نکات برگزاری جلسه

ارکان جلسه

ارکان جلسه عبارتند از: 1- رییس جلسه 2- دبیر جلسه 3- اعضای جلسه

1- رئیس جلسه: کسی است که تمایل افراد را در راه رسیدن به هدف های جلسه جلب می نماید. وی دستور نمی دهد بلکه تعادل بین هدف های فردی و گروهی را برقرار می سازد و در خاتمه جلسه نظرات اعضا را گردآوری، تلخیص و استنتاج می نماید. رییس جلسه باید وقتی یکی از موضوعات و اهداف دستور جلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارد. برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی و سوءتفاهم باید عملیات، خلاصه شده و در گزارش های صورت جلسه قید شود.

وظایف رییس جلسه:

– ایجاد محیطی آرام جهت بحث و گفتگو
– هدایت جریان بحث و مذاکره به طور صحیح
– ایجاد فرصت جهت ارایه نظرات تمام اعضا
– حفظ بحث و مذاکره در حدود دستور جلسه
– ارایه خلاصه پیشرفت مذاکره
– ایجاد و حفظ نظم در جلسه
– استفاده از توانایی های خاص افراد در جلسه
– جلوگیری از عوامل بازدارنده
– شروع و ختم به موقع جلسه

2- دبیر جلسه: کسی است که نسبت به تنظیم دستور جلسه و اعلام آن به اعضا اقدام نموده و در نگهداری و سوابق و تمهیدات برگزاری جلسه تلاش نماید و حکم منبع اطلاعاتی را دارد که هر وقت اعضا سؤالی داشته باشند، پاسخ روشن بدهد.

وظایف دبیر جلسه:

– سوابق و مدارک لازم را در صورت نیاز جهت ارائه آماده داشته باشد.
– قبل از تشکیل جلسه از آماده بودن وسایل و لوازم مورد نیاز اطمینان حاصل نماید.
– مطمئن باشد که تمام اعضای جلسه آگاهی لازم را در رابطه با موضوع زمان و مکان برگزاری جلسه داشته باشند.
– در تمام طول مدت جلسه ضمن یادداشت یا ضبط مطالب ارائه شده از سوی اعضا برای ارائه مدارک و سوابق امر آماده باشد.
– اطمینان حاصل کند که عیناً ارائه راه کار و راه حل یک مشکل را که توسط یک عضو جلسه ارائه شده یادداشت کرده باشد.
– رازدار جلسه باشد، نباید مطالبی را که در اختیار دارد بر له یا علیه سایر اعضا به طور مستقیم یا غیرمستقیم استفاده کند.
– پس از تنظیم صورتجلسه نسبت به ارسال به تمام اعضا اقدام نماید.
– آن مواردی که در جلسه بعد باید عنوان گردد ثبت نماید.
– اگر به افراد عضو در جلسه مسئولیت هایی محول شده پیگیری و اقدام نماید.
– خود را برای جلسه بعد آماده نماید.

3- اعضای جلسه: مشارکت کنده فعال در جلسات می باشند.

وظایف اعضای جلسه:

– به موقع در جلسه حاضر شوند.
– به گفته حاضران خوب گوش کنند(هنر گوش دادن)
– در بحث ها فعالانه شرکت کنند.
– هوشمندانه سوال کنند.
– واقع بینانه به مسایل بنگرند.
– پیشنهادهای عملی و سازنده ارایه دهند.
– خارج از موضوع بحث صحبت نکنند.
– از نظرات درست دیگران به زعم خود حمایت کنند.
– تا مطالب به طور کامل تحلیل نشده، قضاوت نکنند.
– در اداره صحیح و نظم جلسه کمک کنند.
– مطالب مهم و کلیدی را یادداشت کنند.
– جلسه را دقیق ارزیابی کرده و به رئیس بازخورد دهند.
– تصمیماتی را که مورد تواقف قرار گرفته است به مرحله اجرا درآورند.

موانع و مشکلاتی که سبب بی حاصلی جلسه ها می شود:

– نداشتن برنامه کار
– غیبت افراد اصلی
– آماده نبودن شرکت کنندگان در جلسه
– سلطه جویی رییس جلسه
– انحصار طلبی های اعضا در جلسه
– برخوردهای شخصی
– نداشتن تسهیلات و امکانات
– ایجاد وقفه به لحاظ عوامل بیرونی
– تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن
– تبدیل جلسات به کانون قدرت و قدرت طلبی

اصول تنظیم زمان جلسه

برای این که اعضای جلسه به موقع حضور یابند و آمادگی اشتراک مساعی داشته باشند، باید در انتخاب زمان جلسه به مواردی توجه داشته باشیم که عبارتند از: آمادگی مدیر و دیگر شرکت کنندگان برای حضور، وجود تسهیلات و داشتن وقت لازم برای تهیه مقدمات توجه کرد. سپس آمادگی و تجهیزات ضروری را باید مورد نظر قرار داد و سرانجام با شرکت کنندگان در جلسه برای اطمینان یافتن از برنامه اشان موضوع را مطرح کرد، در این زمینه باید به نکات زیر توجه نمود:

– جلسه باید سر ساعت آغاز شود.
– اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده دوباره برای او ذکر نشود، چون این کار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد.
– زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گرفته شود.
– برای اینکه مطالب لازم تا زمان تعیین شده به اتمام برسد، باید موضوعات دستور جلسه به ترتیب توسط سخن گو فهرست شود، با این کار اگر وقت به اتمام برسد، بررسی موضوعات مهم از دست داده نمی شود.
– اگر قبل از رسیدن به زمان پایان جلسه به تمام موضوعات جلسه پرداخته شد، می توان اتمام جلسه را اعلام نمود.

مقدمات جلسه

مهمترین وظایف منشی قبل از تشکیل جلسه عبارتند از:
1- مشخص و قطعی شدن تاریخ، ساعت، موضوع و محل تشکیل جلسه و اسامی شرکت کنندگان.
2- سؤال مجدد در مورد وقت تشکیل جلسه از شخصی که مسئولیت این کار بر عهده اوست.
3- تهیه و ارسال دعوتنامه و دستور جلسه، در صورتی که دعوت، تلفنی نباشد.
4- ترتیب مقدمات پذیرایی از شرکت کنندگان.
5- آماده کردن محل کنفرانس از نظر تعداد صندلی و نور، مشخص کردن مسئولیت سایر کسانی که باید از شرکت کنندگان پذیرایی کنند.
6- آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه مورد نیاز خواهد بود و همچنین آماده کردن مداد و کاغذ.
7- آماده کردن پروژکتور، بلندگو، ضبط صوت و سایر لوازم مورد نیاز.
8- در جلسات رسمی جای هر یک از شرکت کنندگان به وسیله یک کارت مشخص و روی صندلی نصب شود.

همکاری در برگزاری جلسات

وظیفه منشی در هنگام تشکیل جلسه عبارتند از:
1- قطع تلفن های اتاق جلسه هنگام بحث و گفتگوی اعضا
2- جلوگیری از پذیرایی توسط مستخدمین در زمان تشکیل جلسه
3- کنترل کامل رفت و آمد افراد غیرمجاز به داخل جلسه

بعد از جلسه

پس از اتمام جلسه مسئول دفتر باید اقدامات زیر را انجام دهد:
1- جمع آوری پیش نویس و مطالب مطروحه در جلسه جهت تایپ.
2- تایپ نتایج تصمیمات و مذاکرات انجام شده (صورتجلسه)
3- ارسال مطالب به افرادی که در جلسه شرکت داشته اند، به منظور تأیید و امضای صورتجلسه.
4- تفکیک صورتجلسه و ابلاغ آن به مقامات شرکت کننده و دریافت رسید از آنان.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی