برای اولویت بندی در کارهایتان به موارد زیر توجه کنید:

• اگر بیش از یک هدف یا کار داشته باشید، باید مشخص کنید که اهمیت کدام یک بیشتر است.
• پس از اولویت بندی، در طی روز به ترتیب زمان خاص خود آن ها را انجام دهید و در ضمن، هیچگاه از رسیدگی به مواردی که از لحاظ اهمیت در درجه دوم قرار دارد، غافل نشوید.
• با ارزیابی توان و بنیه خود، ساعاتی را که می توانید در حد مطلوب کار کنید، مشخص نمایید و در هر روز برای خود چارچوب زمانی خاصی را طراحی کنید.
• با توجه به سه مبنا یعنی ((هدف گذاری))، ((اولویت بندی))، و ((تعیین ساعات کار مطلوب)) برنامه روزانه خود را تعیین و روی کاغذ بنویسید.
• به یاد داشته باشید که ((برنامه ریزی)) مهم ترین عامل استفاده از زمان است.
• به درخواست های غیرمنطقی و وقت گیر ((نه)) بگویید.
• هرگاه کسی از شما تقاضای انجام کاری کرد، فوراً به او ((آری)) یا ((نه)) نگویید. کمی مکث کنید و فکر کنید که آیا این کار مورد تقاضا، جز وظایفتان هست یا خیر؟ آیا وقت و زمان کافی برای انجام آن کار را دارید؟ آیا امکان و وسایل لازم برای اجرای آن در اختیار شما قرار دارد؟ آن وقت قبول یا رد کنید.

یک راه برای تجزیه و تحلیل یک برنامه روزانه، پس از ثبت آن، استفاده از درجه بندی امتیازهای جدول زیر است. فعالیت هایی را که به نحوی همسان علامت (ج) و (د) دریافت کرده اند از برنامه حذف کنید.

معیارهای تحلیل تعهدات زمانی

هر فعالیت را بر اساس چهار معیار زیر تجزیه و تحلیل کنید.

فوریت: این فعالیت چقدر فوری است؟

الف- خیلی فوری: حتماً باید همین حالا انجام شود.

ب- فوری: شایسته است که حالا انجام شود.

ج- فوری نیست: می تواند بعداً انجام شود.

اهمیت: این فعالیت چقدر مهم است؟

الف- خیلی مهم: حتماً باید انجام شود (انجام آن ضروری است)

ب- مهم: شایسته است انجام شود.

ج- نه چندان مهم: ممکن است مفید باشد، اما ضروری نیست.

د- بدون اهمیت: هیچ فایده یا نتیجه ای ندارد.

تفویض اختیار: آیا من باید این کار را انجام دهم؟

الف- من تنها کسی هستم که می تواند این کار را انجام دهد.

ب- می توانم این کار را به فرد دیگری که از نظر کاری نزدیک به خودم است (زیر دست بلافصل) و به وی اعتماد دارم تفویض نمایم.

ج- می توانم این کار را به فرد دیگری که نزدیک به من نیست (از کارکنان) واگذار کنم. کسی که فکر می کنم می تواند مورد اعتماد باشد.

د- می توانم آن را به هر کسی تفویض کنم.

درگیر شدن دیگران: تا چه اندازه باید دیگران درگیر کار شوند؟

الف- من حتماً باید به طور مکرر و به نحوی هماهنگ با دیگران تعامل نمایم.

ب- من نیاز دارم به طور کاملاً مکرر و به نحوی هماهنگ با دیگران تعامل داشته باشم.

ج- شایسته است که بعضی اوقات با دیگران تعامل داشته باشم.

د- من اصلاً نیاز ندارم که دیگران را در کار درگیر نمایم.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی