تعریف بایگانی

بایگانی عبارت است از طبقه­ بندی، تنظیم، نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک و نامه­ های اداری طبق اصول و روش­های صحیح به طوری که با سرعت و سهولت به سند مورد نظر دست پیدا کرد.

اهمیت بایگانی

هماهنگونه که افراد در گرفتن تصمیم و اقدامات از حافظه خود کمک می­ گیرند و با خودداری از تکرار اشتباهات گذشته و به کارگیری تجربیات، عملیات آینده را بنیان­گذاری می ­کنند، دستگاه های دولتی، بازرگانی، صنعتی و مؤسسات نیز برای اجرای وظایف روزمره و برای برنامه ریزی های آینده خود احتیاج به مراجعه به حافظه سازمان که بایگانی است، دارند. بنابراین نتایج کار یک سازمان به کسب اطلاعات لازم از سوابق کار یعنی بایگانی دارد.

لوازم و وسایل بایگانی

پوشه

پوشه در بایگانی و به هنگام تشکیل پرونده یکی از ابزارهای ضروری است که جلد پرونده نیز می تواند تلقی شود.

کلاسور یا زونکن

کلاسور یا زونکن وسیله ای است که معمولاً از مقوایی ضخیم درست شده و دارای قفل و بست است و می توان مقدار زیادی نامه و سند را در آن جای داد و با قفل مخصوص آن نامه ها را نگه داشته و در جای خود مستقر ساخت. طرز قرار گرفتن کلاسور در قفسه بایگانی با پوشه تفاوت دارد. کلاسور، مثل کتاب در کتابخانه در قفسه گذاشته می شود.

گیره

گیره وسیله ای است کوچک و فلزی که به منظور ثابت نگه داشتن اسناد و مدارک پرونده در پوشه از آن استفاده می شود.

منگنه (Punch)

منگنه دستگاهی است فلزی در چند اندازه که برای سوراخ کردن اسناد و مدارک و قرار دادن آن ها در گیره فلزی پوشه های بایگانی به کار می رود.

این وسیله به لفظ خارجی ((پانچ)) نامیده می شود. اغلب در سازمان ها، نام این وسیله را برای ماشین دوخت (Stapler) به اشتباه استفاده می کنند.

کارتن بایگانی

کارتن بایگانی نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می شود و در داخل هر یک از آن ها چندین پرونده قرار می گیرد. از این وسیله اکثراً در بایگانی های راکد یا برای قرار دادن چندین پرونده مربوط به هم استفاده می شود.

کازیه

کازیه وسیله ای است که از یک یا چند طبقه روی هم تشکیل شده است و معمولاً برای آماده سازی اسناد گوناگون به منظور ضبط در پرونده ها می تواند به کار برده شود.

ماشین شماره زنی

ماشین شماره زنی دستگاهی است که به منظور شماره گذاری متوالی برای تنظیم دفاتر بایگانی یا برگ شماری پرونده ها به کار می رود. از این وسیله می توان جهت کدگذاری پرونده ها نیز استفاده نمود.

دستگاه برش

دستگاه برش دستگاهی است برای بریدن زوائد اسناد و مدارک پرونده یا تهیه فرم ها و کارت های مورد نیاز در بایگانی

ماشین تکثیر

این گونه ماشین ها که جزء ماشین های اداری محسوب می شوند، از اهمیت خاصی برخوردار هستند به نحوی که امروزه کمبود آن ها در هر سازمانی مشکل آفرین است و برای تکثیر از اسناد بایگانی در موارد ضروری استفاده می شود.

دستگاه لاک و مهر

وسیله ای است جهت مسدود کردن اوراق و اسناد هر پرونده به هنگام خروج پرونده ها از بایگانی به مراجع یا پرونده هایی که به بایگانی های دیگر انتقال می یابد.

قفسه ها

از وسایل و ابزارهای مهم در بایگانی قفسه ها می باشند که نقش مهمی در حفظ و نگهداری پرونده ها و اسناد و مدارک گوناگون دارند و می توانند به اشکال یا حالات گوناگون مورد استفاده قرار گیرند.

قفسه های بسته

قفسه های باز

قفسه های ثابت

قفسه های گردان

قفسه های کشویی

قفسه های طبقه ای

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

بایگانی متمرکز

این شیوه معمولاً در سازمان های کوچک شکل می گیرد. عبارت است از بایگانی که کلیه اسناد و مدارک سازمان و مؤسسه در یک جا متمرکز شده است.

بایگانی غیر متمرکز

این روش معمولاً در سازمان های بزرگ و با تشکیلات گسترده شکل می گیرد. به علت حجم مکاتبات زیاد یا پراکندگی واحدهای سازمان و تخصص های موجود در شرح وظایف واحدهای سازمان، بهتر است هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل و جداگانه دارای بایگانی باشند.

بایگانی نیمه متمرکز

در این روش هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مربوط به خود بوده و علاوه بر آن به علت عدم نیاز سازمان به کلیه اسناد همه واحدها، یک بایگانی مرکزی نیز در تشکیلات سازمان شکل می گیرد.