو نامه قبلی ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در ابتدای نامه لازم است.
بعد از ذکر سلام و احترام می توان مستقیم به سراغ درخواست خود رفت:  

«به استحضار می رساند اینجانب‌ ………………. تاریخ ………………. با مدرک تحصیلی ………………. استخدام و در واحد  ………………. مشغول به کار شده ام. با عنایت بر این که در تاریخ ………………. موفق به دریافت مدرک ………………. در رشته ………………. شده ام و رشته تحصیلی مذکور با واحد ………………. مرتبط است، تقاضا دارم تا در صورت صلاحدید جنابعالی به آن واحد انتقال یابم. لذا خوهشمند است مساعدت لازم را مبذول و دستور اقدام را صادر فرمایید.»

تشکر و قدردانی در انتهای نمونه نامه درخواست انتقالی به شکل های مختلف آورده می شود.
تاریخ استخدام این نمونه باید دقیق ذکر شود.

شرایطی که در اوایل برای استخدام وجود داشته است و تاریخ تغییر شرایط جدید نیز آورده شود.
شهرستانی که قرار است مبدأ مورد نظر باشد باید در نامه ذکر شود.

نکات مهم نامه انتقالی در نگارش

1. وضوح و روشنی:
   آشنایی با نکات مهم نامه انتقالی، نویسنده را در جلب و تدوین هدف اصلی انتقال خود یاری می‌کند. رعایت ساختار مناسب و کاربرد اصطلاحات صحیح به نویسنده این امکان را می‌دهد که مفهوم مورد نظر خود را به گیرنده باز کند.
2. انتخاب زبان مناسب:
   رعایت نکات مهم نامه انتقالی شامل استفاده از زبان مناسب و ادبیات رسمی می‌شود. ترکیب صحیح اصطلاحات به نویسنده کمک می‌کند تا به احترام‌آمیزی و تأثیرگذاری بیشتر در ارتباط با گیرنده دست یابد.
3. جلب توجه با اثربخشی:
   آگاهی از نکات مهم نامه انتقالی به نویسنده این امکان را می‌دهد تا با استفاده از جملات جذاب و اثربخش، نامه را جذاب‌تر و مؤثرتر کند. این موضوع می‌تواند توجه گیرنده را به درخواست انتقالی جلب کرده و افزایش احتمال پذیرش درخواست را ایجاد کند.
4. استفاده از ساختار استاندارد:
   رعایت نکات مهم نامه انتقالی شامل استفاده از ساختار استاندارد برای نامه می‌شود. این ساختار که شامل بخش‌هایی مانند سلام و احترام، مقدمه، بدنه نامه، و ختم است، به نویسنده کمک می‌کند تا نامه را به صورت منظم و مرتب بنویسد.
5. مختصر و مفید بودن:
   رعایت نکات مهم نامه انتقالی به نویسنده کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت مختصر و مفید ارائه دهد. استفاده از جزئیات مهم و حذف اطلاعات غیرضروری، نامه را جذاب‌تر و مؤثرتر کند.
6. رسمیت و ادب:
   استفاده از اصول نکات مهم نامه انتقالی به نویسنده کمک می‌کند تا نامه را به شکل رسمی بنویسد و از اصطلاحات مناسب و زبان ادبی استفاده کند. این موضوع باعث افزایش اعتبار و تأثیرگذاری نامه می‌شود.
7. تأثیرگذاری بیشتر:
   نگارش نامه با رعایت نکات مهم نامه انتقالی می‌تواند به تأثیرگذاری بیشتر نامه در تصمیم‌گیری گیرنده کمک کند. نویسنده با ایجاد نامه‌ای که به اصول نکات مهم نامه نگاری پایبند باشد، می‌تواند احتمال پذیرش درخواست خود را افزایش دهد.

به طور خلاصه، آشنایی با نکات مهم نامه انتقالی نه تنها به نویسنده در نگارش بهتر نامه کمک می‌کند بلکه امکان انتقال درخواست به صورت موثرتر واقع می‌شود.
این اصول مهم نقش اساسی در ارتقاء ارتباطات نامه نگاری و تسلط به مهارت‌های نگارشی دارند.(1)

نامه ی درخواست انتقالی یکی از پرکاربردترین نامه های درخواستی است که از سوی کارمندان به مدیران سازمان ارایه می شود. گفتنی است این نامه یک نامه ی درون سازمانی محسوب می شود و در سازمان های بزرگ که شعب متعددی دارند جایگاه دارد. در واقع بایستی مبدأ و مقصد انتقال زیرمجموعه یک سازمان باشند.

آموزش نامه نگاری اداری

اما چه نکاتی در نوشتن یک نامه درخواست انتقالی باید رعایت شود:

دلیل یا دلایل نیاز به انتقال

تمام نامه های درخواستی در بخش طرح موضوع خود به دلایل درخواست اشاره می کنند. اشاره به دلایل درخواست در نامه های انتقالی بیش از هر نامه ی دیگری ضرورت دارد. مگر اینکه نامه، پیگیری نامه یا نامه های قبلی باشد در اینصورت از تکرار دلایل خودداری می کنیم.

اما چه دلایلی موثرترند؟

می توان 2 مورد زیر را معیاری برای سنجش میزان تأثیرگذاری دلایل آورده شده برای درخواست انتقال دانست.

1- نباید مساله یا اتفاقی که باعث شده انتقالی بگیریم زودگذر باشد

قطعا مساله یا اتفاقی که بیش از 1 ماه ادامه ندارد بیشتر نیاز به مرخصی دارد تا انتقال. پس در نامه به زمانبر بودن مساله اشاره نمایید. برای مثال نگهداری از پدر یا مادر که سالمند هستند یک کار زمانبر به حساب می آید. اما درمان یک بیماری هم می تواند زمانبر باشد و هم در زمان کوتاه انجام پذیرد. پس نیاز به آگاهسازی مدت آن دارد.

2- ارایه مدارک و مستندات از دلایل درخواست

قطعاً ارایه مدارک و مستندات از دلیل مطرح شده، تأثیر بیشتری در پذیرفتن درخواستمان دارد. ارایه مدارک و مستندات سبب باورپذیری بیشتر از مساله می شود. این مدارک می تواند توصیه نامه پزشک یا نامه ای از یک سازمان معتبر مبنی بر صحت و تأیید موضوع باشد.

ابراز ضرورت درخواست

بیان اینکه انتقال تنها راهکار حل مسأله است از نکات ضروری نامه های انتقالی به حساب می آید. فراموش نکنید که کسی که درخواست ما را مورد بررسی قرار می دهد به این فکر می کند که آیا واقعاً دلیل شما برای درخواست منطقی است یا خیر؟! آن مقام با اطلاعات ناقصی که دارد سعی خواهد کرد منطقی بودن درخواست شما را مورد قضاوت قرار دهد. ارایه اطلاعات کافی با حفظ کوتاهی نامه و رسا بودن مفاهیم وظیفه درخواست کننده است. باید در نامه به گونه ای ثابت کنیم که انتقال به محل مورد نظر بهترین راهکار یا حتی تنها راه حل است. برای مثال اگر دلیل ما نگهداری از والدین سالمندمان باشد باید بیان کنیم که خواهر یا برادرمان بنا به دلایلی عهده دار  این مسئولیت نمی شوند (البته به دلایل به صورت کوتاه اشاره کنید) و توانایی مالی برای استخدام پرستار نداریم.

ایجاد یک فضای احساسی

همواره یکی از ویژگی های مهم یک نامه خوب و تأثیرگذار توانایی تحریک و تهییج احساسات خواننده است. به عبارتی سعی کنید با به کارگیری صفت ها، اصطلاحات و افعال زیبا و گویای مسأله، نبض احساسات مدیرتان را در دست بگیرید. برخی صفات و قیدها در جمله نه تنها بیانگر دقیق ابعاد موضوع هستند بلکه بار احساسی زیادی منتقل می کنند. به صفتهایی مانند: مشقت بار- ناگوار – درمانده توجه کنید، در مقابل صفتهایی مانند: سخت – بد – بیچاره چطور هستند؟ گرچه به ترتیب معانی یکسانی دارند. ولی دسته اول بار احساسی بیشتری حمل می کنند در نتیجه تأثیرگذارتر هستند.

مدیرتان را در عمل انجام شده قرار دهید

گاهی می توانید با یک تشکر در سطر آخر نامه که پیشاپیش برای قبول درخواست است، حس رودربایستی در مدیرتان ایجاد می کنید. استفاده از القاب و عناوین عاطفی نیز بی تأثیر نیست. مانند:

پیشاپیش از لطف و کمک برادرانه شما کمال تشکر دارم. یا امیدوارم با لطف جنابعالی همچون پدری دلسوز، برای همیشه دعاگویتان باشم.

جمع بندی:

نامه درخواست انتقالی همچون سایر نامه های درخواستی اداری نیازمند طرح دلایل است. که هر چه این دلایل مستدل، باورپذیرتر و در یک فضای احساسی بیان شوند به احتمال بیشتری با درخواست موافقت خواهد شد.

3 نمونه نامه درخواست انتقالی ببینید

در اینجا 3 نمونه نامه درخواست انتقالی را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم. اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست.

طرز استفاده از نمونه نامه ها

می توان اجزای نمونه نامه های پایین را به دو نوع عبارت الگو یا اساسی که به صورت برجسته Bold نوشته شده است و عبارت قابل تغییر که حالت معمولی به چشم می خورد تقسیم کرد. بنابراین شما برای شخصی سازی متن کافی است عبارت های قابل تغییر را متناسب با موضوع خود تغییر دهید. بهتر است برای راهنمایی به توضیحات پایین هر نمونه که برای هر عبارت قابل تغییر توضیحی داده است توجه نمایید.

نمونه نامه درخواست انتقال به شهرستان

جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)

با سلام و احترام
بدین وسیله اینجانب …… به شماره پرسنلی/کارمندی ….. (3) به دلیل وجود مشکلات عدیده شخصی (4) تقاضای انتقال به شرکت ….. شهرستان …… (5) را دارم.

شایان ذکر است بنده …. ماه/سال (6) است که در جهت حل/کاهش این مشکل/مشکلات (7) در تلاش برای اخذ این موافقت هستم، لذا از جنابعالی خواهشمندم مساعدت لازم را مبذول فرمایید.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(4) دلیل درخواست
(5) مقصد انتقال
(6) مدت زمان انتظار برای موافقت با درخواست انتقال
(7) حل یا کاهش مشکل یا مشکلات

نمونه نامه درخواست انتقال به شهرستان به دلیل دوری از خانواده

جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)

با سلام و احترام
به استحضار می­ رساند اینجانب ….. کارمند واحد …… (3) در تاریخ ….. (4) استخدام و مشغول به کار گردیده­ ام که اکنون پس از قریب به ….. (5) سال خدمت در ….. (6) و دوری از خانواده، مشکلات گوناگونی برای اینجانب و خانواده­ام ایجاد شده است؛ به گونه ­ای که امکان ادامه کار در ….. (7) برایم غیرممکن است گردیده است.

لذا با توجه به سکونت خانواده ­ام در شهرستان ….. (8) و بخشنامه اخیر در این خصوص، درخواست انتقال به واحد زیرمجموعه در شهرستان ….. (9) را دارم. خواهشمندم این تقاضا را مورد عنایت و لطف خویش قرار دهید.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کنند
(4) تاریخ شروع کار
(5) سابقه کار در مبدا انتقال (به سال)
(6) محل مبدا خدمت که می­تواند عنوان اداره و شهرستان باشد
(7) شهرستان یا منطقه
(8) اشاره به شهرستان سکونت خانواده
(9) شهرستان مقصد انتقال

نمونه نامه درخواست انتقال به واحد دیگر سازمان

جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)

با سلام و احترام
به استحضار می­رساند اینجانب ….. (3) در تاریخ ….. (4) با مدرک تحصیلی ….. (5) استخدام و در واحد …… (6) مشغول به کار گردیده ­ام. با عنایت بر اینکه اینجانب در تاریخ ….. (7) موفق به دریافت مدرک …… در رشته …… (8) گشته ­ام و این که رشته تحصیلی مذکور با واحد …… (9) مرتبط است (10)، تقاضا دارم تا در صورت صلاحدید جنابعالی و موافقت رییس مربوط (11) به آن واحد انتقال یابم.

لذا خوهشمند است مساعدت لازم مبذول و دستور اقدام صادر فرمایید. پیشاپیش از نظر مدبرانه جنابعالی نهایت تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:

(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده
(4) تاریخ استخدام
(5) شرایط اوایل استخدام
(6) مبدا انتقال
(7) تاریخ تغییر شرایط
(8) موضوع تغییر شرایط
(9) مقصد انتقال
(10) دلیل انتقال
(11) از این عبارت در صورت وجود مقامی بالاتر و تصمیم گیرنده استفاده می شود.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399