شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ برای برنامه‌ریزی صحیح و دقیق اهداف خود، نیاز به دسته‌بندی مرتب اطلاعات پروژه‌ها دارند.
یکی از بهترین گزارش‌هایی که در مرتب کردن فایل‌ها بسیار موثر واقع می‌شود، صورتجلسه است.

صورتجلسه یک سند چند جانبه به حساب می‌آید که موارد بسیار مهمی از یک موضوع، در آن ثبت خواهد شد.
این سند توسط دبیر جلسه مکتوب می‌شود.
بنابراین صورتجلسه نویسی یک مهارت بسیار مهم در بیزینس‌های بزرگ به شمار می‌رود.

آموزش صورتجلسه نویسی، راه‌های متعددی دارد.
مقالات و محتوای بسیاری درباره این موضوع، روی سایت‌های مختلف قرار گرفته است.
با یک جستجوی ساده می‌توانید به اطلاعات فراوانی در این باره دست پیدا کنید.
اما موضوع، تنها آگاهی از کلیات صورتجلسه نویسی نیست.

اگر شما مسئول نگارش این سند هستید، برای اینکه یک گام از دیگر همکاران خود جلوتر باشید، بهتر است راه‌های تخصصی‌تر را نیز امتحان کنید.

کتاب الکترونیکی آموزش صورتجلسه نویسی ، یک منبع جامع است که با زبان ساده، قواعد صحیح نگارش یک صورت‌جلسه بی‌نقص را به شما آموزش خواهد داد.

در ادامه این مطلب، به توضیحات کلی و معرفی محتوای این کتاب خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

دستور جلسه؛ مهم‌ترین پیش‌نیاز یک جلسه

یکی از موضوعاتی که در کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه به آن پرداخته شده است، نحوه اداره جلسه می‌باشد.
اولین قدم برای اینکه نشست را به خوبی اداره کنیم این است که به محتوای کلی آن مسلط باشیم.
تنظیم یک دستور جلسه کامل، می‌تواند شما را نسبت به تمام وقایع احتمالی، آگاه کند.

دستور جلسه، یک لیست کامل از تمام موضوعاتی است در طی نشست، درمورد آن‌ها صحبت خواهد شد و منجر به نتیجه‌گیری نهایی می‌شود.
این لیست باید از چند روز قبل در دسترس تمام افراد دعوت شده، مخصوصا راوی و رئیس جلسه قرار گیرد تا همگی برای موضوعات آن آماده باشند.

دو نکته باید در محتوای یک دستور جلسه کامل رعایت شود:

• عناوینی که باید در مدت جلسه، در مورد آن‌ها بحث شود
• بیان هدف از طرح عناوین؛ برای مثال: عنوان: پروژه ساخت شهرک مسکونی، هدف: تخمین میزان هزینه و راه‌کار برای تامین بودجه

به عنوان راوی جلسه، زمانی که از تمام موارد ذکر شده آگاهی داشته باشید، می‌توانید زمان و مطالب جلسه را به بهترین شکل مدیریت نمایید.

بنابراین برای پیشرفت کاری خود، در کنار آموزش صورت جلسه نویسی باید به نکات دیگری نیز که در کتاب درج شده، توجه فرمایید.

صورتجلسه نویسی و نکات مهم آن

در این قسمت به یکی از مهم‌ترین بخش‌های کتاب یعنی آموزش صورتجلسه نویسی اشاره خواهیم کرد.

صورتجلسه به عنوان یک سند جامع، تمام اطلاعات و رخداد های یک جلسه را شامل می‌شود.
در طول جلسه، یک نفر به عنوان دبیر جلسه، مسئول نگارش موارد زیر است:

1. نام اعضا:
   • در صورت‌جلسه، نام اعضا به دقت ثبت می‌شود تا هویت حاضران در جلسه مشخص باشد.
2. نام رئیس جلسه:
   • هویت و نقش رئیس جلسه نیز در صورت‌جلسه ذکر می‌شود. رئیس جلسه عهده دار راهبری جلسه و تسهیل بحرانهای احتمالی است.
3. موضوعات بحث شده:
   • دبیر جلسه مسئول ثبت موضوعات بحث شده توسط اعضاست. این قسمت به تفصیل مطالبی را که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار گرفته است، شامل می‌شود.
4. نتیجه نهایی:
   • صورت‌جلسه شامل نتیجه نهایی جلسه می‌شود. این بخش نتیجه‌گیری از بحران‌ها و تصمیمات گرفته شده را شامل دارد.
5. موضوعات موکول به جلسات بعدی:
   • این بخش به موضوعاتی اشاره دارد که تصمیم گرفته شده است در جلسات آینده بحران شوند. این موضوعات به عنوان یک راهنما برای ادامه کارهای آتی در نظر گرفته می‌شوند.

در انتهای جلسه، اعضا صورتجلسه را مطالعه کرده و در صورت توافق، آن را امضا می‌کنند.
هرچند دبیر جلسه مسئول نوشتن صورتجلسه است، امضا و تایید این سند از سوی رئیس جلسه اهمیت دارد و او مسئولیت نهایی رویه جلسه و محتوای صورت‌جلسه را بر عهده دارد.

بنابراین در نهایت رئیس جلسه باید، سند را خوانده و تایید نماید.
یکی از مهم‌ترین نکاتی که در نگارش صورت‌جلسه اهمیت دارد، خنثی‌نویسی است.
نگارنده هرگز نباید نظر و تحلیل شخصی خود، درباره موضوعات و نتایج آن را در گزارش خود اعمال کند. (1)

ویژگی‌های کتاب الکترونیکی آموزش صورتجلسه نویسی و دستور جلسه

نکاتی که در این مطلب بیان شده است، تنها بخش کوچکی از محتوای کتاب آموزش صورتجلسه نویسی  و دستور جلسه می‌باشد.
این کتاب در مدت زمان کوتاهی شما را به سمت موفقیت‌های بیشتر سوق خواهد داد.

در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و مطالب آن اشاره خواهیم کرد:

1. محتوا مختصر و مفید:
   • این کتاب در 48 صفحه به صورت مختصر و مفید توضیحاتی ارائه می‌دهد.
     با ارکان مختلف و حیاتی که در صورتجلسه نویسی و دستور جلسه نقش دارند، آشنا می‌شوید.
2. فرمت PDF و حجم کم:
   • کتاب به صورت فایل PDF ارائه شده است، که این ویژگی امکان دسترسی آسان به محتوا را فراهم می‌کند.
     همچنین، با حجم کم، دانلود سریع و ذخیره‌ی آسان فایل امکان‌پذیر است.
3. وظایف دبیر نشست:
   • کتاب به شیوه‌ای واضح و جامع به وظایف دبیر نشست پرداخته است.
     نقش دبیر در صورتجلسه نویسی و مدیریت نشست به دقت توضیح داده شده است.
4. نحوه مدیریت نشست:
   • مفاهیم اساسی مدیریت نشست به طور کامل تشریح شده‌اند.
     این شامل مهارت‌ها و تکنیک‌هایی است که به مدیران نشست کمک می‌کند جلسات را بهبود بخشند.
5. آشنایی با تکنیک فرضیه‌سازی:
   • کتاب به تکنیک‌های فرضیه‌سازی پرداخته و چگونگی استفاده از آن در صورتجلسه نویسی را آموزش می‌دهد.
     این مهارت به نویسندگان کمک می‌کند تا به تصمیمات درست‌تری برسند.
6. ارائه مثال و نمونه:
   • با ارائه مثال‌ها و نمونه‌های متنوع، کتاب بهترین روش‌ها و الگوهای صورتجلسه نویسی را به خواننده ارائه می‌دهد.

کتاب آموزش صورتجلسه نویسی و دستور جلسه یک راهنمای جامع و کاربردی است که به هر فردی که به بهبود مهارات صورتجلسه نویسی علاقه دارد، توصیه می‌شود.

نتیجه‌گیری

یادگیری و توسعه مهارات یک عامل حیاتی برای پیشرفت هر فرد در حیطه کاری خود است.
به‌منظور به‌روزرسانی و بهبود مستمر، افراد باید به فعالیت‌های یادگیری و مطالعه توجه داشته باشند.

این کتاب به‌عنوان یک منبع اساسی برای اشخاصی که در زمینه کار اداری فعالیت می‌کنند، ارزشمند و ضروری است.
با مطالعه این کتاب، افراد قادر خواهند بود تا به‌طور مداوم از طریق یادگیری مفاهیم جدید و به‌روز، مهارات خود را بهبود بخشند و با موفقیت در دنیای کار اداری پیشرفت کنند.