شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ برای برنامه‌ریزی صحیح و دقیق اهداف خود، نیاز به دسته‌بندی مرتب اطلاعات پروژه‌ها دارند.
یکی از بهترین گزارش‌هایی که در مرتب کردن فایل‌ها بسیار موثر واقع می‌شود، صورتجلسه است.

صورتجلسه یک سند چند جانبه به حساب می‌آید که موارد بسیار مهمی از یک موضوع، در آن ثبت خواهد شد.
این سند توسط دبیر جلسه مکتوب می‌شود.
بنابراین صورتجلسه نویسی یک مهارت بسیار مهم در بیزینس‌های بزرگ به شمار می‌رود.

آموزش صورتجلسه نویسی، راه‌های متعددی دارد.
مقالات و محتوای بسیاری درباره این موضوع، روی سایت‌های مختلف قرار گرفته است.
با یک جستجوی ساده می‌توانید به اطلاعات فراوانی در این باره دست پیدا کنید.
اما موضوع، تنها آگاهی از کلیات صورتجلسه نویسی نیست.

اگر شما مسئول نگارش این سند هستید، برای اینکه یک گام از دیگر همکاران خود جلوتر باشید، بهتر است راه‌های تخصصی‌تر را نیز امتحان کنید.

کتاب الکترونیکی آموزش صورتجلسه نویسی ، یک منبع جامع است که با زبان ساده، قواعد صحیح نگارش یک صورت‌جلسه بی‌نقص را به شما آموزش خواهد داد.

در ادامه این مطلب، به توضیحات کلی و معرفی محتوای این کتاب خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

دستور جلسه؛ مهم‌ترین پیش‌نیاز یک جلسه

یکی از موضوعاتی که در کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه به آن پرداخته شده است، نحوه اداره جلسه می‌باشد.
اولین قدم برای اینکه نشست را به خوبی اداره کنیم این است که به محتوای کلی آن مسلط باشیم.
تنظیم یک دستور جلسه کامل، می‌تواند شما را نسبت به تمام وقایع احتمالی، آگاه کند.

دستور جلسه، یک لیست کامل از تمام موضوعاتی است در طی نشست، درمورد آن‌ها صحبت خواهد شد و منجر به نتیجه‌گیری نهایی می‌شود.
این لیست باید از چند روز قبل در دسترس تمام افراد دعوت شده، مخصوصا راوی و رئیس جلسه قرار گیرد تا همگی برای موضوعات آن آماده باشند.

دو نکته باید در محتوای یک دستور جلسه کامل رعایت شود:

• عناوینی که باید در مدت جلسه، در مورد آن‌ها بحث شود
• بیان هدف از طرح عناوین؛ برای مثال: عنوان: پروژه ساخت شهرک مسکونی، هدف: تخمین میزان هزینه و راه‌کار برای تامین بودجه

به عنوان راوی جلسه، زمانی که از تمام موارد ذکر شده آگاهی داشته باشید، می‌توانید زمان و مطالب جلسه را به بهترین شکل مدیریت نمایید.

بنابراین برای پیشرفت کاری خود، در کنار آموزش صورت جلسه نویسی باید به نکات دیگری نیز که در کتاب درج شده، توجه فرمایید.

صورتجلسه نویسی و نکات مهم آن

در این قسمت به یکی از مهم‌ترین بخش‌های کتاب یعنی آموزش صورتجلسه نویسی اشاره خواهیم کرد.

صورتجلسه به عنوان یک سند جامع، تمام اطلاعات و رخداد های یک جلسه را شامل می‌شود.
در طول جلسه، یک نفر به عنوان دبیر جلسه، مسئول نگارش موارد زیر است:

1. نام اعضا:
   • در صورت‌جلسه، نام اعضا به دقت ثبت می‌شود تا هویت حاضران در جلسه مشخص باشد.
2. نام رئیس جلسه:
   • هویت و نقش رئیس جلسه نیز در صورت‌جلسه ذکر می‌شود. رئیس جلسه عهده دار راهبری جلسه و تسهیل بحرانهای احتمالی است.
3. موضوعات بحث شده:
   • دبیر جلسه مسئول ثبت موضوعات بحث شده توسط اعضاست. این قسمت به تفصیل مطالبی را که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار گرفته است، شامل می‌شود.
4. نتیجه نهایی:
   • صورت‌جلسه شامل نتیجه نهایی جلسه می‌شود. این بخش نتیجه‌گیری از بحران‌ها و تصمیمات گرفته شده را شامل دارد.
5. موضوعات موکول به جلسات بعدی:
   • این بخش به موضوعاتی اشاره دارد که تصمیم گرفته شده است در جلسات آینده بحران شوند. این موضوعات به عنوان یک راهنما برای ادامه کارهای آتی در نظر گرفته می‌شوند.

در انتهای جلسه، اعضا صورتجلسه را مطالعه کرده و در صورت توافق، آن را امضا می‌کنند.
هرچند دبیر جلسه مسئول نوشتن صورتجلسه است، امضا و تایید این سند از سوی رئیس جلسه اهمیت دارد و او مسئولیت نهایی رویه جلسه و محتوای صورت‌جلسه را بر عهده دارد.

بنابراین در نهایت رئیس جلسه باید، سند را خوانده و تایید نماید.
یکی از مهم‌ترین نکاتی که در نگارش صورت‌جلسه اهمیت دارد، خنثی‌نویسی است.
نگارنده هرگز نباید نظر و تحلیل شخصی خود، درباره موضوعات و نتایج آن را در گزارش خود اعمال کند. (1)

ویژگی‌های کتاب الکترونیکی آموزش صورتجلسه نویسی و دستور جلسه

نکاتی که در این مطلب بیان شده است، تنها بخش کوچکی از محتوای کتاب آموزش صورتجلسه نویسی  و دستور جلسه می‌باشد.
این کتاب در مدت زمان کوتاهی شما را به سمت موفقیت‌های بیشتر سوق خواهد داد.

در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و مطالب آن اشاره خواهیم کرد:

1. محتوا مختصر و مفید:
   • این کتاب در 48 صفحه به صورت مختصر و مفید توضیحاتی ارائه می‌دهد.
     با ارکان مختلف و حیاتی که در صورتجلسه نویسی و دستور جلسه نقش دارند، آشنا می‌شوید.
2. فرمت PDF و حجم کم:
   • کتاب به صورت فایل PDF ارائه شده است، که این ویژگی امکان دسترسی آسان به محتوا را فراهم می‌کند.
     همچنین، با حجم کم، دانلود سریع و ذخیره‌ی آسان فایل امکان‌پذیر است.
3. وظایف دبیر نشست:
   • کتاب به شیوه‌ای واضح و جامع به وظایف دبیر نشست پرداخته است.
     نقش دبیر در صورتجلسه نویسی و مدیریت نشست به دقت توضیح داده شده است.
4. نحوه مدیریت نشست:
   • مفاهیم اساسی مدیریت نشست به طور کامل تشریح شده‌اند.
     این شامل مهارت‌ها و تکنیک‌هایی است که به مدیران نشست کمک می‌کند جلسات را بهبود بخشند.
5. آشنایی با تکنیک فرضیه‌سازی:
   • کتاب به تکنیک‌های فرضیه‌سازی پرداخته و چگونگی استفاده از آن در صورتجلسه نویسی را آموزش می‌دهد.
     این مهارت به نویسندگان کمک می‌کند تا به تصمیمات درست‌تری برسند.
6. ارائه مثال و نمونه:
   • با ارائه مثال‌ها و نمونه‌های متنوع، کتاب بهترین روش‌ها و الگوهای صورتجلسه نویسی را به خواننده ارائه می‌دهد.

کتاب آموزش صورتجلسه نویسی و دستور جلسه یک راهنمای جامع و کاربردی است که به هر فردی که به بهبود مهارات صورتجلسه نویسی علاقه دارد، توصیه می‌شود.

نتیجه‌گیری

یادگیری و توسعه مهارات یک عامل حیاتی برای پیشرفت هر فرد در حیطه کاری خود است.
به‌منظور به‌روزرسانی و بهبود مستمر، افراد باید به فعالیت‌های یادگیری و مطالعه توجه داشته باشند.

این کتاب به‌عنوان یک منبع اساسی برای اشخاصی که در زمینه کار اداری فعالیت می‌کنند، ارزشمند و ضروری است.
با مطالعه این کتاب، افراد قادر خواهند بود تا به‌طور مداوم از طریق یادگیری مفاهیم جدید و به‌روز، مهارات خود را بهبود بخشند و با موفقیت در دنیای کار اداری پیشرفت کنند.

اغلب کارمندان شاغل در ادارات و سازمان‌های دولتی یا خصوصی، روزانه برای انجام وظایف خود به نگارش نامه‌های اداری و رسمی نیاز دارند. همچنین ارباب رجوع برای رفع نیازهای فردی و اجتماعی، نیازمند برقراری ارتباط با ادارات و ارگان‌ها است که برقراری چنین ارتباطاتی تنها با نوشتن نامه‌های اداری امکان‌پذیر خواهد بود. برقراری ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی، تلفن، فکس و … از جمله روش‌های سریع برای ارسال و دریافت پیام‌ها به‌شمار می‌آیند اما بخش عمده‌ای از این پیام‌ها در مکاتبات اداری باید به صورت کتبی و در قالب نامه‌های رسمی و اداری به گیرنده ارسال شوند؛ از این‌رو هرچقدر کارکنان ادارات و سازمان‌ها به اصول نامه‌نگاری تسلط داشته باشند، می‌توانند کارها را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند و این موضوع پاسخ‌دهی به نامه‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

مکاتبات اداری در ارتباطات سازمان نقش مهم و حیاتی ایفا می‌کنند و بروز هرگونه مشکل و ایراد در چنین مکاتباتی، سبب اختلال در روند کار ادارات یا سازمان‌ها می‌شود؛ بنابراین افراد باید از اصول مکاتبات اداری آگاهی کافی داشته باشند. ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی فعالیت دارد که مطالب آموزش مکاتبات اداری و مهات‌های نوشتاری را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

در اینجا سعی خواهیم کرد تا شما را با مکاتبات اداری، انواع آن، ضرورت یادگیری و مطالب آموزشی سایت ایفردوسی آشنا کنیم؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری نقش حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند؛ یعنی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود به چنین مکاتباتی نیاز خواهد داشت. در حقیقت مکاتبات اداری به هر‌گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی از طریق نامه یا فکس گفته می‌شود که در آن درخواست یا دستوری به افراد یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌شود. مکاتبات اداری به عنوان ابزار کاربردی شناخته می‌شوند که توسط مدیران، پرسنل، کارمندان و مشتریان برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حال حاضر راهکارهای اتوماسیون اداری توانسته‌اند تا حد زیادی پیچیدگی مکاتبات سازمانی را کاهش دهند. به‌طور کلی مکاتبات اداری به دو شکل سنتی با نوشتن نامه به صورت کاغذی و نامه‌نگاری الکترونیکی انجام می‌شوند.

دانلود کتابچه رایگان مکاتبات اداری (موبایلی)

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری به عنوان روشی کاربردی برای برقراری ارتباط در سازمان‌ها یا ارگان‌ها شناخته می شوند که در ساده‌ترین دسته‌بندی به دو نوع مکاتبات کاغذی و مکاتبات تحت وب تقسیم می‌شوند. به‌طور کلی انواع مکاتبات اداری به شرح زیر هستند:

·        مکاتبات درون‌ سازمانی

به مکاتبات اداری که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب آن سازمان یا ارگان انجام می‌شود، مکاتبات درون سازمانی اطلاق می‌شود که ممکن است به صورت رسمی یا غیررسمی باشد.

·        مکاتبات برون‌ سازمانی

به مکاتباتی که بین ادارات یا سازمان‌های مختلف یا بین سازمان و مشتریان صورت می‌گیرد، مکاتبات برون سازمانی گفته می‌شود که به شکل ارتباط کتبی خواهد بود.

·        مکاتبات فروش

به مکاتبات مرتبط با فروش یک محصول، خدمات و سایر فعالیت‌های مربوط به فروش اطلاق می‌شود که برای دستیابی به فروش و برقراری ارتباط موثر با بازار هدف نگارش خواهند شد.

·        مکاتبات اختصاصی

به مکاتبات با مضامین شخصی و عاطفی، مکاتبات اختصاصی گفته می‌شود که لحن رسمی نداشته و برای قدردانی، تقدیر، تبریک و … کاربرد دارند. لازم به ذکر است که این مدل مکاتبه برای اهداف تجاری هم کاربرد دارد.

ضرورت یادگیری نگارش مکاتبات اداری

مکاتبات اداری با اهداف گوناگون در سازمان‌ها یا ادارات انجام می‌شوند که این اهداف به ماهیت وضعیتی که ارسال یک اطلاعیه یا پیام ایجاب می‌کند، وابسته هستند. یادگیری و آموزش مکاتبات اداری به دلایلی چون اطلاع‌رسانی به پرسنل، اطلاع‌رسانی به اشخاص خاص در سازمان، ارسال دستورالعمل به واحدها یا افراد سازمان، ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت یا ارسال دستور اداری به واحدهای سازمانی و کارکنان نوشته می‌شود؛ بنابراین برقراری ارتباطات رسمی از طریق مکاتبات اداری به عنوان مهمترین ابزار برای رسیدن به اهداف سازمان شناخته می‌شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان بوده که سبب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد.

شروع یادگیری مکاتبات اداری چگونه است؟

آموزش مکاتبات اداری برای افراد سازمانی و اشخاصی که با ادارات در ارتباط هستند، امری ضروری خواهد بود. آگاهی نداشتن از اصول مکاتبات اداری سبب بروز مشکل در عملکرد سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌شود که با آموزش قابل حل خواهد بود. در حال حاضر تعداد محدودی کتاب یا سایت آموزشی در زمینه یادگیری مکاتبات اداری وجود دارند که سایت ایفردوسی یکی از برترین مجموعه‌های فعال در زمینه آموزش مهارت‌های اداری شناخته می‌شود. گروه آموزشی فردوسی، محصولات آموزشی رایگان، کتابچه‌های آموزشی رایگان و قیمت دار را در کنار مطالب آموزشی نامه‌نگاری چون آموزش گزارش نویسی اداری، نامه‌نگاری اداری و تنظیم صورت جلسه در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. برای شروع یادگیری مکاتبات اداری، می‌توان از مطالب آموزشی و اصول نگارشی سایت ایفردوسی استفاده کرد. به‌طور کلی قواعد مکاتبات اداری به شرح زیر خواهد بود:

• تعیین هدف اولیه از برقراری ارتباط
• برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری اطلاعات پیام
• لحن رسمی و زبان ساده
• نگارش موثر و مرتبط با هدف
• رعایت ادب، تعارفات و اختصار
• نگارش بدون اشتباهات گرامری و تایپی

محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

ایفردوسی به عنوان گروه آموزشی مهارت‌های نامه‌نگاری اداری و رسمی کشور، محصولات آموزشی متنوعی را به صورت رایگان و قیمت دار برای یادگیری اصول نگارش نامه‌های رسمی عرضه می‌کند. آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یکی از کاربردی‌ترین محصولات ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در 4 جلسه و یک آزمون در قالب ویدیو (MP4) به مدت 97 دقیقه تهیه شده است. سرفصل‌های محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و رسمی به شرح زیر است:

• جلسه یکم- ساختار و اصطلاحات نامه اداری
• آزمون جلسه یکم (14 پرسش 4 گزینه‌ای)
• جلسه دوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (مقدماتی)
• جلسه سوم- آموزش تمرین محور ادبیات رسمی در نامه اداری (پیشرفته)
• جلسه چهارم- بررسی نمونه نامه‌های پاسخ به تمرین نامه نگاری

خرید محصول آموزش مجازی نامه‌نگاری اداری و ادبیات رسمی

دوره مجازی نامه نگاری اداری

کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)

کتاب گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی رسمی و اداری از سری مجموعه‌های ارزشمند و کاربردی ایفردوسی به‌حساب می‌آید که در کنار آموزش اصول و قواعد نگارش نامه‌های اداری، نمونه نامه‌های کاربردی را با راهنمای تغییر در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهد. این کتاب با فرمت PDF در دو بخش اصول و اصطلاحات نامه‌‌نگاری و 70 نمونه نامه تهیه شده است که به عنوان یک منبع آموزشی کاربردی برای آموزش مکاتبات اداری و نگارش نامه‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر به دنبال برقراری ارتباط درون سازمانی یا برون سازمانی هستید، می‌توانید از مطالب آموزشی مهارت‌های نوشتاری اداری ایفردوسی به ویژه کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی بهره ببرید.

خرید کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)