مهارت آموزی

اولویت بندی کارها

اولویت بندی در کار

برای اولویت بندی در کارهایتان به موارد زیر توجه کنید:

  • اگر بیش از یک هدف یا کار داشته باشید، باید مشخص کنید که اهمیت کدام یک بیشتر است.
  • پس از اولویت بندی، در طی روز به ترتیب زمان خاص خود آن ها را انجام دهید و در ضمن، هیچگاه از رسیدگی به مواردی که از لحاظ اهمیت در درجه دوم قرار دارد، غافل نشوید.
  • با ارزیابی توان و بنیه خود، ساعاتی را که می توانید در حد مطلوب کار کنید، مشخص نمایید و در هر روز برای خود چارچوب زمانی خاصی را طراحی کنید.
  • با توجه به سه مبنا یعنی ((هدف گذاری))، ((اولویت بندی))، و ((تعیین ساعات کار مطلوب )) برنامه روزانه خود را تعیین و روی کاغذ بنویسید.
  • به یاد داشته باشید که ((برنامه ریزی)) مهم ترین عامل استفاده از زمان است.
  • به درخواست های غیرمنطقی و وقت گیر ((نه)) بگویید.
  • هرگاه کسی از شما تقاضای انجام کاری کرد، فوراً به او ((آری)) یا ((نه)) نگویید. کمی مکث کنید و فکر کنید که آیا این کار مورد تقاضا، جز وظایفتان هست یا خیر؟ آیا وقت و زمان کافی برای انجام آن کار را دارید؟ آیا امکان و وسایل لازم برای اجرای آن در اختیار شما قرار دارد؟ آن وقت قبول یا رد کنید.

یک راه برای تجزیه و تحلیل یک برنامه روزانه، پس از ثبت آن، استفاده از درجه بندی امتیازهای جدول زیر است. فعالیت هایی را که به نحوی همسان علامت (ج) و (د) دریافت کرده اند از برنامه حذف کنید.

معیارهای تحلیل تعهدات زمانی

هر فعالیت را بر اساس چهار معیار زیر تجزیه و تحلیل کنید.

فوریت: این فعالیت چقدر فوری است؟

الف- خیلی فوری: حتماً باید همین حالا انجام شود.

ب- فوری: شایسته است که حالا انجام شود.

ج- فوری نیست: می تواند بعداً انجام شود.

اهمیت: این فعالیت چقدر مهم است؟

الف- خیلی مهم: حتماً باید انجام شود (انجام آن ضروری است)

ب- مهم: شایسته است انجام شود.

ج- نه چندان مهم: ممکن است مفید باشد، اما ضروری نیست.

د- بدون اهمیت: هیچ فایده یا نتیجه ای ندارد.

تفویض اختیار: آیا من باید این کار را انجام دهم؟

الف- من تنها کسی هستم که می تواند این کار را انجام دهد.

ب- می توانم این کار را به فرد دیگری که از نظر کاری نزدیک به خودم است (زیر دست بلافصل) و به وی اعتماد دارم تفویض نمایم.

ج- می توانم این کار را به فرد دیگری که نزدیک به من نیست (از کارکنان) واگذار کنم. کسی که فکر می کنم می تواند مورد اعتماد باشد.

د- می توانم آن را به هر کسی تفویض کنم.

درگیر شدن دیگران: تا چه اندازه باید دیگران درگیر کار شوند؟

الف- من حتماً باید به طور مکرر و به نحوی هماهنگ با دیگران تعامل نمایم.

ب- من نیاز دارم به طور کاملاً مکرر و به نحوی هماهنگ با دیگران تعامل داشته باشم.

ج- شایسته است که بعضی اوقات با دیگران تعامل داشته باشم.

د- من اصلاً نیاز ندارم که دیگران را در کار درگیر نمایم.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا