در خصوص تعریف برنامه ریزی دیدگاه های مختلفی وجود دارد که فقط به چند تعریف جامع تر اشاره می شود:

(( برنامه ریزی یعنی طراحی آینده و راه های رسیدن به آن به طور مؤثر. )) (آکف)

(( برنامه ریزی مشتمل بر پیش بینی هدف ها و مراحل لازم برای رویارویی با تغییرات و مواجه شدن با نیازها و عوامل ناشناخته از طریق تنظیم عملیات آینده است. ))

(( برنامه ریزی عبارت است از انتخاب یک راه از میان راه های مختلف برای عملیات آینده و تعیین راه های دست یافتن به هدف ها و منابع مورد نظر.))

اهداف برنامه ریزی

• افزایش ضریب تحقق اهداف از طریق تنظیم فعالیت ها.
• کسب درآمد بیشتر از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات.
• تمرکز بر روش های دستیابی به مقاصد و اهداف و دوری از انحراف از مسیر.
• فراهم نمودن ابزاری برای کنترل.

محاسن و مزایای برنامه ریزی

انجام برنامه ریزی دارای مزایای بسیاری است از جمله:

• احتمال رسیدن به اهداف سازمانی و تحقق آن ها بیشتر می شود.
• باعث صرفه جویی و افزایش منابع اقتصادی می شود.
• منابع به صورت صحیح و عادلانه تخصیص می یابد.
• به عنوان ابزاری برای کنترل امور استفاده می شود.
• زمینه را برای اجرای تصمیم ها فراهم می کند.
• باعث ایجاد روابط حَسَنه با سایر سازمان ها می شود.
• باعث انتخاب بهترین راه حل می گردد
• باعث هماهنگی بین کارکنان و در نتیجه افزایش روحیه و کارایی آنان می شود.
• باعث انجام کارها در زمانبندی تعیین شده و نهایتاً رضایت مشتری می شود.
• موجب کاهش حوادث ناشی از کار می شود.

ویژگی های یک برنامه خوب

• اهداف برنامه ریزی باید روشن، مشخص و قابل فهم باشد.
• برنامه باید ساده و جامع باشد. یعنی به آسانی اجرا شود و کلیه جنبه های عملیاتی را دربر داشته باشد.
• برنامه باید کاملاً متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد
• برنامه باید کاملاً دارای محدوده زمانی بوده و همچنین با همکاری کارکنان تهیه شود.
• در تهیه برنامه باید وحدت وجود داشته باشد؛ یعنی شرایط اقتصادی، مادی، انسانی و غیره در نظر گرفته شود.

انواع برنامه

بر اساس هدف های مختلف می توان برنامه ریزی های متفاوتی را تنظیم کرد. به طور کلی هر کشور، وزارتخانه یا سازمان دارای اهداف مشخصی هستند که برای رسیدن به آن ها لازم است برنامه ریزی کنند.

در اکثر کشورها معمولاً دو نوع برنامه ریزی صورت می گیرد:

الف- برنامه ریزی کلان (ملی): فعالیتی است که در آن حکومت ها سعی دارند هدف های اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی مشخصی را در زمان های معین در جامعه پیاده کنند. مانند برنامه های پنج ساله اول، دوم و سوم.

برنامه ریزی کلان کشور برای تأمین هدف های بلندمدت (مانند میزان اشتغال یا ارتقای سطح زندگی افراد جامعه) تدوین می گردد و اعتبار عملیات آن به تفکیک هر سال در بودجه سالانه کشور منظور می شود.

ب- برنامه ریزی منطقه ای (ناحیه ای): برنامه ریزی منطقه ای (ناحیه ای) جریانی است که در جهت تنظیم و هماهنگ کردن برنامه های اقتصادی – اجتماعی جامعه با نیازها و امکانات محلی صورت می گیرد. به عبارت دیگر، برنامه ریزی منطقه ای، ایجاد هماهنگی بین فعالیت ها و طرح ها های توسعه ای هر منطقه به منظور تأمین هدف های توسعه آن منطقه است. به طور مثال ایجاد صنایع صادراتی در قالب توسعه منطقه، بخصوص مناطق مرزی ایران از این قبیل برنامه هاست. بدون شک میزان مشارکت مردم منطقه، یکی از عوامل مؤثر در پیشبرد هدف های برنامه ریزی منطقه ای است. امور آموزش عمومی، آموزش متوسط و آموزش ابتدایی، برنامه های اجرایی تولیدی کوچک مانند صنایع کوچک روستایی و کشاورزی در مقیاس کوچک، می توانند در قلمروی برنامه ریزی منطقه ای قرار گیرند.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی