مدیریت سازمانی

انواع روش های اداره امور دفتری در سازمان (دبیرخانه و بایگانی)

روش متمرکز، روش غیرمتمرکز، روش نیمه متمرکز

امور دفتری (گردش مکاتبات) در دبیرخانه و بایگانی مؤسسات از سه روش انجام می گیرد:

الف- روش متمرکز
ب- روش غیرمتمرکز
ج- روش نیمه متمرکز

الف- روش متمرکز انجام امور دفتری: در این روش کلبه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی به نام دبیرخانه انجام می شود. در این روش به غیر از واحد دبیرخانه، هیچ یک از واحدهای سازمان اجازه انجام امور دفتری سازمان را ندارند. بنابراین هر سه مرحله دریافت، ثبت و توزیع نامه ها به صورت متمرکز در دبیرخانه و با شیوه مدیریت یکسان انجام می پذیرد.

موارد استفاده از روش متمرکز امور دفتری

این روش معمولاً به دلایل زیر مورد استفاده قرار می گیرد:
۱- تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
۲- سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده یا تعداد آنان محدود باشد.
۳- تعداد نیروی انسانی، بودجه، وسایل، ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
۴- کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولاً در یک ساختمان) استقرار داشته باشند.
۵- اختیارات مسئولان واحدهای سازمان در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
۶- تصمیم مدیریت سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلات سازمان پذیرفته شده باشد.
۷- تشکیلات سازمان محدود و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

ب- روش غیرمتمرکز انجام امور دفتری: در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می شود. یعنی هر یک از واحدهای سازمان، خود دارای دبیرخانه هستند. بنابراین در روش غیرمتمرکز هر سه روش ذکر شده به صورت پراکنده و احتمالاً با شیوه های گوناگون در سازمان انجام می پذیرد.

موارد استفاده از روش غیرمتمرکز

این روش معمولاً به دلایل زیر مور استفاده قرار می گیرد:
۱- تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
۲- سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیادی باشد.
۳- تعداد نیروی انسانی، بودجه، وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.
۴- واحدهای سازمان پراکنده یا در چند ساختمان قرار گیرند.
۵- اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده بوده و به آنان تفویض اختیار شده باشد.
۶- تصمیم مدیریت سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش خوب مطلوب در طرح تشکیلات سازمان پذیرفته شده باشد.
۷- تشکیلات سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد و نیروی انسانی زیاد باشد.
۸- واحدهای سازمان وظایف بسیار تخصصی انجام دهند.

ج- روش نمیه متمرکز انجام امور دفتری: این روش تلفیقی از دو روش متمرکز و غیرمتمرکز می باشد. در این روش انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحد دبیرخانه مرکزی و عملیات مربوط به ثبت نامه های وارده و صادره به صورت مستقل (غیرمتمرکز) دردبیرخانه هر یک از واحدها انجام می پذیرد. (معمولاً بهتر است ثبت در واحدی انجام شود که سند در آن بایگانی می شود.)

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا