مدیریت سازمانی

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی چارچوبی است که سازمان بر اساس آن بنا می­ شود و شامل مشخصه­ هایی از قبیل سطوح سلسله مراتب، خطوط فرماندهی و روابط می­ باشد.

سطوح سازمان در ارتباط با یکدیگر به طور عادی به صورت هرمی است که قاعده آن سطح کارکنان اجرایی و رأس هرم سطح مدیریت بالای سازمان است.

مدیران مسئول در قسمت­های مختلف هر سازمان باید وظایف تحت سرپرستی خود را بین ادارات تابعه طوری تقسیم کنند تا اجرای کار از عهده شخصی واحد برآید. زمانی که وظایف هر یک از قسمت­های یک سازمان و افرادی که در این قسمت­ها فعالیت می­ کنند تعیین شد، اختیار انجام هر کار بر عهده یک فرد واگذار می­ شود که در مقابل این اختیار از او مسئولیت خواسته می­ شود. به این ترتیب هر یک از افراد سازمان وظایف خود را می­دانند و در طی زمان، مهارت، دقت و سرعت در انجام کارهای محولـه را پیدا می­ کنند. این امر موجب افزایش بازده کار هر فرد و به تدریج سبب افزایش بازده کار سازمان خواهد شد که در نتیجه آن سازمان بهتر و سریع­تر به اهداف خود خواهد رسید.

پس از تقسیم کار و تعیین وظایف هر یک از افراد یک سازمان، هر فرد می­ داند در سازمانی که مشغول کار است با چه مقامی از نظر اداری سروکار دارد و رابطه او با دیگر کارکنان بر چه اساسی استوار است. مثلاً مدیران اداری با مدیران کل که به هیأت مدیره معروف هستند سیاست و خط مشی سازمان را تعیین می­ کنند. معاونین، مأمور اجرای برنامه­ هایی هستند که هیأت مدیره تصویب می ­کند. معاونین در عین حال که به سرپرست­ها دستور می­ دهند، خود از مدیران اداری دستور می ­گیرند. همچنین سرپرست­ها به معاونین و مدیران میانی گزارش فعالیت­های خود را داده و به گروه کارکنان دستور می­ دهند. این خطوط ارتباطی که بین طبقات مختلف سازمان از مافوق (بالا) تا مادون (پایین) و برعکس به وجود می ­آید، به نام سلسله مراتب اداری معروف است و نشانه اجرای تصمیمات مدیران مسئول است.

بنابراین هر یک از افرادی که در یک سازمان مشغول کار هستند باید از دستورات مقام مافوق خود تبعیت کنند  و گزارش فعالیت­های خود را به او بدهند. هرگز کارمندی نباید برای دادن گزارش کارهای روزانه خود و کسب دستور برای انجام کاری، غیر از مقام مستقیم مافوق خود به مقام دیگری در سازمان مراجعه کند و باعث اتلاف وقت خود و دیگران شود.

متابعت از دستورات مافوق از نکاتی است که هر کارمند در مقام و درجه شغلی باید به آن توجه داشته باشد تا نظم سازمانی مختل نشود و کارها به موقع خود و بدون تأخیر انجام گیرد.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا