نگارش نامه های اداری یا نامه نگاری یک کارمند مهارتی نیست که بشود آن را در نظر نگرفت و اهمیت نداد.
مخصوصاً وقتی کارمند باشیم.

در دنیای اداری امروزه، داشتن مهارت نامه نگاری یک کارمند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
ممکن است بسیاری از افراد فکر کنند که نوشتن یک نامه اداری معمولی و تکراری، به هر سطحی از سلسله مراتب سازمانی، نیاز به مهارت خاصی ندارد.

اما واقعیت این است که نامه نگاری یک کارمند، چه در سطح پایین و چه در سطح مدیریتی، نیازمند مهارت و شناخت اصول نامه نگاری است.

کارمندان در هر پست و مقامی، اغلب باید با وظایف نگارشی مختلفی مواجه شوند، از جمله نگارش نامه‌های اداری.
انتظار می‌رود که هر کارمند حداقل توانایی نوشتن یک نامه معمولی را داشته باشد.
این مهارت به طور گسترده در تمام مراحل کاری، از ارتباط با همکاران تا ارتباط با مدیران و اعضای سازمان، ضروری است.

گرچه بسیاری از افراد فکر می‌کنند که نامه نگاری معمولی و استاندارد نیازی به مهارت خاصی ندارد و می‌توان آن را با تغییرات کوچک در مشخصات فردی انجام داد،

اما واقعاً همین طور است؟!؟!

مسایل پیش روی نامه نگاری یک کارمند در استفاده از نمونه نامه

اگر همان نامه ی متداول و مشابه نیاز به تغییرات در متن داشت که بیش از مشخصات فردی بود.

مثلاً نوشتن دلایل شخصی در نامه انتقالی، یا مطرح نمودن نیازهای شخصی در نامه ی درخواستی، آیا بدون مهارت لازم در نگارش امکان ایجاد آن تغییرات وجود دارد یا خیر؟

زیاد پیش آمده که نیاز شده جملاتی در وسط نامه یا انتهای نامه اضافه شود که هم جمله بندی آن مشکل است و هم پیوستگی و انسجام آن با بقیه متن.

اما همیشه نامه ها یک با موضوعات متداول و رایج نیستند که با کم و زیاد کردن یا تغییرات جزئی متن ختم به خیر شوند.
طبق آمار، تعداد نامه های با موضوع نامتداول یک سوم کل نامه هایی است که در یک اداره نوشته می شود.
که این نسبت در برخی ادارات بسیار بیشتر است و به سه چهارم می رسد.

یعنی تعداد نامه های با موضوع خاص و نامتداول که متن های آماده از قبل به دردش نمی خورد و نیازمند نگارش از پایه است 3 برابر نامه هایی با موضوعات متداول و مشابه است.

نمونه نامه ها چقدر کار نامه نگاری یک کارمند را راه می‌اندازد؟

قطع به یقین تمام کسانی که به اصول نگارش نامه های اداری واقف هستند از نمونه نامه ها استفاده می کنند.
ولی این افراد قادرند نمونه متن اصولی و متناسب با موضوع را به درستی برگزینند، جای نیاز به تغییر را تشخیص دهند، جملات لازم را بسازند و با متن اصلی پیوند دهند و در نهایت یک نامه ی اصولی و حرفه ای پدید آورند.

دقیقاً برعکس افراد ناوارد که نمونه نامه های پر از ایراد را انتخاب می کنند، برای اعمال تغییرات جاهای اشتباه را دستکاری می کنند.
جملات ناشیانه با اصطلاحات نادرست سر هم می کنند و مانند یک وصله ی ناجور در میان متن رهایش می کنند.

بله؛ استفاده از نمونه نامه برای نامه هایی با موضوعات متداول اِشکالی ندارد، ولی بدون دانش کافی از اصول نامه نگاری یک کارمند می تواند فاجعه به بار بیاورد.

چالش‌ های نامه نگاری یک کارمند در نگارش نامه‌های متنوع

نگارش نامه‌های متفاوت یکی از چالش‌های اساسی در حوزه مهارت‌های نگارشی است، به ویژه زمانی که یک کارمند درگیر نگارش نامه‌های انتقالی، نامه درخواستی،نامه تشکر، و سایر انواع نامه‌ها می‌شود.

در اینجا به بررسی چالش‌ها و ارائه راهنمایی‌هایی برای بهبود مهارت‌های نگارشی در این زمینه خواهیم پرداخت:

1. • متفاوت بودن نوع نامه‌ها:
     • چگونگی مواجهه با چالش‌های نگارش نامه‌های انتقالی، درخواستی، تشکر و… برای یک کارمند.
     • اهمیت تنظیم ساختار نامه برای هر نوع و ارتباط اجزای مختلف آن با یکدیگر.
   • مسائل پیش‌آمده در تنظیم سبک نگارش:
     • انطباق با سبک موردنظر در هر نوع نامه؛ از سبک رسمی در نامه‌های اداری تا سبک دوستانه در نامه‌های شخصی.
   • ضرورت پیش‌بینی و مدیریت مشکلات نگارشی:
     • آگاهی از مشکلات محتمل در نگارش هر نوع نامه و توانایی در پیش‌بینی و حل آنها.
2. راهکارها و توصیه‌ها:
   • آموزش و تمرین:
     • مشارکت در دوره‌ها و آموزش‌های نگارشی متنوع برای تقویت مهارت‌های کارمندان در نگارش انواع نامه‌ها.
   • استفاده از الگوها:
     • استفاده از الگوها و نمونه‌نامه‌های مناسب برای هر نوع نامه به عنوان راهنمای نگارش.
   • توسعه دانش زبانی:
     • گسترش دانش در زمینه‌ی اصطلاحات و ساختارهای زبانی متنوع به منظور بهبود کیفیت نگارش.
   • آزمون و ارزیابی:
     • برگزاری آزمون‌ها و ارزیابی‌های دوره‌های نگارشی برای معیار‌گذاری مهارت‌ها و اصلاح نقاط ضعف.
   • پشتیبانی از نگارش مشترک:
     • ایجاد فضایی برای تبادل نکات و تجارب نگارشی میان کارمندان به منظور بهبود مستمر.

با اجرای راهکارها و توصیه‌های مطرح شده، کارمندان می‌توانند چالش‌های نگارش نامه‌های متنوع را با مهارت و اعتماد به نفس برطرف کرده و نقش مؤثرتری در ارتباطات سازمانی خود ایفا کنند.

چه راه هایی برای آموختن اصول نامه نگاری یک کارمند وجود دارد؟

اول اینکه باید اعتراف کنیم اغلب مهارت آموزانی که کتاب های آموزش نامه نگاری را مطالعه کرده اند و در کلاس ها و دوره ها شرکت کرده اند هنوز نمی توانند راحت و روان همه ی نامه های اداری را بنویسند.
با اینکه به اصول نامه نگاری تسلط یافته اند.

اگر از خودشان دلیلش را بپرسید اغلب می گویند در جمله بندی مسأله دارند و باید بیشتر تمرین کنند. (1)
برای درک بهتر، مسأله را برای شما باز می کنم.
در واقع مهارتی که برای نگارش نامه ی اداری یک کارمند لازم است 2 رکن اصلی دارد:

1- اصول نامه نگاری که چارچوب، ساختار، بخش بندی اصطلاحات مخصوص نامه ها را در بر می گیرد.
2- اصول نگارش رسمی و اداری که شامل گویش رسمی، جمله بندی، اصطلاحات رسمی، املای واژگان رسمی و … می شود.

اصول نامه نگاری به جمعی از نکات استاندارد، مشخص، قطعی و فنی می پردازد، که در واقع آشنایی با اصول نامه نگاری، به صرف کمی وقت برای مطالعه، مشاهده مثال و تمرین نیاز دارد.

اصول نامه نگاری را می توانید با یکی از دو محصول:

1- دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی
یا
2- بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری آن را فراگیرید.

اما اصول نگارش رسمی و اداری مهارتی هنرگونه، غیرقابل استانداردسازی و وسیع است که بیش از آن که در مطالب و نکات بگنجد با تمرین به دست می آید.

اما تمرین به معنای نگارش های مکرر بدون هیچ معیاری که باعث شود بدانیم کدام را درست نوشته ایم و کدام را غلط نیست.

بدیهی است که زمانی یک تمرین سودمند خواهد بود که بر پایه محتوای مطمئن و درست باشد.

پس مهارت نگارش اداری را چگونه تمرین کنیم؟

شاید تنها فضای مناسب برای تمرین نگارش اداری، مجموعه دوره های آموزشی آنلاین و نگارش اداری در وبسایت ایفردوسی باشد.

مجموعه ای شامل 2 دوره که با نام های حکیم فردوسی و علامه دهخدا دارای 60 درس و صدها تمرین است که مؤثرترین و کاربردی ترین آموزش را به شما ارایه می دهد.

تمرین هایی متنوع با پاسخهای چند گزینه ای، جای خالی، کامل کنید و مرتب کنید که محال است مهارت نگارش شما را به سطح حرفه ای نرساند.

در واقع شما در دوره های آموزش نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا با تمرین هایی با قدرت به چالش کشیدن و تأثیر بر ذهن طرف هستید.
تمرین نگارش اداری بر بستری که قابلیت ارزیابی سیستمی و آنلاین پاسخ های شما را دارد یک یادگیری ماندگار و تمام عیار است.

برای ورود به دوره های آنلاین نگارش کلیک کنید

توسعه مهارت‌ نامه نگاری یک کارمند در مواجهه با چالش‌ها

1. آموزش و تمرین:
   برای بهبود مهارت‌های نگارشی، ابتدا باید به آموزش و تمرین توجه کنیم.
   دوره‌های آموزشی با مثال‌ها و تمرینات عملی می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا با نوع‌های مختلف نامه‌نگاری، مانند انتقالی یا درخواستی، آشنا شوند و مهارت‌های لازم را برای این نوع نگارش‌ها توسعه دهند.
2. تکنیک‌ها و راهکارهای عملی:
   ارائه تکنیک‌ها و راهکارهای عملی کمک می‌کند تا افراد بتوانند با چالش‌های نگارشی روبه‌رو شوند.
   مثلاً، تاکید بر ساختاردهی متن یا استفاده از اصطلاحات مناسب می‌تواند به بهبود سبک نگارش و مدیریت موثر مشکلات کمک کند.
3. استفاده از فیدبک‌ها و ارزیابی مداوم:
   دریافت بازخورد از دیگران و ارزیابی مداوم کارمندان را در جهت بهبود کیفیت نگارش هدایت می‌کند.
   این فرآیند کمک می‌کند تا افراد نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و با تصحیح آنها، بهبود مستمری در مهارت‌های نگارشی داشته باشند.
   به طور خلاصه، با ترکیب آموزش و تمرین، استفاده از تکنیک‌ها و راهکارهای عملی، و ارتقاء مستمر از طریق فیدبک‌ها، کارمندان می‌توانند در مواجهه با چالش‌های نگارشی بهبود یابند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

ارتباطات در ایران قدمت دیرینه دارد.
گاهی ارتباط فرد با سازمان‌ محل خدمت نیازمند نگارش نامه یا درخواست اداری است.
میان اداره‌ها و سازمان‌ها، نگارش اداری مرسوم شده است.

بنابراین، اکثر نویسندگان موظف به رعایت قوانین آن هستند.
این نوع نگارش مستلزم استفاده از برخی واژگان و نوع دستوری خاص است.
سازمان‌های اداری با توجه به اهداف و وظایف خود فعالیت‌های گوناگونی انجام می‌دهند.
نگارش اداری در این سازمان‌ها می‌تواند جریان ارتباطات درون سازمانی و همچنین خارج از سازمان را بهبود بخشد.

نتیجه‌ی تلاش و فعالیت‌های این سازمان‌ها به صورت اسناد و مدارکی در قالب مجموعه‌ی پرونده و سوابق مربوطه در می‌آید.
در این بین اسنادی ارزشمند نیز وجود دارد که با صرف وقت و هزینه به‌وجود آمده است.
از این رو طبقه‌بندی، تنظیم و حفظ آن‌ها امری ضروری است.
رایج‌ترین نوع نوشته‌های اداری شامل نامه‌، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، فرم اداری و … می‌باشد.

ورود به دوره های آموزشی نگارش اداری

 نگارش اداری و کاربرد نامه‌نگاری

در گذشته نامه بر روی پوست نوشته می‌شد.
سپس چاپار یا پیک آن را به مقصد می‌رساند.
این امر رفته‌رفته در دوره‌ی وزارت امیر‌کبیر شکل منسجم‌تری پیدا کرد.

به گونه‌ای که با دستور ساخت چاپارخانه‌های جدید در سراسر کشور ارتباطات دولتی را گسترش و نظم داد.
از این رو، نگارش اداری و کاربرد آن در نامه‌ها اهمیت بسزایی یافت.
امروزه شکست یا موفقیت یک سازمان در گرو نگارش صحیح نامه است.
اثرات مالی یکی از جنبه‌هایی است که می‌توان به آن اشاره کرد.

به طور معمول نامه‌هایی که از طرف فرد یا اداره‌ای صادر می‌شود، حکم سند اداری را پیدا می‌کند که به طبع اثرات حقوقی را نیز به دنبال دارد.
در برخی فرآیندهای اداری از تجربه‌های مدیران و کارکنان قبلی استفاده می‌شود.
چنانچه با بایگانی مکتوبات اداری می‌توان راهنمایی برای اداره‌ی امور در آینده باشد.

نامه‌های اداری ویژگی‌هایی از قبیل شماره، تاریخ، عنوان گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و سمت امضا کننده و گاهی امضای نامه از سوی شخص با صلاحیت دارد که آن را از نامه‌های عادی جدا می‌کند.

 نگارش اداری و کاربرد جمله‌بندی نامه

یکی از عوامل مهم در نگارش اداری و کاربرد نامه‌ها توجه به جمله‌بندی است.
جمله‌بندی نامه در ساده‌نویسی و کوتاه‌نویسی خلاصه می‌شود.

برای نمونه در نگارش اداری و کاربرد کوتاه‌نویسی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

برگرفته از سایت ایفردوسی

همان‌گونه که ملاحظه می‌شود با کوتاه‌نویسی می‌توان علاوه بر سادگی متن به انتقال مفاهیم نیز سرعت داد.

در حال حاضر به ندرت می‌توان افرادی را دید که از خواندن متون و همچنین نثر قدیم گلایه و شکایت نداشته باشند.
آثار نویسندگانی که دارای سبک ساده و روان هستند، از مقبولیت بیشتری برخوردارند.

استفاده از کلمات فارسی به جای واژگان بیگانه در ساده‌نویسی امری موثر است.
به عبارت دیگر، فارسی نویسی یکی از معیارهای ارزشمند برای حفظ و پاس‌ داشت زبان فارسی است.

برگرفته از سایت ایفردوسی

 نگارش اداری و کاربرد گزارش نویسی

نگارش اداری و کاربرد گزارش نویسی در تولید محتوا از اهمیت بسیاری برخوردار است.
همچنین به عنوان یک مهارت در ارتباطات کاربرد دارد.
به طوری که سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا به آن گره خورده است.

حوزه‌ی گزارش نویسی گسترده است.
به عبارت دیگر می‌توان کوچک‌‌ترین سندهای سازمانی، رزومه نویسی، توصیه نامه و هر گونه فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را جزء آن به شمار آورد.

گزارش نویسی به عنوان یک مهارت مستلزم یادگیری، تمرین و صرف زمان است.

گزارش نویسی شامل:

• گردآوری
• طبقه‌بندی
• ثبت اطلاعات و ارائه‌ی آن به فرد یا گروه مخاطب به منظور آگاهی دادن و یا متقاعد کردن است.

در بدو ورود به محیط کار داشتن مهارت گزارش نویسی به عنوان یک مزیت رقابتی تلقی می‌شود.
اگرچه در حین کار این مهارت ارتقا می‌یابد.
ولی از دیدگاه مدیران و استخدام کنندگان بسیار موثر است.
از فواید گزارش نویسی می‌توان به انتقال تجربه‌ها، مدیریت دانش و تصمیم‌گیری درست اشاره کرد.

علی رغم دقیق و شفاف بودن، محتوای گزارش نیز باید از لحاظ نگارش اداری منطبق بر استانداردهای لازم و همچنین فاقد هر گونه غلط املایی باشد.

 نگارش اداری و کاربرد صورت جلسه

در بیشتر کسب و کارها جلساتی برگزار می‌شود که هر جلسه دارای دو سند اصلی است:

1. دستور جلسه که قبل از شروع جلسه تنظیم می‌شود.
2. دیگری صورت جلسه است که بعد از برگزاری جلسه تهیه می‌شود.

نوشتن صورت جلسه در صورتی به روند امور کمک می‌کند که در قالب گزارش توصیفی و بدون دخالت دیدگاه‌ها و نظرات شخص نویسنده باشد.
صورت جلسه اداری به گونه‌ای تنظیم می‌‌شود که متن خالی از ابهام باشد و در چارچوب و قواعد پیشنهادی گنجانده شود.

در این صورت فهم و خواندن مطالب جلسه توسط اعضا به راحتی میسر است.
صورت جلسه به عنوان یک سند توافق از سوی حاضران در جلسه امضا می‌شود.
با امضای حاضران اعضا متعهد به انجام تصمیمات می‌شوند.

امروزه با در اختیار داشتن نرم افزار مدیریت جلسات دیگر نیازی به برگزاری جلسات و نوشتن صورت جلسه به شکل کاغذی نیست.
این سامانه با توجه به نیاز شرکت یا سازمان مربوطه طراحی می‌شود.
با کمک این نرم افزار می‌توان کارهای نوشتن و ثبت صورت جلسه بعد از برگزاری جلسه، ارسال اطلاعات در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی و مصوبه‌های جلسه و نظارت بر نحوه‌ی اجرا و … را به صورت خودکار انجام داد. (1)

سخن پایانی

به طور قطع استفاده از آموزش نگارش اداری و کاربرد های بیشمار آن می‌تواند ارتباطات فرد با سازمان‌ها و اداره‌های مختلف را بهبود بخشد.
از طرفی با انجام مکاتبات صحیح می‌توان درصد موفقیت کسب و کار را افزایش داد. گروه آموزش فردوسی در زمینه‌ی نگارش اداری پیشگام بوده است.

این مجموعه با برگزاری دوره‌های آموزشی به صورت مجازی و همچنین در اختیار قرار دادن منابع ارزشمند به علاقه‌مندان آن کمک شایانی در حوزه‌ی مهارت‌های اداری کرده است.
با استفاده از دوره‌‌های آنلاین می‌توان روش‌های مختلف نگارش نامه‌نگاری را به صورت کار عملی یاد گرفت و یا به افراد سازمان، نهاد و اداره آموزش داد.

بسته‌های خودآموز دستیار نامه‌نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار می‌گیرد.
از دیگر امکانات این مجموعه می‌توان به وجود امکان بحث و تبادل نظر در طول دوره اشاره کرد که موجب افزایش بازدهی دوره نیز می‌شود.